Benchmarking de Manutenção Essencial: Guia Passo a Passo

Benchmarking é um processo passo a passo que move você de onde está para onde quer estar. No caminho, você coleta insights-chave tanto das suas operações quanto das líderes da indústria.

O que é benchmarking em gestão de manutenção?

Vamos ver mais de perto o que é benchmarking e como você pode usá-lo para melhorar gestão de instalações e manutenção.

O que fazer benchmarking?

Visão geral de alto nível do que você deve benchmarking em gestão de manutenção:

• Ativos
• Instalações
• Equipamentos

Você pode fazer benchmarking de qualquer produto, serviço ou processo. Para gestores de manutenção e instalações, provavelmente vai olhar processos, como você conserta e mantém ativos. A chave é conseguir coletar dados quantitativos. Se você não pode medir de forma precisa e confiável, não pode fazer benchmarking.

Também é possível fazer benchmarking de coisas que à primeira vista parecem muito abstratas. Por exemplo, você pode se interessar em como o departamento de manutenção é visto por outros departamentos. Mas como medir sentimento? Como pesar sentimentos e opiniões? Tudo que precisa é uma pesquisa bem pensada.

Formas de fazer benchmarking de manutenção?

Os quatro tipos básicos, sem ordem particular:

Benchmarking Interno

Como o nome sugere, você compara duas métricas dentro da sua organização. Por exemplo, pode comparar número de ordens de serviço fechadas pelos turnos da manhã e tarde.

Este tipo de benchmarking é ótimo porque é geralmente barato e fácil. Você trabalha com dados tudo num só lugar, que esperançosamente é seu software de gestão de manutenção computadorizada. (Mais sobre isso depois.) Mas o problema é que você tem menos chance de ver grandes melhorias. Digamos que turno da manhã feche duas ordens de serviço por dia enquanto turno da tarde média três. Você pode comparar como trabalham e eventualmente levar turno da manhã a três ordens fechadas por dia. Mas objetivamente, seus números ainda são muito baixos. Como seu "melhor" começou tão baixo, você atinge sua meta sem realmente melhorar muito.

Benchmarking Competitivo

Aqui você faz comparação direta entre você e um concorrente na sua indústria. Companhia Aérea A pode comparar todos KPIs de manutenção e conformidade de motores aos KPIs da Companhia Aérea B.

Quando seu objetivo é atingir nível de melhores práticas da indústria, este é o caminho. Mas há vários desafios. Se quer saber como concorrente direto faz algo, pode sempre tentar perguntar direto, esperando respostas honestas. Ou tentar conseguir informação de outras formas, que podem criar questões legais.

Benchmarking Funcional

Você trabalha com funções similares ou idênticas, mas fora sua indústria imediata. Por exemplo, um hotel pode olhar seus KPIs de check-in e comparar com os de uma locadora de carros. Mesma função, indústria diferente. Ou você pode ver como a Amazon pega produtos em seus armazéns e comparar com como técnicos do seu departamento encontram peças de reposição.

Pode ser difícil achar as funções certas para comparar, e diferenças de cultura corporativa podem dificultar trabalhar com outras empresas. Superando esses desafios, há muitas oportunidades de melhorar sua organização.

Benchmarking Genérico

Com este, você compara KPIs de funções que não são iguais mas são relacionadas porque são o mesmo conceito básico. Então, uma empresa de táxi pode olhar processos de uma ambulância. Táxis e ambulâncias são bem diferentes, e pessoas usam por motivos muito diferentes, mas ambos serviços, na base, são sobre mover pessoas do ponto A ao ponto B.

Uma vantagem do benchmarking genérico é que é mais fácil abordar outras empresas. Você está tão fora da indústria delas que não vão se sentir ameaçadas. Mas essa distância também significa que é mais difícil achar o encaixe certo. Além, como você olha empresas longe da sua indústria, é mais desafiador saber quem é best-in-class.

Como fazer benchmarking de manutenção?

Vamos passar pelos passos do benchmarking competitivo. Basicamente, você se faz perguntas diferentes em cada passo.

Planejar

Qual é o processo?

Quais são os KPIs?

Buscar e observar

Qual empresa é considerada a melhor?

O que podemos aprender se fizermos benchmarking desta empresa?

Analisar

Quais características tornam seu processo superior?

Quais atividades precisamos mudar para atingir paridade?

Adaptar

Como o conhecimento adquirido nos permite melhorar nosso processo?

Melhorar

Como podemos implementar mudanças no processo?

Passos adicionais envolvem análise de lacunas, onde você começa a olhar a distância entre seus processos atuais e o que líderes da indústria estão fazendo. Uma vez que vê onde quer chegar, pode começar a traçar seu curso.

Quando parar de fazer benchmarking de manutenção?

Nunca. O objetivo não é virar o melhor e parar. Você não está escalando o Everest. Não há pico. Em vez disso, você trabalha para melhoria contínua. Uma vez que travou um processo, passa para o próximo. Toda vez que ganha novo ativo, há novas oportunidades de fazer benchmarking de novos processos.

Como relatar benchmarking de manutenção?

Lembre-se: se você não pode medir, não pode fazer benchmarking. Você precisa de dados confiáveis. E a melhor forma de obter dados confiáveis nas suas operações de manutenção é com software de manutenção. Um CMMS moderno baseado na nuvem é ótimo em coletar dados e mantê-los seguros, protegidos e sempre atualizados. Também garante que todos dados de manutenção e ordens de serviço são acessíveis de qualquer desktop ou app mobile CMMS. Uma vez que tem os dados, o software começa a trabalhar neles, calculando uma série de KPIs para você. É possível fazer benchmarking sem CMMS? Claro. Mas é o mesmo que perguntar: "É possível andar de Nova York a Las Vegas?" A resposta é sim, é possível. Mas por que não voar? É muito mais rápido e fácil.