O guia definitivo para EAM:como funcionam, benefícios e como escolher a solução EAM certa para suas necessidades

Muitas das empresas de hoje estão bem posicionadas para fazer negócios internacionalmente e precisam encontrar constantemente novas maneiras de melhorar a eficácia de suas operações. Independentemente do setor, ativos de todos os tipos devem ser gerenciados de forma a maximizar o retorno do investimento. A adoção de novas plataformas digitais tem ajudado as empresas a concretizar essa expectativa de extrair maior valor de seus equipamentos e outros ativos.

Espera-se que o mercado global de soluções de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) cresça a uma taxa de 17% ao ano na próxima década. Parte do impulso para novos softwares é uma transição para plataformas baseadas em nuvem e sistemas simplificados que são facilmente integrados a outros programas. Esses novos sistemas EAM facilitam a visualização de dados importantes, organizam fluxos de trabalho e gerenciam atividades de manutenção para uma ampla variedade de diferentes tipos de ativos. O benefício geral dessas ferramentas EAM é um melhor retorno sobre o investimento (ROI) para a organização.

Ao longo deste guia, examinaremos detalhadamente o cenário de software EAM, como essas plataformas funcionam e como implementar uma solução que proporcionará o maior benefício para sua empresa.

Vamos discutir:

EAM x CMMS
Como funciona o gerenciamento de ativos empresariais
Benefícios de um sistema EAM
Quem precisa de EAM?
Selecionando a plataforma EAM certa
Mais leituras sobre gerenciamento de ativos empresariais

EAM x CMMS

Com centenas de soluções de software de gerenciamento de ativos no mercado, pode ser difícil entender as diferenças entre os vários tipos de soluções. Os dois principais tipos de software neste espaço são EAMs e sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS). Ambos os sistemas têm um objetivo semelhante em ajudar as empresas a gerenciar seus ativos. A principal diferença entre eles está relacionada ao seu escopo.

Uma plataforma CMMS geralmente é focada apenas no gerenciamento de manutenção como a funcionalidade principal. Os sistemas EAM, por outro lado, adotam uma abordagem mais abrangente e geralmente oferecem recursos adicionais, como análise de custos, gerenciamento de frota e suporte para ativos digitais e físicos. Muitas vezes, haverá sobreposição entre os recursos ao comparar as soluções de software EAM e CMMS, por isso é importante se concentrar em suas principais necessidades durante qualquer avaliação.

Como funciona o gerenciamento de ativos empresariais

A principal razão para usar uma plataforma EAM é a capacidade de gerenciar todo o ciclo de vida de cada um de seus ativos. Ser capaz de rastrear tantos detalhes em um único local ajuda a manter sua equipe alinhada e evita confusão. Para entender como um EAM funciona, precisamos dar uma olhada nos principais componentes que são os principais recursos da maioria dos sistemas.

Gerenciamento de orçamento

Para determinar o custo total de cada ativo que você possui, é necessário rastrear vários custos associados à manutenção e operação de cada ativo. A maioria dos EAMs permite inserir valores de compra, manutenção, reparo, serviço e outros gastos. Em muitos casos, você também pode integrar seu EAM a outras ferramentas de software financeiro e gerenciar orçamentos para cada ativo individual, bem como para suas equipes de serviço e instalações em geral.

Gerenciamento do ciclo de vida

Um EAM pode ajudar a orientar sua equipe em cada uma das principais fases envolvidas no ciclo de vida de um ativo. Há muito mais a ter em mente do que simplesmente comprar e desmantelar seu equipamento. Algumas das principais etapas do ciclo de vida do ativo que podem ser rastreadas em um EAM incluem:

Planejamento
Aquisição
Instalação
Operação
Manutenção
Transferências
Desativação
Venda, armazenamento ou descarte

A capacidade de monitorar custos e ordens de serviço associados a cada fase do processo pode ajudar você e sua equipe a tomar decisões mais informadas ao longo do caminho. Como os requisitos podem variar para cada negócio e setor, muitos dos campos de entrada e outros detalhes do sistema podem ser personalizados.

Análise e relatórios

A grande quantidade de dados armazenados em uma plataforma de software EAM pode ser usada para analisar praticamente qualquer aspecto do seu negócio. Você pode adicionar seus próprios indicadores-chave de desempenho (KPIs) e acompanhar as métricas mais relevantes para sua operação específica. Também é possível gerar relatórios para revisar com a gestão e identificar áreas de melhoria.

