Explicação do chicote de lápis:riscos, impacto e estratégias de prevenção

Chicote de lápis significa  assinar apressadamente ordens de serviço ou outras tarefas que não foram concluídas corretamente. Isso pode aumentar o risco de quebras de equipamentos, problemas de estoque, riscos de segurança e muito mais para sua organização.

Algumas tarefas comuns que sofrem com chicote de lápis incluem manutenção preventiva (PM), verificações de inventário, aprovações de remessas, inspeções de segurança e certificações de treinamento.

Onde acontece o chicoteamento de lápis na manutenção

Estas são as atividades de manutenção comuns onde ocorrem chicotadas de lápis, juntamente com os motivos pelos quais a administração deve cortar o chicote de lápis nessas áreas.

1. Verificações de segurança

As verificações de segurança são especialmente propensas a chicotadas de lápis. Isso ocorre porque eles são repetitivos e acontecem com frequência (muitas vezes semanalmente ou até diariamente), então os técnicos podem considerá-los tediosos e ficar ansiosos para terminá-los rapidamente. É claro que verificações de segurança inadequadas podem representar riscos graves.

2. Verificações agendadas

Todas as verificações programadas são vulneráveis ao chicote de lápis. Quando os funcionários usam o equipamento regularmente e sem problemas aparentes, eles podem presumir que o equipamento passará na inspeção. Essa suposição pode levar a atalhos, realizando apressadamente ou ignorando inspeções. À medida que os técnicos chicoteiam repetidamente o mesmo equipamento, esses ativos podem passar semanas ou meses sem receber a inspeção adequada.

3. Verificações de inventário

Os funcionários do armazém podem achar os formulários de inventário tediosos, assustadores ou ambos. Seja intencionalmente ou por acidente, os membros da equipe que agem de forma descuidada podem causar atrasos, impactar orçamentos e provocar rupturas de estoque. Erros de contagem repetidos podem impactar significativamente as operações, a satisfação do cliente e os KPIs — sem mencionar a reputação da sua empresa.

4. Certificações de treinamento

Quando um novo funcionário experiente se junta à sua equipe, a administração exige que ele passe por certificações de treinamento para tarefas que já sabe realizar? Se não, você está destruindo o treinamento deles. Se comprovarem a sua competência, isto pode parecer inofensivo para os gestores – mas um avaliador de compliance discordaria. Ignorar as certificações de treinamento pode até causar problemas legais.

Sinais de alerta e exemplos de chicote de lápis

Nos departamentos de manutenção, procure os seguintes padrões:

• Velocidade de verificação incomum. Técnicos experientes podem trabalhar rapidamente, mas algumas velocidades não são razoáveis. Procure listas de verificação extensas finalizadas em questão de minutos.
• Tempos de conclusão idênticos. Um técnico completou quatro ordens de serviço com o mesmo carimbo de data/hora? Isso é um sinal de que algo não está certo.
• Campos e itens da lista de verificação ignorados. Espaços em branco nas listas de verificação de manutenção indicam que um técnico ignorou etapas essenciais.
• Comentários copiados e colados. Quando você vê a mesma nota em todos os campos da lista de verificação ou em várias listas de verificação, é um sinal de que alguém apressou a inspeção ou a ignorou completamente.
• Problemas recorrentes em ativos verificados. Digamos que um ativo continue quebrando, mas todas as verificações e inspeções de segurança pareçam positivas. Inspecione as ordens de serviço de perto para detectar imprecisões.

Por que chicotear lápis é um problema?

Chicotear lápis pode parecer inofensivo. Mas se a prática se tornar comum, pode se tornar uma bola de neve, causando sérios problemas para sua organização. Por exemplo, inspeções inadequadas podem resultar em reparos inesperados e dispendiosos, prazos perdidos, produtos de baixa qualidade e clientes irritados. Na pior das hipóteses, chicotadas com lápis podem até levar a falhas catastróficas de equipamentos que colocam a segurança dos funcionários em risco.

Se não for controlado, o chicote de lápis também pode causar problemas relacionados à conformidade regulatória, rescisão de contrato de trabalho, multas caras ou até mesmo problemas legais. Os empregadores podem processar criminalmente os funcionários cujas ações resultem em lesões graves. Terceiros afetados também podem buscar indenização legal. É por isso que é fundamental detectar e eliminar chicotadas de lápis.

O que causa o chicote de lápis?

Chicotear lápis ocorre por vários motivos – e normalmente, a preguiça do trabalhador não é um deles. Continue lendo sobre as principais causas do chicoteamento de lápis.

Funcionários sobrecarregados

Quando poucos trabalhadores recebem muitas tarefas, eles geralmente priorizam com base no que consideram mais importante. Isso pode resultar em erros no trabalho que eles consideram de baixa prioridade ou de baixo risco. O software de ordem de serviço é uma excelente maneira de agilizar fluxos de trabalho e automatizar a manutenção de registros, liberando mais tempo para seus funcionários concluírem todas as tarefas de manutenção programadas.

