Manutenção diferida explicada:como um CMMS mantém suas operações no caminho certo

Home » O que é manutenção diferida? Fique à frente com um CMMS

O que é manutenção diferida? Fique à frente com um CMMS

A manutenção diferida refere-se ao adiamento de tarefas de manutenção – planeadas ou não – geralmente devido à falta de orçamento. Com o tempo, as tarefas de manutenção adiadas se acumulam, criando um backlog de manutenção.

Manter um backlog de manutenção há muito é aceito como algo normal; no entanto, adiar regularmente a manutenção apresenta riscos. À medida que o backlog de manutenção aumenta, fica mais difícil se atualizar e priorizar as tarefas de maneira eficaz. Com a manutenção adiada, tarefas importantes podem passar despercebidas e pequenos problemas podem evoluir para falhas do equipamento se não forem resolvidos em tempo hábil.

Algumas empresas até escolheram uma estratégia de manutenção até à falha, que permite que as máquinas continuem a funcionar até falharem. No entanto, esta prática acelera o desgaste dos equipamentos, reduz a vida útil dos ativos e aumenta o risco de falhas inesperadas e tempo de inatividade. Freqüentemente, a manutenção adiada custa mais tempo e dinheiro do que simplesmente custaria manter a manutenção em dia.

Felizmente, o software do sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) torna possível manter sua manutenção atualizada e dentro do orçamento.

Agora que delineamos os traços gerais, vamos examinar mais de perto os fatores específicos que contribuem para a manutenção adiada e como as ferramentas de gestão modernas oferecem soluções viáveis.

Quando a manutenção pode ser adiada?

Existem apenas algumas razões convincentes para adiar rotineiramente a manutenção por longos períodos – uma abordagem que geralmente leva a um aumento no tempo e no gasto de recursos. No entanto, circunstâncias específicas podem justificar um adiamento temporário, como o alinhamento dos calendários de manutenção com as prioridades operacionais ou os ciclos orçamentais.

Esses cenários geralmente se enquadram em duas categorias principais:

• Manutenção estratégica diferida :A manutenção estratégica diferida envolve o adiamento deliberado de tarefas de manutenção menos críticas para alocar recursos para tarefas mais urgentes. Para componentes não críticos, pode fazer sentido permitir que uma máquina opere até falhar. Esta estratégia é utilizada quando o tempo de inatividade causado por uma falha não perturba significativamente as operações ou quando o custo da manutenção preventiva supera o custo da substituição da unidade. Requer uma preparação robusta, incluindo ter as peças e o pessoal necessários prontos para gerenciar falhas de forma eficaz e minimizar o tempo de inatividade.
• Manutenção diferida involuntária :Em contraste, a manutenção diferida involuntária ocorre devido a fatores incontroláveis, como cortes repentinos no orçamento ou restrições inesperadas de recursos. Esse tipo de adiamento da manutenção não é planejado e pode levar a uma série de problemas em que problemas menores aumentam, levando a grandes interrupções e aumento dos custos de reparo.

O que leva uma organização a adotar um desses tipos de manutenção diferida? Aqui estão os fatores contribuintes.

Comece sua jornada CMMS hoje:

• Consulta personalizada sem complicações
• Demonstração individual personalizada
• Informações relacionadas à sua inscrição

Motivos para manutenção adiada

• Restrições orçamentárias
  Há muitos motivos pelos quais as organizações optam por adiar a manutenção, mas o principal deles é o custo. Quando os recursos financeiros são escassos, os gestores de manutenção muitas vezes precisam fazer escolhas difíceis sobre quais tarefas priorizar. Tarefas de alta prioridade com importância significativa de manutenção podem ter precedência, enquanto reparos e substituições menos urgentes são adiados. Embora adiar a manutenção possa parecer uma solução de curto prazo, é importante considerar as consequências de longo prazo para o seu orçamento. Os reparos de emergência, que são muito mais caros que a manutenção de rotina, geralmente resultam de tarefas adiadas. Além disso, o tempo de inatividade não planeado pode deixar os trabalhadores ociosos e interromper a produção, levando a perdas substanciais de produtividade.

