Maximize a Eficiência da Instalação: Como o Software CMMS Protege Valor e Reduz Custos

Com a atual incerteza econômica impulsionada pela COVID-19, eficiência em manutenção de instalações tornou-se crucial. Agora mais que nunca, gestores de instalações e manutenção precisam fazer mais com menos. Software CMMS pode ajudar. É uma ferramenta poderosa para proteger valor e cortar custos.

Se software CMMS estivesse se candidatando a vaga no seu departamento, seu currículo diria: "Ótimo comunicador com mente de aço e verdadeira cabeça para números."

Introdução rápida ao software CMMS

Plataformas CMMS modernas usam computação em nuvem, o que significa que todos seus dados vivem num banco de dados seguro que todos na equipe acessam de qualquer lugar, a qualquer hora. Sem mais perseguir ordens de serviço rabiscadas em pedaços de papel. Sem mais caçar anexos de planilhas desatualizados em e-mails velhos. Tudo num só lugar, seguro, protegido e acessível. E como tudo é feito em tempo real, seu departamento reage a demandas cambiantes sem atrito. Todos no loop, trabalhando com mesmos dados atualizados.

Software CMMS é muito bom em capturar dados e mantê-los seguros. Também é muito bom em processar esses dados e gerar relatórios cheios de gráficos e KPIs para tomada de decisão baseada em dados. Com poucos cliques rápidos, você vê o quadro geral da manutenção. E saber para onde seu orçamento vai é o primeiro passo para reduzir desperdício.

Algo que sempre foi verdade mas recentemente ficou mais importante: seu provedor CMMS faz todo o trabalho pesado de TI para você. Eles mantêm servidores, protegem e fazem backup dos dados, atualizam e atualizam o software. Isso significa zero trabalho extra para a equipe de TI da sua empresa, que provavelmente já está ocupada tentando apoiar outros departamentos que fizeram mudança não planejada para trabalho remoto.

Agora que sabemos o que é e um pouco como funciona, vamos ver como software CMMS protege valor e corta custos.

Proteja "conhecimento tribal" com software CMMS

Para muitos departamentos, sua posse mais valiosa é o conhecimento duramente conquistado dos ativos que mantêm. Ninguém conhece uma máquina ou equipamento melhor que os técnicos que a mantêm rodando. Quando alguém diagnostica problema só ouvindo um ativo ou colocando a mão nele para sentir vibrações, é impressionante. E muito perigoso.

Isso porque assim que você perde os técnicos, também perde todo aquele know-how. Não é problema novo, e há até uma lenda urbana ótima sobre isso. Na história, técnico de manutenção se aposenta após muitos anos. No primeiro mês, é chamado de volta pelo chefe desesperado. Uma máquina parou e nenhum dos técnicos novos sabe como fazer rodar de novo. O técnico aposentado vem, anda em volta da máquina algumas vezes, e marca um ponto com giz. É a peça que precisa ser trocada, explica. Então apresenta a fatura ao velho chefe. A marca de giz? Um centavo. Saber onde colocar a marca de giz? Dez mil dólares.

Software CMMS protege toda experiência e know-how dos seus técnicos facilitando incluir muita informação em ordens de serviço. Lembre-se: ordens de serviço não são rabiscadas em papel ou presas em planilhas. Estão dentro do CMMS, facilitando adicionar tudo que técnicos precisam para fazer o trabalho direito e fechar eficientemente, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Checklists personalizáveis
• Esquemáticos, manuais e imagens digitais
• Peças e materiais associados

Bom software CMMS até tem plantas de site e mapas de piso interativos.

A história do técnico aposentado e a fatura de dez mil dólares é só isso, uma história. Mas departamentos realmente perdem muito valor quando técnicos se aposentam ou vão para outras empresas.

Gerencie inventário com software CMMS

Gestão ruim de inventário leva a desperdício. Quando ativo está offline, a empresa paga operadores para ficarem parados sem fazer nada. Paga técnicos para trabalharem no ativo, e se demora, pode pagar horas extras. Tem também custo de produção perdida. Se inatividade se estende, empresa pode ser forçada a rodar turnos extras. Se não tem peças e materiais certos em mãos, tudo demora mais, e todo custo dispara. Em cima disso, ainda gasta dinheiro extra em entregas urgentes para conseguir peças e materiais.

Mas manter máximo possível em inventário não é a resposta. Inventário tem custos de carregamento. Precisa de onde guardar, e se é sensível a temperatura ou luz, precisa criar e manter ambiente certo. Se não usa a tempo, vai expirar, degradar ou ficar obsoleto. Por exemplo, correias de ventilador ressecam e racham. Peças de reposição para empilhadeira velha viram lixo no instante que a empresa vende a empilhadeira como sucata. Quando você tem inventário demais, depois de pagar por ele, pagar para guardar, acaba jogando fora.

Com inventário, demais é tão ruim quanto de menos. Software CMMS ajuda você a definir níveis certos para cada material e peça de reposição analisando ordens de serviço históricas, cronogramas de manutenção preventiva e prazos de entrega de fornecedores. Você acha um ponto ideal onde tem a menor quantidade em mãos sem nunca ficar sem antes da próxima remessa chegar a tempo.

Gestão de inventário sempre foi importante, mas com tensões novas e crescentes nas cadeias de suprimento, você realmente precisa garantir que tem os controles de inventário certos no lugar. Alguns meses atrás, você ficava sem peça e não se preocupava muito porque sabia que podia mandar vir expresso da noite para o dia. Mas agora isso pode não ser opção. Com empresas de envio focando só em produtos essenciais, está ficando cada vez mais difícil conseguir peças e materiais.

Agende manutenção preventiva com software CMMS

É simples. Tempo de inatividade custa muito dinheiro. Manutenção preventiva pega pequenos problemas antes que tenham chance de virar grandes. Isso reduz inatividade, e isso corta custos.

Onde o software CMMS entra? Facilita muito configurar e seguir cronograma de manutenção preventiva. Lembre-se: seu CMMS vai estar cheio de dados sobre suas operações. Quando o banco de dados é configurado pela primeira vez, vem cheio de dados sobre seus ativos. Depois, toda vez que alguém gera ou fecha ordem de serviço, o software de ordens de serviço captura aqueles dados também. Todo pedaço importante de dado é adicionado.

E tudo pode ser usado. Com aqueles dados, você vê facilmente não só quais ativos precisam de mais atenção mas também que tipo. Por exemplo, a esteira transportadora parou três vezes nos últimos dois meses. Toda vez foi porque uma das correias desalinhou. Você programa ordem de serviço preventiva a cada poucas semanas para inspecionar visualmente e ajustar a correia. Uma vez cronograma definido, software CMMS facilita seguir. Toda MP está lá no calendário. Pode até configurar software para enviar lembretes por e-mail.

Independente de como COVID-19 afeta sua organização, manutenção preventiva pode ser parte importante da resposta. Se lidando com produção reduzida, agora tem tempo para investir em configurar CMMS, colocando você em posição melhor quando coisas inevitavelmente acelerarem. Ou, sua organização pode ter sido empurrada para marcha alta para atender nova demanda inesperada. Reduzir inatividade através de manutenção preventiva deve ser um de seus focos principais.

Comece com software CMMS

Para entender software CMMS, você precisa fazer mais que ler sobre. Para realmente sentir como funciona e como pode funcionar para seu departamento, precisa ver em ação.