De Volta ao Básico: O Guia Definitivo de CMMS – Parte 3: Selecionando Funcionalidades para Implementação Bem-Sucedida

É hora da Parte 3 em nossa série de blog De Volta ao Básico: O Guia Definitivo de CMMS. Estamos cobrindo tudo que você precisa saber sobre um sistema CMMS. Se você perdeu a Parte 1, pode lê-la aqui ou clique aqui para a Parte 2 — aprendendo sobre funcionalidades-chave de CMMS.

No post de hoje, discutiremos atributos importantes de software que podem fazer ou quebrar uma implementação bem-sucedida de CMMS.

Continue lendo para a Parte 3 — Encontrando a combinação certa de facilidade de uso, preço e provisionamento no seu CMMS.

Na semana passada, demos uma visão geral simples de funcionalidades importantes de CMMS que clientes tipicamente procuram em sua jornada de compra. Mas a história não termina quando um software atende seus critérios para um conjunto particular de funcionalidades CMMS. Os fatores que realmente distinguem um CMMS de outro vão muito além de suas funcionalidades, é sobre como essas funcionalidades são entregues e a etiqueta de preço que vem junto. Atributos de software como o grau de facilidade de uso, a estrutura de precificação, e o método de entrega do software — seja instalado vs baseado na web — todos contribuem para a implementação bem-sucedida do software em qualquer organização. Detalhamos todos os três e mostramos o que procurar na sua combinação perfeita de atribuições de software.

1) Facilidade de Uso no Software CMMS

Como dissemos antes, geralmente há uma troca entre usabilidade e robustez. Software CMMS que dá aos usuários funcionalidades extensas pode parecer uma escolha óbvia para compra, no entanto esses sistemas tendem a ser confusos e difíceis de dominar. Além disso, algumas empresas de software de gestão de manutenção computadorizada negligenciam design amigável e interface simplificada. Elas falham em testá-los em usuários sem forte background técnico, ou implementar layouts intuitivos e gráficos.

Facilidade de uso é um dos fatores mais cruciais em uma implementação bem-sucedida de CMMS. Estima-se que 40-80% das implementações de CMMS falham no primeiro ano, então qualquer complexidade desnecessária representa um risco real para adoção bem-sucedida. Se gestores de manutenção gastam mais tempo aprendendo software complexo, navegando menus intrincados, ajustando várias permissões de usuário e contatando suporte técnico urgentemente, do que gastam realizando tarefas reais de manutenção, é improvável que eles amem seu novo sistema de software CMMS. A menos que o software seja simplificado, há um risco real de nunca realizar os benefícios do software de manutenção computadorizado.

Mesmo em organizações com necessidades complexas, o CMMS mais fácil de usar é frequentemente a melhor escolha. A Armtec Infrastructure Inc., fabricante de materiais de construção e infraestrutura, é um exemplo perfeito. Eles operam uma rede de pequenas plantas enxutas, geograficamente separadas, para responder mais eficientemente, tornando a gestão de manutenção efetiva bastante desafiadora.

Em 2013, eles ainda usavam papel e caneta ou planilhas — cada gerente de planta era responsável por sua própria manutenção — e precisavam de uma forma de rodar um programa de manutenção mais centralizado e consistente. Eles compararam cuidadosamente todas as opções, e finalmente escolheram o Hippo CMMS. Ele tinha todas as funcionalidades que precisavam, mas funcionalidades não foram o fator decisivo.

"Todo mundo gostou do Hippo o melhor de todos os pacotes," disse Leo Logashov, Gerente Nacional de Excelência Operacional. "Escolhemos o Hippo pela sua simplicidade, porque alguns usuários não têm habilidades avançadas de computador e sabem apenas o básico."

2) Provisionamento de Software CMMS

Pode surpreender muitas empresas buscando um CMMS, mas o método de entrega do software é tão importante quanto o que ele pode fazer. Sistemas computadorizados de gestão de manutenção costumavam ser apenas instalados no local. O departamento de TI teria que carregar o programa (e atualizações de software) em um computador local ou rede e configurá-lo manualmente (alternativamente, teriam que instalar seu próprio servidor no local). Era tedioso e demorado, e frequentemente exigia muitos ajustes antes que tudo funcionasse corretamente. Frequentemente, o programa só podia ser acessado de um computador. Se o computador falhasse, você poderia perder anos de registros num piscar de olhos. Além disso, sistemas CMMS instalados eram muito mais caros que outras opções devido a altos custos iniciais e custos contínuos elevados, pois usuários tinham que pagar por cada atualização adicional que o provedor lançava. A etiqueta de preço pesada era a barreira primária para muitas empresas acessarem um CMMS ou garantirem um ROI.

Hoje em dia, software computadorizado de gestão de manutenção é geralmente oferecido na nuvem, usando um modelo Software as a Service (SaaS). Em vez de comprar o programa e atualizações e pagar TI para instalar e rodá-lo, você paga uma taxa de assinatura e deixa o provedor de software cuidar dos detalhes técnicos. Você pode acessar de qualquer lugar, e a empresa cuida da instalação e atualizações automaticamente. Há também muito menos risco de seus dados serem corrompidos ou destruídos por falha de computador, já que tudo é armazenado em um data center seguro.

Lembre-se, com SaaS você está dependendo do provedor de software, então é importante descobrir sobre suas garantias e suporte. Serviços podem variar de sessões rápidas de treinamento para familiarizar usuários com seu sistema até configuração completa onde o fornecedor é responsável por coleta e integração de dados. Vários pontos de precificação, recursos CMMS adicionais e planos de suporte técnico contínuo existem para cada fornecedor, então certifique-se de escolher um fornecedor baseado não apenas no produto, mas também nos serviços profissionais que eles fornecem.

3) Precificação de Software CMMS

A maioria da indústria de software computadorizado de gestão de manutenção oferece licenciamento por usuário e por módulo. Em outras palavras, para um determinado conjunto de funcionalidades (digamos, gestão de ordens de serviço e gestão de inventário), você tem que pagar X dólares por mês para cada usuário.

Isso pode parecer um ótimo negócio se você tem um pequeno departamento de manutenção, mas voltará para morder você conforme sua empresa cresce. Além disso, este modelo de precificação pode limitar como você usa software computadorizado de gestão de manutenção. Por exemplo, pode ser proibitivamente caro dar acesso a prestadores externos ou membros comuns da equipe que possam precisar registrar solicitações de trabalho.

Outros modelos de precificação, como o do Hippo CMMS, funcionam de forma diferente. Cobramos por instalação, não por cabeça. Isso permite que nossos usuários usem o software para se comunicar com fornecedores, prestadores e qualquer outra pessoa que precise. E como o preço por instalação diminui à medida que você adiciona mais instalações ao seu sistema, o software na verdade se torna mais custo-efetivo conforme você cresce.

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A importância de encontrar software CMMS que tenha a combinação certa de facilidade de uso, método de entrega e estrutura de precificação custo-efetiva é frequentemente ofuscada pela busca de uma organização por um sistema de gestão de manutenção rico em funcionalidades. Entendendo a diferença entre atributos de software e funcionalidades, compradores podem tomar uma decisão mais informada sobre o tipo de CMMS que melhor se encaixaria em sua organização.

Agora que você está equipado com uma compreensão geral da composição de CMMS, é hora de juntar tudo. Sintonize na próxima semana para o post final em nossa série de 4 partes — Encontrando o ajuste certo: As melhores perguntas a fazer aos fornecedores de CMMS.

Tarefa da Semana 3: Leia nosso post de blog contribuído por convidado para saber mais sobre a troca entre software amigável vs robusto.

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