Oficinas de manutenção:O que são e como organizar uma

A realização de manutenção e reparo nem sempre pode ser executada diretamente no local do ativo problemático. Nesses casos, uma oficina de manutenção é a área central onde essas atividades de manutenção são gerenciadas e realizadas, abrigando todos os recursos necessários.

Cada indústria tem seus próprios requisitos de manutenção. A maioria de nós está familiarizada com a manutenção de instalações, já que prédios de escritórios, faculdades, lares de idosos e clubes esportivos precisam de manutenção e reparos regulares.

Oficinas de manutenção e o pessoal dão suporte a todos os serviços e produtos que consumimos diariamente. Aviação, manufatura, equipamentos pesados, equipamentos de TI, móveis, habitação e estradas; se você puder citar um produto ou serviço, as pessoas e as instalações serão obrigadas a apoiar sua disponibilidade contínua e uso produtivo.

Layout e tipos da oficina de manutenção

O termo oficina ou oficina de manutenção é genérico, com design, layouts e conteúdos de oficina diferentes devido ao setor específico ao qual se relacionam e sua localização geográfica ou regulamentar.

Projeto da oficina de manutenção. Fonte: Industry Maintenance Engineering Inc.

Oficinas de manutenção incluem espaços de trabalho com estações de trabalho ou bancadas, requisitos de acesso e estacionamento de veículos, sistemas e software de TI, armazenamento de estoque, lojas de ferramentas, áreas de recebimento e despacho, salas limpas, áreas de descarte e salas ou escritórios de apoio aos funcionários.

Um diferenciador chave para a localização e layout da instalação é se a oficina de manutenção é:

1. usado para atender às necessidades de manutenção interna de uma empresa
2. configurada como uma organização de manutenção autônoma, fornecendo suporte a várias empresas diversas

Na primeira, é mais provável que a oficina fique localizada em suas dependências, com ferramentas e equipamentos customizados de acordo com as necessidades do negócio. Este último estará localizado em uma área de captação para vários clientes, com recursos e planejado para fornecer um conjunto mais amplo de atividades de manutenção.

Organização da oficina de manutenção

Não existe uma solução única para todos os casos de instalação de uma oficina de manutenção. Depende de muitos fatores únicos. No entanto, podemos delinear alguns passos gerais que você pode seguir.

Etapa 1:Esclarecer o propósito da oficina de manutenção

Todos devem entender qual é o propósito da oficina de manutenção. Sim, existe para garantir o desempenho e a confiabilidade ideais de um ativo. No entanto, a manutenção não existe isoladamente - o desempenho dos ativos, a confiabilidade e os gastos com manutenção fazem parte de uma estratégia de negócios mais ampla.

Uma estratégia de manutenção e desempenho insatisfatórios podem destruir o valor do ativo. A clareza sobre as necessidades e expectativas de manutenção é necessária para garantir que todas as partes interessadas estejam trabalhando para os mesmos objetivos.

Etapa 2:Planejamento e consultoria

Esta etapa é a etapa mais importante no desenvolvimento de uma oficina de manutenção. Compreender as diversas necessidades é crucial para implementar uma solução que funcione para todos os participantes. Faça e responda às seguintes perguntas:

• A manutenção será 24 horas por dia, 7 dias por semana ou apenas durante o horário comercial?
• O que será mantido e em que nível?
• O crescimento dos negócios é considerado no design da loja?
• Quais requisitos regulamentares essa instalação deve atender?
• Quantas pessoas trabalharão na oficina de manutenção?

Abrir uma oficina de manutenção e equipá-la corretamente não é uma tarefa pequena. Os engenheiros e técnicos de manutenção terão opiniões que você deve considerar; no entanto, o mesmo acontecerá com os trabalhadores da produção, clientes, funcionários de escritórios, conselhos locais e vizinhos.

Deixar de identificar possíveis restrições operacionais no estágio de planejamento exigirá uma retificação cara depois de construída.

Etapa 3:desenvolver layout e fluxos de trabalho eficientes para a oficina de manutenção

Independentemente do seu setor, considere o layout ideal para o fluxo de trabalho em sua loja.

Planejamento e layout de manutenção e reparo do espaço. Fonte: Researchgate.net

Por exemplo, ao projetar uma cozinha para nossa casa, minimizamos o triângulo entre a bancada, a geladeira e a pia para maximizar a eficiência.