• Tomada de decisão ineficiente
  Mesmo quando é possível solicitar financiamento adicional, os processos de aprovação lentos podem atrasar as atividades de manutenção. Se a administração levar semanas para aprovar o financiamento necessário, as tarefas pendentes podem facilmente acumular-se na lista de pendências de manutenção. A tomada de decisões eficiente e aprovações rápidas são cruciais para evitar adiamentos de manutenção.

• Políticas da empresa
  Mesmo para empresas que não operam intencionalmente uma estratégia de execução até a falha, as ordens de retenção podem ser colocadas no trabalho por uma série de razões, prejudicando a capacidade da equipe de prosseguir com uma tarefa de manutenção.

• Falta de planejamento
  O mau planeamento resulta frequentemente na falta de recursos, sejam peças ou técnicos, para concluir as tarefas de manutenção a tempo, fazendo com que sejam adiadas. Por exemplo, sem uma gestão adequada do inventário de peças de reposição, as equipes podem não ter peças de reposição em mãos, o que pode fazer com que as tarefas sejam deixadas de lado, pois não podem ser concluídas até que as peças sejam encomendadas e entregues. Da mesma forma, a equipe insuficiente pode deixar as equipes sem o pessoal necessário para concluir as tarefas de manutenção no prazo. Além disso, certas análises ou reparos podem ser muito complexos para a equipe existente, necessitando do uso de prestadores de serviços terceirizados, que podem nem sempre estar disponíveis e podem ser caros.

• Emergências imprevistas
  Eventos inesperados podem desviar a atenção e os recursos das tarefas rotineiras de manutenção. As emergências podem exigir a realocação de fundos da manutenção planeada para resolver o problema imediato. Por exemplo, se o equipamento médico crítico apresentar mau funcionamento, garantir a segurança dos técnicos teria precedência sobre tarefas de manutenção não urgentes, como a manutenção de um sistema HVAC funcional.

• Falta de experiência
  O valor das habilidades especializadas não pode ser subestimado na manutenção. Ter pessoal interno ou acesso a pessoas com conhecimento para identificar problemas antes que eles aumentem é fundamental. Identificar necessidades de manutenção pode exigir habilidades ou treinamento específicos que valham a pena investir.

• Níveis de pessoal
  Outra barreira para identificar as necessidades de manutenção é o aumento excessivo dos níveis de pessoal. Sem pessoal suficiente, as equipes de manutenção podem renunciar às verificações de rotina que poderiam detectar problemas potenciais antecipadamente. O tempo gasto para revisão e inspeção de ativos não deve ser negligenciado.

• Uma mentalidade de manutenção corretiva
  Depender apenas da manutenção corretiva (resolver os problemas à medida que surgem) também pode contribuir para a manutenção adiada. Sem um plano de manutenção proativo, identificar a causa raiz das avarias torna-se um desafio. Além disso, é difícil orçamentar a manutenção corretiva, pois os custos são imprevisíveis e podem aumentar rapidamente sem dados e documentação adequados.

• Falta de dados de desempenho
  Os reparos podem facilmente escapar e ser negligenciados sem uma abordagem baseada em métricas e um esforço para rastrear os principais indicadores de desempenho (KPIs) de manutenção.

Agora que sabemos por que a manutenção pode ser adiada, vamos mudar de assunto e ver como detectar quando a manutenção adiada está realmente acontecendo.

