Explicação dos pedidos programados:simplifique seu processo de aquisição

Também conhecido como pedido de compra aberto, o pedido programado é um documento comercial que autoriza um fornecedor a fornecer bens e serviços a um cliente de forma contínua. Os termos do acordo geralmente especificam elementos do acordo, como o tipo de bens e serviços que serão fornecidos e o preço unitário que o cliente pagará por cada item entregue. Os pedidos programados também geralmente fornecem detalhes sobre quanto tempo o acordo permanecerá em vigor e quaisquer outros termos e condições que possam ser relevantes para a natureza da relação de trabalho entre o fornecedor e o cliente.

Pedidos de compra abertos são utilizados por muitas empresas de todos os tamanhos. Em muitos casos, o documento serve como meio de garantir que os funcionários do cliente não tentem adquirir bens ou serviços de fornecedores não autorizados. Ao mesmo tempo, os fornecedores geralmente oferecem tarifas especiais aos clientes que estão dispostos a concordar em comprar até uma determinada quantia em dólares de produtos dentro de um determinado período de tempo.

No entanto, é importante observar que um pedido programado não tem a mesma finalidade que um contrato de compra por volume. Os acordos de compra por volume comprometem o cliente a comprar uma certa quantidade de bens ou serviços dentro de um determinado período de tempo. Se o cliente não o fizer, o fornecedor poderá invocar multas pelo não cumprimento dos termos.

Embora o pedido programado muitas vezes estabeleça um limite de quanto dinheiro o cliente pode gastar com o fornecedor dentro de um período de tempo especificado, ele de forma alguma compromete o cliente a gastar esse valor total. Na verdade, o cliente não precisa solicitar nenhum produto ao fornecedor, independentemente da existência de um pedido programado. Como o acordo de pedido programado típico não obriga o cliente a receber uma quantidade fixa de mercadorias em intervalos regulares, é necessário que o cliente entre em contato com o fornecedor para fazer pedidos relacionados a um pedido de compra programado e programar a remessa quando e conforme necessário.

Muitas empresas usam um processo de pedido programado não apenas como meio de garantir que apenas fornecedores aprovados sejam usados, mas também para manter as despesas dentro dos valores orçados para cada departamento ou divisão da empresa. Por exemplo, uma empresa pode optar por configurar um pedido programado que estará em vigor durante um ano civil inteiro. Durante esse ano, a empresa pode encomendar produtos até uma determinada quantidade de moeda, mas não mais. Uma vez atingido o valor predeterminado, o pedido programado é considerado atendido e nenhum produto adicional poderá ser pedido até que um novo pedido programado seja criado e aprovado pelo cliente.

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Por Malcom Tatum
Malcolm Tatum, um ex-profissional da indústria de teleconferência, seguiu sua paixão por curiosidades, pesquisa e escrita para se tornar um escritor freelance em tempo integral. Ele contribuiu com artigos para diversas publicações impressas e on-line, incluindo About Mechanics, e seu trabalho também foi apresentado em coleções de poesia, antologias devocionais e jornais. Quando não está escrevendo, Malcolm gosta de colecionar discos de vinil, acompanhar beisebol da liga secundária e andar de bicicleta.