12 modelos de manutenção e como usá-los

A equipe de manutenção de Scott Britton estava se afogando em trabalhos administrativos.

“Quem quer que estivesse terminando seu turno de 12 horas, escreveria páginas de anotações para a pessoa que iniciava o próximo turno”, diz Scott, o Gerente Geral de Operações da Rambler Metals &Mining.

Escrever e revisar essas notas levava uma hora no início e no final do turno de cada pessoa. Para piorar as coisas, as solicitações de manutenção eram anotadas em post-its ou em pedaços de papel. A equipe de manutenção gastaria uma quantidade imensa de tempo vasculhando pilhas de notas e priorizando o trabalho.

Foi um caos total. E embora estivesse claro que processos melhores ofereceriam alívio, isso levaria tempo. Essa escolha entre dois projetos demorados é comum. E muitas vezes acaba favorecendo o status quo. Então, você vive com processos interrompidos e frustração crescente.

Veja como a equipe de Scott se livrou de sua montanha de trabalho administrativo aqui

Felizmente, há uma maneira mais fácil de levar sua equipe de manutenção de um ambiente administrativo infernal para uma máquina bem lubrificada - modelos.

Criar novos processos do zero é difícil. Os modelos de manutenção reduzem o nível de esforço de 10 para cinco. Você ainda precisa tomar decisões importantes, mas tem uma base para trabalhar.

Este artigo destaca 12 modelos de manutenção (além de downloads gratuitos) que o ajudarão a criar políticas, cronogramas, orçamentos e muito mais. Ele também fornecerá uma breve introdução sobre como usar esses modelos e, finalmente, colocar um fim às suas frustrações diárias.

Índice

• Projete uma política de gerenciamento de ativos
• Crie sua estratégia de manutenção perfeita
• Calcule a criticidade do ativo
• Crie listas de verificação de manutenção preventiva
• Priorize sua lista de pendências de manutenção
• Uma lista de verificação para compra e gerenciamento de peças
• Um modelo para peças de kit
• Elabore um orçamento de manutenção
• Crie sua programação de manutenção
• Lance seu próximo grande projeto de manutenção
• Conduza uma análise de causa raiz eficaz
• Projete um modo de falha e análise de efeitos

1. Um modelo para projetar uma política de gerenciamento de ativos

Baixe seu modelo de política de gerenciamento de ativos

O que é este modelo?

Uma política de gerenciamento de ativos fornece um conjunto de princípios orientadores, intenções, objetivos e métodos para o gerenciamento de ativos. É uma maneira de todos em sua empresa se sentirem confiantes em suas escolhas e contribuições para as instalações.

A política fornece um modelo para a tomada de decisões para que as pessoas possam alcançar os melhores resultados possíveis para cada tarefa enquanto atendem às metas da organização. Não apenas incorpora a gestão de ativos na cultura de uma instalação, mas também serve como um sinal do compromisso da organização com a eficiência e sustentabilidade para aqueles que estão fora da empresa. Uma política de gerenciamento de ativos contém:

• Princípios gerais sobre gerenciamento de ativos
• Funções, responsabilidades e um guia para a implementação de políticas
• Um esboço de como o gerenciamento de ativos é integrado na organização
• Metas, níveis de serviço, diretrizes de estoque e padrões de manutenção

Declaração de política

Ao gerenciar os ativos pertencentes a (Insert Company), estamos comprometidos com:

• Tomar medidas para conectar os departamentos, funções e atividades de suporte apropriados a fim de construir relações de trabalho eficazes e incentivar o compartilhamento de informações.
• Usando a tomada de decisão de gerenciamento de ativos para gerar valor ideal para os clientes.
• Garantir que as decisões sejam tomadas de forma colaborativa. Certifique-se de que as decisões considerem todos os estágios do ciclo de vida e as inter-relações entre o desempenho do ativo, operacional e de serviço.
• Focando na tomada de decisões que reconhece a natureza interconectada dos sistemas de ativos e como as decisões sobre um conjunto de ativos podem interagir ou afetar os ativos controlados por outros departamentos e funções.

