Encontrando seus casos de uso de RPA, Pt. 1:3 maneiras de os robôs fazerem melhor

Em mercados cada vez mais competitivos, a adaptação é a única maneira de as empresas se manterem à frente. Para ser capaz de se adaptar, as organizações precisam ser capazes de se mover de forma rápida e eficiente.

Em um mundo marcado pela disrupção tecnológica, a eficiência ocupa o centro das atenções.

Até recentemente, os líderes empresariais tinham apenas algumas opções caras para lidar com problemas de eficiência; eles contrataram mais pessoas, compraram uma solução de terceiros e/ou personalizaram seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). A automação robótica de processos (RPA) apresenta uma oportunidade para transformar os processos que levam à ineficiência.

Com o RPA, as empresas podem usar robôs de software para criar ciclos de desenvolvimento mais curtos e aumentar a robustez, por um preço menor.

Os líderes de hoje estão aprendendo a alcançar resultados de negócios dividindo o trabalho entre pessoas e robôs, usando seus respectivos pontos fortes de acordo. Por exemplo, muitos processos envolvem tarefas repetitivas e tediosas, bem como cognição de alto nível e bem treinada. Quando as organizações distribuem tarefas adequadamente entre robôs e humanos, os resultados podem ser surpreendentes.

Neste artigo, parte um de uma série de duas partes, focaremos em três cenários de automação autônoma em que as organizações executam processos nos bastidores, com pouca ou nenhuma intervenção humana. Este vídeo é um lembrete rápido de como as automações autônomas e assistidas diferem:

A segunda parte desta série se concentrará em casos de uso de RPA para automação assistida em que os funcionários trabalham com robôs de forma colaborativa, em tempo real em seus PCs locais.

Aqui estão três cenários de automação autônoma em que os robôs trabalham de forma independente para iniciar e concluir processos.

1. Processamento totalmente autônomo:baseado em exceção

A necessidade de processar grandes quantidades de dados apresenta um dos casos de uso mais claros para RPA. Neste exemplo, vamos nos concentrar em algumas de nossas seguradoras de saúde que processam grandes volumes de sinistros e faturas.

Os dados são armazenados em vários sistemas, alguns legados e outros modernos, exigindo que os funcionários movam informações de sistema para sistema, atualizando e verificando ao longo do caminho. A automação é difícil porque muitos sistemas não possuem APIs que permitem uma fácil integração.

Com o RPA, organizações de seguro de saúde e empresas com problemas semelhantes podem automatizar esses processos para serem executados sem a necessidade de entrada humana.

Normalmente, um ou mais robôs ficam em máquinas virtuais ou em computadores de back-office e executam uma automação autônoma. Os administradores podem definir o cronograma em sua plataforma RPA e alocar o número ideal de robôs para processar as reclamações e faturas e atender ao acordo de nível de serviço (SLA) da empresa. Isso pode ser feito facilmente no UiPath Orchestrator. Os humanos não estão envolvidos, exceto para lidar com raras exceções que o Orchestrator apresentará a usuários designados.

Mesmo que os humanos não estejam presentes, uma automação autônoma geralmente é mais segura do que um processo manual porque você pode limitar o acesso aos dados do robô.

Enquanto isso, os princípios de codificação de melhores práticas fornecem auditorias completas e precisas para conformidade.

Com os robôs trabalhando continuamente, os humanos são livres para realizar atividades de nível superior. Os humanos que antes gastavam seu tempo movendo e validando dados agora podem se concentrar em iniciativas que exigem um pensamento mais profundo, reagindo mais rapidamente às mudanças nas demandas dos segurados. As conversas com os clientes têm tempo e espaço para se desenvolver, e os funcionários podem se concentrar em criar uma melhor experiência para o cliente.

2. Processamento preparado por humanos:configure e esqueça

Alguns processos precisam de entrada humana para iniciar, mas exigem trabalho manual lento para serem concluídos. Com a RPA, as organizações podem envolver humanos apenas quando necessário.

Quando um humano inicia o processo e o passa para um robô para concluir, você obtém o melhor da criatividade humana e da eficiência do software.

Os humanos podem se concentrar no pensamento de alto nível, sabendo que os robôs garantirão a entrega com as melhores documentações e notificações da categoria.

Aqui está um exemplo de como uma empresa de hipotecas usa esse tipo de automação:

Nos Estados Unidos, o processo típico de compra de uma casa exige que os credores solicitem rotineiramente avaliações de hipotecas que forneçam estimativas imparciais do valor de cada casa. Apesar de sua importância, o pedido de avaliações é repetitivo e propenso a erros.