Reconhecendo os sinais de manutenção adiada

Os sinais de manutenção diferida variam enormemente de acordo com o setor, o ativo e a função. Dito isto, aqui estão alguns sintomas universais de equipamentos que requerem manutenção:

O que observar

1. Ruídos :um equipamento pode emitir um som estranho, como um tinido, ou ficar mais alto que o normal.
2. Odor :o equipamento pode emitir cheiro de queimado, gás ou mofo, ou algum outro odor incomum que pode fazer com que você enrugue o nariz.
3. Vibrações :O equipamento pode estar tremendo ou estremecendo.
4. Calor :As máquinas podem ficar quentes e superaquecer antes de falharem.
5. Vazamentos :Se algum fluido estiver vazando do equipamento, isso pode indicar falha iminente.
6. Maldade :qualquer desgaste visível, incluindo ferrugem, pintura descascada e rachaduras, também pode indicar que a manutenção foi adiada por muito tempo.

Detectar qualquer um desses sinais sugere que é hora de agendar trabalhos de manutenção. Se mais de um aparecer ao mesmo tempo, é indicativo de uma lista de pendências de manutenção adiada.

É claro que um especialista pode identificar vários outros indicadores de manutenção adiada – a lista acima não é exaustiva.

O segredo é estar atento aos sinais e responder com verificações programadas. Ignorá-los pode levar a sérias repercussões.

Quais são os riscos da manutenção adiada?

Existem muitos riscos em adiar a manutenção e acumular um atraso significativo. Alguns dos riscos mais complexos em todos os setores incluem problemas de conformidade e prontidão para auditoria, bem como problemas com a precisão dos dados que sua organização usa para rastrear KPIs.

• Problemas de conformidade e preparação para auditoria: Atrasos na manutenção podem levar a vários problemas, afetando a conformidade de um local e a capacidade de aprovação em uma auditoria. Equipamentos de baixo desempenho podem criar violações dos regulamentos de segurança ou dos códigos de construção. Entretanto, se um inspetor de auditoria analisar o atraso e determinar que a manutenção foi excessivamente adiada ou que existem lacunas ou incompatibilidades na documentação relativa à manutenção e aos prazos de manutenção, a sua auditoria poderá resultar em conclusões regulamentares que o colocarão em incumprimento. Na verdade, uma divisão a nível estadual na Virgínia enfrentou recentemente conclusões regulamentares depois de uma auditoria estatal ter descoberto que os registos da organização estavam repletos de imprecisões, lacunas e estados incorretos. Além disso, da amostra de 70 ordens de serviço revisadas pelos auditores, todas as 70 foram adiadas pelo menos uma vez, e uma foi adiada quatro vezes. Ambos os problemas – não conformidade e registros de manutenção deficientes que não criam a trilha de auditoria adequada – podem resultar em ações legais, multas ou até mesmo desligamento.

• Distorção das métricas de confiabilidade e desempenho :Outro grande problema com o atraso na manutenção de ativos é o potencial de desenvolvimento de KPIs não confiáveis. Isso ocorre porque a manutenção excessivamente adiada produz métricas que não representam genuinamente seus ativos e operações – e quanto mais tempo você passa sem a manutenção adequada, mais distorcidos esses KPIs se tornam. Por exemplo, uma pontuação de Eficácia Geral do Equipamento (OEE) pode parecer boa por si só, mas não é o quadro completo. Seus ativos podem estar funcionando bem no momento, mas quanto mais atrasados ​​estiverem na manutenção, maiores serão as chances de quebrem, diminuindo a disponibilidade e criando interrupções no fluxo de trabalho geral. E quanto mais críticos forem esses ativos, maior será o risco de paralisação não planejada. Embora os cálculos de OEE tentem levar em consideração o tempo de inatividade não planejado, eles se baseiam principalmente em dados históricos para fazer isso. Como é difícil para os cálculos prever a gravidade dos impactos que a manutenção adiada terá, se você estiver atrasando os reparos, não estará operando com uma imagem verdadeiramente precisa do risco de quebra, do tempo de inatividade e dos encargos financeiros associados. Da mesma forma, a manutenção adiada pode distorcer as métricas do Tempo Médio para Reparo (MTTR). Por exemplo, em vez de encomendar peças mais caras e dedicar algum tempo para reparar a causa raiz do mau desempenho de um ativo, um técnico pode fazer uma solução rápida. Embora esse reparo provisório mantenha o MTTR baixo, ele chuta o caminho e provavelmente levará a um reparo mais significativo que levará mais tempo e levará a grandes picos nos dados do MTTR no futuro. Seria natural pensar, então, que ter uma alta taxa de conformidade de manutenção preventiva (PM) significaria que KPIs como OEE e MTTR seriam mais precisos e que seu risco de adiamento seria baixo. Mas nem sempre é esse o caso. As instalações podem se encontrar em uma situação com alta conformidade com PM e alto risco de adiamento quando a equipe se concentra principalmente em lidar com tarefas programadas. repara adequadamente. No entanto, se a administração decidir adiar continuamente a aprovação de reparos críticos não programados, de alto custo e até mesmo de substituições de ativos, o risco de adiamento pode aumentar significativamente.

