Dominando a Gestão de Ativos Empresariais: Como o EAM Funciona, Benefícios e Escolha da Melhor Solução

Muitas das empresas atuais estão bem posicionadas para fazer negócios internacionalmente e devem constantemente encontrar novas maneiras de melhorar a eficácia de suas operações. Independentemente do setor, ativos de todos os tipos devem ser geridos de forma a maximizar o retorno sobre o investimento. A adoção de novas plataformas digitais tem ajudado as empresas a realizar essa expectativa de extrair maior valor de seus equipamentos e outros ativos.

O mercado global de soluções de Gestão de Ativos Empresariais (EAM) deve crescer a uma taxa de 17% ao ano na próxima década. Parte do impulso para novo software é a transição para plataformas baseadas na nuvem e sistemas simplificados que se integram facilmente a outros programas. Esses novos sistemas EAM facilitam a visualização de dados importantes, organização de fluxos de trabalho e gestão de atividades de manutenção para uma ampla variedade de tipos de ativos. O benefício geral dessas ferramentas EAM é um retorno sobre o investimento (ROI) melhorado para a organização.

Ao longo deste guia, analisaremos detalhadamente o cenário de software EAM, como essas plataformas funcionam e como implementar uma solução que proporcionará o maior benefício para sua empresa.

Abordaremos:

• EAM vs. CMMS
• Como a Gestão de Ativos Empresariais Funciona
• Benefícios de um Sistema EAM
• Quem Precisa de EAM?
• Selecionando a Plataforma EAM Certa
• Leitura Adicional sobre Gestão de Ativos Empresariais

EAM vs. CMMS

Com centenas de soluções de software de gestão de ativos no mercado, pode ser difícil entender as diferenças entre os vários tipos de soluções. Os dois principais tipos de software neste espaço são EAMs e sistemas informatizados de gestão de manutenção (CMMS). Ambos têm um propósito semelhante em ajudar empresas a gerir seus ativos. A principal diferença entre eles está relacionada ao seu escopo.

Uma plataforma CMMS geralmente foca apenas na gestão de manutenção como funcionalidade central. Sistemas EAM, por outro lado, adotam uma abordagem mais abrangente e normalmente oferecem recursos adicionais como análise de custos, gestão de frotas e suporte para ativos digitais e físicos. Frequentemente haverá sobreposição de recursos ao comparar soluções de software EAM e CMMS, por isso é importante focar em suas necessidades centrais durante qualquer avaliação.

Como a Gestão de Ativos Empresariais Funciona

A principal razão para usar uma plataforma EAM é a capacidade de gerir todo o ciclo de vida de cada um de seus ativos. Poder rastrear tantos detalhes em um único local ajuda a manter sua equipe alinhada e evita confusão. Para entender como um EAM funciona, precisamos examinar os principais componentes que são recursos essenciais da maioria dos sistemas.

Gestão de Orçamento

Para determinar o custo total de cada ativo que você possui, é necessário rastrear vários custos associados à manutenção e operação de cada ativo. A maioria dos EAMs permite inserir valores de aquisição, manutenção, reparo, serviços e outros gastos. Em muitos casos, você também pode integrar seu EAM com outras ferramentas de software financeiro e gerir orçamentos para cada ativo individual, bem como para suas equipes de serviço e instalações em geral.

Gestão do Ciclo de Vida

Um EAM pode ajudar a guiar sua equipe através de cada uma das principais fases envolvidas no ciclo de vida de um ativo. Há muito mais a considerar do que simplesmente comprar e descomissionar seu equipamento. Alguns dos principais passos do ciclo de vida do ativo que podem ser rastreados em um EAM incluem:

• Planejamento
• Aquisição
• Instalação
• Operação
• Manutenção
• Transferências
• Descomissionamento
• Venda, armazenamento ou descarte

A capacidade de monitorar custos e ordens de serviço associadas a cada fase do processo pode ajudar você e sua equipe a tomar decisões mais informadas ao longo do caminho. Como os requisitos podem variar para cada negócio e setor, muitos dos campos de entrada e outros detalhes dentro do sistema podem ser personalizados.

Análise e Relatórios

A grande quantidade de dados armazenados dentro de uma plataforma de software EAM pode ser usada para analisar quase qualquer aspecto do seu negócio. Você pode adicionar seus próprios indicadores-chave de desempenho (KPIs) e rastrear métricas mais relevantes para sua operação específica. Também é possível gerar relatórios para revisão com a gestão e identificar áreas de melhoria.

