Quais são os principais recursos e benefícios das soluções CMMS

Os benefícios de um CMMS são que você faz mais, mais rápido, com menos esforço e menos estresse. Sua vida fica mais fácil porque seu dia de trabalho é mais previsível.

Mas para realmente entender os benefícios, vale a pena ver o que é um CMMS, como funciona, por que é melhor do que papel e planilhas, o que ele tem em termos de recursos e como esses recursos se unem para fornecer fluxos de trabalho eficientes. Por que você precisa saber como funciona para entender melhor os benefícios? É a mesma coisa com o seu carro. Quanto mais você souber sobre o funcionamento do motor, melhor poderá dirigir.

O que é um CMMS, afinal?

Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) é um software que você usa para centralizar, padronizar e otimizar suas operações de manutenção. Você obtém todos os seus dados em um único local, tornando-o seguro, protegido e acessível.

Muitas vezes, é mais fácil entender como tudo se encaixa pensando em um CMMS como tendo duas partes separadas, mas interconectadas.

O banco de dados CMMS

No centro está o banco de dados, onde você mantém todos os seus dados organizados e atualizados. As soluções modernas lidam com o banco de dados de maneira um pouco diferente, e parte da compreensão do software CMMS é observar como muitos fornecedores preferem uma parceria contínua em vez de uma venda única.

Os sistemas mais antigos eram locais, o que significa que você tinha os servidores no local. Mas muitos sistemas mais novos têm o banco de dados na nuvem, o que significa que seu provedor cuida de todos os servidores para você, garantindo que tudo esteja atualizado e funcionando. Em vez de comprar o software diretamente, você obtém uma assinatura, oferecendo acesso ilimitado.

Este modelo de negócios de software como serviço (SaaS) é o mesmo que você tem com a Netflix. Você não está comprando todos esses filmes e programas de TV. Em vez disso, você tem uma assinatura que lhe dá acesso a eles para que você possa comer o quanto precisar.

Uma diferença importante, no entanto, é que todos os seus dados de manutenção são seus e, se você decidir encerrar a assinatura com seu provedor de CMMS, levará seus dados com você. Aqui, a analogia muda para uma babá. Seu provedor de CMMS está lá para cuidar de seus dados e garantir que estejam seguros, mas assim que você pedir de volta, você os receberá de volta.

A interface do CMMS

A outra parte do CMMS é a interface, que é a parte com a qual você interage diretamente para adicionar, atualizar e compartilhar dados. Você também pode pensar na interface como todos os diferentes recursos do CMMS, incluindo:

• Gerenciamento de ordens de serviço
• Manutenção preventiva
• Controle de estoque
• Relatórios de manutenção

A interface é a parte do software que você vê, enquanto o banco de dados está mais nos bastidores.

Quais são as vantagens de um CMMS sobre papel e planilhas?

Um CMMS moderno é melhor que papel e é melhor que planilhas, mas por razões opostas.

As ordens de serviço em papel dificultam a geração e o compartilhamento de dados

Quando você está tentando rastrear e agendar toda a sua manutenção com papel, você se depara com dois problemas. Primeiro, é difícil gerar dados porque você precisa escrever tudo à mão, deixando você com ordens de serviço rabiscadas cheias de erros pequenos, mas muitas vezes críticos. Às vezes é a data errada. Outras vezes você anota o ativo errado. De qualquer forma, esses pequenos erros podem acabar custando a você e ao resto do departamento de manutenção muito tempo e problemas.

E isso às vezes é o menor dos seus problemas terríveis. Muitas vezes, o trabalho simplesmente cai nas rachaduras porque é muito fácil perder todos esses pedaços de papel. Então você está perdendo as pequenas tarefas que deveria ter feito antes, preparando-se para problemas maiores no futuro.

Mesmo quando o sistema funciona perfeitamente, quando todos têm caligrafia perfeita e ninguém perde nada, você luta com um sistema que é simplesmente lento. Toda vez que você atribui uma nova ordem de serviço, você precisa perseguir o técnico designado ou esperar que ele passe pelo escritório para pegar a papelada. Isso te atrasa. E ter que correr de volta ao escritório para novas tarefas diminui a velocidade dos técnicos.

As ordens de serviço de planilha facilitam demais a geração e o compartilhamento de dados

Com planilhas, você tem o problema oposto. Como agora você pode copiar e colar de um arquivo para outro, fazer cópias é rápido e fácil.