Exemplo de uma declaração de política em uma política de gerenciamento de ativos

Como usar este modelo

Uma política de gerenciamento de ativos pode servir como base para projetos maiores de manutenção, gerenciamento de ativos ou confiabilidade. As seções de escopo, intenção e funções e responsabilidades são particularmente úteis para orientar projetos futuros. Quer implementar um novo sistema para solicitações de manutenção em vários sites? Isso não é uma pequena mudança. Usar esta estrutura para delinear o projeto ajudará você a medir o progresso, evitar confusão e interromper o aumento do escopo.

2. Um modelo para construir sua estratégia de manutenção perfeita

Baixe o seu modelo de estratégia de manutenção

O que é este modelo?

Existem muitas vantagens para as equipes de manutenção que podem vincular seu trabalho aos objetivos maiores da empresa. Este modelo ajuda você a fazer essa conexão. Ele descreve um processo de quatro etapas para a criação de uma estratégia de manutenção alinhada com o trabalho que está sendo feito em toda a organização. Isso inclui estabelecer essas metas de alto nível, descobrir como a manutenção pode impactar essa meta e, em seguida, criar métricas e áreas de foco que o ajudem a gerar resultados.

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Como usar este modelo

O modelo de estratégia de manutenção também pode ajudá-lo a projetar processos melhores. Por exemplo, comece listando suas métricas e estratégias ideais. Se você não tem os processos ou sistemas corretos para obter essas métricas ou executar essas estratégias, faça um plano para colocá-los em prática. Projete suas ordens de serviço para coletar os dados de que você precisa ou configurar sensores e software de manutenção para que você possa passar da manutenção baseada no calendário para a manutenção baseada na condição.

Dessa forma, você tem dois conjuntos de planos de manutenção - um para o estado atual de seu programa de manutenção e outro para o qual está trabalhando. Mostrar como essas mudanças o ajudam a atingir objetivos maiores para a empresa lhe dá uma chance melhor de conseguir a adesão e o orçamento de que você precisa para implementar seu plano.

3. Um modelo para calcular a criticidade de ativos

Baixe seu modelo de criticidade de ativos

O que é este modelo?

O modelo de criticidade do ativo ajuda a calcular o impacto que um equipamento tem em sua organização e as consequências da falha desse equipamento. Existem duas maneiras de avaliar a criticidade dos ativos. O primeiro é medir a probabilidade de falha e o impacto da falha. Cada um é pontuado de um a seis. As pontuações são multiplicadas para encontrar o número de prioridade de risco para o ativo e um nível de criticidade de ativo correspondente.

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O outro método é a criticidade por consequência. Essa estrutura de criticidade do ativo leva em consideração apenas o impacto da falha do ativo. Ele mede o impacto de uma falha em três áreas - saúde e segurança, meio ambiente e operações. Cada área é avaliada em uma escala de um a cinco. Quando multiplicado, você obtém a criticidade total de seus ativos. Quanto maior o número, mais crítico ele é.

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Como usar este modelo

Fatores de criticidade de ativos em uma série de decisões diferentes que você fará sobre seu programa de manutenção. O cenário mais comum é quando você está construindo um cronograma de manutenção preventiva. Mas também é útil ao otimizar essa mesma programação.

Se você está gastando muito tempo e / ou dinheiro em uma tarefa de manutenção de rotina sem ver os resultados (ou seja, encontrando falhas, melhorando o desempenho da máquina), você pode querer diminuir a frequência dessa tarefa. Esses gráficos podem ajudá-lo a decidir se o risco de menos manutenção vale a pena. Por exemplo, se um ativo tem um RPN de nove, pode valer a pena o risco. Se o RPN for 24, provavelmente não é.

Por outro lado, você pode usar um modelo de análise de criticidade para planejar emergências. Por exemplo, se a pontuação de criticidade de um ativo for 100, você pode fazer o kit de peças para falhas comuns nessa máquina. Se ocorrer uma emergência, você pode consertá-la mais rapidamente e reduzir o impacto na operação.

4. Um modelo para a criação de listas de verificação de manutenção preventiva

Baixe o seu modelo de lista de verificação de manutenção preventiva

O que é este modelo?

