O que são Ordens de Serviço Permanentes?

Mesmo com fluxos de trabalho modernos e perfeitamente simplificados, parece que algumas tarefas não justificam o esforço do administrador. Você deve levar cinco minutos para gerar uma ordem de serviço para um trabalho recorrente de três minutos? Mas se você não os inserir no sistema, com o tempo e quando tiver o suficiente, estará criando pontos cegos primeiro em seus dados e depois em seu orçamento.

A solução pode ser ordens de serviço permanentes, nas quais você pode reduzir a sobrecarga do administrador em algumas pequenas inspeções e tarefas recorrentes.

O que é uma ordem de serviço permanente?

Uma ordem de serviço permanente é uma ordem de serviço que você abre por um período prolongado, às vezes indefinidamente, para tarefas rotineiras ou recorrentes que você não conecta a um ativo ou equipamento específico. Em vez de concluir a tarefa e fechar a ordem de serviço, você mantém a ordem de serviço aberta, atualizando-a sempre que realiza mais trabalho.

Por que fazer desta forma? Com uma ordem de serviço permanente, você pode registrar os custos e o histórico de tarefas específicas, além de reduzir a administração geral da ordem de serviço. Assim, no final, você obtém a mesma quantidade de dados confiáveis, mas com menos esforço geral do administrador.

Ordens de serviço permanentes são ótimas para tarefas que você não pode atribuir a um ativo específico, mas são ainda melhores quando o custo da tarefa é mínimo comparado ao custo administrativo de gerar, atribuir e fechar uma ordem de serviço separada . Ordens de serviço permanentes evitam que você gaste dez minutos no admin para um trabalho de cinco minutos.

O que é uma ordem de serviço geral?

Muitas pessoas usam ordem de serviço geral e ordem de serviço permanente de forma intercambiável, mas existem diferenças pequenas, mas importantes.

As ordens de serviço gerais cobrem tarefas diversas, enquanto as ordens de serviço permanentes são mais específicas. Você pode usar ordens de serviço abertas para capturar os custos do trabalho diverso concluído pela equipe, mas não os detalhes, deixando lacunas de dados em seu orçamento de manutenção. Então, no final, a diferença mais importante entre as ordens de serviço permanentes e gerais é que você deve evitar as ordens gerais.

Quando você deve usar ordens de serviço permanentes?

Você geralmente usa ordens de serviço permanentes para pequenas tarefas repetitivas que podem não estar vinculadas ao que geralmente considera trabalho de manutenção real, incluindo verificações de ferramentas, reuniões de segurança e treinamento e tarefas de manutenção menor. Nesses casos, geralmente não é econômico criar uma nova ordem de serviço para cada tarefa, portanto, você pode criar uma ordem de serviço permanente aberta e frequentemente atualizada para acompanhar os custos.

Ordens de serviço permanentes também podem ser úteis se a solução CMMS que você usa não permite cobrar transações de ativos individuais. Nesse caso, configurar uma ordem de serviço permanente pode ser uma solução alternativa que permite rastrear os custos e reduzir a sobrecarga administrativa.

Quais são os prós e contras de ordens de serviço permanentes?

Um dos principais benefícios das ordens de serviço permanentes é que elas são uma maneira simples de acompanhar tarefas mundanas ou repetitivas em que você não precisa de um registro histórico completo. Eles também podem ser uma maneira útil de reduzir o tempo e o dinheiro que você gasta criando e administrando ordens de serviço para melhorar a eficiência de sua manutenção e gerenciamento de estoque.

Mas, ordens permanentes não são uma solução perfeita, então você precisa estar ciente das armadilhas comuns para evitá-las. Um dos principais desafios é que as ordens de serviço permanentes podem se perder entre as muitas ordens de serviço corretivas e preventivas em sua lista de pendências. Como resultado, é possível esquecer de fechar e renovar ordens de serviço permanentes em um cronograma definido.

Assim como aquela pasta “diversos” em seu armário, às vezes também pode ser difícil lembrar exatamente o que suas ordens de serviço permanentes devem cobrir, especialmente se estiverem abertas há anos.

Como você pode usar ordens de serviço permanentes de forma eficaz?

Uma regra simples para manter a ordem de serviço para manutenção geral é usá-los para qualquer tarefa que leve 15 minutos ou menos para seus técnicos. O raciocínio é que, porque o custo e o tempo para criar e fechar uma ordem de serviço provavelmente excederão o tempo e o custo do trabalho real.

Se você deseja criar uma ordem de serviço permanente para esses trabalhos menores, é importante definir algumas regras. A maneira de fazer regras é pensar em respostas para as seguintes perguntas:

• Por quanto tempo você manterá a ordem de serviço permanente aberta e qualificada para cobrança?
• Que tipos de peças você pode cobrar na ordem de serviço permanente?
• Qual é o processo para fechar a ordem de serviço e abrir uma nova no final do intervalo?
• Como você revisará suas ordens de serviço permanentes para garantir que as esteja usando corretamente?

Normalmente, você fecha ordens de serviço permanentes no final do mês, mas também pode encerrá-las trimestralmente quando seu período financeiro termina, ajudando a manter o número de transações em relação à ordem de serviço em um nível gerenciável.

Como o Hippo CMMS pode ajudar?

O Hippo CMMS® permite que você aprove, gere, priorize, atribua, rastreie e feche ordens de serviço de qualquer lugar, para que você nunca perca o controle de suas ordens de serviço permanentes. E como tudo é digital e na mesma plataforma intuitiva, você nunca precisa se preocupar em perder pedaços de papel ou ver dados críticos desaparecerem em planilhas intermináveis ​​e desconectadas.

É fácil para as ordens de serviço permanentes em papel e planilha cair entre as rachaduras, mas o Hippo CMMS rastreia tudo para que você possa evitar o retrabalho e manter sua equipe responsável. Seu layout limpo e fácil também torna tudo fácil de ver e entender, enquanto a função de modelo de ordem de serviço integrada significa que você pode facilmente pegar as instruções existentes e copiá-las para novas ordens de serviço. Você obtém mais tempo de chave e menos dinheiro gasto em administração.

O que vem a seguir?

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder às suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo executivo

Uma ordem de serviço permanente é uma ordem de serviço que você abre por um período prolongado, às vezes indefinidamente, para tarefas rotineiras ou recorrentes que você não pode vincular a um equipamento específico. Você normalmente usa ordens de serviço permanentes para pequenos trabalhos, como verificações de ferramentas e manutenção geral, porque não é econômico criar uma nova ordem de serviço para cada tarefa.

Um dos principais benefícios das ordens de serviço permanentes é que elas são uma maneira simples de acompanhar tarefas mundanas ou repetitivas quando você não precisa de um registro. No entanto, eles podem se perder entre as muitas ordens de serviço corretivas e preventivas em sua lista de pendências, e você pode esquecer de fechá-las e renová-las rotineiramente.

Para usar ordens de serviço permanentes com mais eficiência, você deve configurar algumas regras, como por quanto tempo a ordem de serviço deve ser aberta e o que você pode cobrar dela. O software de ordem de serviço Hippo CMMS pode ajudar porque permite que você acompanhe todas as suas ordens de serviço, incluindo ordens de serviço permanentes, para que você acabe com falhas de dados em seus registros e orçamento de manutenção.