5S Desmistificado: Princípios Fundamentais para Construir uma Cultura Enxuta

No post de sexta-feira, abordei iniciativas Lean de alto nível e como os elementos do 5S são parte integrante de uma iniciativa enxuta. O pensamento e metodologias Lean são uma parte importante da criação de eficiência, aumento da colaboração e, em última análise, aumento da satisfação do cliente, tudo em um esforço para aumentar o resultado final da sua empresa. Agora, como declarado em alguns dos feedbacks que recebi em grupos do LinkedIn, o pensamento Lean é uma mentalidade cultural na sua empresa. Existem muitas ferramentas para auxiliá-lo nisso, mas se não adotado da liderança para baixo, o lean não é tão eficaz. Uma dessas ferramentas e metodologias são os elementos do 5S. Se você está perguntando agora: "O que é 5S?", sem preocupações, leia abaixo e você estará preparado para ler o resto da minha série LEAN nas próximas semanas! Como sempre, sinta-se à vontade para me enviar e-mail ou conectar-se comigo no LinkedIn para que possamos discutir mais ou eu possa consultá-lo sobre como tornar sua instalação mais enxuta.

O que é 5S?

Se você está aí se perguntando o que é 5S ou o que compõe os elementos do 5S, não se preocupe, explicarei cada um em detalhes abaixo:

O que é 5S: Classificar (Sort)

Classificar é a identificação da organização física mais bem-sucedida do local de trabalho. Tem sido variadamente definido como Classificar, Sistematização ou Simplificar. É a série de etapas pelas quais identificamos coisas que estão sendo mantidas no local de trabalho quando não deveriam, ou estão sendo mantidas no lugar errado. Simplificando, podemos identificar uma grande área dedicada a ferramentas ou medidores, alguns dos quais são necessários regularmente e outros usados infrequentemente. Isso traz todos os tipos de problemas, incluindo:

• Operadores incapazes de encontrar o item de que precisam, sendo incapazes de ver a madeira para as árvores. O tempo gasto procurando é um desperdício e se mantivéssemos apenas os itens necessários regularmente em uma posição proeminente, economizaríamos tempo.
• Problemas de qualidade quando medidores não são calibrados a tempo porque muitos são mantidos.
• Problemas de segurança quando as pessoas tropeçam em coisas.
• Armários e prateleiras atrapalhando o local de trabalho, dificultando a movimentação ou a visão uns dos outros e a comunicação.

Temos que eliminar materiais em excesso e (trabalho em processo), WIP. Devemos ver a redução de estoque e WIP como parte da implementação da abordagem enxuta ou como um elemento do 5S. Materiais em excesso e estoque, de fato, são desperdícios. A resposta é que manter estoque e WIP ao mínimo é simplesmente uma boa prática usando senso comum.

O principal elemento de Classificar é simplesmente um olhar crítico e objetivo sobre a área. Envolver equipes multifuncionais, ou olhar as áreas uns dos outros, é o primeiro passo. As pessoas tendem a ser cegas para falhas em seu próprio local de trabalho e um novo par de olhos é útil.

Outro elemento da abordagem padrão é a "etiqueta vermelha" (red tagging), onde itens recebem uma etiqueta que diz o que é o item, em qual localização está e quando foi identificado neste local. Deixamos a área por um tempo e qualquer pessoa usando o item anota isso. Voltamos algum tempo depois e podemos identificar prontamente coisas que não se moveram ou não foram usadas. Itens que não foram usados podem então ser potencialmente descartados naquela área. Como primeira passagem, talvez devamos criar uma área de quarentena antes de jogar itens fora, vendê-los ou retrabalhá-los em algo mais. Outros itens podem ser considerados necessários, mas usados infrequentemente e, portanto, um local alternativo pode ser encontrado. Se o operador precisa de uma ferramenta específica apenas uma ou duas vezes por mês, uma curta caminhada não é um problema, especialmente se o espaço economizado na bancada ajuda a tornar o local de trabalho mais produtivo ou ajuda a resolver problemas de qualidade.