A equipe de manutenção média gerencia mais de 2.000 tarefas planejadas todos os anos. Colocar todo esse trabalho no papel (ou no software de manutenção) pode demorar um pouco. Este modelo fornece uma estrutura para a criação de listas de verificação de manutenção preventiva. Isso permite formalizar ou padronizar seus processos em uma fração do tempo. Inclui oito etapas que são comuns à maior parte da manutenção de rotina e às tarefas e suprimentos correspondentes necessários para cada uma. Ele também oferece alguns prompts para ajudá-lo a fornecer todas as informações críticas aos técnicos.

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Como usar este modelo

Para ser extremamente preciso ao preencher este modelo, acompanhe um técnico experiente enquanto ele faz a tarefa. Anote as tarefas que realizam, a ordem em que as realizam e os suprimentos que usam.

Se você quiser ajudar sua equipe a eliminar gargalos em seus dias, adicione duas seções ao lado de cada tarefa neste modelo - o tempo previsto para a conclusão e o tempo real para a conclusão. Depois que essas informações forem rastreadas por alguns meses, você pode olhar para trás e identificar as etapas de uma tarefa que frequentemente levam mais tempo do que o esperado para serem concluídas. Em seguida, explore o motivo.

Talvez você não tenha levado em consideração o tempo que leva para colocar o equipamento de segurança. Ou pode ser difícil encontrar peças no depósito, o que aumenta o tempo de trabalho. Essa é uma boa maneira de detectar ineficiências em sua operação e corrigi-las.

5. Um modelo para priorizar sua carteira de manutenção

Baixe seu modelo de backlog de manutenção

O que é este modelo?

Uma pequena lista de pendências de manutenção é saudável. Mas há uma linha tênue entre um pequeno acúmulo e um que está fora de controle. Este modelo o ajudará a priorizar seu trabalho de manutenção adiada para que você possa descobrir quais tarefas sua equipe deve fazer primeiro. A estrutura elimina preconceitos e suposições, o que muitas vezes pode afetar a tomada de decisão quando você está diante de uma enorme lista de tarefas pendentes e só pode escolher alguns itens para concluir.

O modelo equilibra o impacto da tarefa (usando um gráfico de análise de criticidade) com o atraso da tarefa para resultar em uma pontuação de prioridade final. A tarefa com a pontuação mais alta deve ir para o topo da sua lista de tarefas pendentes.

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Como usar este modelo

Não é sempre que você tem tempo e recursos para lidar até mesmo com as tarefas de maior prioridade em sua lista de pendências. Há um motivo para o seu acúmulo ter inchado em primeiro lugar. Se você se encontrar nesta situação, combine os dados deste modelo com as informações que você pode coletar de outros modelos para determinar as ações mínimas que precisam ser executadas.

Por exemplo, verifique seu FMEA (modelo # 12) para ativos com uma pontuação de alta prioridade. Identifique os componentes mais arriscados e priorize a manutenção desses componentes primeiro. Isso pode significar não concluir a tarefa inteira, mas permite reduzir o risco de falha nesse ativo.

6. Uma lista de verificação para compra e gerenciamento de peças

Baixe sua lista de verificação de gerenciamento de inventário de MRO

O que é este modelo?

Se muitos dos seus processos de gerenciamento de estoque forem do tipo não escrito, este modelo é para você. Está cheio de prompts para ajudá-lo a criar e padronizar seus processos de armazenamento. Ele é dividido em cinco categorias, que incluem:

• Compra de peças
• Peças e ordens de serviço
• Segurança do depósito
• Organização e otimização de estoque
• Recebendo peças

Depois de terminar este modelo, você terá um documento que você e sua equipe podem consultar a qualquer momento em que houver uma dúvida sobre a compra, recebimento, uso ou rastreamento de peças.

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Como usar este modelo

Em primeiro lugar, se você não puder responder a uma das perguntas neste modelo, priorize o preenchimento desse espaço em branco. Essa incógnita é o ponto mais provável de confusão e tem o maior risco associado a ela.

Este modelo também pode ajudá-lo a criar um ciclo de feedback com sua equipe de manutenção. Um ciclo de feedback permite que você colete informações de sua equipe sobre os processos e faça melhorias contínuas neles. A primeira versão deste modelo é sua linha de base. Faça reuniões regulares ou individuais com membros de sua equipe e peça feedback sobre cada área deste modelo.

