Plano de 5 etapas para elaborar as melhores ordens de serviço da categoria

A internet está repleta de artigos sobre melhores práticas e conselhos para tudo que existe. Mas as melhores práticas nem sempre são as melhores quando aplicadas na vida real, onde as circunstâncias muitas vezes não são ideais.

Não é diferente quando se trata de aconselhamento sobre a criação de ordens de serviço. Este conselho não deve ser uma solução única para todos. Em vez disso, deve funcionar como um guia para ajudá-lo a criar ordens de serviço personalizadas que se ajustem aos fluxos de trabalho, às prioridades e à equipe exclusivos de sua instalação.

Criamos um guia que detalha os cinco estágios de maturidade das ordens de serviço para que você possa evoluir seu programa de manutenção em uma velocidade que faça sentido para sua equipe.


Aprenda como criar ordens de serviço do início ao fim

Etapa 1:Construindo uma base sólida

Esta etapa visa construir bons hábitos para capturar dados valiosos e precisos. A simplicidade é fundamental nesta fase. É a melhor maneira de garantir que sua equipe use qualquer novo modelo de ordem de serviço ou fluxo de trabalho que você criar.

O que incluir em suas ordens de serviço nesta fase:

• Especifique o tipo de manutenção necessária, o status e as principais prioridades da ordem de serviço.
• Defina uma data de conclusão sugerida. Definir uma data ajuda você a entender se sua equipe está concluindo o trabalho no prazo ou se está em conformidade com as diretrizes de auditoria.

Como usar os dados da sua ordem de serviço nesta fase:

Este estágio ajuda você a entender quanta manutenção reativa você está fazendo e onde ela está acontecendo. Você pode usar esses dados para identificar o que está fazendo com que sua equipe seja reativa em vez de proativa. Por exemplo, você pode perceber que muito do seu trabalho reativo requer um empreiteiro. Você pode considerar contratar alguém que tenha as habilidades de um empreiteiro para transformar isso em trabalho preventivo.

Etapa 2:Tornar as ordens de serviço facilmente repetíveis e referenciáveis

O objetivo deste estágio é incluir etapas, instruções e recursos visuais apropriados para facilitar o preenchimento de ordens de serviço. Você também pode garantir que notas de conclusão relevantes e imagens de acompanhamento estejam disponíveis para futuros trabalhos de manutenção ou treinamento de técnicos.

O que incluir em suas ordens de serviço nesta fase:

• Crie uma lista de tarefas por escrito. Isso é útil se você tiver ativos semelhantes que exijam os mesmos reparos. Isso economiza tempo ao decidir quais trabalhos precisam ser concluídos para manutenção programada ou preventiva e padroniza esses reparos. Revise essas listas regularmente para garantir que ainda sejam relevantes para o trabalho que está sendo realizado.
• Adicionar manuais, imagens, diagramas e outros recursos às ordens de serviço ajuda os técnicos não familiarizados com as tarefas a entender exatamente o que precisa ser feito e como deve ser o produto final.

Como usar os dados da sua ordem de serviço nesta fase:

Esta etapa oferece a oportunidade de conversar com técnicos experientes para documentar o que eles fazem. Você pode usar essas informações para criar uma lista de tarefas passo a passo com recursos visuais e diagramas. Você acabará construindo uma biblioteca de manutenção sólida com tarefas, listas de verificação e diagramas que técnicos e empreiteiros novos e existentes podem consultar rapidamente.

Etapa 3:Compreendendo as horas de trabalho

É ótimo saber o número de ordens de serviço concluídas. Mas pode ser difícil agendar tarefas de manutenção sem saber quantas horas estão sendo dedicadas a cada uma delas. As ações nesta etapa ajudarão você a capturar dados precisos sobre como sua equipe está gastando seu tempo, para que você possa entender os custos de mão de obra e como tornar o trabalho demorado mais eficiente.

O que incluir em suas ordens de serviço nesta fase:

• Crie um local para registrar as horas de trabalho de todos os técnicos, operadores e prestadores de serviços. Isso pode ser feito manualmente, mas exige que os funcionários sejam honestos com o número de horas que relatam.
• Forneça as horas esperadas para cada tarefa na ordem de serviço para saber quais delas estão causando atrasos. Isso também dá aos técnicos uma ideia de quanto tempo cada tarefa deve levar para que possam priorizar o trabalho.

