Pondo fim aos problemas de pagamento da cadeia de suprimentos com automação

Um mundo sem cadeias de suprimentos não se pareceria em nada com o que conhecemos hoje. Mas um mundo sem pagamentos simplificados em toda a cadeia de abastecimento é apenas o mundo em que vivemos.

Há uma desconexão muito comum entre fluxos de fornecedores eficientes e altamente automatizados e os processos de contas a pagar (AP) muito manuais e pesados ​​usados ​​para pagar esses fornecedores. Isso levou a um sistema quebrado, a ponto de 61% das empresas citarem os custos crescentes de gerenciamento da cadeia de suprimentos como seu principal desafio. Outros 50% dizem que um em cada 10 pagamentos a fornecedores atrasa devido a processos manuais, colocando ainda mais pressão sobre o relacionamento com os principais fornecedores.

Esse estresse tem consequências reais para os negócios.

Um total de 97% das organizações ainda estão fazendo pagamentos em cheque a uma parte de seus fornecedores, de acordo com a Pesquisa de Pagamentos Eletrônicos AFP 2019, e esses pagamentos são mais vulneráveis ​​do que qualquer outro tipo a fraudes e erros caros.

Os danos à reputação da fraude e o custo de pagamentos lentos e antiquados podem prejudicar todo o trabalho que as empresas realizaram para modernizar suas cadeias de suprimentos e agradar os fornecedores.

Existem maneiras melhores de avançar, no entanto. Em um setor onde manter uma cadeia de suprimentos saudável é crucial para evitar a interrupção dos negócios e perdas relacionadas, pagar os fornecedores no prazo e no formato de sua preferência pode fortalecer esses relacionamentos e garantir uma cadeia de suprimentos ininterrupta. Esses benefícios, além de custos reduzidos e ineficiências para organizações que fazem pagamentos, são os motivos pelos quais tantos departamentos de AP agora estão se concentrando na automação de processos de faturamento a pagar.

Uma revolução nos processos de back-office é tão importante quanto aquela já em andamento para a produção industrial, e isso começa com a automação AP.

Com a tecnologia financeira ou parceiro bancário certo em vigor, a transição para a automação de pagamentos é muito menos assustadora do que automatizar e otimizar uma cadeia de suprimentos. A solução ideal permite que o departamento de AP alavanque os sistemas contábeis e relacionamentos bancários existentes, para agilizar e digitalizar tudo, desde o recebimento de faturas até o pagamento em toda a cadeia de suprimentos. Com a combinação certa de pagamento, os fornecedores podem obter os benefícios da conveniência e flexibilidade dos pagamentos com cartão virtual ou câmara de compensação automatizada (ACH). Além do mais, a organização pode se beneficiar de uma nova fonte de dinheiro por meio de descontos obtidos nesses tipos de transação.

A capacidade dos fornecedores de agilizar o processo de contas a receber e obter acesso mais rápido ao caixa é um subproduto do processo de contas a pagar certo. As organizações que fazem a transição para pagamentos eletrônicos podem oferecer dados de remessa bastante aprimorados nos formatos preferidos de seus fornecedores, incluindo Corporate Trade Exchange (CTX), arquivos de contas a receber (AR) personalizados e e-mails. Essas conveniências tornam muito mais fácil para os fornecedores aplicar o dinheiro quando o pagamento eletrônico é recebido e permite recursos aprimorados de relatórios de AR, agregando valor ao relacionamento comprador-fornecedor de uma forma que não é possível apenas por meio de cheques.

Não leva muito tempo para os pagamentos eletrônicos mostrarem ROI para as organizações, pois os custos associados à implementação de pagamentos digitais são frequentemente compensados ​​por descontos ganhos, economias com a automação de processos-chave e eficiências obtidas por ter funcionários-chave gastando menos tempo em tarefas manuais.

Talvez o maior benefício para o pagador e o fornecedor seja o fato de que uma melhor segurança de pagamento vem com a automação do AP. Os fluxos de trabalho de recebimento e aprovação de faturas auditáveis ​​e eletrônicos ajudam a prevenir ou dar visibilidade a faturas fraudulentas. Os pagamentos eletrônicos têm a vantagem de serem muito mais difíceis de alterar, redirecionar ou de serem expostos a fraudes. No caso de pagamentos com cartão virtual que utilizam um número de uso único por um valor exato, as chances de um pagamento ser interceptado diminuem ainda mais.

Um parceiro de pagamentos sofisticado deve ter monitoramento integrado que possa identificar ameaças, interromper movimentos não autorizados de fundos e manter informações confidenciais do banco do fornecedor de maneira segura, para que a organização não precise fazer isso. Dados os custos muito reais e muito pesados ​​associados à fraude - e dado que a maioria das empresas relata pelo menos ter experimentado uma tentativa de fraude nos últimos dois anos - essas vantagens não são pequenas.

Considerando todos os benefícios da automação de AP, por que a adoção não é mais difundida? Como é o caso com a maioria das mudanças significativas, isso tem muito a ver com custos percebidos, equívocos sobre a dificuldade de implementação e inércia em torno dos processos atuais.

Na verdade, as principais preocupações da equipe de AP geralmente giram em torno do custo e do tempo associados à implementação. Aqui, também, as soluções de automação de AP se tornaram sofisticadas o suficiente para que implementações demoradas e intensivas em TI estão se tornando uma coisa do passado. Eles reduziram o tempo entre se comprometer com uma solução e perceber seus benefícios.

Com a tecnologia e inteligência de negócios disponíveis hoje, os pagamentos de negócios que alimentam as cadeias de suprimentos podem ser transformados tão digitalmente quanto outras partes das operações da cadeia de suprimentos. A pressão para reduzir custos, proteger os negócios contra fraudes e agilizar tudo o que é feito diariamente aponta para uma solução clara:uma transformação digital dos processos de AP.

Bill Wardwell é vice-presidente de estratégia e produto da Bottomline Technologies.