Dominando o Agendamento de Manutenção: Aumente Eficiência e Reduza Custos

Quando você tem o agendamento de manutenção certo no lugar, pode melhorar eficiência, precisão e economizar em custos.

Mas como você configura o melhor agendamento?

Todas as organizações buscam qualidade máxima mas com custo mínimo, tempo de inatividade e problemas potenciais. Agendamento de manutenção, junto com planejamento de manutenção, ajuda você a mapear as melhores formas de tornar isso realidade.

Mas primeiro, vamos garantir que estamos partindo do lugar certo.

O que são planejamento de manutenção e agendamento de manutenção?

Planejamento de manutenção e agendamento de manutenção são duas coisas diferentes.

Agendamento de manutenção é trabalho planejado que inclui o quem, o quê, quando e onde das tarefas.

Planejamento de manutenção é um processo que ajuda você a identificar e resolver problemas potenciais antes que fujam do controle.

Manutenção programada ajuda você a programar a quantidade máxima de horas disponíveis, baseada nos seus recursos. Elas são normalmente organizadas por prioridade, com as ordens de serviço de maior prioridade na frente. Você pode usar manutenção programada para minimizar o número de recursos externos e maximizar mão de obra interna, o que corta custos e acelera dramaticamente todas as tarefas. Manutenção programada permite implementar trabalhos de manutenção preventiva quando necessário para minimizar ainda mais tempo de inatividade potencial e aumentar eficiência.

Qual é o propósito do agendamento de manutenção?

Agendamento de manutenção é uma forma de organizar todas as tarefas para melhorar eficiência, acelerar fluxo de trabalho, cortar custos e prevenir problemas. Antes de começar, considere estes princípios básicos de agendamento de manutenção.

Priorize o planejador

Se seu planejador está muito ocupado fazendo ordens de serviço de manutenção que poderiam ser feitas por outros técnicos, seu planejamento fica atrasado. Você deve tirá-los de tarefas gerais e fazê-los focar no agendamento para que tenham tempo suficiente para completá-lo. Tenha tarefas gerais atribuídas a outros membros da equipe.

Foque no futuro

Seu planejador tem que focar no trabalho futuro. Faça isso dando ao seu departamento de manutenção uma semana já planejada de trabalho em atraso que seu planejador pode usar para ajudar a criar agendamentos.

Esta semana de trabalho planejado em atraso é benéfica para criar um agendamento bem equilibrado porque os técnicos que completam o trabalho podem dar feedback ao planejador para fazer mudanças, dar ideias de como melhorar o agendamento e levantar quaisquer problemas que ocorreram.

Use arquivos no nível de componente

Os arquivos do seu planejador não devem ser arquivos no nível de sistema, mas arquivos individuais, no nível de componente. Eles podem ser mantidos em um sistema seguro baseado em números de etiqueta de equipamento. Quando há novo maquinário, seu planejador deve criar um novo mini-arquivo (arquivo no nível de componente) e dar a ele o mesmo rótulo dos outros equipamentos para que possam usá-lo para melhorar processos futuros.

Seu planejador cria esses arquivos para todos os equipamentos depois que a equipe de manutenção fecha a primeira ordem de serviço. Ao adicionar arquivos e números de etiqueta, eles organizam melhor isso, que, quando comparado ao longo do tempo, ajuda eles a planejar mais eficientemente.

Confie no seu planejador

Você escolheu seu planejador por uma razão.

Planejadores trazem suas próprias habilidades e experiência para o trabalho, o que os ajuda na criação de ordens de serviço e agendamento porque eles sabem o que é melhor para o equipamento. Eles sabem o que faz as coisas fluírem mais eficientemente e podem determinar quanto tempo tarefas específicas devem levar.

Para fazer essas escolhas, planejadores usam seu melhor julgamento baseado em dados técnicos, de comunicação e organizacionais. Eles podem atribuir funcionários de nível sênior com mais habilidades a ordens de serviço de alta prioridade para minimizar problemas potenciais. Ter um técnico experiente minimiza a quantidade de erros.