Como usar os dados da sua ordem de serviço nesta fase:

Os dados coletados nesta fase ajudam a tomar decisões de negócios com os números que respaldam essas decisões. Por exemplo, se um equipamento quebra frequentemente entre os reparos programados, pode valer a pena substituí-lo totalmente.

Aprenda como eliminar as ineficiências em seu cronograma de manutenção

Etapa 4:Acompanhamento de peças e custos

Este estágio trata de entender quais peças são usadas, quando são usadas e quanto custam para cada ativo. Isso o ajudará a identificar as necessidades de estoque de suas instalações e a garantir que as peças necessárias estejam disponíveis quando você precisar delas.

O que incluir em suas ordens de serviço nesta fase:

• Você pode rastrear peças incorporando um campo “Peças usadas” em suas ordens de serviço para saber exatamente quando e onde as peças estão sendo usadas.
• Listar peças em uma ordem de serviço adiciona imediatamente um custo à ordem de serviço. Garantir que os custos sejam rastreados com precisão permite que a equipe de liderança monitore os custos em todas as atividades de manutenção.
• A catalogação de peças permite saber se uma peça saiu do almoxarifado, os custos de material e de mão de obra. Depois de começar a catalogar peças comumente usadas, você poderá começar a entender as necessidades de consumo de suas instalações.

Como usar os dados da sua ordem de serviço nesta fase:

Agora que você entende melhor as necessidades de consumo de peças de sua instalação, essas informações podem ser usadas na compra de peças. Ele lhe dirá quais peças são usadas com frequência e qual estoque precisa ser reabastecido. Também ajuda você a tomar decisões de negócios informadas sobre a manutenção ou substituição de ativos existentes.

Etapa 5:Usando dados de ordens de serviço para antecipar falhas

Antecipar falhas é complicado, pois são necessários muitos dados para prever quando o equipamento poderá falhar e por que falhou. Felizmente, existem algumas ferramentas que você pode aplicar às suas ordens de serviço para coletar os dados necessários para melhorar suas estratégias de manutenção. Esses elementos também fornecem informações sobre como as avarias afetam sua produção e como isso se traduz em seus resultados financeiros.

O que incluir em suas ordens de serviço nesta fase:

• Adicione códigos de falha a quaisquer ordens de serviço reativas ou corretivas. Um código de falha pode ser aplicado a uma ordem de serviço para referência rápida como parte da padronização da ordem de serviço. Os códigos de falha podem ser exibidos como números, mas são mais comumente escritos como siglas alfanuméricas. Eles são usados ​​para identificar falhas rapidamente para que possam receber a atenção necessária. Existem códigos de falha comumente usados no setor, mas cada empresa normalmente tem sua própria lista associada a diferentes tipos de falha.
• Considere incorporar rotineiramente práticas de análise de causa raiz (RCA) em sua estratégia de manutenção para descobrir o “porquê” das falhas em suas instalações.
• É aqui que você também deve considerar registrar o tempo de inatividade dos ativos manualmente ou com a ajuda de um PLC integrado.

Como usar os dados da sua ordem de serviço nesta fase:

Com esses novos elementos implementados, você também pode começar a utilizar a manutenção baseada em condições com dados de leitura de medidor de qualidade ou dados de tempo de execução de ativos. Quando os ativos falham, você sabe como consertá-los e evitar que a mesma falha aconteça novamente.

Tudo o que você acabou de ler em cinco frases

• Uma base sólida para ordens de serviço começa com a especificação da data de conclusão, tipo de manutenção e status.
• Facilite a referência aos detalhes das ordens de serviço (para técnicos novos e existentes) incluindo fotos, diagramas e outros elementos visuais.
• Acompanhe as horas de trabalho para entender quanto tempo cada tarefa está demorando, para que você possa planejar com mais precisão e justificar as decisões de contratação.
• Catalogue peças em ordens de serviço para entender quais peças você usou, como as usou e quanto custaram para que você possa planejar e orçar com menos incógnitas.
• Os códigos de falha e a análise de causa raiz (RCA) são os melhores caminhos para encontrar o motivo da falha de um ativo, para que você possa limitar ou eliminar a causa da falha.