Gestão Ineficaz

Os técnicos e outros trabalhadores envolvidos nos trabalhos de manutenção preventiva devem saber porque estão a concluir as tarefas que lhes são atribuídas - e transmitir isso é da responsabilidade dos gestores de manutenção. O software de ordem de serviço permite a criação de modelos personalizáveis ​​que descrevem exatamente como e por que um trabalho específico deve ser concluído, ajudando seus funcionários a se manterem informados e atualizados sobre as mudanças de prioridades, garantindo ao mesmo tempo que padrões comuns sejam seguidos por todos.

Pressão para melhoria das métricas

Os trabalhadores podem se sentir pressionados a atingir o que consideram métricas de desempenho ou indicadores-chave de desempenho (KPIs) inatingíveis, o que às vezes leva a ordens de serviço mal feitas. Com o software de ordens de serviço, sua empresa pode auditar e analisar automaticamente todas as atividades de manutenção, ajudando você a identificar áreas potenciais de melhoria, bem como definir metas realistas e alcançáveis ​​para sua equipe de manutenção.

Problema de cultura de trabalho

Não importa a causa, se chicotear lápis for uma prática comum na sua empresa, ela pode se espalhar rapidamente, levando a quebras, perda de produtividade e desperdício de dinheiro. É por isso que devem ser implementados processos para garantir que os seus trabalhadores tenham as ferramentas necessárias para concluir e documentar facilmente todo o seu trabalho de manutenção preventiva. Com o software de ordem de serviço, os funcionários podem enviar assinaturas eletrônicas rapidamente, preencher formulários personalizáveis, acompanhar suas tarefas de manutenção e muito mais.

Como evitar o chicote de lápis na sua organização

A melhor maneira de evitar chicotadas é incentivar a responsabilidade, a transparência e o feedback de todos os seus funcionários.

Quando os trabalhadores sabem exatamente o que se espera deles, têm os recursos necessários para concluir as suas tarefas e têm as ferramentas para comunicar facilmente com a gestão, são mais produtivos, sentem-se mais valorizados e são menos propensos a recorrer a chicotadas.

Reavaliar ou remover cotas

Imagine que você está tentando cumprir uma cota para conclusão de ordens de serviço, incentivada por um bônus ou aumento. Você dedicaria seu tempo para concluir todas as tarefas completamente? Ou você se apressaria um pouco – especialmente no final do dia, no final da semana ou perto do horário limite da sua cota?

Cotas irrealistas podem fazer com que seus funcionários se apressem em realizar suas tarefas. Alguns podem pular etapas conscientemente para economizar tempo, enquanto outros podem fazê-lo acidentalmente. Infelizmente, quando se trata de segurança e tempo de atividade, não importa por que eles pulam etapas. As consequências são as mesmas para seus ativos, instalações, funcionários e terceiros.

Pergunte aos funcionários sobre o chicote de lápis

Capacite seus funcionários a denunciar chicotadas de lápis. Você pode realizar reuniões gerais, criar um sistema para dicas anônimas ou falar com os funcionários individualmente. A cultura do seu local de trabalho ditará a melhor abordagem.

Seja direto, mas compreensivo com qualquer funcionário que esteja chicoteando com lápis. Dê-lhes a oportunidade de corrigir seu comportamento e melhorar. Isso demonstra à sua equipe que não há problema em cometer erros, desde que você assuma a responsabilidade.

Realizar verificações aleatórias

Para evitar chicotadas ou detectá-las precocemente, implemente verificações aleatórias em equipamentos e ativos. Obtenha listas de verificação recentes e compare-as com a sua inspeção ao vivo. Na melhor das hipóteses, tudo combina e seu equipamento está seguro. E na pior das hipóteses, você pega algo que evita uma falha crítica.

Confie no seu software CMMS

As listas de verificação podem mostrar uma inspeção completa, mas quando os dados em tempo real sinalizam uma falha potencial, você sabe que algo não está certo.

Um poderoso software de ordem de serviço, incluído em um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) como o eMaint, facilita muito o gerenciamento de sua equipe de manutenção. Com todas as informações organizadas e acessíveis em tempo real a partir de qualquer dispositivo inteligente, os gestores podem identificar e resolver rapidamente potenciais deficiências nas práticas de manutenção atuais.

O chicote do lápis aparece, mas você pode evitá-lo com o software CMMS certo

Combater o chicote de lápis com a ajuda de um software de ordem de serviço ajudará sua organização a realizar tarefas críticas de manutenção de maneira rápida e correta, maximizando assim a produtividade e a eficácia de sua equipe de manutenção.

Além disso, com as capacidades robustas de relatórios do software eMaint CMMS, você fica tranquilo sabendo que possui registros precisos e atualizados que estão em conformidade com quaisquer padrões relevantes. Isso porque com o software de ordem de serviço, todas as atividades são documentadas e registradas eletronicamente, permitindo fácil recuperação no caso de uma auditoria.

Ao aumentar o tempo de atividade dos ativos, diminuir o tempo de inatividade não planejado, minimizar as despesas de manutenção e automatizar a manutenção de registros, o software de ordem de serviço se paga rapidamente.

Não espere, obtenha o eMaint para garantir facilmente que suas ordens de serviço não sejam alteradas hoje.