Desvendando o CMMS: Principais Recursos e Benefícios para Gestão de Manutenção Moderna

Os benefícios de um CMMS são que você faz mais, mais rápido, com menos esforço e menos estresse. Sua vida fica mais fácil porque seu dia de trabalho é mais previsível.

Mas, para realmente entender os benefícios, vale a pena olhar o que é um CMMS, como funciona, por que é melhor que papel e planilhas, o que tem em termos de recursos e como esses recursos se juntam para entregar fluxos de trabalho eficientes. Por que você precisa saber como funciona para entender melhor os benefícios? É a mesma coisa com seu carro. Quanto mais você sabe sobre como o motor funciona, melhor você pode ser ao dirigir.

O que é um CMMS, afinal?

Um sistema computadorizado de gestão de manutenção (CMMS) é um software que você usa para centralizar, padronizar e simplificar suas operações de manutenção. Você coloca todos os seus dados em um só lugar, tornando-os seguros, protegidos e acessíveis.

É frequentemente mais fácil entender como tudo se encaixa pensando em um CMMS como tendo duas partes separadas, mas interconectadas.

O banco de dados do CMMS

No núcleo está o banco de dados, onde você mantém todos os seus dados organizados e atualizados. Soluções modernas lidam com o banco de dados de forma um pouco diferente, e parte de entender software CMMS é olhar como muitos provedores preferem uma parceria contínua em vez de uma venda única.

Sistemas antigos eram on-premise, o que significa que você tinha os servidores no local. Mas muitos sistemas mais novos têm o banco de dados na nuvem, o que significa que seu provedor cuida de todos os servidores para você, garantindo que tudo esteja atualizado e funcionando. Em vez de comprar o software de uma vez, você paga uma assinatura, dando acesso ilimitado.

Este modelo de software como serviço (SaaS) é o mesmo acordo que você tem com a Netflix. Você não está comprando todos aqueles filmes e séries. Em vez disso, você tem uma assinatura que te dá acesso a eles para maratonar quanto precisar.

Uma diferença chave, porém, é que todos os seus dados de manutenção são seus, e se você decidir encerrar a assinatura com seu provedor de CMMS, você leva seus dados com você. Aqui, a analogia muda para babá. Seu provedor de CMMS está lá para cuidar dos seus dados e garantir que estejam seguros, mas assim que você pede de volta, você os recupera.

A interface do CMMS

A outra parte do CMMS é a interface, que é a parte com a qual você interage diretamente para adicionar, atualizar e compartilhar dados. Você também pode pensar na interface como todos os diferentes recursos do CMMS, incluindo:

• Gestão de ordens de serviço
• Manutenção preventiva
• Controle de inventário
• Relatórios de manutenção

A interface é a parte do software que você vê, enquanto o banco de dados é mais nos bastidores.

Quais são as vantagens de um CMMS sobre papel e planilhas?

Um CMMS moderno é melhor que papel e é melhor que planilhas, mas por razões opostas.

Ordens de serviço em papel dificultam gerar e compartilhar dados

Quando você está tentando rastrear e programar toda sua manutenção com papel, você esbarra direto em dois problemas. Primeiro, é difícil gerar dados porque você tem que escrever tudo à mão, deixando você com ordens de serviço rabiscadas cheias de erros pequenos mas frequentemente críticos. Às vezes é a data errada. Outras vezes você anota o ativo errado. De qualquer forma, esses pequenos erros podem acabar custando a você e ao resto do departamento de manutenção muito tempo e problemas.

E isso é às vezes o menor dos seus problemas terríveis. Muitas vezes, o trabalho simplesmente cai pelas frestas porque é tão fácil perder todos aqueles pedaços de papel. Então você está perdendo as pequenas tarefas que deveria ter feito cedo, se preparando para problemas maiores lá na frente.

Mesmo quando o sistema funciona perfeitamente, quando todos têm caligrafia perfeita e ninguém nunca perde nada, você luta sob um sistema que é simplesmente lento. Toda vez que você atribui uma nova ordem de serviço, você tem que ou correr atrás do técnico atribuído ou esperar ele passar no escritório para pegar a papelada. Isso te atrasa. E ter que voltar ao escritório para novas atribuições atrasa os técnicos.

