A diferença entre automações de fluxo de trabalho pessoal e empresarial (e por que você precisa de ambas)

À medida que a automação se torna uma prioridade para os líderes C-suite, a narrativa que está surgindo tem uma fissura bem no centro. Estamos todos falando sobre automação, mas alguns de nós estão falando sobre automação pessoal – no nível do indivíduo. E alguns de nós estão falando sobre automação de fluxo de trabalho de negócios – abrangendo muitos departamentos e funções, geralmente no back office.

Ambos os tipos de automação são fundamentais para uma empresa totalmente automatizada, mas o discurso tornou-se confuso. E focar em apenas um tipo ou outro limita o quão grande podemos pensar sobre automação. Precisamos reformular a conversa para falar de forma mais holística sobre como a automação pode impulsionar a transformação digital.

Como chegamos aqui?

Por que o discurso evoluiu dessa forma? Principalmente por causa do viés de confirmação. Fornecedores, analistas e repórteres tendem a conhecer ou atender a um lado do mercado melhor do que o outro, então eles falam sobre isso mais de uma maneira que apoia suas opiniões. A diferença, assim como a combinação, é o que vou explicar neste post.

Automatizando a cauda curta e longa do trabalho

Um modelo mental útil para usarmos ao pensar sobre isso é o fenômeno da distribuição de cauda longa.

Por um lado, muitas das automações de fluxo de trabalho de negócios são selecionadas por um centro de excelência (CoE) de forma top-down. Eles ocorrem com frequência e automatizá-los tem um impacto significativo. Por exemplo, automações como fechar os livros contábeis ou gerenciamento de pacientes na área da saúde. Eles são a cauda curta das ideias de automação.

Por outro lado, há uma ampla gama de automações mais pessoais e individualmente menores em escopo – como um analista financeiro fazendo pesquisas sobre uma empresa específica, gerando relatórios diários com dados de vários sistemas. Mas quando você os soma, essas automações pessoais coletivamente compõem um volume muito maior de trabalho que acontece diariamente. Este é o longo cauda de oportunidades de automação. Eu escrevi sobre isso mais extensivamente em um artigo anterior.

Comparação de automações de fluxo de trabalho pessoal e empresarial

Pode ser útil examinar primeiro as características dos dois tipos de automação lado a lado e, em seguida, analisar cada um com mais detalhes. Você pode clicar na tabela abaixo para vê-la com mais detalhes.

Automação do fluxo de trabalho empresarial

Vamos nos aprofundar um pouco mais nas automações de fluxo de trabalho em escala empresarial. É útil lembrar que a empresa moderna é cada vez mais uma série de fluxos de trabalho digitais. Em sua essência, esses fluxos de trabalho geralmente são dados que se movem entre aplicativos. Demos os exemplos de contabilidade e gerenciamento de pacientes anteriormente, mas normalmente existem milhares desses processos recorrentes acontecendo o tempo todo dentro de uma organização.

Como esses processos mudam com menos frequência, faria sentido que esses tipos de fluxos de trabalho já fossem todos automatizados programaticamente. Mas eles não são. Os sistemas são desconectados e a abordagem tradicional para integrá-los por meio de projetos de desenvolvimento clássicos tem um custo proibitivo demais para a maioria dos fluxos de trabalho. Então, as pessoas intervêm para preencher a lacuna.

Como você pode ver no caso de uso abaixo, um processo de reivindicação de seguro envolve 10 etapas e é 100% conduzido por uma pessoa. Mas quando você aplica automação ao processo, reduz todo o processo para cinco etapas, com o robô pegando três delas. E você pode aumentar a capacidade com a mesma quantidade de pessoas. Isso libera as pessoas para processar mais trabalho e lidar com o tipo de tarefas mais complexas e centradas nas pessoas com maior cuidado. Além disso, o fluxo de trabalho torna-se menos propenso a erros e muito mais resiliente diante das mudanças nas condições de negócios - reduzindo bastante o risco nos negócios.

Caso de uso:processamento de sinistros de seguro

Por sua própria natureza, a automação simplifica os negócios em um nível fundamental. Esta é a transformação digital realizada.

Para a automação do fluxo de trabalho de negócios, é absolutamente vital que você se junte a um fornecedor de “automação em primeiro lugar” com profundo conhecimento e especialização nessa tecnologia. A McKinsey estima:“Cerca de 60% das ocupações têm pelo menos 30% de suas atividades que são automatizáveis”. Nessa escala e profundidade, você precisa de um parceiro com experiência.

Além disso, você precisa de um fornecedor com uma extensa rede que possa lhe fornecer know-how tecnológico e vinculá-lo a parceiros com experiência geográfica e do setor.

As automações de fluxo de trabalho de negócios geralmente são as primeiras que uma empresa busca porque os benefícios são muito claros.

No entanto, se as empresas se concentrarem apenas na cauda curta, provavelmente pegarão as frutas mais fáceis e pararão logo depois. No entanto, muito trabalho ainda vive no nível pessoal, e é para onde vamos em seguida para escala massiva no programa de automação.