Gerenciamento de contratos

Especialmente para grandes equipamentos industriais e outras ferramentas especializadas, pode haver vários contratos diferentes que devem ser gerenciados. Isso pode incluir contratos de software, serviço e cadeia de suprimentos. Um EAM os mantém juntos para que você possa acessar suas informações essenciais a qualquer momento e compartilhar atualizações com clientes, funcionários e fornecedores.

Gerenciamento de Manutenção

Um dos módulos que se sobrepõe fortemente às plataformas CMMS, o gerenciamento de manutenção ajuda a rastrear ordens de serviço, custos e inventário associados à manutenção de equipamentos e ativos. Algumas ferramentas de software permitem analisar e estimar cronogramas relacionados a trabalhos de manutenção preventiva, preditiva e corretiva. Sua equipe de manutenção também pode usar o sistema para rastrear o estoque de peças sobressalentes e, ao mesmo tempo, organizar ferramentas e suprimentos.

Gerenciamento de Ordem de Serviço

As ordens de serviço são usadas para organizar atividades entre pessoal e contratados que fazem interface com seus ativos. Este é um processo que realmente se beneficia da automação fornecida por muitos sistemas EAM. Por exemplo, quando um problema é identificado, uma ordem de serviço pode ser atribuída automaticamente ao recurso certo sem demora ou necessidade de usar um sistema diferente.

Gestão do Trabalho

Manter o controle de seus ativos é uma coisa, mas manter o controle dos funcionários pode ser tão desafiador quanto. Gerenciar horas de trabalho e prioridades é muito mais fácil com uma plataforma EAM devido aos horários integrados e à capacidade de fazer atribuições em tempo real.

Benefícios de um sistema EAM

Uma implementação de software bem-sucedida deve reduzir as etapas de trabalho e tornar sua operação mais eficiente. Como um EAM pode fornecer acesso fácil às informações com uma varredura ou alguns cliques, há pouco tempo de inatividade ou atraso. Quando integrado ao hardware de digitalização e a uma série de etiquetas e rótulos de código de barras, o gerenciamento de ativos pode ser automatizado para uma abordagem verdadeiramente simplificada. Estas são algumas das maneiras importantes pelas quais uma implantação do EAM pode ajudar sua operação:

Maior eficiência . Conforme mencionado acima, o agendamento de ordens de serviço, o gerenciamento de atividades de manutenção e a alocação de recursos podem ser feitos em seu único painel EAM. Isso não apenas economiza tempo para sua equipe, mas também pode reduzir bastante o tempo entre as tarefas e eliminar atrasos entre os departamentos.
Integração do fluxo de trabalho . Ao considerar um novo sistema, a maioria das empresas já terá várias ferramentas de hardware e software em uso. Semelhante a uma plataforma de planejamento de recursos empresariais (ERP), um EAM geralmente pode ser integrado a várias outras ferramentas para uma supervisão abrangente em toda a sua organização. A função principal do gerenciamento de ativos corporativos é atuar como repositório central de todas as informações relacionadas aos seus ativos.
Precisão aprimorada . A manutenção precisa de inventário e contagens de ativos requer a realização de verificações regulares dos principais níveis de estoque. Como as etiquetas de código de barras de ativos podem ser colocadas em cada item e inseridas em um banco de dados EAM, é possível digitalizar e verificar unidades rapidamente a qualquer momento.
Controle de estoque/ativo . Especialmente para frotas distribuídas, como veículos ou equipamentos de campo, pode ser difícil manter o controle sobre sua propriedade. Ao padronizar um número de identificação de ativos e um código de barras para cada unidade, você pode identificar rapidamente cada item e transferir ativos facilmente entre sites ou atualizar seu status em tempo real.
Conformidade . Muitos setores, como militar e de defesa, têm requisitos rigorosos para o rastreamento de ativos sensíveis e potencialmente perigosos. Outros, como a indústria farmacêutica, têm regras rígidas que se aplicam ao rastreamento de lotes e registros históricos. Um EAM certamente pode ser usado como um recurso importante durante as auditorias.

