Quando reparar ou substituir ativos

Tradicionalmente, tem sido difícil saber exatamente quando parar de manter um ativo e substituí-lo completamente. Acertar na hora certa envolve muitos números diferentes e, portanto, você está sempre mirando em um alvo em movimento.

Quando reparar ou substituir ativos

O conceito é direto. Quando o custo de reparo de um ativo é maior que seu valor, você o substitui. Quando o custo dos reparos for menor que o valor, você conserta.

É basicamente o mesmo conceito usado pelas seguradoras de automóveis. Digamos que você está em um pequeno fender bender e há US $ 2.000 em danos. A primeira coisa que a seguradora faz é calcular o valor do carro antes do acidente. Por uma Ferrari de US $ 80.000, eles a consertam. Mas por um Yugo de US$ 800, eles dão baixa. Não vale a pena fazer reparos que custem mais do que o valor do carro. Isso porque era um carro de US $ 800 antes do acidente. Para recuperá-lo ao seu valor pré-acidente, US$ 800, que é o valor máximo que o carro terá, eles precisariam investir US$ 2.000 em reparos. Lembre-se, tanto com a Ferrari quanto com o Yugo, há US $ 2.000 em danos. Esse número é o mesmo. A empresa decide comparando o custo dos reparos com o valor do carro antes do acidente.

A ideia de determinar o valor do ativo voltará com mais detalhes, mas, por enquanto, vale ressaltar que as seguradoras não se importam com o que você pagou pelo seu carro. Eles estão focados em seu valor pouco antes do acidente, que custaria obter aproximadamente o mesmo carro com aproximadamente a mesma forma.

Por que reparar ou substituir é importante para o gerenciamento de ativos

Quando você substitui muito cedo, está jogando fora o valor. É como encher o tanque, dirigir um pouco e depois despejar o resto da gasolina na beira da estrada.

Quando você substitui tarde demais, há impactos reais em sua organização, incluindo o aumento de:

• Tempo de inatividade
• Risco de acidentes
• Custos de mão de obra
• Atrasos na produção

Além disso, mais ordens de serviço sob demanda significam mais pressão para reagendar e realocar recursos. É uma verdadeira dor no pescoço.

Para tomar a decisão certa, você precisa de três números:custo de reparo, custo de substituição e valor do ativo. Mas você não pode simplesmente encontrá-los. Você precisa calculá-los.

É aí que o seu software de gerenciamento de manutenção computadorizado é útil. Um CMMS é perfeito para coletar dados e mantê-los seguros e acessíveis. As plataformas modernas são baseadas em nuvem, o que significa que tudo é mantido em um só lugar, garantindo que seus dados estejam sempre atualizados. Você não está perdendo tempo trabalhando com uma tonelada de versões diferentes dos dados flutuando em pedaços de papel ou presos em anexos de e-mail de planilhas. Assim que algo muda, uma nova ordem de serviço é atribuída ou uma existente é fechada, o único conjunto mestre de dados é atualizado. E como todos estão trabalhando com os mesmos dados, todos estão no circuito. Os softwares modernos de ordem de serviço não apenas coletam e protegem seus dados, mas também os processam. Relatórios gerados automaticamente repletos de KPIs e gráficos fáceis de entender pintam o quadro geral da manutenção.

Como calcular o custo de reparo usando o software CMMS

Existem dois tipos, custos únicos e contínuos.

Os custos únicos podem incluir:

• Trabalho
• Materiais associados e peças de reposição
• Perda de produtividade
• Limpeza e redução ambiental
• Multas regulamentares

É possível que o custo de um reparo único seja tão alto que seja melhor substituir o ativo. Como em nosso exemplo com o Yugo, um reparo de $ 2.000 significa sair e encontrar um substituto. Talvez um bom clássico Lada.

Mas também há casos em que se prevê que os custos contínuos ao longo da vida útil restante de um ativo sejam tão altos que é melhor substituir do que reparar. Os custos contínuos podem incluir perda de qualidade e capacidade de produção, bem como custos de manutenção ao longo da vida útil restante do ativo.

Agora que você sabe de quais números precisa, é fácil fazer com que o CMMS os forneça a você. Observar ordens de serviço históricas semelhantes deve dar uma ideia de quanto custará um reparo único. Para custos contínuos, você pode obter o CMMS para gerar relatórios automaticamente para você.

Se você acha que seu custo de reparo é alto para todos os ativos, provavelmente é hora de analisar a manutenção preventiva. Se você não tem um programa em vigor, agora é a hora de obter um. Se você tem um, mas não está entregando os resultados que você esperava, agora é a hora de ajustá-lo. Em ambos os casos, o software CMMS vai ajudar. Confira nossa série de e-books para saber mais sobre manutenção preventiva.

Como calcular o custo de substituição usando o software CMMS

Não é apenas o custo do novo ativo. A substituição começa com a remoção. Antes de poder instalar seu novo ativo, você precisa descartar o antigo. Existem, então, os custos associados à escolha da substituição, e geralmente incluem pesquisa on-line e trabalho com departamentos de vendas. Novos ativos também significam investir em novos estoques de materiais associados e peças de reposição. Os técnicos precisam ser treinados nos fluxos de trabalho de manutenção adequados e nas melhores práticas. Quando o novo ativo está sendo instalado, há o custo da perda de produtividade.

Para calcular o custo de substituição, some esses números. Nem todos eles estão em seu CMMS, mas muitos deles estão. Por exemplo, as taxas horárias da tecnologia estão lá porque você já está usando isso para rastrear os custos de mão de obra. Por que esse número é útil para calcular o custo de substituição? Se você quer saber quanto vai custar o treinamento, precisa saber quanto está pagando por cada técnico por hora de treinamento. Observar as ordens de serviço históricas também pode lhe dar uma noção do custo da perda de produtividade.

Como calcular o valor atual de um ativo

A maneira mais fácil é usar o método da linha reta, que informa quanto valor seu ativo perde a cada ano. É chamado de método linear porque seu ativo perde a mesma quantia a cada ano.



O método linear para calcular o valor atual do seu ativo

Começar com:

• O que você pagou por ele quando o comprou pela primeira vez
• O que você pode obter ao vendê-lo como sucata, o valor residual
• Quantos anos se prevê que seja útil

Em seguida, use esta fórmula para encontrar a depreciação anual.

(PREÇO ORIGINAL - VALOR DE RECUPERAÇÃO) / ANOS DE VIDA ÚTIL PREVISTA

Aqui está um exemplo rápido. Se um ativo custa $ 10.000, mais tarde você pode vendê-lo como sucata por $ 1.000, e deve durar dez anos, perde $ 900 por ano. Quando tem 4 anos, perdeu $ 3.600 (que é $ 900 X 4 anos). Então, em quatro anos, vale US$ 6.400 (que é US$ 10.000 – US$ 3.600).

Saber quando reparar e quando substituir economiza dinheiro, obtendo o máximo valor dos ativos ao longo de sua vida útil. Um bom CMMS facilita isso ajudando você a coletar, proteger e trabalhar com os dados necessários para tomar a decisão certa.