Como a carteira de manutenção sai do controle?

Você pode ter ouvido a notícia - não é realmente nada novo. O Serviço de Parques Nacionais (NPS) acumulou US $ 11,9 bilhões em pedidos de manutenção. E uma vez que o Congresso aloca apenas cerca de US $ 3,25 bilhões por ano para esse tipo de trabalho, ele foi adiado indefinidamente, uma montanha de manutenção aparentemente intransponível que dificilmente será concluída sem uma intervenção radical.

Essas ordens de serviço não atendidas incluem memoriais em ruínas e estradas administradas pelo NPS, mas também hotéis privados, lojas de presentes e outras concessões, o que adiciona camadas de complexidade a um problema que vem se infiltrando há anos.

Não vamos nos aprofundar nessas complexidades aqui - outros já o fizeram. Vamos falar sobre o que exatamente é o backlog de manutenção, como isso acontece e como uma organização chega a esse ponto.

O que é a lista de pendências de manutenção?

A carteira de manutenção é o trabalho que precisa ser concluído por motivos de segurança ou operacionais para evitar mais quebra de ativos, que ainda não foi feito.

Qual é a quantidade certa de pendências?

As equipes de manutenção não podem estar em todos os lugares ao mesmo tempo, então algumas pendências de manutenção são inevitáveis ​​e esperadas. Mas é importante descobrir o nível apropriado de pedidos em atraso em relação ao seu setor e às necessidades de negócios. O cenário ideal é um backlog que seja estável e controlável, mesmo que sua organização seja atingida por um número recorde de quebras de emergência. Manter um equilíbrio entre a alocação de recursos e os custos associados à manutenção é essencial.

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O software de manutenção pode ajudar

Controlar o backlog de manutenção é realmente difícil sem a ajuda de um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS). Um CMMS ajuda os gerentes de manutenção a saberem o que o trabalho precisa ser feito e quando, dando-lhes total visibilidade sobre o backlog. Ele também mantém a manutenção em mente e não permite que pequenos projetos sejam perdidos.

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No entanto, acompanhar a manutenção apenas com um CMMS não é suficiente para evitar atrasos. O Serviço de Parques Nacionais possui um CMMS. De acordo com seu site, eles usam software de manutenção desde 1986, com a versão atual de seu sistema de gerenciamento de instalações implantado em 1998 e "modificado ao longo do tempo para atender às necessidades exclusivas da NPS para um sistema de gerenciamento de ativos".

Então, como a lista de pendências de manutenção sai do controle?

O contexto, bem como o nível de risco associado a cada ativo, determina o nível de carteira que é aceitável:Ativos de baixo risco toleram atrasos de manutenção mais longos, enquanto ativos de alto risco toleram atrasos de manutenção mais curtos.

Mas, independentemente do nível de risco do ativo, o acúmulo pode resultar em falhas de equipamento, não conformidade com os requisitos de segurança obrigatórios e legislação de segurança estatutária, custos para remover e substituir ativos, perdas de produção e garantias que não se sustentam no tribunal - todos o que pode levar a etiquetas de preços maiores no futuro.

A situação do NPS ilustra como pode ser fácil deixar a manutenção cair para as restrições de orçamento. Ao adiar continuamente a manutenção preventiva, você corre o risco de permitir que pequenas correções se transformem em projetos grandes e caros que seu orçamento simplesmente não consegue acompanhar.

Em julho de 2013, o Comitê de Energia e Recursos Naturais realizou uma audiência para considerar as opções de financiamento suplementar para o problema de manutenção do NPS (que, na época, era de apenas US $ 11,5 bilhões). Durante a audiência, o senador Tom Coburn trouxe à luz o perigo de se ignorar a manutenção preventiva.

“Porque todos os anos você não faz manutenção preventiva, você fica atrás da curva. Então, muito em breve, você substituirá uma estrada, em vez de recapitular ”, disse Coburn.

Ele continuou a apontar o ciclo vicioso que o subfinanciamento do Congresso, juntamente com a carteira existente, estava criando.

“É metade do que [o NPS] precisa. Agora, eles estão tendo um déficit de US $ 377 milhões em manutenção a cada ano. Então, a cada ano, eles ficam cada vez mais para trás. O grau de manutenção para recuperar o atraso, o custo se torna mais complexo porque você não está fazendo manutenção preventiva, está fazendo manutenção estrutural. ”

O NPS é um exemplo extremo. É uma organização enorme, com grandes projetos de infraestrutura que se estendem por todos os Estados Unidos, e não é exagero ver como um pouco de atraso pode ter consequências tão graves. Mas é um bom conto de advertência que ilustra como a manutenção pode facilmente sair do controle. Alguns trabalhos adiados que passam despercebidos pelo radar podem aumentar e, eventualmente, resultar em reparos muito mais extensos. E quando você fica para trás na manutenção, pode ser incrivelmente difícil recuperá-la.

Sua primeira linha de defesa contra esse tipo de acúmulo cataclísmico de ordem de serviço não é apenas usar um CMMS, mas implementar uma estratégia de manutenção que permite que você fique em dia com os reparos e monitore suas atividades de manutenção, para detectar o acúmulo antes que ele saia do controle.