Cinco dicas para criar um processo eficiente de integração de fornecedores

O processo de coleta de dados sobre fornecedores em potencial, concluindo avaliações de conformidade e risco e integrando-os a uma plataforma ou cadeia de suprimentos é conhecido coletivamente como integração de fornecedores. Simplificando, trata-se de criar processos suaves e gerenciáveis ​​para desenvolver relacionamentos fortes entre comprador e fornecedor - o tipo que resulta em melhores resultados para todas as partes envolvidas.

Estabelecer novos relacionamentos com fornecedores pode ser complicado. Se você não tem uma metodologia clara e estabelecida para integrar os fornecedores, você está arriscando um relacionamento prejudicado desde o início. Garantir que esses processos sejam eficientes e simplificados antes de tentar um novo a bordo ajuda a iniciar o relacionamento da melhor maneira possível.

Bons negócios vêm de bons relacionamentos. Assim como você nutre seus clientes, você também deve fazer o mesmo com fornecedores atacadistas ou qualquer outro tipo de fornecedor.

Um processo de integração funcional formará a base de um sistema robusto de gerenciamento de fornecedores e melhorará essas parcerias cruciais. O seguinte também ajudará:

• Melhor rastreamento de dados de fluxo de trabalho,
• Automatizando tarefas básicas,
• Uma força de trabalho conectada,
• Reduzindo o risco,
• Garantindo a conformidade regulamentar,
• Aumentando o retorno do investimento,
• Praticando a otimização da força de trabalho e
• Reduzindo o erro humano.

Sem uma integração robusta do fornecedor, na melhor das hipóteses você enfrenta uma queda na produtividade. Na pior das hipóteses, você corre o risco de prejudicar seus relacionamentos devido à má administração, treinamento ou nutrição.

A seguir estão cinco maneiras de criar um processo de integração de fornecedor bem planejado.

Desenvolva uma metodologia de avaliação e aprovação. Ao estabelecer seus processos de integração, você primeiro terá que desenvolver programas precisos de avaliação e aprovação de fornecedores. Avaliar cuidadosamente um novo fornecedor é crucial para mitigar riscos e evitar fraudes. Faça isso introduzindo e padronizando fluxos de trabalho. Certifique-se de que seus valores e padrões correspondam àqueles a quem você está integrando.

Você precisa desenvolver conjuntos de perguntas que respondam às suas preocupações, divididas em categorias como produção ambiental, requisitos legais, necessidades de seguro, com quem trabalham e como trabalham com eles. Quando você estiver confortável com as respostas, todo o processo será muito mais fácil a partir de então.



Garanta a consistência em todos os locais. Muitas empresas, principalmente aquelas com operações internacionais, usam sistemas diferentes e isolados, geralmente com dados de fornecedores inconsistentes. Você precisa garantir que o processo de integração, de cima para baixo, seja uniforme em todos os locais.

Utilize tecnologia que oferece uma visão geral completa dos dados de seus fornecedores e os serviços que eles fornecem. Esses dados podem ser traduzidos em todas as filiais e departamentos. Faça com que esta seja a metodologia uniforme para garantir uma implantação tranquila.

As campanhas de integração de maior sucesso são construídas em uma cultura de comunicação, mas uma boa comunicação não acontece no vácuo. Seus processos devem simplificar o acesso de diferentes departamentos, partes interessadas e locais aos dados do fornecedor, para que todos ajam com as informações certas. Essa etapa aumentará a eficiência, ao mesmo tempo que mitigará o risco de atrasos e promoverá um relacionamento positivo com o novo fornecedor em todos os níveis.

Crie um portal do fornecedor. Se ainda não houver um, crie um para que os fornecedores em potencial registrem o interesse em trabalhar com você. Um e-mail de proposta geralmente se perde em uma caixa de entrada lotada.

Pode levar de várias semanas a alguns meses para reunir todas as informações relevantes exigidas para um processo de integração. A criação deste portal, aliada a uma aplicação de gestão, agiliza o processo para ambas as partes.

O portal deve conter todos os formulários relevantes para preenchimento, bem como informações de contato e referências. Isso melhora a precisão dos dados, reduz o acúmulo e aumenta a visibilidade do processo.

Atribua importância estratégica. Os fornecedores devem ser avaliados durante o processo de integração com base em seu nível de importância para as operações de negócios. Este fator deve ser ponderado com base na urgência, custo e dificuldade de embarque.

Se um fornecedor oferece um ganho imediato, empurre-o ainda mais em uma lista. Se outro oferece algo que você deseja, mas não necessariamente precisa no momento, abaixe a posição dele em sua lista.

Seria melhor segmentar seus fornecedores com base em sua prioridade durante o processo de integração, para melhor governança, gestão e desenvolvimento de relacionamento. Dessa forma, você pode atribuir melhor cronogramas e recursos enquanto ainda se concentra nas operações diárias. Tudo isso pode ser integrado no referido portal de fornecedores, para que todos os envolvidos saibam onde estão.

Invista na tecnologia certa. Mesmo os processos mais bem pensados ​​nunca serão totalmente otimizados se ainda estiverem sendo feitos no papel por humanos. A automação e a inteligência artificial aumentam seus processos, removem erros e liberam sua força de trabalho para se concentrar em tarefas de alto valor, como recrutar novos fornecedores ou melhorar os relacionamentos existentes. Nunca houve um momento melhor para repensar a tecnologia do seu escritório, com a pandemia obrigando todos a pensar de forma diferente no futuro.

A solução de aquisição certa pode evitar muitos dos problemas iniciais que surgem com a integração de novos fornecedores. Ao manter todos os seus dados na nuvem, você pode torná-los acessíveis e controlar quem os usa, garantindo uma comunicação consistente com as partes relevantes.

Empregue as ferramentas de comunicação certas, como serviços de VoIP em todas as equipes e escritórios, para melhorar a comunicação remota. Dessa forma, todos estão no caminho certo e sabem o quão longe você está no processo de integração.

Quer seja contratação de profissionais autônomos em situações de integração de varejo, adição de um novo fornecedor, processo de inscrição de um parceiro em potencial ou simplesmente quer saber mais sobre as pessoas que desejam trabalhar com você, você deve agilizar e padronizar seu processo de integração.

Lembre-se de designar as pessoas certas para gerenciar o processo. Automatize onde você puder. Não tenha medo de ajustar e criar um plano que o ajude em 90% de cada processo de integração. (Cada fornecedor será um pouco diferente.) Defina expectativas claras e invista na tecnologia certa para ajudá-lo.

Se você acertar essas cinco dicas, a integração de novos fornecedores se tornará uma metodologia fácil de implementar e ainda mais fácil de seguir.

John Allen é diretor de SEO global da RingCentral, uma UCaaS global, VoIP e provedor de software de contact center.