Rastreamento de ativos simples:planilhas, códigos de barras, caneta e papel ... são adequados para você?

Há uma hipótese milenar de que a própria arte de escrever foi inventada para documentar a compra e venda de mercadorias e manter o controle de contas. Embora a sociedade moderna obviamente tenha ido muito além das tabuletas de argila ou pena e tinta de antigamente, uma simples planilha de rastreamento de ativos, solução de código de barras e / ou boa caneta e papel são todos equivalentes contemporâneos de uma forma ou de outra.

Com o advento da escrita, uma das primeiras coisas que os comerciantes e empresas antigos descobriram foi que é difícil manter o estoque em dia. Para sobreviver e prosperar, eles precisavam de registros de vendas e, assim, o livro razão nasceu.

Examinaremos alguns métodos básicos para realizar o trabalho - especialmente se você está apenas começando ou está com pouco orçamento. É importante notar, no entanto, que nenhum desses métodos abordará diretamente o rastreamento de ativos externos.

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De pena e tinta a caneta e papel

Mesmo que nosso mundo seja muito diferente dos dias de outrora, as coisas que precisamos registrar e manter, na verdade não o são.

Na época e agora, as empresas buscavam métodos cada vez mais sofisticados de medição e gerenciamento de remessas recebidas, matérias-primas e insumos, produtos acabados, ferramentas e equipamentos e outros recursos valiosos. Mas tudo se resume às ferramentas mais simples:caneta e papel.

Durante séculos, este kit de ferramentas básico desempenhou um papel significativo no controle de ativos e estoque para empresas de todos os tipos e tamanhos - das casas de comércio de Veneza e Hamburgo às operações de manufatura da era industrial. Na verdade, era a única opção disponível até o surgimento da automação de dados.

As empresas podiam digitar os resultados, mas a contagem tudo acontecia manualmente. Da mesma forma, esse método era mais do que suficiente quando se tratava de controlar os recursos usados ​​para construir todos os tipos e tamanhos de bens de capital.

Embora normalmente não pensemos em papel e caneta como uma tecnologia, é por definição, dada sua aplicação prática para rastrear estoque, com a ajuda de funcionários diligentes treinados para monitorar e registrar com precisão cada transação.

Mas para a maior parte, o método da caneta e do papel não é apenas demorado e difícil de dimensionar, mas também está sujeito a erros simples. Dada a incrível velocidade com que as coisas são feitas hoje em dia, os registros em papel simplesmente não conseguem acompanhar. Por exemplo, uma casa de 650 pés quadrados pode ser impressa em 3D em 24 horas!

Além disso, o rastreamento de ativos de papel e caneta torna-se cada vez mais difícil de controlar em maior escala. Certamente é possível contar o número de itens em uma pequena mercearia, mas e quanto a cinco pequenas mercearias, ou 50 ou 1.000?

E que tal um depósito para uma unidade de manufatura industrial, que recebe peças e materiais todos os dias; mantém um estoque deles para as necessidades de fabricação esperadas; e também envia remessas para a fábrica diariamente?

Você poderia usar caneta e papel, mas então teria que agrupar todos os detalhes diariamente, enquanto verificava duas ou três vezes os números para garantir que eles estavam certos. Desnecessário dizer que, no ambiente de negócios de hoje, os problemas de escala, integridade de dados, precisão em tempo real e distância se tornariam instantaneamente opressores.

Portanto, a eficiência praticamente eliminou esse método.

O que vem a seguir? Rastreamento de ativos de código de barras

O próximo grande sistema de gerenciamento de estoque de ativos foi lançado em supermercados, enquanto eles faziam a transição de papel e caneta para uma solução de código de barras.

Acredite ou não, os códigos de barras foram inventados em 1949. Os primeiros códigos de barras 1D eram uma combinação de linhas finas e grossas representando números que um scanner visual podia interpretar. E, a princípio, esses selos de rastreamento eram redondos. Aqui está um trecho do pedido de patente original.



Apesar dos desafios da caneta e do papel, demorou mais de 20 anos para que os supermercados adotassem os códigos de barras. Mas não demorou muito para que eles se tornassem onipresentes no cenário de fabricação de supermercados, como a primeira forma de tecnologia de identificação automática de ativos.

Uma vez estabelecidos, os sistemas de estoque de código de barras rapidamente se tornaram populares em manufatura, logística, armazenamento e varejo. Combinado com a capacidade de armazenar dados sobre ativos em arquivos acessíveis por computador, os códigos de barras eram muito superiores a caneta e papel quando se tratava de escalabilidade, eficiência e precisão.

Os trabalhadores não precisavam mais conhecer todos os itens de vista. Além do mais, ao contrário do método de caneta e papel, os códigos de barras evitavam as falhas não intencionais de erro humano, como erros de contagem ou de transcrição. E podem ser facilmente afixados em qualquer coisa que precise de um número de identificação.

Então veio o ativo e Planilha de rastreamento de equipamentos

Com a introdução de planilhas mais sofisticadas e da Internet, os dados criados com códigos de barras para gerenciamento de estoque e rastreamento de ativos permitem o estoque e localização de ativos em tempo real.