Por exemplo, com que frequência as peças atrasam porque você está esperando a aprovação da compra? Se o processo de aprovação estiver causando gargalos na manutenção, reveja seus processos de compra e procure maneiras de eliminar os atrasos.

7. Um modelo para kits de peças

Baixe seu modelo de kits de peças

O que é este modelo?

Não há quase nada mais frustrante do que estar no meio de um dia agitado ou um reparo crítico e gastar 10, 20 ou 30 minutos procurando peças no depósito. Este modelo ajuda a organizar seu estoque de manutenção em kits de peças para que você possa reduzir o tempo gasto na localização de suprimentos para o trabalho de manutenção. Menos tempo no depósito significa tempos de resposta mais rápidos, mais tempo de chave, menos custos de manutenção e ativos mais saudáveis.

Este modelo agrupa partes por ativo e evento. Digamos que haja uma substituição quinzenal programada em um ativo crítico. Este modelo permite documentar quais peças você precisa para a manutenção de rotina, para que possa construir um kit de peças para isso. Ter todas as peças disponíveis em um só lugar pode economizar cinco ou 10 minutos do trabalho. Ao longo de um ano, são mais de quatro horas de economia de tempo.

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Como usar este modelo

Montar peças não é a tarefa mais difícil, mas pode levar tempo. Se você deseja priorizar seus esforços de dotação de peças, dê uma olhada em seus FMEAs (e verifique o modelo # 12 para uma estrutura de FMEA). Identifique qualquer falha que represente a trindade do perigo:

• É difícil de detectar
• Tem alta probabilidade de acontecer
• Tem um grande impacto nas operações

Não há muito que você possa fazer para evitar esses tipos de falhas. Mas você pode implementar algumas medidas para responder a essas falhas mais rapidamente e limitar seu impacto. Uma maneira de fazer isso é com kits de peças. Os cinco ou 10 minutos que você economiza por ter as peças para o reparo facilmente acessíveis podem significar uma economia de milhares de dólares cada vez que a máquina pára.

8. Um modelo para construir um orçamento de manutenção

Baixe seu modelo de orçamento de manutenção

What is this template?

Creating and tracking a maintenance budget is a tension-filled task, especially if your budget has been cut. And then there’s always the question of if you’re going to hit your targets without going over budget. This template doesn’t necessarily relieve all those anxieties, but it gives you one less thing to think about when budget time comes around by giving you a framework for predicting and tracking costs.

The template breaks down all expenses into functional areas and maintenance type by month. For example, it helps you track how much you spend on materials by emergency and routine maintenance, as well as capital projects. It also tracks your target spending and your actual spending so you can keep an eye on any areas where you went over. At the end of the month, quarter, and year, you can total up and analyze what you spent on each area and type of maintenance.

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How to use this template

Besides tracking costs and allocating resources accordingly, this maintenance template can help you make a lot of other decisions. For example, if you find yourself spending more on contractors over the course of a year, it might be worth it to hire someone on your team that has the skills of those contractors. This will save you time and money in the long-term.

Similarly, if several areas of your budget are running over, you might look to offset the high costs with an investment in training or software. Let’s say that administrative tasks are costing you much more than you expected. Purchasing software to automate some of these tasks might help you bring down administrative spending across the entire year and into the future.

9. A template to build your maintenance schedule

Download your maintenance schedule template

What is this template?

This maintenance schedule template helps you answer some important parts of your maintenance program and your team’s day:

• Who’s working and for how long?
• What needs to get done and how long it it’s going to take
• What happened in a day and what that means for the rest of the week/month

This template doesn’t just help you assign work. It also allows you track what work was completed and gives you an opportunity to jot down ideas for improving similar work in the future. One of the most valuable aspects of this maintenance schedule template is that it splits up work by priority and maintenance type. This allows your team to get to work faster and gives them basic guidance for what to prioritize if they hit road bumps in their day.

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How to use this template

There’s a lot of data you can pull from this maintenance schedule template to help you justify a raise in your maintenance budget. One of the best pieces of information comes in the form of the backlog hours you track every day. If the number of hours you have available with your current workforce is consistently lower than and the number of hours you need to complete all your tasks, it helps you build a strong argument for hiring an extra person on your team.

