O que é Rastreamento de Manutenção? – Guia Claro para Gestão Proativa de Ativos

Com rastreamento de manutenção, você sabe tanto o que tem quanto como manter tudo rodando suavemente.

Sem isso, você está voando no escuro.

Aqui estão algumas definições rápidas para garantir que estamos todos partindo do mesmo ponto.

O que é rastreamento de manutenção?

Rastreamento de manutenção é como você captura, protege e aproveita todos os dados relacionados às suas operações de manutenção. É como você pode ver o que tem, entender o que precisa fazer para manter tudo funcionando e então programar o trabalho certo.

A maioria dos departamentos de manutenção tenta usar uma combinação de diferentes tipos de dados.

Listas de ativos e equipamentos

Aqui, você começa com uma lista abrangente de todos os seus ativos e equipamentos, certificando-se de incluir tudo o que você sabe sobre cada um, incluindo:

• Números de série
• Imagens digitais e esquemas
• Manuais de O&M
• Garantias

Embora muitos itens na lista sejam estáticos, também podem haver itens que mudam frequentemente, incluindo históricos de manutenção e reparo

 

Cronogramas de manutenção preventiva

Uma vez que você sabe o que tem, precisa saber como cuidar. Com cronogramas de manutenção preventiva, você pode rastrear todas as inspeções e tarefas que ajudam você a encontrar e corrigir pequenos problemas antes que tenham chance de crescer em grandes problemas.

Inventário de MRO

Não há valor em saber o que você deve fazer a menos que você tenha as peças e materiais que tornam isso possível. Caso contrário, é o mesmo que ter a receita mas não os ingredientes. Você vai passar fome.

Por que o rastreamento de manutenção é importante?

Tudo se resume àquela citação famosa dos negócios: "Se você não pode medir, não pode melhorar." O rastreamento de manutenção é o primeiro passo crítico, onde você mede. E a partir daí, você pode começar a melhorar. Uma vez que você sabe o que está acontecendo no seu departamento de manutenção, você pode começar a melhorar tudo.

Como é essa melhoria?

Transparência aumentada impõe melhor responsabilidade. Uma vez que você pode ver o que está acontecendo com suas operações, você pode começar a investir mais tempo, dinheiro e energia no que está funcionando enquanto se afasta do que não está.

E previsibilidade aumentada significa menos estresse. Se você nunca sabe o que está escondido na próxima esquina, você sempre se sente na ponta dos pés. Mas quando você pode chegar ao trabalho todo dia com um senso sólido do que está no seu prato, a vida é simplesmente melhor.

Quais setores rastreiam manutenção?

A resposta curta é "praticamente todos eles".

A resposta longa é que o rastreamento de manutenção é especialmente importante para setores intensivos em ativos, incluindo:

• Gestão de instalações
• Manufatura
• Saúde
• Alimentos e bebidas
• Municípios

Rastrear manutenção não é importante apenas para empresas. Locais de culto e outras organizações sem fins lucrativos também se beneficiam de melhor controle sobre o trabalho de manutenção.

O que diferentes setores rastreiam?

A maioria rastreia as mesmas categorias amplas, incluindo:

• Quais ativos e equipamentos eles têm
• Que trabalho eles fizeram neles
• Que trabalho eles precisam fazer neles
• Qual inventário eles precisam para aquele trabalho

Além disso, existem muitas métricas de manutenção e indicadores-chave de desempenho (KPIs) diferentes que eles podem rastrear. Em muitos casos, eles os constroem usando dados brutos. Então, se estão olhando para MTTR, precisariam pegar vários pontos de dados e juntá-los para obter aquela métrica de falha.

É outra ótima razão por que o rastreamento pode ser tão poderoso. Uma vez que você tem os dados brutos, pode começar a aproveitá-los em insights acionáveis sobre suas operações.

Para algo como rastreamento de equipamentos de manufatura, organizações teriam listas completas de todos os ativos e equipamentos, incluindo históricos completos de ordens de serviço concluídas e programadas.

Mas eles também poderiam ter mapas detalhados do site e plantas baixas onde eles plotaram as localizações de todos os ativos críticos.

Para rastreamento de veículos de frota, eles provavelmente teriam um foco mais forte em rastrear todas as inspeções porque o setor tem que lidar com muitos desafios de conformidade. Eles precisam de registros precisos não apenas para planejar adequadamente sua manutenção preventiva, mas também evitar multas caras.

Por que sistemas antigos de rastreamento de manutenção são tão terríveis?