Outros riscos importantes de atrasar a manutenção incluem:

• Custo dos reparos: Atrasar a manutenção pode levar a reparos de emergência mais caros. Além disso, o custo das peças sobressalentes provavelmente aumentará com o tempo devido à inflação.
• Reduzido Eficácia geral do equipamento (OEE) : Adiar os reparos necessários pode diminuir a eficácia do equipamento. A manutenção adiada pode resultar em menor disponibilidade da máquina, interrupções nos cronogramas de produção e comprometimento da qualidade do produto.
• Riscos de segurança: Equipamentos com manutenção inadequada podem representar riscos significativos à segurança, aumentando a probabilidade de acidentes, possíveis violações da OSHA e multas caras.
• Degradação de ativos: Atrasar a manutenção pode reduzir a vida útil e o valor dos ativos, levando até mesmo a falhas prematuras do equipamento e menor ROI.
• Perda de receita: O tempo de inatividade operacional inesperado resultante de manutenção adiada pode prejudicar a produção e o lucro. As empresas também podem perder clientes empresariais ou clientes devido a danos à reputação.
• Bem-estar reduzido: Quando os ativos vitais não funcionam de acordo com os padrões pretendidos, o ruído excessivo ou outros sinais de desgaste podem afetar negativamente as condições de trabalho e, por sua vez, o bem-estar do pessoal.

Como um backlog de manutenção se acumula

Já discutimos como uma organização pode precisar adiar a manutenção (por meio de manutenção adiada estratégica ou involuntária) e por quê (devido a fatores como restrições orçamentárias, políticas da empresa e falta de conhecimento especializado). Mas como o backlog resultante realmente é acumulado?

Se uma organização acumulou um backlog como resultado de manutenção estratégica diferida, esse backlog é proposital e muito provavelmente algo que a equipe da organização manterá administrável. Eles vão se atualizar sem muito esforço quando chegar a hora.

No entanto, se um atraso se acumular devido à manutenção involuntária adiada, ele pode facilmente se transformar em um volante problemático. Por exemplo, o backlog pode começar porque uma empresa não tem os recursos para resolver o problema raiz de desempenho de um ativo. Em vez disso, eles atrasam o reparo. Agora, o ativo está apresentando desempenho inferior e sobrecarregando seus outros componentes mecânicos que provavelmente estavam em bom estado antes do surgimento do problema raiz de desempenho. Como estes outros componentes mecânicos estão agora sob tensão adicional, desgastam-se mais rapidamente do que o previsto. Como resultado, essas peças precisam de mais do que apenas manutenção – elas precisam ser reparadas (e o cronograma de manutenção preventiva da organização é prejudicado). No entanto, a organização ainda não tem os recursos para fazer os reparos realmente necessários, então a equipe ou faz soluções provisórias ou adia novamente, e o acúmulo continua a crescer.