Gestão de Contratos

Especialmente para grandes equipamentos industriais e outras ferramentas especializadas, pode haver diversos contratos que devem ser geridos. Estes podem incluir acordos de software, serviços e cadeia de suprimentos. Um EAM os mantém juntos para que você possa acessar suas informações essenciais a qualquer momento e compartilhar atualizações com clientes, funcionários e fornecedores.

Gestão de Manutenção

Um dos módulos que se sobrepõe fortemente a plataformas CMMS, a gestão de manutenção ajuda a rastrear ordens de serviço, custos e estoque associados à conservação de equipamentos e ativos. Algumas ferramentas de software permitem analisar e estimar cronogramas relacionados a manutenção preventiva, preditiva e corretiva. Sua equipe de manutenção também pode usar o sistema para rastrear estoque de peças de reposição enquanto organiza ferramentas e suprimentos.

Gestão de Ordens de Serviço

Ordens de serviço são usadas para organizar atividades entre pessoal e contratantes que interagem com seus ativos. Este é um processo que realmente se beneficia da automação fornecida por muitos sistemas EAM. Por exemplo, quando um problema é identificado, uma ordem de serviço pode ser automaticamente atribuída ao recurso certo sem atraso ou necessidade de usar um sistema diferente.

Gestão de Mão de Obra

Rastrear seus ativos é uma coisa, mas rastrear funcionários pode ser igualmente desafiador. Gerir horas de trabalho e prioridades é muito mais fácil com uma plataforma EAM devido aos cronogramas integrados e capacidade de fazer atribuições em tempo real.

Benefícios de um Sistema EAM

Uma implementação de software bem-sucedida deve reduzir etapas de trabalho e tornar sua operação mais eficiente. Como um EAM pode fornecer acesso fácil a informações com uma leitura ou alguns cliques, há pouco tempo de inatividade ou atraso. Quando integrado a hardware de leitura e uma série de etiquetas e tags de código de barras, a gestão de ativos pode ser automatizada para uma abordagem verdadeiramente simplificada. Estas são algumas das formas importantes que uma implementação EAM pode ajudar sua operação:

• Maior Eficiência. Como mencionado acima, agendamento de ordens de serviço, gestão de atividades de manutenção e alocação de recursos podem ser feitos a partir do seu painel EAM único. Isso não apenas economiza tempo para sua equipe, mas também pode reduzir significativamente o tempo entre tarefas e eliminar atrasos entre departamentos.
• Integração de Fluxo de Trabalho. Ao considerar um novo sistema, a maioria das empresas já terá várias ferramentas de hardware e software em uso. Semelhante a uma plataforma de planejamento de recursos empresariais (ERP), um EAM geralmente pode ser integrado a múltiplas outras ferramentas para supervisão abrangente em toda a organização. A função central da gestão de ativos empresariais é atuar como repositório central para todas as informações relacionadas aos seus ativos.
• Precisão Aprimorada. Manter contagens precisas de inventário e ativos requer verificações regulares dos níveis de estoque-chave. Como etiquetas de código de barras de ativos podem ser colocadas em cada item e inseridas em um banco de dados EAM, é possível escanear e verificar unidades rapidamente a qualquer momento.
• Controle de Inventário/Ativos. Especialmente para frotas distribuídas como veículos ou equipamentos de campo, manter o controle sobre sua propriedade pode ser difícil. Padronizando um número de identificação de ativo e código de barras para cada unidade, você pode identificar rapidamente cada item e transferir facilmente ativos entre locais ou atualizar seu status em tempo real.
• Conformidade. Muitos setores, como militar e defesa, têm requisitos rigorosos para rastreamento de ativos sensíveis e potencialmente perigosos. Outros, como a indústria farmacêutica, têm regras rigorosas que se aplicam a rastreamento de lotes e registros históricos. Um EAM certamente pode ser usado como recurso chave durante auditorias.

Quem Precisa de EAM?

A maioria das empresas poderia se beneficiar de uma plataforma de software EAM, mas certas funções dentro de uma organização encontrarão esses recursos particularmente úteis. Qualquer pessoa envolvida com orçamento, alocação e gestão de recursos frequentemente usará um EAM para fins de planejamento. Junto com este exemplo, aqui estão algumas funções adicionais frequentemente associadas à gestão de ativos:

• Gestão Executiva. Tomar decisões informadas é muito mais fácil quando você tem dados precisos à sua frente. Os números de custo e orçamento que um EAM calcula para cada ativo podem ser usados para definir metas e estabelecer prioridades departamentais.
• Gestores de Ativos. Estas funções são especialmente críticas para negócios como aeroportos e serviços públicos que têm grandes frotas de ativos em operação constante. Um EAM fornece a esses gestores dados em tempo real sobre o status do equipamento e os locais onde o trabalho está sendo realizado.
• Gestores de Projetos. Um gestor de projetos frequentemente usará um EAM para revisar cronogramas relacionados a peças e equipamentos que podem ser necessários para o trabalho que supervisiona. Os recursos de planejamento também são úteis para alocar recursos para trabalho necessário para preparar novas construções e instalações.
• Gestores de TI. Um subconjunto específico de software EAM é chamado de Gestão de Ativos de TI (ITAM). Estas plataformas focam nas necessidades de equipes de TI mas, em muitos casos, um departamento de TI pode utilizar um EAM tradicional para monitorar seus contratos de software, hardware e outros ativos.
• Gestores de Instalações. O gestor de instalações desempenha papel vital em manter um edifício funcionando sem problemas. Há trabalho de manutenção para coordenar e HVAC, móveis e outro hardware para monitorar. Gestores que supervisionam armazéns ou instalações de produção também podem usar um EAM para agendar e rastrear trabalho relacionado a várias dessas áreas.

Selecionando a Plataforma EAM Certa

Escolher uma plataforma EAM é certamente um esforço de equipe. Como esses sistemas de software conectam tantos departamentos diferentes, é crucial começar com um processo de planejamento abrangente. Nenhum programa de software EAM será exatamente igual a outro, e pode haver grandes diferenças mesmo dentro da mesma família de produtos. Estes são alguns dos passos mais críticos que podem ajudar você a selecionar um programa EAM que atenda a todas as suas necessidades mais críticas:

1. Avaliação de Necessidades. Como uma plataforma EAM pode ser usada para tantas atividades diferentes, muitas vezes faz sentido começar apenas com suas necessidades de maior prioridade. Um EAM também pode ser implementado junto com outras melhorias de instalações como etiquetagem de ativos ou automação de armazém, então pode ser importante revisar esses requisitos também.
2. Inventário de Hardware e Software. Fazer um levantamento de seus sistemas existentes ajudará a verificar quaisquer problemas de compatibilidade. Também é uma boa ideia entender qualquer sobreposição de capacidades, pois você terá que escolher como melhor usar cada ferramenta.
3. Planejamento de Mobilidade. Como tantas plataformas EAM hoje são baseadas na nuvem, é uma excelente oportunidade para fornecer à sua equipe dados em tempo real de qualquer dispositivo. Certifique-se de que o software escolhido seja compatível com o hardware móvel que você suporta e que sua equipe terá acesso às informações que necessita.
4. Escalabilidade e Integração. Os melhores pacotes de software empresarial são altamente escaláveis, com planos que podem ser adaptados a necessidades cambiantes ao longo do tempo. Sempre planeje o crescimento futuro e verifique se seu programa EAM é altamente personalizável e pode ser integrado às suas ferramentas de software principais.
5. Avaliação de ROI. Talvez a medida mais importante de uma implementação EAM bem-sucedida seja um retorno robusto sobre o investimento (ROI). Após completar os outros passos do seu processo de planejamento, sempre verifique suas projeções financeiras para ver se seu retorno esperado corresponde às suas expectativas.

Estes são apenas alguns dos muitos fatores que uma equipe precisa considerar antes de implementar uma nova plataforma EAM. Fazer uma mudança formal para a verdadeira gestão de ativos empresariais é um grande compromisso e que frequentemente leva a economias substanciais de custos e eficiências operacionais.

Com planejamento cuidadoso, você pode criar um programa de gestão de ativos verdadeiramente confiável. É um momento emocionante com tantas opções EAM disponíveis no mercado, e você provavelmente encontrará uma que atenda aos seus requisitos. Familiarizando-se com os componentes importantes de um EAM e as diferenças entre pacotes de software similares, você pode tomar uma decisão informada e ajudar a gerir os custos da implantação do seu sistema.

Leitura Adicional sobre Gestão de Ativos Empresariais

Para saber mais sobre gestão de ativos e sistemas EAM, visite os seguintes recursos:

• 50 Melhores Sistemas de Software de Gestão de Ativos Empresariais (EAM) (Camcode)
• EAM vs. CMMS: Não se deixe enganar (SwainSmith)
• Melhores Programas e Cursos de Treinamento em Gestão de Ativos (Camcode)
• Guia do Reino Unido para EAM (Sapphire Systems)
• Guia Rápido para EAM (AssetWORKS)
• 50 Melhores Ferramentas de Software de Gestão de Ativos (Camcode)
• Fazendo a Transição para Gestão de Ativos Empresariais (Archibus)
• Implementações de EAM e CMMS: Você está recebendo pelo que pagou? (Emerson)
• Melhores Conferências de Gestão de Ativos 2020 (Camcode)
• Entendendo o impacto e valor da gestão de ativos empresariais (IBM)