3 Estratégias Comprovadas para um Evento Híbrido de Sucesso no Manufacturing Day 2021

Embora as sextas-feiras sempre sejam motivo de celebração, a primeira sexta-feira de outubro é especial para a Rede Nacional MEP^TM, pois este ano, sexta-feira, 1º de outubro, é o Manufacturing Day (Dia da Manufatura - MFG Day)!

A organização de seus eventos do MFG Day pode ter mudado bastante nos últimos 18 meses. Priorizar a segurança, restrições de capacidade de locais e redução de viagens corporativas apresentaram desafios reais para organizar exposições, conferências, tours de fábrica e outros eventos presenciais tradicionais. Programação virtual de dia inteiro (ou semana) nem sempre é a solução ideal, dada a curta atenção do público, a necessidade de conexão e networking dos participantes, e a "fadiga do Zoom". Então, por que realizar um evento híbrido com aspectos presenciais e virtuais? Combinando ambas as experiências em um evento híbrido, você abre caminho para maior participação e presença regional e nacional ampliada.

Eventos Híbridos

Criar um evento híbrido bem-sucedido exige mais que um link do Zoom. Envolve pensar intencionalmente em maneiras de enriquecer as experiências para todos os participantes. O que funciona para um evento presencial nem sempre se traduz para seu público virtual. Um evento híbrido bem-sucedido requer equilibrar necessidades semelhantes de formas diferentes. Se você está considerando um evento híbrido para sua celebração do MFG Day, aqui estão três maneiras de garantir que todos saiam com uma experiência positiva.

1. Mantenha os Participantes Engajados

A chave para qualquer grande evento é fornecer ótimo conteúdo, como determinar tópicos em demanda e apresentar palestrantes dinâmicos. No entanto, com eventos híbridos, isso sozinho não basta, pois ambas as audiências experimentarão essas coisas de forma diferente. Aqui estão algumas dicas rápidas:

• Esteja atento à duração do conteúdo. A atenção virtual costuma ser menor que a presencial. Manter isso em mente ao criar sua programação ajuda. Reconsidere a sequência de eventos consecutivos e quebre apresentações densas com oportunidades de engajamento do público, como enquetes ou perguntando se concordam com um ponto feito.
• Considere iluminação e áudio. Iluminação ruim, feedback de microfone, configurações de fundo barulhentas e outros elementos podem distrair ou desagradar o público virtual. Agende tempo suficiente antes das sessões híbridas para testar iluminação e áudio do local para participantes virtuais. Manter participantes virtuais no mudo de áudio e vídeo durante painéis e pedir que palestrantes virtuais se silenciem quando não estiverem falando ajudará a eliminar distrações.
• Mantenha o cronograma. Garantir que os programas estejam rodando no horário nunca foi tão importante. Flexibilidades de trabalho remoto significam que palestrantes e participantes virtuais podem ter obrigações aumentadas. Atrasos nos horários de início ou manter convidados por mais tempo que o planejado pode deixar seus palestrantes e público atrasados para a próxima reunião. Além disso, fusos horários diferentes podem apresentar problemas para palestrantes e convidados remotos. Manter os trens no horário ajuda a manter seu público engajado e não olhando para o relógio.
• Teste a logística para mudanças de local. Se parte de sua programação exige que os participantes mudem de local, como um tour pela fábrica, pense antecipadamente em maneiras de levar seus participantes online junto com você. Se isso não for possível, considere removê-lo da programação ou encontrar alternativas para aqueles não presenciais.

2. Comunique-se com Todos os Participantes

Ao planejar um evento presencial, é provável que você tenha um moderador de sessão designado para introduzir cada sessão, facilitar perguntas do público e ajudar os participantes a encontrar seus assentos ou responder suas perguntas. Certifique-se de que participantes virtuais também tenham recursos dedicados.

• Designe um moderador virtual. Um moderador virtual pode monitorar o chat, ajudar a facilitar problemas técnicos e garantir que perguntas online sejam apresentadas aos palestrantes. O moderador virtual também pode comunicar qualquer informação específica para aqueles participando remotamente.
• Use recursos de chat para engajar participantes virtuais. Participantes remotos querem fazer parte da conversa. Faça perguntas relacionadas ao conteúdo ou para conhecer melhor a audiência online. Esse feedback pode ser fornecido aos palestrantes para garantir que eles forneçam clareza quando necessário ou redirecionem informações com base na composição da audiência.
• Lembre os participantes presenciais de seus colegas remotos. Lembre-se de "incluir" participantes remotos lembrando palestrantes e participantes presenciais de que há pessoas participando off-site. É uma ação pequena que faz aqueles em seus home offices sentirem que não foram esquecidos e que os programas foram planejados considerando sua participação.

3. Crie Comunidade

Uma das melhores coisas de participar de eventos presenciais é a capacidade de fazer networking e participar de sessões menores em grupos. Não ter essas opções virtuais pode ser muito frustrante para quem participa online. Certifique-se de:

• Crie salas virtuais de breakout e compartilhe seus feedbacks. Use plataformas que permitam salas de breakout online para incentivar participantes virtuais a compartilhar ideias ou trabalhar juntos para criar soluções. Certifique-se de que o moderador virtual compartilhe qualquer feedback obtido nessas sessões com todos os participantes ou peça que participantes virtuais designem alguém para falar como líder de equipe de sua sessão.
• Aproveite plataformas para networking. Algumas plataformas têm espaços virtuais de convivência que criam "mesas" para participantes sentarem e fazerem networking. Considere usar essas soluções e designar horas de networking. Isso permite que participantes online se conectem entre si e com os presenciais usando seus dispositivos pessoais. Certifique-se de incentivar os online a trocarem cartões de visita virtuais, fazerem novas conexões no LinkedIn e usarem o chat para conversar entre si, individualmente ou em grupo.
• Use jogos para quebrar o gelo. Faça perguntas aos participantes, como quem está participando do local mais distante, e dê reconhecimento ou prêmios a um participante presencial e um virtual. Forme duplas de participantes presenciais e virtuais em competições para resolver problemas ou conhecerem-se melhor.
• Traga tecnologia para diminuir a distância. Se seu local permite telas, considere permitir que participantes presenciais vejam os virtuais em seus laptops, ou incorporando telas maiores na frente do local. Se você tem poucos participantes e tablets disponíveis, coloque um em cada mesa presencial para facilitar a interação.

Dica Extra: Certifique-se de Celebrar a Manufatura!

Independentemente de como você decidir realizar seu evento do Manufacturing Day, o mais importante é celebrar as contribuições da indústria manufatureira dos EUA! Se você quiser mais informações sobre como realizar um evento híbrido, a Rede Nacional MEP adoraria ajudar! A Rede participa do MFG Day desde seu início e tem especialistas em todos os estados e Porto Rico. Entre em contato com seu Centro MEP local para mais informações.