You can also use historical data from your schedule to determine if a specific maintenance process is broken. For example, if a routine maintenance task is always taking more time than expected, there might be a reason for that, such as parts being too hard to find, or instructions being hard to understand. The data from your schedule can point you in the right directions so you can find and fix these broken processes.

10. A template for pitching your next big maintenance project

Download your pitch deck template

What is this template?

You’re full of ideas on how to improve your maintenance program. Some of those ideas are small, like tracking an extra metric or two. Other ideas are big, like implementing new software or completely reorganizing your inventory purchasing process. But all of them require two ingredients:Buy-in from those above you and the budget to match.

Getting money and support for your maintenance projects is not an easy task. Maintenance is often seen as a cost center or a necessary evil. So investing in it is not always appealing to business leaders. This template will help you fight back against this perception. It’s a framework you can use to create a presentation that will convince your boss (and their boss) that your project is worth putting time and money into. It helps you outline the following elements of a successful pitch:

• The problem and its costs
• The solution and its benefits
• How your project aligns with business goals
• Proof of concept for your project
• A project plan
• Risks and ways to mitigate them
• Project costs and return on investment
• Immediate next steps

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How to use this template

This template works best when it’s fueled by numbers and context. For example, when explaining the problem, try to quantify it and explain what that number means in the bigger picture. Instead of stopping at explaining the issue as having too much unplanned downtime, here are some next steps you can take:

• Show how much downtime you’re experiencing
• Compare your downtime numbers to your competitors or industry benchmarks
• Highlight how much downtime has grown year over year
• Describe how much each hour of downtime costs and what percentage this is of your maintenance budget
• Uncover how much production time you’re losing because of downtime and what this means for the company’s bottom line

Using numbers to describe the scale and severity of the problem and telling the story of how the problem affects you and your team (ie. I’ve had to come in on Sunday evenings almost every week), is a winning combination.

This same pitch can also be slightly tweaked and used to get buy-in for change from across the organization, including your peers and your team.

Get more tips for convincing your boss (and their boss) to invest in maintenance software

11. A template for conducting an effective root cause analysis

Download your RCA template

What is this template?

A root cause analysis is a critical tool for limiting asset failure and keeping equipment as healthy as possible for as long as possible. But RCAs often fall into the trap of other best practices—you know you should do them, but you just don’t have the time in your day. This root cause analysis template gives you a starting point for your RCAs so you can cut down on the amount of time you spend on your analysis.

This template follows the basic root cause analysis process of the 5 Whys. The template is set up to help you ask and answer a series of questions until you arrive at the root of the failure. It then gives you sections to outline the solution and a plan to implement that solution.

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How to use this template

There’s not always one solution to an issue. That’s why it’s important to narrow your RCA investigation to one pathway or series of questions. One way to keep bias and assumptions to a minimum is to include a diverse group of people in this process. That doesn’t mean a large group—just a group of people who may have different perspectives on the problem, cause, and solution. Try giving a version of this template to several people and having them fill it out separately to avoid groupthink. Meet up to discuss the different approaches and determine which one makes the most sense for the situation.

12. A template for a failure mode and effects analysis

Download your FMEA template

What is this template?

Equipment failure is inevitable. It’s just a question of when and what to do when it does happen. Both those questions can be answered with the failure mode and effects analysis template. This template guides you through the steps of building an FMEA for your assets. This includes measuring the severity and likelihood of failure, how easy it is to detect a potential failure, and what should be done to prevent or respond to failure. In short, it’s your game plan for maintaining critical assets and preparing for breakdowns when they happen.

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How to use this template

An FMEA is a valuable tool for creating emergency measures to deal with breakdowns on critical equipment.

Start by looking at failures that have the biggest impact and happen most often. From this list, pick out failure modes that are hard to detect. You’ll have a group of failure modes that are hard to spot and cause a big mess. Build an emergency response plan for these breakdowns.

Your emergency response plan should include any information that reduces response and repair times, including:

• Kitting parts to reduce time spent retrieving spares and personal protective equipment
• Creating a detailed task list or troubleshooting tips
• Attaching diagrams, manuals, photos, and other visual aids to work orders
• Outlining a list of technicians or contractors that can complete the repair
• Establishing a way to communicate with technicians quickly, like CMMS software