Renegociação de custos com fornecedores existentes:um guia

Os fornecedores desempenham um papel fundamental na aquisição e seus custos têm uma grande influência no bem-estar das empresas. Para começar a cortar despesas com os fornecedores existentes, as empresas devem se concentrar em melhorar seus relacionamentos.

Pesquisa de fornecedores

Seus fornecedores podem ser uma ótima fonte de informações para entender como sua empresa opera e como você pode eliminar custos. O que faz sentido do seu ponto de vista nem sempre faz sentido do ponto de vista do fornecedor, e talvez sua empresa tenha alguns requisitos ou estruturas que adicionam custos para os fornecedores.

Para obter feedback valioso dos fornecedores, considere uma pesquisa em que você especificamente peça a eles que identifiquem áreas com potencial para remover custos. Na pesquisa, você pode fazer perguntas como:

1. Por favor, sugira um processo ou requisito que impomos a você e que podemos rescindir para remover custos.
2. Por favor, sugira produtos / serviços que compramos hoje, que de uma forma mais simples ou com uma especificação mais simples (mais padronizada), poderiam ser adquiridos por um preço mais baixo.
3. Por favor, deixe-nos saber o quanto podemos reduzir o preço dos produtos se reduzirmos nossos termos de crédito para você em 14 dias?
4. Compartilhe suas idéias sobre como podemos simplificar nossos processos conjuntos e eliminar custos.

Ao coletar esse feedback de fornecedores, você obtém um ‘catálogo de ideias’ que pode começar a analisar. Provavelmente haverá muitas sugestões que não podem ser implementadas, mas também haverá ideias nas quais você nunca havia pensado que podem gerar grande economia de custos.

Você pode realizar a pesquisa acima usando e-mails e um questionário em Excel, ou alguma outra ferramenta manual ou software SRM com a opção de criar questionários para fornecedores.

Recolher munições

Para fornecedores selecionados, pode ser necessário entrar em um processo de renegociação mais difícil para obter preços mais baixos.

Para obter o resultado desejado, você precisa estar totalmente preparado com todos os dados e fatos aos quais pode ter acesso. Isso significa que você deve coletar o seguinte:

1. Como seus gastos evoluíram? Se aumentou, você pode usar isso como um argumento para solicitar melhores preços.
2. Como foi desenvolvido o desempenho de entrega e qualidade? Se o fornecedor teve um desempenho inferior, pode ser um argumento para exigir um reembolso agora para manter a relação comercial, ou você pode buscar melhores condições daqui para frente.
3. Quão satisfeitos / insatisfeitos estão seus stakeholders com o fornecedor? Se você receber feedback negativo das partes interessadas, pode ser um bom motivo para pressionar o fornecedor a oferecer preços melhores, pois o fornecedor está criando problemas na cooperação, o que, por sua vez, acarreta custos associados.

Para coletar feedback das partes interessadas de sua organização sobre os fornecedores nos quais deseja executar um processo de renegociação, você pode fazer o seguinte:

1. Identifique os fornecedores a serem avaliados. Inicialmente, mantenha a simplicidade e inclua no máximo 20 fornecedores em uma pesquisa. Posteriormente, você sempre pode expandir para mais fornecedores.
2. Identifique o público interno que avaliará os fornecedores selecionados. Para cada parte interessada, identifique quais fornecedores estratégicos cada um pode / deve avaliar. Novamente, mantenha as coisas simples e, posteriormente, você pode expandir o número de partes interessadas envolvidas.
3. Identifique quais critérios / questões os fornecedores devem ser avaliados por seus stakeholders. Estas podem ser questões (a serem avaliadas em uma escala de 1 =Discordo Totalmente e 5 =Concordo Totalmente), tais como:
   • É fácil trabalhar com o fornecedor
   • O fornecedor não adiciona custos às nossas operações
   • O fornecedor resolve os problemas sem demora
   • O fornecedor nos oferece o suporte de que precisamos para trabalhar com eficácia
4. Faça a pesquisa e envie às partes interessadas para que respondam. Você pode fazer isso usando o Excel ou uma solução automatizada.
5. Quando as partes interessadas tiverem respondido, crie um relatório de fornecedor para cada fornecedor. No relatório, certifique-se de classificar os fornecedores para que possa usar a classificação ruim como um argumento para melhores preços também.
6. Na mesa de renegociação, use todos os dados e fatos coletados para criar argumentos que o ajudarão a obter melhores preços ou melhores condições.

Lars Kuch Pedersen é o fundador do LeanLinking.