Ordens de serviço em planilhas tornam gerar e compartilhar dados fácil demais

Com planilhas, você tem o problema oposto. Porque agora você pode copiar e colar de um arquivo para o outro, fazer cópias é rápido e fácil.

Mas essas cópias não permanecem cópias por muito tempo. Quando você envia uma cópia pela primeira vez como anexo de e-mail, ela é a mesma coisa que o original. Mas assim que apenas um técnico faz qualquer mudança na cópia dele, agora existem múltiplas versões daquele arquivo por aí. Imediatamente, todas as outras versões daquele arquivo estão instantaneamente desatualizadas, e qualquer um que use uma está trabalhando com dados velhos.

A vantagem de um CMMS sobre papel e planilhas é que você nunca mais tem que se preocupar em trabalhar com dados velhos. Lembre-se, tudo está em um banco de dados, e todos estão olhando para os mesmos dados. Se você faz uma mudança, atualiza uma ordem de serviço ou muda a data de uma inspeção, toda a equipe vê os mesmos dados atualizados.

Uma única fonte da verdade significa zero confusão.

Quais são os benefícios de um CMMS?

Tudo se resume ao seu dia de trabalho se tornando mais previsível e menos estressante. Você ganha mais controle, menos surpresas. É isso em linhas gerais. Mas também há uma longa lista de benefícios específicos que vêm com uma solução moderna de software de gestão de manutenção.

Configurar, programar e rastrear manutenção preventiva

Um bom CMMS ajuda você a planejar inspeções e tarefas de manutenção preventiva, para pegar pequenos problemas antes que tenham chance de crescer em grandes problemas que estouram o orçamento. É como quando você sempre lembra de verificar e trocar o óleo do seu carro. Um pequeno pedaço de manutenção preventiva te salva de um motor travado caro.

Ficar por cima da manutenção reativa

E para aquelas vezes que as coisas dão errado mesmo assim, o software CMMS ajuda você a reagir mais rápido. Em vez de esperar o problema ficar tão grande que todos saibam, o portal de solicitações aberto integrado facilita para qualquer um no local entrar em contato com você assim que veem um problema surgindo.

Tudo o que eles têm que fazer é abrir a página de solicitação online e enviar sua solicitação de manutenção. E, como a página vem com campos personalizáveis, você pode garantir que obtém a informação que precisa para priorizar o trabalho corretamente e gerar uma ordem de serviço com tudo que seus técnicos precisam para fechar eficientemente.

Controlar inventário, cortar custos

Mesmo se você tem seus melhores técnicos aparecendo no local perfeito na hora certa, eles não conseguem fazer nada sem as peças e materiais certos.

E é mais do que apenas eficiência. Uma pequena falha pode se arrastar por dias se você tem que sentar e esperar peças chegarem de um fornecedor. Não só seus técnicos ficam de mãos atadas, mas todos os operadores de ativos também ficam ociosos.

Mas, uma vez que você está rastreando inventário de MRO usando o software, não precisa se preocupar em ficar sem peças críticas. Como você sempre sabe o que tem em mãos, também sempre sabe quando deve fazer o próximo pedido. E, quando você pede bem antes de precisar, também economiza em custos caros de envio expresso.

Aproveitar dados, tomar melhores decisões

Um bom CMMS te coloca no controle do hoje, mas também ajuda você a se preparar melhor para o futuro. Porque você está agora capaz de capturar dados melhores e mais confiáveis, pode aproveitá-los em insights acionáveis sobre suas operações gerais.

Como isso funciona? Dentro do CMMS estão todos os dados sobre, por exemplo, uma das bombas que você tem na sua instalação. Olhando os dados, você sabe que ela tende a quebrar cerca de uma vez a cada três meses. E geralmente é por causa de problemas com lubrificação.

Como você pode confiar nesses dados, pode tomar medidas para facilitar sua vida. Primeiro, reorganize as MPs conectadas para que você esteja verificando problemas a cada dois meses e meio. Também garanta que essas MPs incluam inspeções focadas em sinais de calor excessivo e outros sinais de que a lubrificação precisa de atenção. Finalmente, se o problema continuar voltando, você pode trocar de fornecedor e começar a estocar lubrificantes de qualidade superior.

Quais são os principais recursos de um CMMS?

