Somente em casa:Guia de sobrevivência em trabalho remoto (Parte 1)

OK, então a menos que você tenha vivido completamente fora da rede nos últimos meses, você saberá que é altamente provável que você comece a trabalhar em casa em um futuro próximo. No entanto, é muito provável que sua experiência de trabalhar em casa também tenha resultados mistos, dependendo das ferramentas de colaboração e da infraestrutura corporativa fornecidas. Este post é um de uma série sobre como você pode tirar o máximo proveito dessa situação, o que esperançosamente ajudará a pavimentar o caminho para uma forma mais flexível de trabalhar, uma vez que a situação atual tenha passado.

Se sua empresa já mudou para uma solução totalmente baseada em nuvem, como Teams e Office365, então você está em casa e seco. Aqui, tudo, arquivos, programas, dados, ferramentas e tudo o mais que você precisa estão na nuvem. Contanto que você tenha uma conexão com a Internet, seja em casa, no trem ou na cafeteria, você pode fazer o login e trabalhar como normalmente faz, o que significa que ele continuará trabalhando normalmente.

Um dos principais requisitos para qualquer solução baseada em nuvem é a conectividade. A maioria de nós estará em casa, usando nossa conexão de banda larga doméstica ou hotspot de telefone móvel. Na maioria dos casos, o trabalho remoto não terá os mesmos desafios que trabalhar na rede corporativa interna baseada em MPLS. Ao trabalhar em casa, sua conexão é direta via internet, evitando os firewalls corporativos, servidores DNS, breakout point e qualquer latência relacionada ao locatário geográfico. Ter uma conexão direta significa que você pode ter um desempenho melhor em casa (a menos que sua conexão doméstica seja muito lenta) do que no escritório.

No entanto, você pode descobrir que, embora esteja executando uma ferramenta de colaboração baseada em nuvem, alguns de seus principais dados e programas ainda podem estar armazenados em servidores de arquivos ou compartilhamentos de arquivos internos. O acesso a eles pode ser apenas por meio de uma conexão VPN e você precisará de um token (token rígido que se parece com um chaveiro ou um token de software de um aplicativo em seu smartphone) para ajudar na autenticação durante o login. Embora seguro, isso pode ser complicado, mas você pode contornar isso. A maneira mais simples é mover seus arquivos principais para o OneDrive (outra solução de armazenamento baseada em nuvem recomendada pela empresa) usando seu gerenciador de arquivos ou e-mail da empresa. Dependendo de quanto tempo você precisa para trabalhar fora do escritório, então você pode encontrar mais e mais arquivos e dados armazenados na nuvem.

Alguns de vocês perceberão que o ambiente de seu escritório ainda é executado internamente pelo departamento de TI em data centers locais de propriedade da empresa. Esta é a situação menos preferida. Você precisará acessar via VPN e sua experiência de trabalho será tolerável, mas não muito produtiva.

Felizmente, nem tudo está perdido. Se você se encontrar nessa situação, a maioria dos provedores de ferramentas de colaboração baseadas em nuvem estão oferecendo acesso limitado por tempo a seus produtos. Microsoft e Google são os últimos a oferecer isso. O pior caso é você se inscrever como um indivíduo e, em alguns casos, baixar um aplicativo ou miniaplicativo do navegador. Isso significa que você ainda pode colaborar, mas a experiência não será tão perfeita quanto executar uma solução totalmente baseada em nuvem, pois o compartilhamento de dados da empresa pode não ser tão fácil, compatível ou permitido. Mas é melhor do que a alternativa.

O próximo desafio depende de quão bem-sucedido foi o programa de adoção da ferramenta de colaboração (freqüentemente chamada de implementação). A maioria dos usuários com quem conversei me disse que poderiam ser mais produtivos se soubessem como usar melhor as ferramentas. Então, supondo que isso seja verdade para você, clique no guia “Primeiros passos” (equipes ou Google). Tendo se familiarizado com a visão geral, você deve fazer amizade com um colega e experimentar alguns dos recursos para construir alguma confiança ao operar a ferramenta, configurar reuniões, compartilhar a tela ou programa pretendido, testar gravações etc. Isso economiza tempo e constrangimento (e talvez perda de reputação) ao fazer isso de verdade com um cliente valioso, uma importante oportunidade de vendas ou um público maior.

A maioria dessas ferramentas possui recursos específicos que aumentam ou minimizam as distrações. Isso pode incluir desfoque de fundo (útil se você deixou roupas penduradas no suporte de fotos ou tem crianças pequenas soltas) e gravação para que outros colegas possam acompanhar as reuniões às quais eles não puderam comparecer. Você também deve configurar uma equipe ou Google Hangout para compartilhar dicas e sugestões, bem como fornecer uma rede de suporte informal. É uma boa prática ter uma seção de "Perguntas frequentes" (FAQ), uma seção "Precisa saber" (N2K) para fixar informações importantes, uma seção de "Notícias" para informações atualizadas e de última hora, como quando podemos retornar ao escritório, bem como a outras áreas específicas, como informações de aplicativos, clientes ou interesses específicos, por exemplo, reuniões, compartilhamento de dados etc. Isso significa que todos têm acesso às mesmas informações, em vez de tentar descobri-las sozinhos.

Um dos desafios de trabalhar remotamente é perder as interações informais, piadas, histórias e brincadeiras que sustentam o ambiente real do escritório. Você não quer perder isso, mas, ao mesmo tempo, não quer que essa conversa informal obstrua as áreas de trabalho. Então, por que não criar um canal, equipe ou hangout chamado “WaterCooler” onde essa comunicação informal possa ocorrer. Você pode até configurar uma videoconferência a cada hora do almoço e hospedar um refeitório virtual.

Bem, isso deve ser o suficiente para mantê-lo ocupado e começar a trabalhar, mas lembre-se de que seu teclado e telefone celular provavelmente têm mais bactérias do que o assento do vaso sanitário, então lembre-se de limpá-los regularmente. Em meu próximo post, compartilharei algumas idéias sobre como tornar o trabalho remoto mais produtivo e espero que você se torne tão engenhoso e eficaz quanto Kevin, ao invés dos outros dois caras !!!

Conecte-se com Mark Sweeney (Diretor de Serviços Profissionais)