Mas essas cópias não permanecem cópias por muito tempo. Quando você envia uma cópia como anexo de e-mail pela primeira vez, é igual ao original. Mas assim que apenas um técnico faz alguma alteração em sua cópia, agora existem várias versões desse arquivo por aí. Imediatamente, todas as outras versões desse arquivo ficam instantaneamente desatualizadas, e qualquer pessoa que use um está trabalhando com dados obsoletos.

A vantagem de um CMMS sobre papel e planilhas é que você nunca mais precisa se preocupar em trabalhar com dados obsoletos. Lembre-se, tudo está em um banco de dados e todos estão olhando para os mesmos dados. Se você fizer uma alteração, atualizar uma ordem de serviço ou alterar a data de uma inspeção, toda a equipe poderá ver os mesmos dados atualizados.

Uma fonte ou verdade significa zero confusão.

Quais são os benefícios de um CMMS?

Tudo se resume a seu dia de trabalho se tornar mais previsível e menos estressante. Você obtém mais controle, menos surpresas. É isso em traços largos. Mas também há uma longa lista de benefícios específicos que acompanham uma solução moderna de software de gerenciamento de manutenção.

Configurar, programar e acompanhar a manutenção preventiva

Um bom CMMS ajuda você a planejar inspeções e tarefas de manutenção preventiva, para que você detecte pequenos problemas antes que eles tenham a chance de se transformar em grandes problemas que prejudicam o orçamento. É como quando você sempre se lembra de verificar e trocar o óleo do seu carro. Um pouco de manutenção preventiva evita que você tenha um motor apreendido caro.

Fique por dentro da manutenção reativa

E para aqueles momentos em que as coisas dão errado de qualquer maneira, o software CMMS ajuda você a reagir mais rapidamente. Em vez de esperar que o problema se torne tão grande que todos saibam sobre ele, o portal de solicitação aberta integrado facilita para qualquer pessoa no local entrar em contato e entrar em contato com você assim que perceber um problema em andamento.

Tudo o que eles precisam fazer é abrir a página de solicitação online e enviar sua solicitação de manutenção. E como a página vem com campos personalizáveis, você pode garantir que obtenha as informações necessárias para priorizar adequadamente o trabalho e gerar uma ordem de serviço com tudo o que seus técnicos precisam para fechar com eficiência.

Controle o estoque, corte custos

Mesmo que seus melhores técnicos apareçam no local perfeito na hora certa, eles não podem fazer nada sem as peças e materiais certos.

E é mais do que apenas eficiência. Uma pequena falha pode se arrastar por dias se você tiver que sentar e esperar que as peças cheguem de um fornecedor. Não apenas seus técnicos estão sentados em suas mãos, mas todos os operadores de ativos também estão ociosos.

Mas depois de rastrear o inventário de MRO usando o software, você não precisa se preocupar em ficar sem peças críticas. Como você sempre sabe o que tem à mão, também sempre sabe quando deve configurar o próximo pedido. E quando você faz o pedido bem antes de precisar de coisas, você também economiza nos custos de envio noturno.

Aproveite os dados, tome melhores decisões

Um bom CMMS coloca você no controle de hoje, mas também o ajuda a se preparar melhor para o futuro. Como agora você pode capturar dados melhores e mais confiáveis, você pode aproveitá-los em insights acionáveis ​​sobre suas operações gerais.

Como isso funciona? Dentro do CMMS estão todos os dados sobre, por exemplo, uma das bombas que você tem em suas instalações. Ao observar os dados, você sabe que eles tendem a falhar uma vez a cada três meses. E geralmente é por causa de problemas com a lubrificação.

Como você pode confiar nesses dados, pode tomar medidas para facilitar sua vida. Primeiro, reorganize os PMs conectados para verificar os problemas a cada dois meses e meio. Além disso, certifique-se de que esses PMs incluam inspeções focadas em sinais de excesso de calor e outros sinais de que a lubrificação precisa de atenção. Por fim, se o problema continuar surgindo, você pode trocar de fornecedor e começar a estocar lubrificantes de melhor qualidade.

Quais são os principais recursos de um CMMS?