Outra forma de pensar sobre os benefícios é olhando os recursos mais comuns. Uma vez que você conhece os recursos, tem um melhor senso de como poderia combiná-los em fluxos de trabalho eficientes.

É o mesmo que olhar uma lista de materiais de construção para ter uma noção do que você poderia eventualmente construir para si mesmo.

Módulo de gestão de ordens de serviço

No coração da gestão de manutenção está a gestão de ordens de serviço, onde você controla o que a equipe faz, como faz e em que ordem.

Software CMMS te dá um fluxo de trabalho de ordem de serviço contínuo, começando com o portal de solicitação de manutenção aberto. Assim que uma solicitação chega, você pode revisar e aprovar. Dali, ainda dentro do CMMS, você pode gerar uma nova ordem de serviço, priorizá-la, atribuí-la a um técnico e então rastrear o progresso deles até o fechamento.

Módulo de manutenção preventiva

O último lugar onde você quer estar é atrás da curva de manutenção, sempre correndo apagando incêndios. O módulo de manutenção preventiva ajuda a manter você à frente, onde você está finalmente no comando do que a equipe faz porque é tudo proativo, não reativo.

Usando o CMMS, você pode configurar suas MPs com todos os dados que técnicos precisam para trabalhar eficientemente. Eles aparecem no local sabendo o que fazer e com todas as peças e materiais que precisam para fazer direito.

E, uma vez que você tem suas MPs cheias dos dados certos, pode configurá-las para gerar baseadas em medidor ou tempo. Por exemplo, você pode ter uma bomba que verifica após um número definido de ciclos e uma esteira transportadora que verifica a cada três semanas.

Módulo de gestão de ativos e equipamentos

Antes de você poder manter seus ativos e equipamentos, precisa saber quais você tem. Embora isso pareça óbvio, muitas organizações não têm listas completas e atualizadas de ativos e equipamentos.

Soluções modernas de CMMS te dão o lugar perfeito para coletar e manter todos os dados dos seus ativos, incluindo tudo, desde números de série a manuais de O&M. E, como você agora sabe onde tudo está, é muito mais fácil para você manter tudo atualizado.

Módulo de gestão de inventário

No tópico de precisar saber o que você tem, um CMMS torna o controle de inventário muito mais fácil. Uma vez que você tem seus níveis atuais no software, o CMMS os atualiza automaticamente toda vez que um técnico fecha uma ordem de serviço com peças e materiais associados.

Por exemplo, você tem três motores pequenos em inventário. Uma bomba para, então você gera uma ordem de serviço, associando um dos motores. Quando o técnico fecha, o software ajuda você a rastrear inventário atualizando os níveis automaticamente. Quando você verifica, agora vê que tem apenas dois motores em mãos.

Melhor ainda, você pode configurar o software para que, quando você cai abaixo dos níveis de par, receba um alerta por e-mail dizendo que é hora de conseguir mais. E, com todas as infos de fornecedores já dentro do CMMS, você pode facilmente configurar seu pedido.

Próximos passos

 Pronto para começar a ver os benefícios de um CMMS?

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder suas perguntas sobre software de gestão de manutenção, ajudar a agendar uma demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Resumo

Soluções modernas de CMMS entregam uma longa lista de benefícios, e quanto mais você sabe sobre como o software funciona, mais fácil é entendê-los. Gestores de manutenção e instalações podem usar o software para assumir controle de suas operações de manutenção tornando seus dados seguros, protegidos e acessíveis. Começa com computação em nuvem, onde todos os seus dados vivem em um banco de dados central. A interface é o que você usa para adicionar, atualizar e compartilhar os dados. Diferente de métodos antigos de gestão de manutenção como papel e planilhas, com um CMMS todos os seus dados estão sempre atualizados e ter uma única fonte da verdade significa que ninguém na equipe de manutenção está nunca fora do circuito.

Um bom CMMS torna mais fácil gerenciar ordens de serviço, configurar e programar inspeções e tarefas de manutenção preventiva, controlar inventário e aproveitar dados. Ajuda você a fazer tudo isso com uma combinação de recursos que você pode usar para construir fluxos de trabalho simplificados, incluindo módulos para gestão de ordens de serviço, manutenção preventiva, inventário e relatórios.