Por muito tempo e across setores, pessoas têm tentado rastrear sua manutenção. Elas sabiam que se conseguissem números confiáveis, poderiam fazer a matemática certa e ver o que realmente estava acontecendo com seus departamentos de manutenção.

O desejo quase sempre esteve lá. Mas, por muito tempo, a entrega foi terrível.

Rastreamento baseado em papel

Com rastreamento de manutenção baseado em papel, o problema principal é que é difícil gerar bons dados, mas mesmo se você conseguir, é fácil perdê-los.

Por exemplo, se você precisa de uma nova ordem de serviço, tem que copiar tudo à mão. Mesmo com um reparo simples, ainda há muitas chances de cometer erros. Mas mesmo se você escrever tudo perfeitamente, e tiver uma caligrafia ótima, ainda tem apenas uma cópia, o que torna levá-la ao técnico certo um processo lento. Ou você tem que correr atrás deles ou esperar eles virem ao escritório de manutenção.

Levar até eles é um processo lento. E torcer para que eles não percam é frequentemente uma causa perdida.

Depois de todo esforço que você tem que fazer para gerar e proteger seus dados, você ainda fica sem nenhuma forma fácil de usá-los. Descobrir até a métrica ou KPIs mais básicos envolve folhear muito papel e digitar números numa calculadora.

Rastreamento baseado em planilhas

Você pensaria que ser capaz de copiar e colar dados rapidamente tornaria tudo melhor, mas só piora.

Agora você pode gerar muitos dados, mas não tem nenhuma forma de mantê-los atualizados porque todos seus dados estão desconectados. O que acontece em uma planilha não passa para nenhuma outra planilha a menos que você entre manualmente e faça as atualizações você mesmo. Então, mesmo que você possa compartilhar planilhas rapidamente, tão rápido todo mundo tem sua própria versão.

No fim, todos acham que têm os dados certos, na verdade ninguém tem.

Como o software de rastreamento de manutenção torna seu trabalho mais fácil?

Soluções modernas de software CMMS tornam muito mais fácil capturar dados, mantê-los seguros e atualizados, e torná-los acessíveis. Duas das muitas formas que faz isso são com um banco de dados central e um aplicativo móvel.

Banco de dados central

Com uma solução moderna, seus dados não estão presos em pedaços de papel, e não estão espalhados por arquivos desconectados.

Em vez disso, tudo está junto em um banco de dados baseado em nuvem com todos olhando para os exatos mesmos dados. Quaisquer mudanças são refletidas em tempo real, o que significa que ninguém está nunca fora do circuito. E, como a equipe consegue acessar os dados remotamente, você nunca tem que se preocupar com eles perdendo um pedaço de papel ou apagando um arquivo acidentalmente.

Aplicativo móvel

Geralmente, quanto mais cedo você consegue colocar dados no sistema, mais provável é que sejam confiáveis.

Pense assim: Se alguém te pergunta o que você jantou duas semanas atrás, há uma boa chance de você dar a resposta errada. Se perguntam o que você comeu ontem à noite, você tem uma chance muito melhor de acertar.

E se perguntassem logo depois que você terminou de jantar, não há realmente como você errar. Esses pratos ainda estão bem ali na sua frente.

É a mesma coisa com dados de manutenção. Quanto mais cedo o técnico pode inseri-los no sistema, menor a chance de cometer erro e esquecer um dado crítico.

Com um aplicativo de manutenção, técnicos nunca têm que esperar para anotar ou digitar. Assim que fecham, podem tirar seu dispositivo móvel e atualizar o sistema.

Próximos passos

Pronto para implementar rastreamento de manutenção moderno?

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder suas perguntas sobre software de gestão de manutenção, ajudar a agendar uma demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Resumo

Rastreamento de manutenção é uma combinação de processos e procedimentos para capturar, proteger e atualizar, e aproveitar dados sobre suas operações de manutenção. Com ele, você pode ver o que tem e o que tem que fazer para manter tudo rodando. Por exemplo, muitas organizações mantêm listas detalhadas de ativos, cronogramas de manutenção preventiva e contagens de todo inventário MRO. Existem muitos benefícios, mas todos tendem a se resumir a isto: quanto mais você sabe, mais você controla, e quanto mais controla, menos surpresas você tem que lidar. Embora haja muitas semelhanças across setores, também existem focos específicos por setor. Por exemplo, para ajudar a evitar violações caras de conformidade, gestores de frota tendem a investir mais em rastreamento de inspeções. Embora sistemas antigos fossem complicados e não confiáveis, soluções modernas de software CMMS entregam dados precisos que você pode aproveitar para insights acionáveis sobre suas operações de manutenção, aumentando tempo de atividade e cortando atrasos caros.