É fácil ver a rapidez com que o crescimento do backlog pode acelerar para organizações que operam de forma muito enxuta. Esses problemas agravam-se ainda mais e de forma ainda mais rápida para organizações focadas no crescimento que estão adicionando sites e ativos à sua carga de manutenção. Com mais maquinaria para monitorizar e gerir, o risco de diferimento aumentará naturalmente proporcionalmente.

Estratégias para resolver pendências de manutenção adiada

É importante ter uma estratégia ao abordar e tentar reduzir um backlog de manutenção adiada.

Pode ajudar auditar cuidadosamente seus requisitos de manutenção e priorizar tarefas com base na importância, segurança e objetivos principais.

Uma vez estabelecido o acima exposto, é sensato construir e implementar uma estratégia de manutenção.

Além disso, o uso de um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) pode ajudá-lo a controlar, alocar e agendar tarefas e recursos.

Vamos dividir em etapas:

1. Auditoria de diagnóstico

Liste todas as tarefas de manutenção necessárias (incluindo detalhes dos ativos envolvidos), equipamentos, materiais e/ou ferramentas necessários. Talvez você precise da ajuda de sua equipe ou de um técnico de manutenção para obter todas as informações necessárias para uma auditoria diagnóstica.

2. Avaliação de risco

A segurança é sempre uma prioridade máxima. Depois de auditar as tarefas em mãos, é hora de considerar o impacto potencial do adiamento. Isto deve incluir perigos potenciais, tais como o risco para o seu pessoal, o público em geral ou o ambiente.

3. Priorização

Depois de estabelecer os riscos mais imediatos para a segurança e as operações, é hora de priorizar. Realize manutenções emergenciais com base na criticidade de cada tarefa.

4. Alocação de recursos

Direcione a força de trabalho, os materiais e o orçamento para as tarefas de maior prioridade o mais rápido possível. Pode ajudar na tomada de decisões internas calcular o custo das tarefas de manutenção em relação ao custo da substituição de ativos (no caso de falha devido à deterioração).

5. Utilize a tecnologia

Se possível, agora é a hora de investir em tecnologia como software CMMS ou sensores de Internet das Coisas (IoT) para ajudá-lo a monitorar equipamentos de forma mais estratégica e responder mais rapidamente a possíveis falhas ou riscos. Um CMMS permite agendar tarefas, rastrear atividades e recursos, gerenciar inventário e registrar dados em tempo real que podem ser analisados ​​para evitar o tempo de inatividade.

6. Análise de causa raiz (RCA)

Depois que os riscos imediatos em termos de segurança e objetivos de negócios forem resolvidos, é hora de aprender com o que deu errado. Realize reuniões regulares com funcionários, técnicos de manutenção e outras partes interessadas para compartilhar informações, conselhos e análises. A comunicação clara, o feedback bidirecional e uma cultura de abertura ajudarão sua equipe a antecipar melhor os problemas futuros.

7. Implementar estratégias preventivas

A escolha de uma abordagem de manutenção proativa, preventiva ou preditiva pode ajudá-lo a reduzir o backlog de manutenção adiada, sinalizando problemas antes que eles se agravem, agendando verificações regulares e usando dados e software para informar decisões de manutenção antes que os problemas se tornem críticos. Isso pode melhorar a confiabilidade organizacional, aumentar a vida útil dos ativos e evitar paralisações inesperadas ou reparos de emergência dispendiosos.

Exemplo de manutenção diferida:Aeroporto Internacional de Denver

No Aeroporto Internacional de Denver (DIA), desenrola-se um exemplo vívido dos desafios e consequências da manutenção adiada. Apesar dos milhares de milhões gastos em expansões, o aeroporto tem lutado para manter a infra-estrutura existente. Uma auditoria municipal revelou que o aeroporto atrasou-se na manutenção dos seus edifícios e equipamentos, com mais de 7.000 tarefas de manutenção pendentes ao longo de três anos.