Além disso, isso dá aos planejadores uma vantagem. Como eles sabem quanto tempo uma tarefa deve levar e sabem historicamente quanto tempo leva um trabalhador para fazer um trabalho, eles podem ver quando pode haver um problema ou tempo desperdiçado.

Por exemplo, se uma tarefa geralmente leva duas horas para completar, e os dados que chegam mostram que um trabalhador está levando 8 horas para completá-la, então supervisores podem intervir e chegar ao fundo do porquê isso está acontecendo. Dali, podem implementar uma solução para minimizar tempo de inatividade e resolver o problema eficientemente.

Reconheça as habilidades dos seus técnicos

Seus técnicos têm as habilidades para fazer o trabalho corretamente e no prazo. Seu planejador deve aproveitar essas habilidades e trabalhar em conjunto com os técnicos para criar os melhores, mais detalhados procedimentos e listas de verificação para aumentar eficiência.

Quando o planejador está criando o agendamento de manutenção, garanta que eles estejam programando as tarefas certas para os técnicos certos. Não programe um trabalhador menos qualificado para uma tarefa de alta prioridade, e tente não usar um trabalhador altamente qualificado para uma tarefa mais básica.

Use amostragem de trabalho para medir desempenho

"Tempo de chave" é a quantidade de tempo que técnicos podem trabalhar em tarefas. Frequentemente técnicos são interrompidos e forçados a trabalhar em manutenção de emergência, ou encontram atrasos no trabalho, como se estão esperando por autorização, uma ferramenta chegar, ou ter que viajar para locais. Tempo de chave mede o tempo que técnicos realmente trabalham em suas tarefas atribuídas.

Isso ajuda planejadores a entender quanto tempo é perdido para atrasos ou manutenção não planejada e quanto tempo é gasto fazendo trabalho atribuído. Quando você planeja e agenda trabalho, você reduz drasticamente atrasos. Entender o quando e porquê dos atrasos ajuda o planejador a planejar para esses atrasos e levá-los em conta no agendamento.

Use agendamento para criar planos de trabalho

Você precisa saber os detalhes de um trabalho para criar o agendamento certo para sua conclusão. Para agendar trabalho, planos de trabalho devem incluir:

• Número de técnicos disponíveis
• Nível mínimo de habilidade dos técnicos
• Horas de trabalho disponíveis por nível de habilidade
• Estimativa do tempo necessário

O planejador precisa se fazer perguntas sobre o que tudo entra no trabalho. O trabalho requer fiação? Quanto tempo leva antes que técnicos possam entrar e terminar o trabalho? Garanta que todas as pessoas necessárias estão no agendamento para completar o trabalho eficientemente.

Priorize todos os trabalhos

Ter sua equipe sabendo o que é prioridade toda semana e o que é menos urgente é a chave para completar tarefas importantes rapidamente e aumentar produtividade. Agendamentos semanais são úteis para coordenar essas tarefas, e você pode focar nas prioridades da semana em vez de trabalho em atraso.

Ao priorizar ordens de serviço, você tem a capacidade de ver se elas precisam se tornar parte de um agendamento diário ou semanal. Quando você agenda por prioridade, aumenta produtividade e garante que a equipe está fechando o trabalho mais importante, o que significa menos tempo de inatividade para seus ativos e equipamentos, tanto programado quanto não programado.

Agende baseado na equipe disponível

Seu planejador deve criar um plano baseado no número de horas de técnico estimadas para uma semana usando dados de atraso. Quando você começa seu agendamento, uma previsão de uma semana é suficiente. Ainda, conforme o tempo passa, seu planejador desenvolve um controle melhor de quantos técnicos estão disponíveis e as prioridades das tarefas, então eles podem agendar mais para o futuro.

