Elimine Ineficiências de Pagamento na Cadeia de Suprimentos com Automação

Um mundo sem cadeias de suprimentos não pareceria em nada com o que conhecemos hoje. Mas um mundo sem pagamentos simplificados por toda essa cadeia de suprimentos é justamente o mundo em que vivemos.

Existe desconexão muito comum entre fluxos de fornecedores altamente automatizados, eficientes, e processos de contas a pagar (AP) muito manuais, pesados em papel, usados para pagar esses fornecedores. Isso levou a sistema quebrado, a ponto de 61% das empresas citarem custos crescentes de gestão da cadeia de suprimentos como desafio número um. Outros 50% dizem que um em cada 10 pagamentos a fornecedores sai atrasado devido a processos manuais, colocando mais estresse em relacionamentos com fornecedores-chave.

Esse estresse tem consequências reais de negócio.

Plenos 97% das organizações ainda fazem pagamentos por cheque a parte de seus fornecedores, segundo Pesquisa de Pagamentos Eletrônicos AFP 2019, e esses pagamentos são mais vulneráveis que qualquer outro tipo a fraude e erros custosos.

Danos reputacionais de fraude e custo de pagamentos lentos, antiquados podem minar todo trabalho que empresas fizeram para modernizar suas cadeias de suprimentos e encantar fornecedores.

Caminhos Melhores: Automação de AP

Há maneiras melhores adiante, no entanto. Numa indústria onde manter cadeia de suprimentos saudável é crucial para prevenir interrupção de negócio e perdas relacionadas, pagar fornecedores no prazo e em seu formato preferido pode fortalecer esses relacionamentos e garantir cadeia de suprimentos ininterrupta. Tais benefícios, mais custos reduzidos e ineficiências para organizações fazendo pagamentos, são razões pelas quais tantos departamentos de AP estão agora focando em automatizar processos invoice-to-pay.

Uma revolução para processos de back-office é tão importante quanto a já em andamento para produção de manufatura, e isso começa com automação de AP.

Com o parceiro certo de tecnologia financeira ou banco em vigor, transição para automação de pagamentos é muito menos assustadora que automatizar e simplificar uma cadeia de suprimentos. Solução ideal permite que departamento AP aproveite sistemas contábeis existentes e relacionamentos bancários, para simplificar e digitalizar tudo desde recebimento de fatura até pagamento através da cadeia de suprimentos. Com mix de pagamento certo, fornecedores podem realizar benefícios da conveniência e flexibilidade de pagamentos por cartão virtual ou clearing house automatizado (ACH). Além disso, organização pode beneficiar-se de nova fonte de caixa via rebates ganhos nesses tipos de transação.

A capacidade de fornecedores simplificarem processo de recebíveis e obterem acesso mais rápido a caixa é subproduto do processo de pagamentos correto. Organizações que transicionam para pagamentos eletrônicos podem oferecer dados de remessa muito aprimorados nos formatos preferidos de seus fornecedores, incluindo Corporate Trade Exchange (CTX), arquivos personalizados de contas a receber (AR), e emails. Essas conveniências tornam muito mais fácil para fornecedores aplicarem caixa quando pagamento eletrônico é recebido, e permitem capacidades aprimoradas de relatório AR, agregando valor ao relacionamento comprador-fornecedor de forma não possível apenas via cheques.

Não leva muito tempo para pagamentos eletrônicos mostrarem ROI para organizações, pois custos associados a implementar pagamentos digitais são frequentemente compensados por rebates ganhos, economias de automatizar processos-chave, e eficiências ganhas por ter equipe-chave gastando menos tempo em tarefas manuais.

Segurança de Pagamento Aprimorada

Talvez maior benefício para tanto pagador quanto fornecedor é fato de que melhor segurança de pagamento vem com automação de AP. Fluxos de trabalho eletrônicos, auditáveis, de recebimento e aprovação de fatura ajudam a prevenir ou dar visibilidade a faturas fraudulentas. Pagamentos eletrônicos carregam vantagem de serem muito mais difíceis de alterar, redirecionar, ou de outra forma serem expostos a fraude. No caso de pagamentos por cartão virtual que utilizam número de uso único para valor exato, chances de pagamento ser interceptado diminuem ainda mais.

Parceiro de pagamentos sofisticado deve ter monitoramento embutido que pode identificar ameaças, parar movimentos não autorizados de fundos, e manter informação bancária sensível de fornecedores de forma segura, para que organização não precise. Dado custos muito reais e muito pesados associados a fraude — e dado que a maioria dos negócios reporta pelo menos ter experimentado tentativa de fraude nos últimos dois anos — essas não são pequenas vantagens.

Por Que Adoção Não é Mais Ampla?

Considerando todos benefícios de automação de AP, por que adoção não é mais difundida? Como é caso com maioria das mudanças significativas, tem muito a ver com custos percebidos, equívocos em torno da dificuldade de implementação, e inércia em torno de processos atuais.

De fato, principais preocupações de equipe de AP tipicamente giram em torno de custo e tempo associados com implementação. Aqui também, soluções de automação de AP tornaram-se sofisticadas o suficiente que implementações longas, intensivas em TI, estão se tornando coisa do passado. Elas reduziram tempo entre comprometer-se com solução e realizar seus benefícios.

Com tecnologia e inteligência de negócio disponíveis hoje, pagamentos de negócio que alimentam cadeias de suprimentos podem ser tão digitalmente transformados quanto outras peças de operações da cadeia de suprimentos. Pressão para baixar custos, proteger negócio de fraude, e simplificar tudo feito diariamente aponta para uma solução clara: transformação digital dos processos de AP.

Bill Wardwell é vice-presidente de estratégia e produto na Bottomline Technologies.