Os workshops não são diferentes. Se sua loja está recebendo itens para conserto, pense em como seu sistema funcionará:

• Se um item chegar à oficina para conserto, ele deve ser recebido formalmente para fins de rastreamento. Como e onde isso é feito e por quem?
• É necessário ir a uma pia para limpeza? Ele é colocado em um depósito de quarentena para equipamentos que não podem ser consertados até que um técnico esteja disponível?
• O reparo envolverá movimentação através de estações de trabalho sequenciais ou permanecerá com uma mesa de trabalho ou departamento?
• O manuseio de materiais será necessário? Serão necessários corredores ou portas grandes para esse equipamento?
• Durante o reparo, especialmente aqueles que duram vários dias, onde os subcomponentes removidos serão armazenados com segurança?
• Como as ferramentas serão gerenciadas e calibradas para garantir a disponibilidade quando necessário?
• Como você gerenciará as peças sobressalentes? Será necessária uma área segura para o inventário? Onde você vai localizar isso?
• Como você administrará o equipamento que está aguardando a chegada de sobressalentes? Onde será colocado?

As respostas que você gerar a partir dessa sessão de brainstorming começarão a solidificar o layout, o tamanho e a forma da sua oficina.

Mesmo se você criar uma oficina de manutenção como um local central de onde os técnicos móveis saem e retornam (se a manutenção não for realizada no local), a lista de perguntas será diferente - mas tão importante quanto.

Percorra vários cenários com sua equipe de manutenção e você ficará surpreso com a variedade de fatores que você deve considerar que afetarão o design e o layout.

Por último, mas não menos importante, considere como o software de manutenção móvel pode oferecer suporte e agilizar seus fluxos de trabalho. De ferramentas de rastreamento, equipamentos e peças sobressalentes para armazenamento de SOPs, listas de verificação, diretrizes de segurança, planos de chão de fábrica e outros documentos úteis.

Etapa 4:Resolvendo questões ambientais e cumprindo as regulamentações

As questões regulatórias são empíricas. Você deve segui-los, mas como atender aos requisitos legais precisa de alguma reflexão.

O acesso e a saída de emergência são importantes, assim como os níveis mínimos de luz, ventilação adequada, acesso para deficientes físicos e os requisitos mínimos de espaço para o número de ocupantes da oficina.

Além disso, existem inúmeras questões ambientais externas e internas a serem consideradas. Ruído, fumaça, distúrbios visuais, descarte de fluidos residuais e o armazenamento de resíduos e mercadorias podem impactar prédios vizinhos, visitantes e funcionários.

Etapa 5:Controle de estoque

Quer você mantenha as peças sobressalentes ou planeje encomendá-las conforme necessário, um sistema de controle e armazenamento de peças sobressalentes será necessário. Você precisa pensar sobre os seguintes processos:

• recebimento de componentes na organização
• controlar e separar as peças que podem ser reparadas e as que não podem ser feitas
• armazenamento de trabalho em andamento
• rastreamento e preço de peças sobressalentes solicitadas para um trabalho
• envio de itens que podem ser consertados
• …

Essas tarefas exigirão salas, gabinetes, software de gerenciamento de peças e pessoal para garantir o controle adequado.

Estar no lado direito do controle de inventário. Fonte: Engenharia de Plantas

Etapa 6:Controle de ferramentas

As ferramentas são um componente caro e de missão crítica em uma oficina de manutenção, seja para uso geral ou equipamento especializado. A aquisição deve adquirir um número adequado de ferramentas para atender à carga de trabalho planejada e elas devem ser rastreadas, armazenadas com segurança, mantidas, calibradas e prontamente disponíveis para os técnicos quando necessário.

Você pode usar um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) como sua solução de gerenciamento de inventário de ativos. Seu sistema de código de barras, juntamente com procedimentos bem definidos para levar / devolver ferramentas para o armazenamento, irá garantir que todas as ferramentas sejam contabilizadas. Os planejadores de manutenção ficarão eternamente gratos por ter acesso a esses dados.

Etapa 7:Gerenciando informações de manutenção

As decisões importantes de gerenciamento de manutenção devem ser baseadas em dados, não em sentimentos, opiniões e suposições. As informações de manutenção, sejam em papel ou digitalizadas, devem ser:

• Atual
• Versão controlada
• Aplicável aos componentes mantidos
• De qualidade e quantidade suficientes
• Facilmente acessível para a equipe de manutenção

Essas necessidades irão direcionar seus requisitos de TI / hardware, necessidades de mesa e estação de trabalho e assinaturas de software (se você estiver usando qualquer tipo de software de manutenção, que é uma obrigação para qualquer oficina de manutenção de médio ou grande porte).