Quem precisa de EAM?

A maioria das empresas pode se beneficiar de uma plataforma de software EAM, mas certas funções dentro de uma organização acharão esses recursos particularmente úteis. Qualquer pessoa envolvida com orçamento, alocação e gerenciamento de recursos geralmente usa um EAM para fins de planejamento. Junto com este exemplo, aqui estão algumas funções adicionais que são frequentemente associadas ao gerenciamento de ativos:

Gestão Executiva . Tomar decisões informadas é muito mais fácil quando você tem dados precisos à sua frente. Os valores de custo e orçamento que um EAM calcula para cada ativo podem ser usados para definir metas e estabelecer prioridades de departamento.
Gerentes de recursos . Essas funções são especialmente críticas para empresas como aeroportos e concessionárias que possuem grandes frotas de ativos em operação constante. Um EAM fornece a esses gerentes dados em tempo real sobre o status dos equipamentos e os locais onde o trabalho está sendo realizado.
Gerentes de Projeto . Um gerente de projeto geralmente usa um EAM para revisar cronogramas relacionados a peças e equipamentos que podem ser necessários para o trabalho que estão supervisionando. Os recursos de planejamento também são úteis para atribuir recursos para o trabalho que será necessário para se preparar para novas construções e instalações.
Gerentes de TI . Um subconjunto específico de software EAM é conhecido como IT Asset Management (ITAM). Essas plataformas estão focadas nas necessidades das equipes de TI, mas, em muitos casos, um departamento de TI pode utilizar um EAM tradicional para monitorar seus contratos de software, hardware e outros ativos.
Gerentes de Instalações . O gerente de instalações desempenha um papel vital para manter um edifício funcionando sem problemas. Há trabalho de manutenção para coordenar e HVAC, móveis e outros equipamentos a serem monitorados. Os gerentes que supervisionam armazéns ou instalações de produção também podem usar um EAM para agendar e acompanhar o trabalho relacionado a várias dessas áreas diferentes.

Selecionando a plataforma EAM certa

Escolher uma plataforma EAM é certamente um esforço de equipe. Como esses sistemas de software conectam tantos departamentos diferentes, é crucial começar com um processo de planejamento abrangente. Não há dois programas de software EAM exatamente iguais, e pode haver grandes diferenças mesmo dentro da mesma família de produtos. Estas são algumas das etapas mais críticas que podem ajudá-lo a selecionar um programa EAM que atenda a todas as suas necessidades mais críticas:

Avaliação de necessidades . Como uma plataforma EAM pode ser usada para tantas atividades diferentes, geralmente faz sentido começar apenas com suas necessidades de maior prioridade. Um EAM também pode ser implementado junto com outras melhorias nas instalações, como marcação de ativos ou automação de armazém, portanto, também pode ser importante revisar esses requisitos.
Inventário de hardware e software . Fazer um balanço de seus sistemas existentes ajudará você a verificar quaisquer problemas de compatibilidade. Também é uma boa ideia entender qualquer sobreposição de recursos, pois você terá que escolher a melhor forma de usar cada ferramenta.
Planejamento de mobilidade . Como muitas plataformas EAM hoje são baseadas em nuvem, é uma excelente oportunidade para fornecer à sua equipe dados em tempo real de qualquer dispositivo. Certifique-se de que o software escolhido seja compatível com o hardware móvel para o qual você oferece suporte e que sua equipe terá acesso às informações necessárias.
Scaling and Integration . The best enterprise software packages are highly scalable, with plans that can be tailored to changing needs over time. Always plan for future growth and verify that your EAM program is highly customizable and can be integrated with your core software tools.
ROI Assessment . Perhaps the most important measurement of a successful EAM deployment is a robust return on investment (ROI). After completing the other steps of your planning process, always check your financial projections to see if your expected payback matches your expectations.

These are just a few of the many considerations that a team needs to make prior to implementing a new EAM platform. Making a formal move to true enterprise asset management is a major commitment and one that will often lead to substantial cost savings and operational efficiencies.

With careful planning, you can create a truly dependable asset management program. It is an exciting time with so many EAM options available in the market, and you’re likely to find one that suits your requirements. By familiarizing yourself with the important components of an EAM and the differences between similar software packages, you can make an informed decision and help manage the costs of your system deployment.