Pior ainda, se uma avaliação de hipoteca for solicitada com atraso, pode atrasar todo o processo de empréstimo e até mesmo correr o risco de incorrer em repercussões do Consumer Financial Protection Bureau ou de outros órgãos governamentais.

O problema das avaliações se resume às limitações inerentes ao trabalho humano.

A lógica humana é necessária para iniciar o processo, mas completá-lo requer etapas manuais e repetitivas. Com o RPA, um humano pode iniciar o processo designando exatamente quando a avaliação deve ser solicitada, especificando os complementos apropriados e escolhendo a empresa de avaliação.

Uma avaliação de hipoteca pode levar apenas dez minutos para ser concluída, mas o valor real para os credores é economizar centenas de milhares de dólares, garantindo que menos empréstimos exijam escalação devido a avaliações atrasadas. Enquanto isso, os funcionários podem concluir os pedidos mais rapidamente e trabalhar mais de perto com os compradores de imóveis, garantindo que os clientes obtenham as respostas de que precisam.

Aprofunde-se no exemplo (acima) :A empresa totalmente automatizada está aqui (e é assim que parece)

3. Humano no loop:validação

Muitos processos ineficientes não apresentam casos de uso de RPA claros porque exigem julgamento humano intermitente, mas necessário.

Com a plataforma RPA certa, no entanto, você pode criar uma automação que solicita dinamicamente a entrada humana à medida que surgem problemas, garantindo que as pessoas só intervenham quando necessário.

Tome um departamento de contas a pagar (AP), por exemplo. Os departamentos de AP muitas vezes ficam presos processando faturas repetidamente e carregando seleções de dados para um ERP como o SAP. A maioria das faturas processadas pelos departamentos de AP não é padrão, o que significa que podem ser documentos em papel, faxes ou PDFs – preenchidos com dados não estruturados em diferentes formatos.

O trabalho manual é pesado e lento para os humanos, e a complexidade torna o processamento de faturas um desafio para as ferramentas tradicionais de automação.

Usando modelos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e aprendizado de máquina (ML), o RPA pode interpretar essas faturas e selecionar informações importantes para processamento. Ocasionalmente, um robô pode não conseguir fazer a correspondência de um dado específico com um tipo de dado conhecido (como o valor da fatura). Em vez de falhar no processo e fazer um usuário revisar toda a fatura, o robô autônomo pode sinalizar a um humano que a entrada é necessária. Nesse cenário de um humano no circuito (às vezes chamado de "humano no meio"), o humano pode revisar e concluir as tarefas antes de deixar o robô assumir o controle.

Com esse caso de uso em mente, o departamento de AP pode implementar um robô automatizado e autônomo com uma proteção contra falhas humana. O robô autônomo usa o OCR para processar faturas e fazer upload de dados para o SAP, mas se o OCR não puder ver claramente um campo, o robô poderá notificar os usuários por e-mail de que o processo precisa ser verificado. Os funcionários da AP só precisam intervir quando necessário, para que possam gastar seu tempo em tarefas mais críticas, como orçamento e planejamento.

À medida que o humano esclarece as exceções no meio do processo, essas alterações são realimentadas no modelo de ML, que aprende com as atividades do humano. Depois que o modelo for retreinado, ele não precisará de intervenção humana para lidar com esse cenário na próxima vez que o encontrar.

Um processo que anteriormente parecia impenetrável para a automação, na verdade, apresenta um caso de uso de RPA atraente. Com um humano no meio, você pode reduzir o envolvimento humano à validação e, em seguida, o ML pode reduzi-lo ainda mais.

Criando a força de trabalho do futuro

Aproveitar ao máximo a automação exige que as organizações reformulem a forma como pensam sobre seus processos e o trabalho necessário para concluí-los. Se você pensa em 'automação em primeiro lugar', a transformação digital pode ser uma meta alcançável e não uma aspiração.

A força de trabalho do futuro será um híbrido de trabalho humano e robô, e as organizações mais eficazes abordarão cada problema considerando primeiro o grau de automação que usarão. As organizações se destacam graças ao seu pessoal, e quanto mais as organizações puderem liberar sua força de trabalho humana para fazer o trabalho criativo, mais elas terão sucesso. Uma força de trabalho digital híbrida permite que os humanos sejam mais humanos e mais bem-sucedidos do que nunca.

Fique atento à segunda parte para saber como os robôs assistidos podem trabalhar ao lado de humanos para permitir a automação até mesmo nos processos mais dinâmicos.

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