Automação pessoal

Automação pessoal significa adotar 'um robô para cada pessoa™' na empresa. Isso significa ajudar os funcionários a realizar o trabalho, aprimorando-os com um robô que assume as tarefas repetitivas em seu trabalho diário. As empresas podem criar e distribuir automações pessoais aos funcionários ou dar a eles o poder de criar uma automação pessoal para lidar com tarefas exclusivas. Se olharmos para a longa cauda da automação, essas automações pessoais podem atingir uma escala significativa e gerar ROI em larga escala.

A UiPath tem trabalhado com clientes pioneiros neste campo e descobrimos que tipos comuns de automações pessoais ajudam os funcionários com trabalho que se enquadra em cinco categorias principais:planejamento, pesquisa, ação, gerenciamento de dados e produtividade pessoal.



Estes podem variar de forma bastante significativa, por indústria e função. Por exemplo, em uma companhia de seguros, um subscritor pode usar uma automação pessoal para extrair dados de sistemas de terceiros para avaliar o risco. Um gerente de relacionamento em uma companhia de seguros pode configurar uma automação pessoal para validar e reconciliar dados em um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Um oficial de sinistros de seguros pode trabalhar com um robô para agir rapidamente para resolver um incidente do cliente.



Com os robôs ao seu lado, as pessoas realizam o trabalho mais rapidamente e têm tempo para se concentrar no trabalho que fazem melhor do que os robôs (lidar com complexidade, fazer associações, lidar com abstração). As pessoas podem entregar o trabalho a robôs ou podem trabalhar lado a lado com robôs. Os funcionários também podem configurar automações orientadas a eventos para que os robôs observem as coisas que acontecem na área de trabalho. Quando ocorre um evento (por exemplo, um funcionário faz login em um sistema e realiza uma ação), os robôs automaticamente começam a trabalhar. Há muitas maneiras pelas quais as pessoas podem trabalhar com robôs para apoiar seu trabalho diário. O resultado é o aumento da produtividade, o aumento do envolvimento dos funcionários e a diminuição das taxas de erro.

A execução de um programa de robô eficaz para cada pessoa em escala requer treinamento, gerenciamento e governança. Ao implantar a automação pessoal sem estrutura, você corre o risco de expansão da automação. Os diretores de informação (CIOs) estão familiarizados com a dor da expansão da tecnologia. De acordo com o relatório de tendências Blissfully SaaS de 2019, as empresas usam “137 aplicativos SaaS exclusivos em média” – um aumento de 30% em relação a 2018. A automação pessoal sem governança cria o mesmo efeito em torno do programa de automação. Portanto, é de vital importância que, quando você começar a habilitar automações pessoais, implemente as ferramentas de governança apropriadas.

Aqui está um ótimo estudo de cliente sobre como a dentu está aproveitando as automações pessoais, lançando sua visão de um robô para cada pessoa dentro da empresa.

A visão UiPath de uma empresa totalmente automatizada aproveita os dois tipos de automações.

O último ponto a ser considerado para entender os dois tipos de automação é que não basta ser ótimo em automação pessoal ou automações de fluxo de trabalho de negócios. Você precisa ser ótimo em ambos.

A visão UiPath da empresa totalmente automatizada é onde nossa plataforma de automação não apenas permite cada tipo, mas também preenche a fissura e os conecta perfeitamente para ampliar seus benefícios.

Essa abordagem holística tem benefícios além dos benefícios mais universais de menos sistemas, melhor transferência de habilidades e linhas de suporte mais claras quando aplicada à automação. Melhora os resultados em todo o ciclo de vida da automação. Para dar alguns exemplos:

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  Uma visão dos fluxos de trabalho de automação pessoal e de negócios é uma mina de ouro para determinar os próximos melhores alvos de automação.
  
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  Na implementação, você pode fazer a ponte entre os fluxos de trabalho de negócios e a eficiência pessoal, permitindo que as pessoas automatizem rapidamente as tarefas pessoais exclusivas que são inevitavelmente necessárias para alimentar novos fluxos de trabalho corporativos.
  
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  Você pode controlar a distribuição potencial dessas automações com base no valor e no risco. Se eles puderem fornecer valor semelhante a outros, as automações podem ser distribuídas adequadamente ou até mesmo integradas em versões futuras de um fluxo de trabalho de negócios. Ou você pode garantir que as automações desenvolvidas pessoalmente permaneçam exatamente isso – disponíveis apenas para o autor, mas com auditabilidade centralizada quando necessário.
  
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  De forma mais ampla, você pode obter facilmente uma visão única da interação de cada usuário com cada fluxo de trabalho, adicionando cor a todos os itens acima.
  

A escolha entre automação pessoal e automação de fluxo de trabalho de negócios não é algo que você precisa fazer. As empresas pioneiras reconhecem que, com uma visão holística de automação, você obtém mais rapidamente os benefícios transformadores da automação que abrangem a produtividade do usuário final e o ROI corporativo.

Se você gostou deste artigo, certifique-se e junte-se a nós para o próximo UiPath Live exposição. Não perca a chance de ouvir o CEO da UiPath, Daniel Dines, discutir sua visão para a empresa totalmente automatizada (e ele responderá às perguntas do público):

Agradecimentos especiais a Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George e Kate McDaniel por sua colaboração, brainstorming e contribuições para esta postagem.