Mantendo sua oficina de manutenção organizada

Há três níveis a serem considerados para manter sua oficina de manutenção operando com eficiência e atendendo às expectativas de negócios:estratégico, tático e operacional.

Nível estratégico

Desenvolva e publique uma política de manutenção. Representa uma declaração formal delineando as expectativas da gerência sênior da oficina de manutenção. Ele informa às equipes de manutenção como elas oferecem suporte aos resultados de negócios e define limites claros que o departamento de manutenção deve seguir.

Escrever tal documento não é difícil, mas existe um processo definido a seguir no desenvolvimento de uma política de manutenção para garantir que ela agregue valor à organização.

Nível tático

Desenvolver e publicar procedimentos operacionais padrão (SOPs). Os SOPs fluem da política de manutenção e fornecem métodos padrão a serem seguidos para todas as tarefas consideradas centrais para o sucesso do negócio.

Vamos ilustrar com um exemplo.

Ao realizar trabalho a quente ou soldagem em uma oficina, há certas etapas que devem ser concluídas para garantir que você atenda aos requisitos regulamentares, de saúde e de segurança. Etapas como:

• Montagem de telas de soldagem
• Desativando sensores de incêndio localizados
• Configuração correta e uso de extração de fumaça
• Fornecimento e localização de extintores de incêndio devidamente classificados
• Uso de equipamento de proteção individual adequado

Nesse caso, você desenvolveria um SOP para cobrir todos os pontos-chave que você exige que o técnico cumpra antes, durante e depois de executar a tarefa descrita.

Ter SOPs é apenas o primeiro passo. Certifique-se de que todos estejam cientes das regras que precisam seguir, incluindo-as em seu treinamento de manutenção e processos de integração.

Nível operacional

Implemente um sistema de gerenciamento de manutenção abrangente. O gerenciamento de manutenção é um processo complicado, abrangendo um amplo conjunto de informações de ativos que requer captura, monitoramento, análise e controle.

É hora de deixar papéis, quadros-negros, planilhas e arquivos no passado - onde eles pertencem.

Utilizando o poder de grandes bancos de dados, banda larga rápida, sensores miniaturizados, inteligência artificial e aprendizado de máquina, os sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS) estão aqui para tornar sua vida mais fácil e seu departamento mais eficiente.

Basicamente, um CMMS é projetado para rastrear o tempo, o ciclo ou as tarefas baseadas no calendário que exigem conclusão para garantir a operação contínua e a confiabilidade dos ativos. No entanto, eles têm muitos recursos paralelos. Eles podem prever e programar o trabalho, prever possíveis falhas, capturar defeitos encontrados durante as atividades de operação e manutenção e propor ações para prolongar o tempo de atividade do equipamento.

Dado o conhecimento dos planos de manutenção futuros, um CMMS pode agendar a disponibilidade do técnico. Ele também pode monitorar e planejar o estoque de peças sobressalentes, rastreando locais de peças sobressalentes, seja em estoque, inservíveis, fora para reparo ou além do reparo econômico. A calibração e a localização das ferramentas também podem ser rastreadas, as informações de manutenção mantidas e as páginas ou referências do manual de serviço apropriadas fornecidas com as Ordens de Trabalho e MPs.

Um CMMS moderno irá reduzir o tempo de inatividade do equipamento, melhorar a eficiência do trabalho, reduzir os custos de gerenciamento de estoque, controlar despesas, melhorar a vida útil do ativo e ajudá-lo a manter o controle de seus custos totais de manutenção.

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Planeje com antecedência

Configurar ou organizar uma oficina de manutenção requer a consideração de várias questões e consulta a todas as partes interessadas. Uma falha na identificação e no escopo adequados dos requisitos da oficina será muito mais difícil (e provavelmente muito mais caro) de resolver posteriormente.

Uma vez colocado em operação, o controle e gerenciamento contínuos da oficina são fundamentais para fornecer um serviço de manutenção profissional, competitivo e eficaz. Reserve um tempo para planejar tudo, desenvolver procedimentos de manutenção e implementar software para agilizar o trabalho de manutenção.

Se você deseja saber mais sobre o software CMMS e como ele pode ajudar a organizar sua oficina de manutenção, fale com nossa equipe ou agende uma demonstração gratuita do Limble CMMS.