Outra maneira de pensar sobre os benefícios é observar os recursos mais comuns. Depois de conhecer os recursos, você tem uma noção melhor de como pode combiná-los em fluxos de trabalho eficientes.

É o mesmo que olhar para uma lista de materiais de construção para ter uma ideia do que você poderia construir para si mesmo.

Módulo de gerenciamento de ordens de serviço

No centro do gerenciamento de manutenção está o gerenciamento de ordens de serviço, onde você controla o que a equipe faz, como eles fazem e em que ordem.

O software CMMS oferece um fluxo de trabalho de ordem de serviço contínuo, começando com o portal de solicitação de manutenção aberto. Assim que uma solicitação for recebida, você poderá revisá-la e aprová-la. A partir daí, e ainda dentro do CMMS, você pode gerar uma nova ordem de serviço, priorizá-la, atribuí-la a um técnico e depois acompanhar seu andamento para fechar.

Módulo de manutenção preventiva

O último lugar que você quer estar é atrás da curva de manutenção, sempre correndo para apagar incêndios. O módulo de manutenção preventiva ajuda a mantê-lo à frente, onde você está finalmente no comando do que a equipe faz porque é tudo proativo, não reativo.



Usando o CMMS, você pode configurar seus PMs com todos os técnicos de dados necessários para trabalhar com eficiência. Eles aparecem no local sabendo o que fazer e com todas as peças e materiais de que precisam para fazer direito.

E depois de ter seus PMs embalados com os dados certos, você pode configurá-los para gerar com base no medidor ou no tempo. Por exemplo, você pode ter uma bomba que verifica após um determinado número de ciclos e uma correia transportadora que verifica uma vez a cada três semanas.

Módulo de gerenciamento de ativos e equipamentos

Antes de poder manter seus ativos e equipamentos, você precisa saber quais você possui. Embora isso pareça óbvio, muitas organizações não possuem listas completas e atualizadas de ativos e equipamentos.

As soluções CMMS modernas oferecem o local perfeito para coletar e manter todos os seus dados de ativos, incluindo tudo, desde números de série até manuais de O&M. E como agora você sabe onde está tudo, é muito mais fácil mantê-lo atualizado.

Módulo de gerenciamento de estoque

Sobre a necessidade de saber o que você tem, um CMMS torna o controle de estoque muito mais fácil. Depois de ter seus níveis atuais no software, o CMMS os atualiza automaticamente toda vez que um técnico fecha uma ordem de serviço com peças e materiais associados.



Por exemplo, você tem três motores pequenos no estoque. Uma bomba fica offline, então você gera uma ordem de serviço, associando um dos motores. Quando a tecnologia é encerrada, o software ajuda a rastrear o inventário atualizando automaticamente os níveis. Quando você verifica, agora você pode ver que só tem dois motores à mão.

Melhor ainda, você pode configurar o software para que, quando cair abaixo dos seus níveis, receba um alerta por e-mail informando que é hora de obter mais. E com todas as informações do fornecedor já dentro do CMMS, você pode configurar facilmente seu pedido.

Próximas etapas

Pronto para começar a ver os benefícios de um CMMS?

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder às suas perguntas sobre software de gerenciamento de manutenção, ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo ou até mesmo configurá-lo com uma avaliação gratuita.

Resumo

As soluções CMMS modernas oferecem uma longa lista de benefícios e, quanto mais você souber sobre como o software funciona, mais fácil será entendê-los. Os gerentes de manutenção e instalações podem usar o software para controlar suas operações de manutenção, tornando seus dados seguros, protegidos e acessíveis. Começa com a computação em nuvem, onde todos os seus dados residem em um banco de dados central. A interface é o que você usa para adicionar, atualizar e compartilhar os dados. Ao contrário dos métodos de gerenciamento de manutenção mais antigos, como papel e planilhas, com um CMMS todos os seus dados estão sempre atualizados e ter uma fonte de verdade significa que ninguém na equipe de manutenção está fora do circuito.

Um bom CMMS torna mais fácil gerenciar ordens de serviço, configurar e agendar inspeções e tarefas de manutenção preventiva, controlar o estoque e aproveitar os dados. Ele ajuda você a fazer tudo isso com uma combinação de recursos que você pode usar para criar fluxos de trabalho simplificados, incluindo módulos para gerenciamento de ordens de serviço, manutenção preventiva, inventário e relatórios.