Otimizando interrupções por meio do planejamento de tarefas eficaz

Todos estamos cientes do impacto das interrupções nos negócios. Em muitos casos, de um terço a metade do orçamento de manutenção é consumido durante esse período. Considere o custo da produção perdida durante esse período e os custos serão enormes. Para compensar o custo de produção perdida e o custo de manutenção, temos que maximizar a quantidade de trabalho realizado no menor tempo possível, mas ao mesmo tempo sermos eficazes no que trabalho é executado e como é gerenciado.

As interrupções podem ter cronogramas elaborados, mas geralmente não são bem-sucedidos devido ao planejamento avançado ineficaz, o que resulta em execução de trabalho ineficiente e atrasos no cronograma de interrupções. As interrupções só podem ser bem-sucedidas quando o trabalho de interrupção é planejado com eficácia antes de o trabalho ser agendado e / ou iniciado.

Muitas organizações de manutenção, na tentativa de gerenciar suas interrupções com mais eficiência, criaram posições de planejador para lidar com o planejamento do trabalho de interrupção. No entanto, na maioria das vezes, os planejadores acabam executando certas seções da interrupção, gerenciando empreiteiros ou esgotando materiais; pouco ou nenhum planejamento prévio de tarefas ocorre. Portanto, o sucesso da interrupção ainda é questionável.

Este artigo se concentrará em quatro das oito áreas de planejamento que costumam ser esquecidas ou abordadas de maneira ineficaz. Se os planejadores de interrupções tiverem a oportunidade de concentrar seus esforços no planejamento eficaz da tarefa de interrupções e tratar dessas oito áreas, o agendamento e a execução das interrupções terão uma taxa de sucesso muito maior. As oito áreas a serem consideradas são:

1. Determinação de tarefas de interrupção
2. Definição do escopo da tarefa
3. Identificação de perigos ou obstáculos da tarefa
4. Metodologia da etapa da tarefa
5. Determinação de materiais, ferramentas e equipamentos
6. Coordenação de grupo de trabalho
7. Estimativa de recursos de mão de obra
8. Conclusão do planejamento de tarefas

Este documento cobre quatro áreas:determinação das tarefas de interrupção, definição do escopo da tarefa, identificação dos perigos e / ou obstáculos da tarefa e conclusão do planejamento da tarefa. Isso não diminui de forma alguma a importância de abordar as outras quatro áreas ou seu impacto geral na conclusão bem-sucedida de uma interrupção.

Antes de prosseguirmos, precisamos estabelecer várias definições de linha de base. Primeiro, qual é o objetivo de uma interrupção? O objetivo deve ser realizar as tarefas identificadas com um alto nível de precisão, de modo que os equipamentos e / ou processos reiniciem com o mínimo de problemas ou perdas de refugo, e as operações terão a confiança de que os equipamentos e processos operarão na taxa e qualidade desejadas até o próximo interrupção programada.

Em segundo lugar, qual é o objetivo do planejamento de interrupção? O objetivo do planejamento de interrupção é minimizar o impacto de atrasos, espera, obstáculos e gargalos durante a execução do trabalho para permitir a conclusão no prazo do trabalho e o equipamento / inicialização do processo dentro do prazo, enquanto gerencia os custos planejados da interrupção dentro do orçamento de interrupção.

Aqui estão vários fatos que reforçam esses objetivos. Os custos de desligamento de manutenção podem ser reduzidos em 30 a 50 por cento em relação aos níveis históricos se a inicialização após o desligamento ocorrer de maneira suave e previsível. Desde 1973, os custos de operação e manutenção para usinas de produção de energia aumentaram em mais de 400 por cento. Muitas fábricas gastam até 40% de seu esforço de manutenção em tarefas reativas.

A fábrica de papel da Potlatch Cloquet implementou técnicas de gerenciamento de desligamento de manutenção de baixo custo com foco no tipo, qualidade e tempo de trabalho, o que contribuiu para uma queda de 83 por cento no custo de manutenção por tonelada (1). É de vital importância que a lista de trabalho de interrupção seja mantida o mais curta possível.

Manter a lista curta é o meio de reduzir custos e o método principal de se concentrar no trabalho que só pode ser executado durante uma grande interrupção. Todos os outros trabalhos devem ser realizados durante um período fora da janela de interrupção.