Se os itens forem lidos ao entrar e sair do sistema de estoque, os códigos de barras podem fornecer informações de rastreamento precisas e oportunas. Além disso, os códigos de barras se tornaram mais avançados ao longo do tempo, passando de sua configuração original de linhas para os códigos QR de hoje, capazes de transmitir centenas de vezes mais informações.

Cada pacote entregue pela UPS ou FedEx tem uma versão do código de barras que é usado para marcar a transição de um estágio do processo de entrega para outro. Cada uma dessas ações é inserida em um banco de dados, que pode então ser visto como uma planilha de rastreamento de ativos.

Essas planilhas podem ser atualizadas em tempo real com todas as novas entradas e, se armazenadas online, os dados mais recentes do sistema podem ser visualizados por qualquer pessoa, em qualquer lugar. E como uma observação lateral, se você estiver usando planilhas, isso o coloca no Estágio 2 de transformação digital no espectro de gerenciamento de ativos de IoT.

Enquanto as canetas revolucionaram as penas (e, por fim, as tornaram obsoletas), as planilhas estão antiquando os livros tradicionais para empresas com pouco ou nenhum orçamento. Os benefícios do rastreamento de ativos neste cenário são:

1. Rastreamento de ativos grátis

Quase todo mundo tem um computador e quase todo computador tem acesso a aplicativos de planilha gratuitos ou de baixo custo, como OpenOffice, Google Sheets ou Office 365. Desde que você possa digitar com relativa precisão, o rastreamento de ativos gratuito é possível com planilhas.

2. Visualizações super rápidas e outras matemáticas

As planilhas são realmente boas para fazer e exibir graficamente até os cálculos mais complicados. Na verdade, existem toneladas de coisas criativas que você pode fazer com uma planilha, como mapear os pedidos de um determinado item ao longo do tempo.

Com um planejamento cuidadoso e uma das ferramentas de planilha cada vez mais sofisticadas da atualidade, você pode registrar e capturar rapidamente a quantidade certa de dados valiosos, usando recursos de visualização ricos e confiáveis ​​(também conhecidos como tabelas e gráficos) para mostrar tendências e padrões.

3. Integrações básicas

Você também pode integrar esses gráficos em outros aplicativos ou usar aplicativos de terceiros para fazer mais com seus dados. Por exemplo, você pode desenvolver um sistema para enviar uma notificação quando uma nova linha é adicionada à sua planilha.

E se você usar um scanner para rastreamento de ativos fixos, poderá extrair dados básicos de identificação sobre seus ativos diretamente em sua planilha.

Naturalmente, a próxima etapa evolutiva com planilhas, códigos de barras e códigos QR é a capacidade de correlacionar a localização do dispositivo de leitura com a data e hora da última entrada de um ativo na planilha.

Por exemplo, smartphones são bons para escanear códigos QR, uma vez que o dispositivo de leitura pode registrar a localização do ativo naquele momento exato, melhorando assim a riqueza dos dados de rastreamento de ativos. Assim, você não apenas sabe que um ativo entrou ou saiu de uma instalação, como também sabe onde e quando essa transação ocorreu.

Claro, como caneta e papel, dispositivos de digitalização - sejam portáteis ou instalados - estão sujeitos a erros humanos. Tanto os clientes quanto os funcionários podem, sem querer, pular as varreduras, errar nas varreduras, esquecer de fazer a varredura ou fazer a varredura mais de uma vez. A entrada de dados comandada por humanos é suscetível a erros em cada etapa manual sucessiva no inventário e no processo de entrada de dados; e toda transferência de ativos do envio ao recebimento, ou de uma empresa para outra.

Por outro lado, cada avanço na tecnologia de automação e rastreamento de ativos foi projetado com o objetivo de reduzir erros, acelerar a criação de dados e obter entrada e processamento de dados em tempo real. As soluções de rastreamento de ativos de última geração combinam acesso a dados e análises para alcançar o próximo grande passo em direção à coleta e retenção de dados livre de erros.

Essas tecnologias permitem determinar a identidade dos próprios ativos, bem como sua localização e condição, sem o auxílio de máquinas como um leitor de código de barras fixo. Eles também eliminam a necessidade de coleta manual de dados com um leitor de código de barras ou smartphone.

Em vez disso, os ativos são monitorados com uma etiqueta de rastreamento de ativos e os dados de localização são gerados automaticamente sem qualquer ação humana adicional. Existem inúmeras opções de tag disponíveis, diferindo por custo e / ou aplicação.

Quando uma empresa atinge esse limite em tempo real, os dados e análises subjacentes (relatórios de PDV, velocidade de vendas, níveis e limites de estoque, acionamento automatizado de pedidos de estoque, etc.) melhoram drasticamente a eficiência e reduzem os custos.

Para ter certeza, o universo de tecnologias de controle de estoque continua a evoluir, com uma variedade de seleções, que vão desde aplicativos de planilha de rastreamento de ativos e códigos de barras, a software sofisticado de rastreamento de ativos em tempo real, até a velha caneta e papel de reserva.

E as necessidades de cada empresa são diferentes, dependendo totalmente do valor que exige e dos recursos de que dispõe - sejam humanos ou financeiros.

Portanto, se você tiver dúvidas sobre qual tecnologia é a certa para você, entre em contato conosco.