Comemorando o Dia da Fabricação de 2021 - Três maneiras de criar um grande evento híbrido

Embora as sextas-feiras sempre tenham sido um motivo para comemorar, a primeira sexta-feira de outubro é uma das que mais apreciamos a Rede Nacional MEP ^TM , já que este ano, sexta-feira, 1º de outubro, é o Dia da Fabricação (Dia MFG)!

A organização dos eventos do MFG Day pode ter mudado bastante nos últimos 18 meses. Priorizar a segurança, as restrições de capacidade do local e as viagens corporativas reduzidas apresentam desafios reais para a organização de feiras de manufatura, conferências, visitas à fábrica e outros eventos tradicionais presenciais. A programação virtual de um dia inteiro (ou de uma semana) pode nem sempre ser a solução certa com períodos curtos de atenção do público, atendendo às necessidades dos participantes para conexão e rede e "fadiga do zoom". Então, por que realizar um evento híbrido com aspectos presenciais e virtuais? Ao combinar experiências presenciais e virtuais em um evento híbrido, você abre o caminho para uma maior participação e maior presença regional e nacional.

Eventos híbridos

A criação de um evento híbrido de sucesso requer mais do que um link de reunião Zoom. Envolve pensar intencionalmente em maneiras de enriquecer as experiências para todos os participantes. O que funciona para um evento presencial nem sempre será traduzido para o seu público virtual. Um evento híbrido bem-sucedido requer o equilíbrio de necessidades semelhantes de maneiras diferentes. Se você está considerando um evento híbrido para a celebração do Dia do MFG, aqui estão três maneiras de garantir que todos saiam com uma experiência positiva.

1. Mantenha os participantes engajados

A chave para qualquer grande evento é fornecer um ótimo conteúdo, como determinar os tópicos de demanda e apresentar palestrantes dinâmicos. No entanto, com eventos híbridos, isso por si só não é suficiente, porque os dois públicos terão experiências diferentes. Aqui estão algumas dicas rápidas:

• Esteja ciente do comprimento do conteúdo. Os períodos de atenção virtual costumam ser mais curtos do que em pessoa. É útil manter isso em mente ao criar sua programação. Reconsidere a sequência de eventos consecutivos e divida apresentações densas com oportunidades de engajamento do público, como pesquisas ou perguntando ao público se concorda com um ponto que é apresentado.
• Considere iluminação e áudio. Iluminação insuficiente, feedback do microfone, configurações de fundo barulhentas e outros elementos podem distrair ou incomodar o público virtual. Agende tempo suficiente antes das sessões híbridas para testar a iluminação e o áudio das instalações para os participantes virtuais. Manter os participantes virtuais sem áudio e vídeo durante os painéis e pedir aos membros do painel virtual para silenciarem quando não estiverem falando ajudará a eliminar as distrações.
• Fique dentro do cronograma. Garantir que os programas sejam executados dentro do prazo nunca foi tão importante. As flexibilidades do trabalho em casa significam que os palestrantes e participantes virtuais podem ter obrigações aumentadas. Atrasos nos horários de início ou manter os convidados por mais tempo do que o planejado pode atrasar os palestrantes e o público para a próxima reunião. Além disso, diferentes fusos horários podem apresentar problemas para alto-falantes remotos e convidados. Manter os trens funcionando no horário ajuda a manter seu público envolvido e sem olhar para o relógio.
• Teste a logística para mudanças de local. Se parte de sua programação exige que os participantes mudem de local, como um tour pelas instalações, pense com antecedência em maneiras de levar os participantes online com você. Se isso não for possível, considere removê-lo de sua programação ou encontrar alternativas para quem não está pessoalmente.

2. Comunique-se com todos os participantes

Ao planejar um evento presencial, é provável que você tenha um moderador de sessão designado para apresentar cada sessão, facilitar as perguntas do público e ajudar os participantes a chegarem a seus lugares ou responder às suas perguntas. Certifique-se de que os participantes virtuais também tenham recursos dedicados.

• Designe um moderador virtual. Um moderador virtual pode assistir ao recurso de chat, ajudar a facilitar questões técnicas e garantir que perguntas online sejam apresentadas aos palestrantes. O moderador virtual também pode comunicar qualquer informação específica aos participantes remotamente.
• Use os recursos de chat para envolver os participantes virtuais. Os participantes remotos querem fazer parte da conversa. Faça perguntas relacionadas ao conteúdo ou para saber mais sobre o público online. Este feedback pode ser fornecido aos palestrantes para garantir que eles forneçam clareza quando necessário ou reorientem as informações com base na composição do público.
• Lembre os participantes pessoalmente de seus colegas remotos. Lembre-se de “incluir” participantes remotos, lembrando aos palestrantes e aos participantes que há pessoas participando fora do local. É uma pequena ação que faz aqueles em seus escritórios domésticos sentirem que não foram esquecidos e que os programas foram elaborados para levar em consideração sua presença.

3. Criar comunidade

Uma das melhores coisas sobre participar de eventos pessoalmente é a capacidade de fazer contatos e participar de sessões menores. Não ter essas opções virtuais pode ser muito frustrante para quem participa online. Tenha certeza de:

• Crie salas de sessão de grupo virtuais e compartilhe seus comentários. Use plataformas que permitem salas de descanso online para incentivar os participantes virtuais a compartilhar suas ideias ou trabalhar juntos para encontrar soluções. Certifique-se de que o moderador virtual compartilhe qualquer feedback obtido nessas sessões com todos os participantes ou peça aos participantes virtuais que designem alguém para falar como líder de equipe em sua sessão.
• Aproveite as plataformas para networking. Algumas plataformas têm espaços de hangout virtuais que criam “mesas” para os participantes se sentarem e interagirem. Considere usar essas soluções e designar horas de rede. Isso permite que os participantes online se conectem uns com os outros e com os presentes usando seus dispositivos pessoais. Certifique-se de incentivar os usuários on-line a trocar cartões de visita virtuais, fazer novas conexões no LinkedIn e usar o recurso de bate-papo para falar uns com os outros, individualmente ou em grupo.
• Use jogos para quebrar o gelo. Faça perguntas aos participantes, como quem está participando da localidade mais distante, e dê reconhecimento ou prêmios a um presencial e a um virtual. Faça pares de participantes presenciais e virtuais em competições para resolver problemas ou aprender mais uns sobre os outros.
• Traga tecnologia para diminuir a distância. Se sua instalação permitir telas, considere permitir que seus participantes tenham a oportunidade de ver os participantes virtualmente em seus laptops ou incorporando telas maiores na frente do local. Se você tiver menos participantes e tablets disponíveis, coloque um em cada mesa presencial para facilitar a interação.

Dica extra:certifique-se de comemorar a fabricação!

Independentemente de como você decida sediar o evento do Dia da Fabricação, o mais importante é comemorar as contribuições da indústria de manufatura da América! Se desejar mais informações sobre como hospedar um evento híbrido, a Rede Nacional MEP adoraria ajudar! A Rede participa do MFG Day desde o seu início e conta com especialistas em todos os estados e em Porto Rico. Entre em contato com o MEP Center local para obter mais informações.