“As empresas que executam cronogramas verdadeiramente otimizados, em média, melhoraram os pedidos de trabalho concluídos por dia por técnico em 20 por cento, o cumprimento do contrato de serviço em 25 por cento e aumentou o tempo de chave em 18 por cento.” (2)

Quando uma instalação decide identificar um grande trabalho de interrupção com bastante antecedência e o trabalho é cuidadosamente planejado para maximizar a facilidade de execução, o resultado será custos mais baixos. A identificação da tarefa de trabalho de interrupção começa no dia seguinte à inicialização a partir da última interrupção. Aqui está uma sugestão de cronograma de planejamento:

3 a 10 anos fora: Lista de trabalho aproximada desenvolvida

18 a 24 meses fora: A lista de trabalho atinge o orçamento e o planejamento começa

12 meses fora: Começam as reuniões mensais de interrupção

6 meses fora: A lista de trabalho está bloqueada. O planejamento está 90 por cento concluído

0 mês: Ocorre uma interrupção, 100 por cento do trabalho é planejado e programado

1 mês após interrupção: Ocorrem reuniões de crítica pós-interrupção

Organizações de manutenção bem-sucedidas identificam sua lista de trabalho de interrupção de várias fontes, todas as quais devem estar alinhadas com os objetivos de interrupção. Essas fontes incluem:

1. 
   Solicitações de trabalho geradas como resultado das reuniões de crítica pós-interrupção. Essas solicitações capturam itens de trabalho que foram identificados durante a interrupção anterior.
   
2. 
   Problemas regulatórios geram trabalho adicional e, em alguns casos, aumentam a frequência de muitas interrupções.
   
3. 
   O histórico de interrupções e equipamentos deve ser outra fonte importante de identificação de itens de trabalho de interrupções.
   
4. 
   Atividades de PM / PdM, backlog ou trabalho de transição de interrupções anteriores.
   

O processo de planejamento pode começar, uma vez que a lista de trabalho de interrupção tenha sido estabelecida e aprovada. A chave é que a identificação da tarefa de trabalho de interrupção é crítica e o planejamento e programação bem-sucedidos de interrupção dependem de eventos importantes que ocorrem com bastante antecedência.

Na linha do tempo, afirmamos que a lista de trabalho deve ser bloqueada seis meses antes da interrupção. A data de bloqueio é essencial para gerenciar e planejar com eficácia o trabalho de interrupção. Se um processo de bloqueio não estiver em vigor, haverá uma inundação interminável de itens de trabalho de última hora adicionados à interrupção que não serão planejados, e isso resultará em custos excessivos, resposta reativa e maior probabilidade de ultrapassagem do cronograma de interrupção .

Problemas de entrega de peças e disponibilidade de mão de obra se tornam um problema quando o trabalho é adicionado após a data de bloqueio. A implementação de um processo de bloqueio é um conceito que alguns indivíduos podem achar difícil de aceitar, especialmente se no passado eles tiveram permissão para adicionar trabalho sem levar em conta o impacto no orçamento geral e cronograma de interrupções. Um processo para lidar com o trabalho de interrupção do complemento deve ser desenvolvido e implementado para exigir que o solicitante justifique a necessidade e identifique quais itens de trabalho existentes serão sacrificados.

A administração deve impor seriamente o prazo de bloqueio, seguindo o processo estabelecido e obter o acordo de todas as partes de que ele será seguido. Qualquer trabalho proposto para adição após a data de bloqueio deve ser cuidadosamente examinado e justificado antes da aprovação. É importante lembrar que o trabalho de planejamento é caro. É extremamente desperdício cancelar um trabalho que já está planejado (com peças sob encomenda ou no local), a fim de fazer um trabalho não planejado.

Conforme as tarefas de interrupção são identificadas, o escopo da tarefa deve ser definido. Em muitos casos, a tarefa de trabalho identificada é todo o escopo fornecido. Nesse caso, os trabalhadores designados para realizar o trabalho ficam em desvantagem, pois são eles que determinam o escopo com base em seu conhecimento, que pode não ser o escopo pretendido. Quando isso ocorre, geralmente resultam em ineficiências, atrasos e excessos dispendiosos.

O escopo de trabalho claramente definido é essencial para o planejamento, programação e execução de trabalho bem-sucedidos. Se as seguintes perguntas forem respondidas, um escopo de trabalho claro resultará:

1. A solicitação de trabalho define adequadamente o que a tarefa espera realizar?
2. Existe um ponto inicial e final específico para a tarefa?
3. Isso exigirá que os critérios de teste ou aceitação sejam atendidos?
4. A tarefa afetará os aspectos de saúde, segurança ou meio ambiente?
5. Quem ou qual departamento terá a palavra final sobre a prioridade do trabalho?

