11 dicas sobre como obter mais do seu sistema EAM

Já se passaram 12 meses desde que você concluiu a implementação do sistema de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) de sua fábrica e comemorou a data de "ativação" do sistema.

Você realizou todas as coisas certas durante a implementação. Você contratou um consultor de implementação EAM experiente. Você formou uma equipe de implementação interna para fornecer informações e concluir tarefas. Você documentou os processos de negócios. Você coletou dados e os inseriu no EAM. E você conduziu sessões de treinamento. Porém, o EAM não está fornecendo as informações exigidas pelos vários gerentes de funções para apoiar as decisões de negócios.

O que deu errado? Para onde vamos daqui? É o sistema, os dados ou as pessoas? As informações necessárias estão contidas no sistema e, em caso afirmativo, como as acessamos? O que nós, como administradores do sistema EAM, fazemos para corrigir este problema?

Essas são apenas algumas das perguntas que todas as organizações fazem quando as informações para a tomada de decisões são necessárias e parecem indisponíveis. Se essa situação continuar, a alta administração pode começar a questionar a lógica por trás da compra e implementação do que geralmente é um sistema caro. Em breve, eles perguntarão quando o retorno sobre o investimento (ROI) será realizado ou se algum dia será realizado. Os usuários do sistema começarão a questionar se o novo sistema é melhor do que nenhum sistema como antes. O suporte para uso contínuo do sistema pode diminuir ou ser questionado.

Independentemente do que possa ter dado errado, você pode determinar como obter mais do seu EAM. Pode ser apenas o caso de determinar para onde olhar. Também pode ser apenas o caso do que procurar. Todos os sistemas EAM contêm os mesmos recursos básicos de suporte às funções de manutenção, confiabilidade e materiais. A maneira como você implementa e usa esses recursos determinará quais dados estarão disponíveis quando necessário. Você deve primeiro desenvolver um plano de ação (para onde vamos a partir daqui?).

A seguir (sem ordem de prioridade) várias atividades básicas que devem ser incluídas em seu plano.

1) Determine quais decisões de negócios devem ser tomadas e quais informações são necessárias para apoiar essas decisões. Um esforço excessivo pode ser despendido na revisão e atualização dos dados do sistema apenas para descobrir que eles não são necessários para a tomada de decisões. Determine o formato dos requisitos de dados e documente esses requisitos para que todas as partes envolvidas permaneçam focadas no (s) mesmo (s) objetivo (s).

2) Faça uma revisão da implementação do sistema para determinar se uma área foi negligenciada ou não foi concluída. Você economizou em uma área para concluir uma área que parecia ter uma prioridade mais alta? Você concluiu todas as ações exigidas pelo plano? E o consultor de implementação fez o que foi contratado para fazer?

3) Conforme declarado, todos os sistemas contêm os mesmos recursos básicos; no entanto, o sistema selecionado suportou seu processo de negócios documentado ou você tentou alterar seus processos para se adequar ao sistema? Um EAM bem-sucedido e gerador de resultados será implementado para se adequar aos processos de negócios da planta. Revise os processos de negócios e certifique-se de que estão sendo seguidos conforme documentado. Revise a implementação do EAM para garantir que ela suporte os processos documentados.

4) Revise o manual do usuário do EAM que foi desenvolvido durante a implementação do sistema. Este manual deve conter procedimentos a serem usados ​​por várias funções ao usar o sistema EAM. Os usuários do sistema estão seguindo os procedimentos estabelecidos? Os procedimentos coletam e registram informações que podem ser usadas para a tomada de decisões? Os procedimentos requerem revisão para garantir que dados significativos estão sendo coletados? Este manual também deve ter sido usado como base para o treinamento de usuários.

5) Analise os registros de treinamento para determinar se as sessões de treinamento foram realizadas para cada nível de função e se todos os usuários do sistema participaram deste treinamento. Revise os materiais de treinamento para determinar se o manual do usuário do sistema foi usado para desenvolver os materiais de treinamento. Converse com os usuários do sistema para determinar se o treinamento de atualização é necessário. Se necessário, agende um treinamento de atualização para todos os usuários do sistema.