Agende baseado nas horas disponíveis

Em geral, o agendamento deve mostrar quanto trabalho pode e precisa ser agendado. Como refletido nas seções anteriores, o planejador junta quais tarefas devem ser atribuídas baseadas em prioridade, horas de trabalho disponíveis, técnicos disponíveis e seu nível de habilidade.

Cem por cento de todas as horas disponíveis para a próxima semana podem ser agendadas com antecedência, então não há tempo de inatividade entre elas onde técnicos não sabem o que precisam fazer.

Deixe os líderes de equipe lidarem com o dia a dia

Baseado em prioridades, sua equipe deve se referir a um agendamento diário criado pelo planejador para fazer os trabalhos importantes primeiro e focar em trabalhos que já estão em andamento para que possam ser completados rapidamente.

Os líderes de equipe também devem estar a cargo de lidar com quaisquer problemas de emergência que surjam durante a semana de trabalho.

Use conformidade de agendamento para medir desempenho

Quando seu planejador faz o agendamento de uma semana, depois que a semana foi completada, use os dados coletados daquele agendamento para ver o quão bem-sucedido foi.

Onde você vê que houve problemas ou coisas foram completadas em menos tempo que o esperado, faça ajustes.

Quais são os benefícios da manutenção programada?

Agendamento de manutenção e planejamento de manutenção andam de mãos dadas. Quando você usa ambos corretamente e em seu potencial máximo, o agendamento de manutenção vem com muitos benefícios, incluindo:

• Produtividade maior
• Eficiência aumentada
• Redução em peças de reposição
• Fluxos de trabalho gerais melhorados
• Menos lesões e menos estresse
• Tempo de inatividade reduzido
• Menos movimentação de recursos
• Menos e menores custos

É por isso que é crucial garantir que seu planejador agenda tudo corretamente, usando os dados mais precisos para tomar as melhores decisões.

Como eu faço um agendamento de manutenção?

Comece desenvolvendo uma estratégia geral para 100% das horas de trabalho possíveis. Se você tem, inclua notas anteriores de técnicos passados que trabalharam em equipamentos nos seus planos de trabalho. Além disso, se há quaisquer notas de procedimentos existentes, você pode incluí-las também.

Aqui estão seis passos para criar um agendamento de manutenção.

1. Garanta que você está pronto para ir

Certifique-se que sua organização está a bordo. Venda suas ideias explicando como corta custos, entrega um ROI maior para sua organização, aumenta eficiência e produtividade, e ajuda a localizar e corrigir pontos fracos.

2. Analise a situação

Reúna representação de todos os departamentos — técnicos, líderes de equipe, supervisores, stakeholders, quem puder ajudar a dar um quadro claro de onde a organização está atualmente. Com todos juntos, construa um esboço da situação atual e os problemas que você está enfrentando atualmente, e crie um agendamento que possa ajudar a corrigi-los.

3. Comece os preparativos

Seu planejador precisa trabalhar diretamente com a equipe de manutenção para criar documentação, mapas de processos, funções e responsabilidades. É essencial atualizar seu CMMS e fazer mudanças necessárias com essa nova informação. Com uma solução CMMS moderna, você só tem que fazer essas mudanças uma vez porque a informação é atualizada across the board para todos que têm acesso, então você não tem que se preocupar com má comunicação.

Daqui, você pode implementar sessões de treinamento para funções recém-estabelecidas.

4. Inicie a implementação

O objetivo aqui é tornar aqueles agendamentos semanais parte do novo normal. Pode levar alguns meses de orientação, mas a equipe pode se acostumar com o agendamento ao longo do tempo. Um sistema CMMS ajuda a alcançar isso tendo todos seus dados prontamente em um só lugar.

Lembre-se que o planejador não deve fazer nenhum outro trabalho exceto criar agendamentos, e todo outro trabalho deve cair para o resto da equipe.

