Automação Pessoal vs. Automação de Fluxos de Trabalho Empresariais: Por Que Ambas São Essenciais para o Sucesso

À medida que a automação se torna prioridade para líderes de C-suite, a narrativa emergente tem uma fissura bem no centro. Todos estamos falando sobre automação, mas alguns de nós falam sobre automação pessoal — no nível do indivíduo. E alguns falam sobre automação de fluxos de trabalho empresariais — abrangendo muitos departamentos e funções, frequentemente no back-office.

Ambos os tipos de automação são centrais para uma fully automated enterprise™, mas o discurso se tornou confuso. E focar em apenas um tipo ou no outro limita o quão grande podemos pensar sobre automação. Precisamos reformular a conversa para falar de forma mais holística sobre como a automação pode impulsionar a transformação digital.

Como chegamos aqui?

Por que o discurso evoluiu dessa forma? Principalmente devido a viés de confirmação. Fornecedores, analistas e repórteres tendem a conhecer ou atender um lado do mercado melhor que o outro, então falam mais sobre ele de uma forma que suporta suas visões. A diferença, bem como a combinação, é o que vou explicar neste post.

Automatizando a cauda curta e longa do trabalho

Um modelo mental útil para alavancarmos ao pensar sobre isso é o fenômeno da distribuição de cauda longa.

Por um lado, muitas das automações de fluxos de trabalho empresariais são selecionadas por um centro de excelência (CoE) de forma top-down. Elas ocorrem frequentemente, e automatizá-las tem impacto significativo. Por exemplo, automações como fechamento contábil, ou gestão de pacientes em saúde. Elas são a cauda curta de ideias de automação.

Por outro lado, existe uma ampla faixa de automações que são mais pessoais e individualmente menores em escopo — como um analista financeiro pesquisando uma empresa específica, gerando relatórios diários com dados de múltiplos sistemas. Mas quando você os soma, essas automações pessoais coletivamente compõem um volume muito maior de trabalho que acontece diariamente. Esta é a longa cauda de oportunidades de automação. Escrevi sobre isso mais extensivamente em um artigo anterior.

Comparando automações pessoais e de fluxos de trabalho empresariais

Pode ser útil primeiro olhar as características dos dois tipos de automação lado a lado, e então nos aprofundaremos em cada um com mais detalhes. Você pode clicar na tabela abaixo para vê-la em mais detalhes.

Automação de fluxos de trabalho empresariais

Vamos nos aprofundar um pouco mais nas automações de fluxos de trabalho em escala empresarial. É útil lembrar que a empresa moderna é cada vez mais uma série de fluxos de trabalho digitais. Em seu núcleo, esses fluxos de trabalho são frequentemente dados movendo-se entre aplicações. Demos os exemplos de contabilidade e gestão de pacientes anteriormente, mas tipicamente existem milhares desses processos recorrentes acontecendo o tempo todo dentro de uma organização.

Como esses processos mudam com menos frequência, faria sentido que esses tipos de fluxos de trabalho já estivessem todos programaticamente automatizados. Mas não estão. Os sistemas são desconectados e a abordagem tradicional de integrá-los através de projetos de desenvolvimento clássico é simplesmente proibitiva em custo para a maioria dos fluxos de trabalho. Então, pessoas entram para preencher a lacuna.

Como você pode ver no caso de uso abaixo, um processo de sinistros de seguro envolve 10 etapas, e é 100% conduzido por uma pessoa. Mas quando você aplica automação ao processo, ele reduz todo o processo para cinco etapas, com o robô assumindo três delas. E você pode aumentar a capacidade com a mesma quantidade de pessoas. Isso libera pessoas para processar mais trabalho e lidar com tarefas mais complexas e centradas em pessoas com maior cuidado. Além disso, o fluxo de trabalho se torna menos propenso a erros e muito mais resiliente diante de condições de negócio em mudança — reduzindo muito o risco no negócio.

Caso de Uso: Processamento de Sinistros de Seguro

Por sua própria natureza, a automação simplifica negócios em um nível fundamental. Esta é a transformação digital realizada.

Para automação de fluxos de trabalho empresariais, é absolutamente vital que você se una a um fornecedor 'automation first' com profunda expertise e especialização nesta tecnologia. A McKinsey estima: "Cerca de 60% das ocupações têm pelo menos 30% de suas atividades que são automatizáveis." Nessa escala e profundidade, você precisa de um parceiro com expertise.

Além disso, você precisa de um fornecedor com uma rede extensa que possa fornecer know-how tecnológico e conectá-lo a parceiros com expertise setorial e geográfica.

Automações de fluxos de trabalho empresariais são tipicamente as primeiras que uma empresa busca porque os benefícios são tão claros.

No entanto, se as empresas focarem apenas na cauda curta, provavelmente colherão as frutas mais acessíveis e pararão logo depois. No entanto, muito trabalho ainda vive no nível pessoal, e é para lá que vamos a seguir para escala massiva no programa de automação.