6) Revise as ferramentas usadas durante a implementação do sistema para coletar dados a serem carregados no EAM. Podem ser na forma de planilhas manuais, bancos de dados eletrônicos ou uma combinação dos dois. Em alguns casos, esses dados podem ter sido fornecidos pelo fornecedor / vendedor. Inclua o seguinte em sua revisão de dados:dados de placa de identificação para ativos (equipamentos), dados de inventário de materiais, procedimentos de manutenção preventiva e preditiva, dados de funcionários (trabalhador), etc. Revise o processo seguido ao carregar esses dados no sistema EAM. Este processo foi completo e completo?

7) Revise os códigos de sistema desenvolvidos no sistema EAM para apoiar os processos de negócios. Eles foram inseridos corretamente? Eles apóiam o processo de tomada de decisão? Os usuários do sistema os estão empregando corretamente? Esses códigos requerem modificação para fornecer os dados necessários para a tomada de decisão?

8) Analise cada módulo do sistema para determinar os campos padrão disponíveis para registro de dados. Determine se esses campos padrão, quando preenchidos corretamente, fornecerão as informações solicitadas. Determine se existe a capacidade de criar campos adicionais nos vários módulos. Determine se campos adicionais foram criados durante a implementação do sistema e se eles estão documentados no manual do usuário do sistema.

9) Revise cada módulo contido no sistema EAM para entender a integridade e aplicabilidade dos dados contidos. Os vários módulos devem incluir:ativo (equipamento), inventário, lista de tarefas (procedimentos PM / PdM), ordens de serviço, histórico de ativos, etc. Determine se o manual do usuário do sistema descreveu quais dados eram necessários para cada módulo e como inseri-los devidamente. Determine se o treinamento foi realizado para garantir que cada usuário entendeu esses requisitos e sua importância.

10) Determine quais relatórios padrão estão disponíveis no sistema EAM. Use o manual do usuário do sistema desenvolvido durante a implementação para determinar se os campos de dados contidos nesses relatórios padrão foram abordados nos vários procedimentos de coleta e entrada de dados. Compare os campos desses relatórios padrão com as informações exigidas pela administração para determinar se os dados corretos estão sendo coletados, inseridos no sistema e recuperados pelos relatórios.

11) Se necessário, peça a ajuda de um representante de tecnologia da informação (TI) para criar relatórios personalizados e tentar recuperar os dados solicitados do banco de dados do sistema EAM. Use os requisitos de gerenciamento para desenvolver esses relatórios. Determine a partir desses relatórios se os dados estão sendo inseridos no formato correto e se estão sendo inseridos no campo de registro correto. Esses relatórios devem indicar se há dados disponíveis para apoiar o processo de tomada de decisões de negócios. Se os dados puderem ser recuperados, deve-se decidir se manter o formato do relatório e tê-lo disponível para uso por terceiros ou mantê-lo como um relatório especial para ser usado quando necessário. Se os dados não puderem ser recuperados, é uma indicação de que mais investigação ou possível modificação do sistema pode ser necessária.

Esta lista de atividades é um ponto de partida para obter mais do seu sistema EAM. Nem todas as atividades podem se aplicar ao seu sistema. O sistema em uso e os processos de negócios estabelecidos determinarão quais atividades devem ser realizadas e em que ordem devem ser realizadas. Para todas as atividades necessárias, é importante concluí-las na íntegra e documentar os resultados de maneira adequada. Continue a fazer perguntas até receber as respostas ou a situação ser corrigida. Mais importante ainda, documente os resultados, comunique-se novamente e treine todos os usuários. Torne isso importante!

Também podemos determinar a partir desta lista de atividades que um sistema EAM é um pacote de software (ferramenta) que requer e, em certo sentido, exige a disciplina de qualquer pacote de software corporativo. Esta ferramenta não será eficaz a menos que as pessoas recebam o treinamento adequado, usem o sistema de acordo com os processos definidos e forneçam feedback para melhoria contínua. Um sistema EAM é como qualquer outro pacote de software - seu sucesso depende de como ele é implementado e, mais importante, como é usado.

Sobre o autor:
Mike Willard, CMRP, é consultor sênior de Life Cycle Engineering (LCE), com mais de 30 anos de experiência em manutenção e confiabilidade. Ao longo de sua carreira, Mike trabalhou com organizações industriais, de instalações e governamentais para implementar processos de confiabilidade em vários fluxos de trabalho, incluindo controle de trabalho, planejamento e programação, engenharia de confiabilidade, gerenciamento de materiais, atendimento ao operador e sistemas EAM. Você pode entrar em contato com Mike em [email protected]. Para obter mais informações sobre a LCE, visite www.LCE.com.