Ordens de Serviço Permanentes Explicadas: Reduzindo Sobrecarga Admin e Aumentando Visibilidade

Mesmo com fluxos de trabalho modernos e perfeitamente simplificados, parece que algumas tarefas não justificam o esforço administrativo. Você deve gastar cinco minutos para gerar uma ordem de serviço para um trabalho recorrente de três minutos? Mas se você não as coloca no sistema, com o tempo e uma vez que você tem o suficiente delas, você está criando pontos cegos primeiro nos seus dados e depois no seu orçamento.

A solução podem ser ordens de serviço permanentes, onde você pode cortar sobrecarga administrativa em algumas inspeções e tarefas recorrentes pequenas.

O que é uma ordem de serviço permanente?

Uma ordem de serviço permanente é uma ordem de serviço que você abre por um período estendido, às vezes indefinidamente, para tarefas de rotina ou recorrentes que você não conecta a um ativo ou equipamento específico. Em vez de completar a tarefa e fechar a ordem de serviço, você mantém a ordem de serviço aberta, atualizando-a cada vez que faz mais trabalho.

Por que fazer assim? Com uma ordem de serviço permanente, você pode registrar os custos e histórico de tarefas específicas, enquanto também reduz a administração geral de ordens de serviço. Então, no final, você obtém a mesma quantidade de dados confiáveis mas por menos esforço administrativo geral.

Ordens de serviço permanentes são ótimas para tarefas que você não pode atribuir a um ativo específico, mas são ainda melhores para quando o custo da tarefa é mínimo comparado ao custo administrativo de gerar, atribuir e fechar uma ordem de serviço separada. Ordens de serviço permanentes evitam que você gaste dez minutos em admin para um trabalho de cinco minutos.

O que é uma ordem de serviço abrangente (blanket work order)?

Muitas pessoas usam ordem de serviço abrangente e ordem de serviço permanentemente de forma intercambiável, mas existem diferenças pequenas mas importantes.

Ordens de serviço abrangentes cobrem tarefas diversas, enquanto ordens de serviço permanentes são mais específicas. Você pode usar ordens de serviço abrangentes para capturar os custos do trabalho diverso completado pela equipe mas não os detalhes, deixando buracos nos seus dados de orçamento de manutenção. Então, no final, a diferença mais importante entre ordens de serviço permanentes e abrangentes é que você deve evitar as abrangentes.

Quando você deve usar ordens de serviço permanentes?

Você geralmente usa ordens de serviço permanentes para tarefas pequenas e repetitivas que você pode não estar ligando ao que geralmente pensa como trabalho de manutenção real, incluindo verificações de ferramentas, reuniões de segurança e treinamento, e tarefas para manutenção menor. Nestes casos, geralmente não é econômico criar uma nova ordem de serviço para cada tarefa, então você pode criar uma ordem de serviço permanente que fica aberta e frequentemente atualizada para rastrear custos.

Ordens de serviço permanentes também podem ser úteis se a solução CMMS que você usa não permite cobrar transações a ativos individuais. Nesse caso, configurar uma ordem de serviço permanente pode ser uma alternativa que permite rastrear custos enquanto reduz sobrecarga administrativa.

Quais são os prós e contras das ordens de serviço permanentes?

Um dos principais benefícios das ordens de serviço permanentes é que elas são uma maneira simples de rastrear tarefas mundanas ou repetitivas onde você não precisa de um registro histórico completo. Elas também podem ser uma maneira útil de reduzir o tempo e dinheiro que você gasta criando e administrando ordens de serviço para melhorar a eficiência da sua gestão de manutenção e estoque.

Mas, ordens permanentes não são uma solução perfeita, então você precisa estar ciente das armadilhas comuns para evitá-las. Um dos principais desafios é que ordens de serviço permanentes podem se perder entre as muitas ordens de serviço corretivas e preventivas no seu backlog. Como resultado, é possível esquecer de fechar e renovar ordens de serviço permanentes em um cronograma definido.

Assim como aquela pasta "diversos" no seu arquivo, também pode às vezes ser difícil lembrar exatamente o que suas ordens de serviço permanentes devem cobrir, especialmente se estiverem abertas há anos.

Como você pode usar ordens de serviço permanentes efetivamente?

Uma regra prática simples para ordem de serviço permanente para manutenção geral é usá-las para qualquer tarefa que leve seus técnicos 15 minutos ou menos. O raciocínio é que porque o custo e tempo para criar e fechar uma ordem de serviço provavelmente excedem o tempo e custo do trabalho real.

Se você quer criar uma ordem de serviço permanente para esses trabalhos menores, é importante definir algumas regras. Uma maneira de fazer regras é pensar em respostas para as seguintes perguntas:

• Por quanto tempo você manterá a ordem de serviço permanente aberta e elegível para cobrança?
• Que tipos de peças você pode cobrar na ordem de serviço permanente?
• Qual é o processo para fechar a ordem de serviço e abrir uma nova no final do intervalo?
• Como você revisará suas ordens de serviço permanentes para garantir que está usando-as corretamente?

Tipicamente, você fecha ordens de serviço permanentes no final do mês, mas também pode fechá-las trimestralmente quando seu período financeiro termina, ajudando a manter o número de transações contra a ordem de serviço em um nível gerenciável.

Como o Hippo CMMS pode ajudar?

Hippo CMMS® permite que você aprove, gere, priorize, atribua, rastreie e feche ordens de serviço de qualquer lugar, para que você nunca perca o rastro de suas ordens de serviço permanentes. E como tudo é digital e na mesma plataforma intuitiva, você nunca precisa se preocupar em perder pedaços de papel ou ver dados críticos desaparecerem em planilhas infinitas e desconectadas.

É fácil para ordens de serviço permanentes em papel e planilhas caírem nas frestas, mas Hippo CMMS rastreia tudo para que você possa evitar retrabalho e manter sua equipe responsável. Seu layout limpo e fácil também torna tudo fácil de ver e entender, enquanto a função integrada de modelo de ordem de serviço significa que você pode facilmente pegar instruções existentes e copiá-las para novas ordens de serviço. Você obtém mais tempo de chave de fenda e menos dinheiro gasto em admin.

O que vem a seguir?

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a agendar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo executivo

Uma ordem de serviço permanente é uma ordem de serviço que você abre por um período estendido, às vezes indefinidamente, para tarefas de rotina ou recorrentes que você não pode vincular a um equipamento específico. Você tipicamente usa ordens de serviço permanentes para pequenos trabalhos como verificações de ferramentas e manutenção geral porque não é econômico criar uma nova ordem de serviço para cada tarefa.

Um dos principais benefícios das ordens de serviço permanentes é que elas são uma maneira simples de rastrear tarefas mundanas ou repetitivas quando você não precisa de um registro. No entanto, elas podem se perder entre as muitas ordens de serviço corretivas e preventivas no seu backlog, e você pode esquecer de fechá-las e renová-las rotineiramente.

Para usar ordens de serviço permanentes mais efetivamente, você deve configurar algumas regras, como por quanto tempo a ordem de serviço deve ficar aberta e o que você pode cobrar contra ela. O software de ordem de serviço Hippo CMMS pode ajudar porque permite que você rastreie todas as suas ordens de serviço, incluindo ordens de serviço permanentes, para que você acabe com buracos nos seus dados e orçamento de manutenção.