Esta negligência na manutenção levou a escadas rolantes e esteiras rolantes fora de serviço, impactando o fluxo de passageiros e a funcionalidade geral do aeroporto. A equipa de manutenção, com 23% de pessoal insuficiente, tem sido frequentemente desviada para reparações de emergência, deixando inspeções de rotina e trabalhos preventivos sem solução.

A situação na DIA ilustra o efeito bola de neve da manutenção adiada:pequenos problemas transformam-se em grandes perturbações, com custos mais elevados a longo prazo devido a reparações de emergência e à diminuição da esperança de vida dos equipamentos. O foco do aeroporto em grandes projetos, ao mesmo tempo que negligencia a manutenção básica, serve como um alerta sobre a importância de equilibrar a expansão com tarefas essenciais de manutenção.

5 etapas para prevenir e diminuir a manutenção adiada

Olhando para as repercussões no DIA, torna-se claro que estratégias de gestão eficazes são cruciais para evitar resultados semelhantes. Aqui estão as principais etapas a serem implementadas como parte de sua abordagem de manutenção de instalações – embora algumas possam ser sugestões óbvias, outras podem ser menos aparentes, mas igualmente cruciais.

• Etapa 1:registrar atividades de manutenção :Centralizar dados em torno de ativos, equipamentos, solicitações e ordens de serviço é fundamental para prevenir e reduzir um backlog de manutenção adiada. Investir em um CMMS ou sistema EAM captura informações cruciais como tempo de chaveamento, tempo para conclusão, custos de manutenção e garantias, que são úteis para auditorias e casos de ROI.
• Etapa 2:realizar uma auditoria :a coleta de dados permite auditar a escala dos problemas relacionados à manutenção. As principais considerações incluem se há garantias próximas do vencimento, frequência e imprevisibilidade de falhas do equipamento e ameaças à segurança da equipe e da produção.
• Etapa 3:Priorizar o backlog atual :Categorize o backlog em tarefas de atenção imediata e atrasada. Use critérios como custo, tempo médio de reparo, ciclo de vida dos ativos e dependências de reparo para priorizar com eficácia as tarefas de manutenção.
• Etapa 4: Inspecione o equipamento em busca de sinais de manutenção adiada :Use a lista de verificação que discutimos anteriormente para examinar os ativos que não estão incluídos no backlog atual e determinar se eles precisarão de atenção em breve. Sinais como ruídos e odores incomuns, vibração e calor excessivos e vazamentos indicam que o equipamento está atrasado para manutenção ou reparos.
• Etapa 5:iniciar ou aumentar a manutenção preventiva (PMs) :As tarefas de manutenção preventiva são cruciais para evitar manutenções emergenciais e adiadas. O software CMMS facilita o agendamento de PM, listas de verificação personalizadas e PMs baseados em tempo de execução.
• Etapa 6:garantir orçamento adicional :mostre onde seu orçamento atual está alocado para garantir fundos adicionais. Demonstre como investir em manutenção economiza dinheiro a longo prazo, evitando reparos dispendiosos e tempo de inatividade.

Como combater a manutenção adiada com CMMS e IIoT

O software de sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) ajuda as equipes de manutenção a manter o controle das ordens de serviço, agendamento e monitoramento de KPI de manutenção, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo.

Dispositivos IIoT, como sensores de monitoramento de condições, podem ser instalados em suas máquinas para coletar automaticamente dados importantes, como mudanças na vibração e na temperatura, que indicam a integridade do seu equipamento. O software de análise de dados pode então analisar os dados do sensor para fazer previsões precisas sobre os requisitos de manutenção do seu equipamento.

Essas tecnologias se tornam seus olhos e ouvidos, proporcionando visibilidade do desempenho do equipamento e dos requisitos de manutenção com base em dados diretamente das máquinas. Isso permite priorizar a manutenção de forma mais eficaz e reduzir os riscos de manutenção adiada.

Fale hoje mesmo com um especialista para saber como nosso software e sensores podem transformar seu negócio.

Compartilhe esta história, escolha sua plataforma!