Como parte da definição e refinamento do escopo do trabalho, o planejador será obrigado a realizar visitas ao local no local do trabalho solicitado para determinar os cinco elementos básicos do planejamento do trabalho:

1. Os requisitos de mão de obra (quantos, habilidades, quanto tempo) para a tarefa
2. A localização específica da obra (ativo e localização física)
3. Quando o trabalho precisa acontecer (sequência no processo de agendamento)
4. Os materiais, ferramentas e equipamentos para realizar o trabalho
5. As informações, especificações, segurança, autorizações que suportam a execução de um trabalho de qualidade.

Para realizar esse nível de planejamento, é muito importante que o pessoal adequado seja dedicado em tempo integral ao planejamento dos pacotes de trabalho de interrupção. Se isso não for feito, os planejadores provavelmente serão colocados no papel de supervisores, artesãos, caçadores de peças ou observadores gerais. Nenhuma dessas atividades aumentará a eficiência das atividades de manutenção na magnitude que o planejamento antecipado eficaz fornecerá.

Anteriormente, afirmamos que o objetivo do planejamento de interrupção é minimizar o impacto de atrasos, espera, obstáculos e gargalos durante a execução do trabalho para permitir a conclusão do trabalho no prazo e equipamento / inicialização do processo dentro do prazo, enquanto gerencia os custos planejados da interrupção dentro do orçamento de interrupção. Para atingir esse objetivo, o planejamento prévio deve ser minucioso. A identificação dos perigos do trabalho, problemas de segurança e obstáculos que afetam o progresso do trabalho é frequentemente esquecida.

Tudo pode ser evitado ou levado em consideração se abordado durante o processo de planejamento. Alguns dos itens mais comuns incluem a complexidade do bloqueio / sinalização, requisitos de autorização (quebras de linha, espaço confinado, escavação e licenças de construção), descargas de ar e água, requisitos de barricada (a área de trabalho barricada interferirá nos padrões normais de tráfego?) e se o local de trabalho suportará os requisitos de peso e altura do equipamento. Esses itens não podem ser totalmente considerados se o planejamento do trabalho for feito em tempo real ou se os planejadores tentarem planejar de sua mesa. As visitas ao local são uma parte essencial do planejamento eficaz de interrupções.

Conforme o processo de planejamento se aproxima da data limite de seis meses, o planejamento do trabalho de interrupção deve estar terminando. Os pacotes de trabalho devem ser totalmente planejados e geralmente aguardando a chegada das peças e materiais identificados. Como determinamos que concluímos o processo de planejamento para o trabalho de interrupção?

Em primeiro lugar, todo o nosso trabalho de interrupção deve ser gerenciado por meio de nosso processo de ordem de serviço. Com isso implementado, podemos avaliar cada ordem de serviço com uma série de perguntas que, se as respondermos com sinceridade, determinarão se o planejamento da ordem de serviço foi concluído. O processo de avaliação deve incluir estas questões:

1. 
   O escopo do trabalho é claro, conciso e de fácil compreensão?
   
2. 
   Todos os aspectos da tarefa foram avaliados e tratados?
   
3. 
   Os perigos do trabalho, segurança, requisitos de autorização e obstáculos potenciais foram identificados, tratados e comunicados dentro da ordem de trabalho?
   
4. 
   A sequência de tarefas faz sentido, a metodologia está definida e inclui instruções especiais, especificações e testes / verificações de qualidade?
   
5. 
   Todos os materiais determináveis, peças, ferramentas e requisitos de equipamento foram atendidos e as ações tomadas para fornecer os itens necessários com entrega dentro das datas de “necessidade até” prescritas?
   
6. 
   Os grupos de trabalho específicos foram identificados e a coordenação das etapas das tarefas foi abordada para minimizar o esforço sem valor?
   
7. 
   As estimativas realistas de mão de obra e as necessidades de recursos de mão de obra foram estabelecidas usando os melhores métodos disponíveis, incluindo a duração da tarefa e o total de horas de mão de obra?
   
8. 
   Todos os pacotes de trabalho incluem toda a documentação de apoio, impressões, esquemas e imagens?
   

Se o planejador puder responder "sim" com sinceridade a cada uma dessas perguntas, haverá confiança de que o pacote de trabalho atenderá ao objetivo do planejamento de interrupção. O resultado final, quando a ordem de serviço for agendada e executada, será mais trabalho sendo executado com menos pessoas e em muito menos tempo.

A qualidade do reparo aumentará e o custo de cada reparo diminuirá significativamente. Em alguns casos, a economia de custos pode chegar a 90%. Em média, uma ordem de serviço de reparo não planejado que levaria oito horas para ser concluída pode levar menos de duas horas para ser executada quando planejada. Isso se deve a uma combinação de melhores instruções, fácil acesso a peças, ferramentas, equipamentos e materiais e melhor coordenação de recursos de mão de obra.