5. Configure um processo de revisão

Finalmente, você está nas etapas de finalizar seu novo agendamento. Uma vez que você finalmente terminou a fase de orientação, você quer garantir que todo seu trabalho duro não seja desfeito.

Não deixe seus trabalhadores sentirem que seu trabalho duro não é visto. Eles estiveram trabalhando duro para entrar no ritmo do novo agendamento, então comemore suas vitórias. Envie uma revisão, veja o que poderia estar indo melhor, o que eles acham que está e não está funcionando, e assim por diante. Faça check-in com sua equipe de vez em quando para garantir que as coisas estão rodando suavemente do lado deles também.

6. Almeje "sempre verde"

Agora você tem seus agendamentos no lugar. No entanto, procedimentos devem continuamente melhorar, e você deve sempre revisar suas métricas em reuniões para garantir que você ainda está batendo suas metas.

Dicas extras

Aqui estão mais algumas dicas para garantir que seu planejador faça o melhor agendamento possível para sua organização:

• Garanta que todos seus planos de trabalho são concisos e facilmente compreensíveis. Técnicos não devem ter que jogar jogo de adivinhação ao tentar descobrir como completar uma tarefa, e não devem ter que perder tempo pedindo ajuda ou informação adicional.
• Quando você recebe feedback, use-o. A informação vem de alguém que está trabalhando na tarefa atualmente, e é uma forma fácil de aprender onde fazer melhorias. Também é bom ter seus técnicos e funcionários sabendo que estão sendo ouvidos.
• Sempre considere o histórico do equipamento. Se há qualquer informação existente para um equipamento, incluindo notas de quem trabalhou nele antes, certifique-se de incluir. Qualquer informação deixada de fora pode causar atrasos ou falhas no futuro.

Desde que todas as horas de trabalho estejam sendo preenchidas, tarefas organizadas por prioridades, e seu CMMS no lugar, um agendamento deve tornar seu fluxo de trabalho suave e eficiente.

Quais são alguns exemplos de manutenção programada?

Existem infinitas possibilidades para o que você pode incluir no seu agendamento de manutenção específico, mas aqui estão apenas alguns exemplos para te dar uma ideia dos tipos de tarefas geralmente incluídas em agendamentos de manutenção.

Agendamento de manutenção de transporte público:

• Agência/organização
• Código do equipamento
• Descrição do equipamento
• Condição
• Idade
• Vida útil restante
• Custo de substituição

Esta lista é para transporte público mas pode ser facilmente usada para muitos tipos de locais de trabalho. A seguinte é similar mas inclui agendamentos adicionais para ser ainda mais detalhada. Isso ajudará os técnicos a serem ainda mais precisos e aumentar eficiência.

Agendamento de manutenção de maquinário:

• Nome da máquina
• Condição
• Localização
• Atribuído a
• Última data de manutenção
• Frequência de manutenção (em dias)
• Próxima data de manutenção
• Próxima data de manutenção
• Notas

A lista é para datas de manutenção concluída para refrigeração.

Agendamento de manutenção de refrigeração:

• Limpeza a pressão de todos os coils de condensador a ar
• Inspeção de evaporadores
• Limpeza a pressão de todos os drenos
• Verificar todos os motores de ventilador e pás de ventilador
• Verificação de temperatura
• Verificação de ciclagem
• Verificação de nível de refrigerante
• Inspeção de vedações e gaxetas de porta
• Inspeção de dobradiças e fechadores automáticos de porta
• Lubrificar motores ou rolamentos quando existirem bocais de óleo
• Verificar termostato da unidade
• Para precisão
• Verificar isolamento da unidade
• Inspecionar fiação da unidade
• Verificar configuração e operação do relógio de degelo
• Inspecionar compressor da unidade
• Recomendações/notas

Cada agendamento de manutenção é único para cada organização e deve ser o mais detalhado possível para que a equipe não perca nada.

Próximos passos

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Resumo para CEO

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