Um guia simples para benchmark de manutenção

O benchmarking é um processo passo a passo que o move de onde você está para onde deseja estar. Ao longo do caminho, você coleta informações importantes sobre suas operações e as dos líderes do setor.

O que é benchmarking no gerenciamento de manutenção?

Vejamos mais de perto o que é benchmarking e como você pode usá-lo para melhorar o gerenciamento de instalações e manutenção.

O que comparar?

Visão geral de alto nível do que você deve fazer benchmarking no gerenciamento de manutenção:

• Recursos
• Instalações
• Equipamento

Você pode comparar qualquer produto, serviço ou processo. Para gerentes de manutenção e instalações, é mais provável que você analise os processos, como você conserta e mantém ativos. A chave é ser capaz de coletar dados quantitativos. Se você não puder medi-lo com precisão e confiabilidade, não poderá compará-lo.

Também é possível fazer benchmark de coisas que você pode considerar um pouco abstratos demais. Por exemplo, você pode estar interessado em como o departamento de manutenção é visto por outros departamentos. Mas como você pode medir o sentimento? Como você pode pesar sentimentos e opiniões? Tudo que você precisa é de uma pesquisa bem pensada.

Maneiras de comparar a manutenção?

Os quatro tipos básicos, em nenhuma ordem particular:

Benchmarking interno

Assim como o nome sugere, você compara duas métricas dentro de sua organização. Por exemplo, você pode comparar o número de ordens de serviço encerradas pelos turnos da manhã e da tarde.

Esse tipo de benchmarking é ótimo porque geralmente é barato e fácil. Você está trabalhando com dados em um só lugar, que esperamos ser o seu software de gerenciamento de manutenção computadorizado. (Mais sobre isso depois.) Mas o problema é que é menos provável que você veja grandes melhorias. Digamos que o turno da manhã encerre duas ordens de serviço por dia, enquanto o turno da tarde tem uma média de três. Você pode comparar como eles funcionam e, eventualmente, obter o turno da manhã até três ordens de serviço fechadas por dia. Mas objetivamente, seus números ainda são muito baixos. Como o seu “melhor” começou tão baixo, você pode alcançar seu objetivo sem realmente melhorar muito.

Benchmarking competitivo

Aqui você está fazendo uma comparação direta entre você e um concorrente em seu setor. A companhia aérea A pode comparar todos os seus KPIs para manutenção e conformidade do motor com os KPIs da companhia aérea B.

Quando seu objetivo é atingir o nível das melhores práticas do setor, esse é o caminho a seguir. Mas há uma série de desafios. Se você quer saber como um concorrente direto faz algo, você sempre pode tentar perguntar diretamente a ele, esperando que ele lhe dê respostas honestas. Ou você pode tentar obter as informações de outras maneiras, o que pode criar problemas legais.

Benchmarking funcional

Você está trabalhando com funções semelhantes ou idênticas, mas elas estão fora do seu setor imediato. Por exemplo, um hotel pode analisar seus KPIs relacionados a check-ins e compará-los com os de uma agência de aluguel de carros. Mesma função, indústria diferente. Ou você pode ver como a Amazon seleciona produtos em seus depósitos e comparar isso com a forma como os técnicos de manutenção em seu departamento encontram peças de reposição.

Pode ser difícil encontrar as funções certas para comparar, e as diferenças nas culturas corporativas podem dificultar o trabalho com outras empresas. Depois de superar esses desafios, há muitas oportunidades para melhorar sua organização.

Benchmarking genérico

Com este, você está comparando KPIs para funções que não são iguais, mas estão relacionadas porque são o mesmo conceito básico. Assim, uma empresa de táxi pode analisar os processos de uma ambulância. Táxis e ambulâncias são muito diferentes, e as pessoas os usam por razões muito diferentes, mas ambos os serviços são, em sua base, para mover pessoas do ponto A para o ponto B.

Uma das vantagens do benchmarking genérico é que é mais fácil abordar outras empresas. Você está tão longe da indústria deles que eles não vão se sentir ameaçados. Mas essa distância também significa que é mais difícil encontrar o ajuste certo. Além disso, como você está olhando para empresas muito fora do seu setor, é mais desafiador saber quem é o melhor da classe.

Como comparar a manutenção?

Vamos seguir as etapas do benchmarking competitivo. Basicamente, você se faz perguntas diferentes em cada etapa.

Planejar

Qual é o processo?

Quais são os KPIs?

Pesquisar e observar

Qual empresa é considerada a melhor?

O que podemos aprender se compararmos essa empresa?

Analisar

Quais características tornam seu processo superior?

Que atividades precisamos mudar para alcançar a paridade?

Adaptar

Como o conhecimento adquirido nos permite melhorar nosso processo?

Melhorar

Como podemos implementar mudanças no processo?

Etapas adicionais envolvem análise de lacunas, onde você começa a observar a distância entre seus processos atuais e o que os líderes do setor estão fazendo. Depois de ver onde você quer chegar, você pode começar a traçar seu curso.

Quando deixar de fazer a manutenção do benchmark?

Nunca. O objetivo não é se tornar o melhor e depois parar. Você não está escalando o Monte Everest. Não há pico. Em vez disso, você está trabalhando para a melhoria contínua. Depois de bloquear um processo, passe para o próximo. Toda vez que você obtém um novo ativo, há novas oportunidades para avaliar novos processos.

Como relatar o comparativo de mercado de manutenção?

Lembre-se, se você não pode medi-lo, você não pode compará-lo. Você precisa de dados confiáveis. E a melhor maneira de obter dados confiáveis ​​sobre suas operações de manutenção é com o software de manutenção. Um CMMS moderno baseado em nuvem é ótimo para coletar dados e mantê-los seguros, protegidos e sempre atualizados. Ele também garante que todos os dados de manutenção e ordem de serviço sejam acessíveis a partir de qualquer aplicativo CMMS para desktop ou móvel. Depois de obter os dados, o software pode começar a trabalhar neles, calculando uma série de KPIs para você. É possível fazer benchmark sem um CMMS? Claro. Mas isso é o mesmo que perguntar:“É possível caminhar de Nova York a Las Vegas?” A resposta é sim, é possível. Mas por que não voar? É muito mais rápido e fácil.