Planejadores de interrupções experientes inventam grandes truques em seu comércio. Identificar essas ferramentas os ajuda a gerenciar seu tempo de forma mais eficiente, permitindo-lhes, assim, fornecer uma interrupção melhor planejada. Várias de suas experiências incluem:

1. 
   Classificando suas listas de trabalho por grupos de trabalho (equipes). É mais fácil gerenciar do que trabalhar com todo o backlog.
   
2. 
   Desenvolver planilhas de sistemas de tubulação que requerem a instalação de cortinas e, em seguida, monitorar quando uma cortina foi instalada e quando a cortina foi removida. Isso pode evitar muitas dores de cabeça durante a inicialização.
   
3. 
   Identificar tarefas que requerem andaimes e, quando possível, ter o andaime instalado antes da data de início da interrupção. Novamente, isso reduz o potencial de atrasos na espera pela instalação.
   
4. 
   Inclua notas aos programadores sobre os trabalhos que podem estar sob um guindaste. Isso reduzirá os atrasos ou problemas de segurança no trabalho com cargas suspensas.
   

Uma interrupção é uma situação única. O planejamento eficaz pode fornecer à manutenção a oportunidade de realizar o trabalho sob circunstâncias controladas, resultando em mais trabalho concluído, trabalho de precisão realizado, partidas que são controladas com perdas mínimas e equipamentos ou processos que funcionam de forma confiável na qualidade e taxa desejadas até a próxima interrupção programada.

Todo o trabalho colocado no cronograma de interrupção deve ser totalmente planejado. Se isso não for feito, o fardo do planejamento do trabalho ficará efetivamente sobre o artesão. Isso retarda o trabalho tremendamente e cria inúmeras oportunidades para atrasos, erros, confusão e atos inseguros.

Cobrimos quatro dos oito itens que afetam diretamente a execução efetiva de uma interrupção. Nossa discussão focou especificamente no processo de planejamento e não no processo de agendamento, porque o agendamento depende de saber quanto trabalho está disponível, quanto tempo cada tarefa levará, quantos recursos de trabalho são necessários por tarefa e a prioridade ou criticidade do tarefa. Cada um desses fatores está diretamente relacionado à eficácia com que o planejamento foi executado.

O planejamento de interrupção eficaz resultará em um cronograma significativo que pode então ser desenvolvido com uma alta porcentagem de probabilidade de que será bem-sucedido. Porém, o sucesso de um cronograma depende da execução da obra. As expectativas do trabalho programado devem ser comunicadas aos supervisores e trabalhadores responsáveis ​​pela execução do trabalho, com o andamento monitorado diariamente. As atualizações diárias da programação são essenciais; sem essas atualizações, a conclusão dentro do prazo da interrupção está em risco.

O gerenciamento de interrupções é uma ferramenta eficaz para reduzir custos e aumentar a produtividade da fábrica. Quando é tomada a decisão de identificar uma grande interrupção do trabalho com bastante antecedência e, em seguida, planejar cuidadosamente o trabalho para obter o máximo de facilidade de execução, o resultado será custos mais baixos. Se, ao mesmo tempo, as interrupções do processo (como o trabalho adicional atrasado) forem mantidas sob controle, haverá recursos suficientes disponíveis para refinar e melhorar continuamente o modelo de interrupção para uma economia ainda maior.

Referências
Kister, Timothy C. e Bruce Hawkins. Planejamento e programação de manutenção:agilize sua organização para um ambiente enxuto. EUA:Elsevier, 2006

Brown, Michael V. Audel Gerenciando Planejamento e Programação de Manutenção. EUA:Wiley Publishing, 2006

(1) Krings, Dave. “Abordagem proativa para desligamentos reduz os custos de manutenção do Potlatch.” http://www.idcon.com/article-approach.htm

(2) Vigoroso, Mark. Relatório de benchmark de otimização de serviço de campo. Aberdeen Group, maio de 2005.

Sobre o autor:
Tim Kister é um especialista no assunto de planejamento e programação da Life Cycle Engineering. A experiência prática de Tim na aplicação das melhores práticas permite que ele avalie as práticas de controle do trabalho do cliente, desenvolva processos, estratégias de treinamento e coaching para influenciar mudanças culturais que otimizam a transição do cliente para uma cultura proativa. Um educador dedicado, Tim facilitou mais de 100 workshops e seminários focados em gerenciamento de manutenção e planejamento e programação, e é co-autor do livro “Manual de planejamento e programação de manutenção; Simplificando sua organização para um ambiente enxuto. ” Você pode entrar em contato com Tim em [email protected]. Para obter mais informações sobre a LCE, visite www.LCE.com.