Decidindo Quando Reparar ou Substituir Ativos para ROI Ótimo

Tradicionalmente, tem sido difícil saber precisamente quando parar de manter um ativo e substituí-lo completamente. Acertar o momento envolve muitos números diferentes, então você sempre mira num alvo móvel.

Quando reparar ou substituir ativos

O conceito é direto. Quando o custo de reparar um ativo é maior que seu valor, você substitui. Quando o custo dos reparos é menor que o valor, você repara.

Basicamente o mesmo conceito usado por seguradoras de carro. Digamos que você bate de leve, e há $2000 de dano. A primeira coisa que a seguradora faz é calcular o valor do carro antes do acidente. Para um Ferrari de $80.000, eles consertam. Mas para um Yugo de $800, dão perda total. Não vale fazer reparos que custam mais que o valor do carro. Porque era um carro de $800 antes do acidente. Para voltar ao valor pré-acidente, $800, que é o valor máximo que aquele carro terá, precisariam investir $2000 em reparos. Lembre-se: com tanto o Ferrari quanto o Yugo, há $2000 de dano. Esse número é o mesmo. A empresa decide comparando custo de reparos ao valor do carro antes do acidente.

A ideia de determinar valor do ativo voltará com mais detalhes, mas por enquanto vale notar que seguradoras não ligam para quanto você pagou pelo carro. Elas focam no valor logo antes do acidente, que é o que custaria conseguir carro parecido em condição parecida.

Por que reparar ou substituir é importante para gestão de ativos

Quando você substitui cedo demais, joga fora valor. É como encher o tanque, dirigir um pouco, e jogar o resto da gasolina na beira da estrada.

Quando substitui tarde demais, há impactos reais na sua organização, incluindo aumento de:

• Tempo de inatividade
• Risco de acidentes
• Custos de mão de obra
• Atrasos de produção

Além disso, mais ordens de serviço sob demanda significa mais pressão para reagendar e realocar recursos. É um verdadeiro incômodo.

Para tomar a decisão certa, você precisa de três números: custo para reparar, custo para substituir, e valor do ativo. Mas você não acha eles. Precisa calculá-los.

É aí que seu software de gestão de manutenção computadorizada entra. Um CMMS é perfeito para coletar dados e mantê-los seguros e acessíveis. Plataformas modernas são baseadas na nuvem, o que significa que tudo fica num lugar, garantindo que seus dados estão sempre atualizados. Você não perde tempo trabalhando com monte de versões diferentes dos dados flutuando em pedaços de papel ou presas em anexos de planilhas por e-mail. Assim que algo muda, nova ordem de serviço é atribuída ou existente fechada, o conjunto mestre de dados é atualizado. E como todos trabalham com os mesmos dados, todos estão no loop. Softwares modernos de ordens de serviço não só coletam e protegem seus dados, eles também processam. Relatórios auto-gerados cheios de KPIs e gráficos fáceis de entender pintam o quadro geral da manutenção.

Como calcular custo de reparo usando software CMMS

Há dois tipos: custos únicos e contínuos.

Custos únicos podem incluir:

• Mão de obra
• Materiais e peças de reposição associados
• Produtividade perdida
• Limpeza ambiental e mitigação
• Multas regulatórias

É possível que custo de reparo único seja tão alto que é melhor substituir o ativo. Como no exemplo do Yugo, um reparo de $2000 significa ir atrás de substituição. Talvez um Lada clássico legal.

Mas há casos onde custos contínuos sobre a vida útil restante do ativo são previstos tão altos que é melhor substituir que reparar. Custos contínuos podem incluir perda de qualidade e capacidade de produção, além de custos de manutenção sobre a vida útil restante do ativo.

Agora que você sabe quais números precisa, é fácil fazer o CMMS dar eles para você. Olhar ordens de serviço históricas similares deve dar ideia de quanto reparo único vai custar. Para custos contínuos, pode fazer o CMMS gerar relatórios auto.

Se você acha que seu custo de reparo é alto para todo ativo, provavelmente é hora de olhar manutenção preventiva. Se não tem programa, agora é hora de criar. Se tem mas não entrega resultados esperados, agora é hora de ajustar. Em qualquer caso, software CMMS vai ajudar. Confira nossa série de ebooks para aprender mais sobre manutenção preventiva.

Como calcular custo de substituição usando software CMMS

Não é só custo do ativo novo. Substituição começa com remoção. Antes de instalar novo ativo, precisa descartar o antigo. Há custos associados à escolha da substituição, geralmente incluindo pesquisa online e trabalho com departamentos de vendas. Ativos novos também significam investir em novo inventário de materiais e peças associados. Técnicos precisam ser treinados nos fluxos de trabalho e melhores práticas de manutenção corretos. Quando novo ativo está sendo instalado, há custo de produtividade perdida.

Para calcular custo de substituição, some esses números. Nem todos estão no seu CMMS, mas muitos estão. Por exemplo, taxas horárias dos técnicos estão lá porque você já usa para rastrear custos de mão de obra. Por que esse número é útil para calcular custo de substituição? Se quer saber quanto o treinamento vai custar, precisa saber quanto paga por hora de treinamento por técnico. Olhar ordens de serviço históricas também dá noção do custo de produtividade perdida.

Como calcular valor atual de um ativo

A forma mais fácil é usar método da linha reta, que diz quanto valor seu ativo perde por ano. Chama-se método da linha reta porque seu ativo perde a mesma quantia cada ano.

Método da linha reta para calcular o valor atual do seu ativo

Comece com:

• O que você pagou quando comprou pela primeira vez
• O que consegue vendendo como sucata, o valor residual
• Quantos anos prevê que será útil

Depois use esta fórmula para achar a depreciação anual.

(PREÇO ORIGINAL – VALOR RESIDUAL) / ANOS DE VIDA ÚTIL PREVISTA

Exemplo rápido. Se ativo custou $10.000, depois vende como sucata por $1.000, e deve durar dez anos, perde $900 por ano. Aos 4 anos, perdeu $3.600 (que é $900 x 4 anos). Então, aos 4 anos, vale $6.400 (que é $10.000 – $3.600).

Saber quando reparar e quando substituir economiza dinheiro tirando o máximo valor dos ativos sobre sua vida útil. Um bom CMMS facilita ajudando você a coletar, proteger e trabalhar com os dados que precisa para tomar a decisão certa.