Domine a Renegociação de Custos com Fornecedores Existentes — Um Guia Prático

Fornecedores desempenham um papel chave nas compras, e seus custos têm grande influência no bem-estar das empresas. Para começar a cortar despesas com fornecedores existentes, as empresas devem focar em melhorar seus relacionamentos.

Pesquise Fornecedores

Seus fornecedores podem ser uma ótima fonte de informação para entender como sua empresa opera e como você pode remover custos. O que faz sentido do seu ponto de vista pode não fazer sentido da perspectiva do fornecedor, e talvez sua empresa tenha alguns requisitos ou estruturas que adicionam custos para os fornecedores.

Para capturar feedback valioso dos fornecedores, considere uma pesquisa onde você pede especificamente a eles para identificar áreas de potencial para remover custos. Na pesquisa, você pode fazer perguntas como:

1. Por favor, sugira um processo ou requisito que impomos a você que podemos encerrar para remover custos.
2. Por favor, sugira produtos/serviços que compramos hoje que em uma forma mais simples ou com uma especificação mais simples (mais padronizada) poderiam ser comprados a um preço menor.
3. Por favor, nos diga o quanto podemos reduzir o preço do produto se reduzirmos nossos prazos de crédito para você em 14 dias?
4. Por favor, compartilhe suas ideias sobre como podemos simplificar nossos processos conjuntos e remover custos.

Ao coletar esse feedback dos fornecedores, você obtém um "catálogo de ideias" que pode começar a analisar. Provavelmente haverá muitas sugestões que não podem ser implementadas, mas também haverá ideias que você nunca pensou que podem gerar grandes economias de custo.

Você pode realizar a pesquisa acima usando e-mails e um questionário baseado em Excel, ou alguma outra ferramenta manual ou software SRM com a opção de criar questionários para fornecedores.

Colete Munição

Para fornecedores selecionados, pode ser necessário entrar em um processo de renegociação mais duro para alcançar preços mais baixos.

Para obter o resultado desejado, você precisa estar totalmente preparado com todos os dados e fatos que pode acessar. Isso significa que você deve coletar o seguinte:

1. Como seu gasto evoluiu? Se aumentou, você pode usar isso como argumento para solicitar preços melhores.
2. Como o desempenho de entrega e qualidade evoluiu? Se o fornecedor teve desempenho inferior, pode ser um argumento para exigir reembolso agora para manter o relacionamento comercial, ou você pode buscar obter melhores termos daqui para frente.
3. Quão satisfeitos/insatisfeitos estão seus stakeholders com o fornecedor? Se você obtiver feedback negativo dos stakeholders, pode ser um bom motivo para pressionar o fornecedor a oferecer preços melhores, pois o fornecedor está criando problemas na cooperação, o que por sua vez acarreta custos associados.

Para coletar feedback dos stakeholders da sua organização sobre os fornecedores que você deseja executar um processo de renegociação, você pode fazer o seguinte:

1. Identifique os fornecedores a serem avaliados. Inicialmente, mantenha simples e inclua no máximo 20 fornecedores em uma pesquisa. Depois, você sempre pode expandir para mais fornecedores.
2. Identifique os stakeholders internos que devem avaliar os fornecedores selecionados. Para cada stakeholder, identifique quais fornecedores estratégicos cada um pode/deve avaliar. Novamente, mantenha simples e depois você pode expandir o número de stakeholders envolvidos.
3. Identifique quais critérios/perguntas os fornecedores devem ser avaliados pelos seus stakeholders. Estas podem ser perguntas (a serem avaliadas em uma escala de 1=Discordo Totalmente a 5=Concordo Totalmente) como:
   • O fornecedor é fácil de trabalhar
   • O fornecedor não adiciona custos às nossas operações
   • O fornecedor resolve problemas sem demora
   • O fornecedor nos oferece o suporte que precisamos para trabalhar efetivamente
4. Faça a pesquisa e envie aos stakeholders para responderem. Você pode fazer isso usando Excel ou uma solução automatizada.
5. Quando os stakeholders responderem, crie um relatório de fornecedor para cada um. No relatório, certifique-se de classificar os fornecedores para que você possa usar classificação ruim como argumento para preços melhores também.
6. Na mesa de renegociação, use todos os dados e fatos coletados para criar argumentos que o ajudarão a obter preços ou termos melhores.

Lars Kuch Pedersen é fundador da LeanLinking.