Automação pessoal

Automação pessoal significa adotar 'um robô para cada pessoa™' na empresa. Significa ajudar funcionários a fazer o trabalho aumentando-os com um robô que assume as tarefas repetitivas em seu trabalho diário. Empresas podem criar e distribuir automações pessoais para funcionários ou dar a eles o poder de construir uma automação pessoal para abordar tarefas únicas eles mesmos. Se olharmos de volta para a cauda longa de automação, essas automações pessoais podem somar uma escala significativa e impulsionar ROI em larga escala.

A UiPath tem trabalhado com clientes pioneiros neste campo e descobrimos que tipos comuns de automações pessoais ajudam funcionários com trabalho que se enquadra em cinco baldes principais: planejamento, pesquisa, ação, gestão de dados e produtividade pessoal.

Estes podem variar bastante, por setor e função. Por exemplo, em uma seguradora, um subscritor poderia usar uma automação pessoal para extrair dados de sistemas de terceiros para avaliar risco. Um gerente de relacionamento em uma seguradora pode configurar uma automação pessoal para validar e reconciliar dados em um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Um oficial de sinistros de seguro pode trabalhar com um robô para agir rapidamente para resolver um incidente do cliente.

Com robôs ao seu lado, pessoas fazem o trabalho mais rápido e recuperam tempo para focar no trabalho que fazem melhor que robôs (lidar com complexidade, fazer associações, lidar com abstração). Pessoas podem passar trabalho para robôs, ou podem trabalhar lado a lado com robôs. Funcionários também podem configurar automações orientadas a eventos para que robôs observem coisas que acontecem no desktop. Quando um evento ocorre (por exemplo, um funcionário faz login em um sistema e executa uma ação), robôs automaticamente começam a trabalhar. Existem muitas maneiras de pessoas trabalharem com robôs para apoiar seu trabalho diário. O resultado é produtividade aumentada, engajamento de funcionários aumentado e taxas de erro diminuídas.

Executar um programa eficaz de robô para cada pessoa em escala requer treinamento, gestão e governança. Quando você implanta automação pessoal sem estrutura, corre o risco de sprawl de automação. Diretores de informação (CIOs) estão familiarizados com a dor do sprawl de tecnologia. Segundo o relatório de tendências SaaS da Blissfully de 2019, empresas usam "137 apps SaaS únicos em média" — um aumento de 30% desde 2018. Automação pessoal sem governança cria o mesmo efeito em torno do programa de automação. Então, é vitalmente importante que quando você começar a habilitar automações pessoais, certifique-se de implementar as ferramentas de governança apropriadas.

Aqui está um ótimo estudo de caso de como a dentsu está alavancando automações pessoais implementando sua visão de um robô para cada pessoa dentro da empresa.

A visão da UiPath de uma fully automated enterprise alavanca ambos os tipos de automações.

O último ponto a considerar para entender os dois tipos de automação é que não basta ser ótimo em automação pessoal ou automação de fluxos de trabalho empresariais. Você precisa ser ótimo em ambos.

A visão da UiPath da fully automated enterprise é onde nossa plataforma de automação não apenas habilita cada tipo, mas também preenche a fissura e os conecta perfeitamente para amplificar seus benefícios.

Esta abordagem holística tem benefícios além dos benefícios mais universais de menos sistemas, melhor transferência de habilidades e linhas de suporte mais claras quando aplicadas à automação. Melhora resultados em todo o ciclo de vida da automação. Para dar alguns exemplos:

• Uma visão entre automação pessoal e fluxos de trabalho empresariais é uma mina de ouro para determinar os próximos melhores alvos de automação.
• Na implementação, você pode preencher a última milha entre fluxos de trabalho empresariais e eficiência pessoal permitindo que pessoas automatizem rapidamente as tarefas pessoais únicas que inevitavelmente são necessárias para alimentar novos fluxos de trabalho empresariais.
• Você pode governar a distribuição potencial dessas automações baseada em valor e risco. Se elas podem entregar valor similar a outros, as automações podem ser distribuídas apropriadamente ou até integradas em versões futuras de um fluxo de trabalho empresarial. Ou, você pode garantir que automações desenvolvidas pessoalmente permaneçam apenas isso — disponíveis apenas para o autor, mas com auditabilidade centralizada quando necessário.
• De forma mais ampla, você pode obter facilmente uma visão única da interação de cada usuário com cada fluxo de trabalho, adicionando cor a todos os itens acima.

A escolha entre automação pessoal e automação de fluxos de trabalho empresariais não é uma que você precise fazer. Empresas pioneiras reconhecem que com uma visão holística de automação, você ganha mais rapidamente os benefícios transformadores da automação que abrangem produtividade do usuário final e ROI empresarial.

Se você gostou deste artigo, certifique-se de se juntar a nós para o próximo show UiPath Live. Não perca sua chance de ouvir o CEO da UiPath, Daniel Dines, discutir sua visão para a fully automated enterprise (e ele responderá perguntas da audiência):

Agradecimentos especiais a Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George e Kate McDaniel por sua colaboração, brainstorming e contribuições para este post.