O Guia Definitivo de CMMS: Parte 4 – Escolhendo o Sistema Certo para Sua Organização

É hora da nossa parcela final da série De Volta ao Básico: O Guia Definitivo de CMMS. Estamos cobrindo tudo que você precisa saber sobre um sistema CMMS. Clique aqui se perdeu a Parte 1, aqui para a Parte 2, e aqui para a Parte 3.

No post de hoje, discutiremos como encontrar o ajuste certo entre seu CMMS e organização determinando as melhores perguntas a fazer.

Continue lendo para a Parte 4 — Três perguntas importantes a fazer ao pesquisar o CMMS certo para sua organização.

Como toda compra, seja comprando um carro ou selecionando o par perfeito de sapatos, você tem que fazer as perguntas certas para tomar uma decisão de compra informada. Uma avaliação crítica deve ser feita para realmente entender os benefícios de um produto sobre outro. Se você não comparar uma mistura de produtos, como pode ter certeza de que realmente encontrou o ajuste certo?

No post de hoje, descobrimos três perguntas essenciais que você deve fazer para encontrar o melhor CMMS. Antes de comprar software CMMS, sua organização deve montar uma equipe para perguntar:

• Quem precisa usar o software
• O que ele precisa fazer, e
• Quais benefícios eles esperam.

1) Quem Precisa Usar o Software?

Comece com o tamanho, distribuição, estrutura e conjuntos de habilidades do seu departamento de manutenção. Você tem uma equipe pequena fazendo reparos gerais em uma única instalação, uma grande equipe de especialistas trabalhando em dezenas de prédios, ou algo no meio? Você recebe remessas mensais de um único fornecedor, ou trabalha diariamente com uma variedade de fornecedores e técnicos externos?

E quanto a usuários não de manutenção? Você quer um portal que permita que outros trabalhadores da sua empresa arquivem solicitações de ordens de serviço? A alta gestão vai usar o CMMS para avaliar o departamento de manutenção? E essa avaliação ocorrerá em múltiplas instalações? O RH usará para avaliar desempenho? As respostas a essas perguntas impactarão diretamente o escopo do seu CMMS e as estruturas de precificação de software disponíveis.

2) O Que o Software Precisa Fazer?

Um pequeno departamento de gestão de instalações e manutenção predial terá necessidades diferentes de uma grande empresa na indústria de manufatura. Algumas organizações só precisam de apps CMMS simples para criar e rastrear ordens de serviço. Outras empresas precisam de um conjunto abrangente de ferramentas, incluindo manutenção preventiva, rastreamento e gestão de fornecedores.

Não esqueça de pensar em mobilidade e facilidade de uso. Que funcionalidades os trabalhadores precisam acessar no campo? Seu software computadorizado de gestão de manutenção precisa ser acessível a trabalhadores analfabetos em informática ou que não falam inglês? Uma UI visual simples pode não ser crucial para uma equipe de técnicos de TI, mas pode ser decisiva em uma organização que emprega trabalhadores de baixa qualificação ou imigrantes com fluência limitada em inglês.

Você também deve pensar no que o provedor precisa fazer. Você precisa de um parceiro CMMS que possa instalar e configurar o software CMMS, ou fornecer treinamento? Que nível de suporte você precisa se encontrar um bug? Você pode pagar para o software ficar inativo por alguns dias enquanto resolve problemas de software, ou precisa de suporte ao cliente que responda imediatamente?

3) Quais Benefícios Você Espera do Software CMMS?

Você está visando maior produtividade? Melhor rastreamento e controle de gastos? Processos mais padronizados em toda a organização? Ou está tentando resolver problemas específicos, como falta de manutenção preventiva, desorganização ou controle de estoque ruim?

É crucial que tanto a gestão quanto o departamento de manutenção tenham voz na escolha do software CMMS. Se a gestão tomar a decisão sozinha, podem focar em funcionalidades chamativas, negligenciando acessibilidade, mobilidade e outras funcionalidades cruciais para o departamento de manutenção. Se o departamento de manutenção tomar a decisão sozinho, por outro lado, podem ignorar as funcionalidades de rastreamento e relatórios que a gestão precisa. Idealmente, você também deve conversar com outros stakeholders, como trabalhadores que precisam registrar solicitações de manutenção ou (em gestão de instalações) inquilinos.

Juntando Tudo: A Situação Revisitada

Lembre-se daquela situação da vida real que descrevemos no início da Parte 1? Sem a ajuda de um CMMS padronizado, uma esteira transportadora quebrada pode causar estragos em suas operações gerais. Uma vez que um CMMS é implementado, aquela situação uma vez complicada é simplificada e remediada quase imediatamente. Aqui está como funcionaria com um CMMS em vigor:

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Revolucione seu departamento de manutenção. Existem desafios com qualquer sistema computadorizado de gestão de manutenção. Pode ser difícil encontrar a melhor opção, e muitas empresas acabam com muita resistência dos departamentos de manutenção se o software não tem o fluxo de trabalho certo.

Encorajamos você a fazer muitas perguntas, e garantir que você está no caminho certo, para que possa encontrar um sistema que atenda às necessidades de todos.

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