O que é 5S: Organizar (Set)

Organizar é a série de etapas pelas quais a organização ótima identificada no primeiro pilar, classificar, é colocada em prática. A tradução padrão é ordenação, colocar em ordem, endireitar e padronização. O processo de classificação é essencialmente uma continuação do descrito na fase Organizar. Remover itens a serem descartados ou mantidos em um local alternativo criará espaço. Este espaço será visível e facilitará o layout alternativo da área.

Em alguns casos, claro, estamos falando do que um ajustador terá em sua bancada, ou em prateleiras ao lado da bancada. Em outros casos, podemos estar considerando onde devemos localizar um equipamento, por exemplo, podemos realocar uma prensa de moedas para permitir que itens sejam completados em uma área de trabalho em vez de exigir um movimento significativo pela oficina.

Isso é algo que também empreendemos ao adotar manufatura celular. Então olhamos como podemos reestruturar o conteúdo do trabalho para que certas operações possam ser realizadas dentro do ciclo de outras: por exemplo, podemos realizar uma operação de aparamento em um componente de aço enquanto a prensa que o produziu está ocupada criando o próximo.

Padronização inclui todos os elementos de estabelecer uma maneira consistente de fazer as coisas. Isso inclui metodologias de manufatura padrão, equipamentos e ferramentas padrão, racionalização de componentes, padronização de desenhos, consistência na documentação que acompanha o trabalho, design para manufatura (ou engenharia concorrente) e padronização nos processos burocráticos que entregam trabalho ao chão de fábrica e rastreiam seu progresso.

Tudo isso poderia ser dito como parte de uma abordagem básica de Qualidade Total. As maneiras padrão de fazer as coisas devem incluir à prova de erros em todas as áreas do local de trabalho.

O que é 5S: Limpar (Shine)

Limpar, varrer ou limpeza são abordados nesta fase. O princípio aqui é que todos somos mais felizes e, portanto, mais produtivos em ambientes limpos e claros. Existe um elemento mais prático: se tudo está limpo, está imediatamente pronto para uso.

Não quereríamos que um produto de precisão fosse ajustado por uma chave que está coberta de graxa que pode entrar em alguns encaixes pneumáticos ou hidráulicos. Não desejaríamos comprometer uma montagem de PCB por poeira metálica pega de uma superfície de trabalho suja. Outros problemas são saúde e segurança (talvez escorregar em uma poça de óleo, cavacos soprando nos olhos das pessoas) e ferramentas de máquina danificadas por refrigerante contaminado por graxa e poeira.

A tarefa é estabelecer a manutenção de um ambiente limpo como um programa contínuo e permanente. Algum tempo deve ser reservado para limpeza a cada dia, ou cada turno. (Um operador limpando e lubrificando sua ferramenta de máquina, detectará componentes desgastados ou danificados antes de problemas ocorrerem durante a produção.)

Limpeza é uma grande parte da manutenção preventiva (PM). Limpar componentes críticos de um equipamento já é um dos elementos das atividades realizadas sob a bandeira PM.

A implementação de Limpar gira em torno de dois elementos principais. Primeiro, identifica quem é responsável por quais áreas. Segundo, é o cronograma, que diz quem faz o quê em quais horários e em quais dias. Alguns destes acontecem antes do turno começar, alguns durante o turno e alguns no final. Novamente, isso é muito semelhante ao que fazemos ao adotar PM.

O objetivo é minimizar o tempo de inatividade necessário para manter as instalações limpas.

Todos os operadores devem garantir que o equipamento necessário para limpar esteja sempre disponível, sempre pronto para uso. O excelente paralelo a isso é redução de setup. Estamos falando de simplesmente usar senso comum. Não desejamos alocar 5 minutos para uma mesa ser varrida em um equipamento de retífica se o operador vai gastar 4 minutos encontrando sua escova.

O que é 5S: Padronização

Padronização pode ser pensada como o meio pelo qual mantemos os três primeiros conceitos do 5S. Existe um perigo em qualquer atividade de melhoria que, uma vez removido o foco e surge outra prioridade máxima, as coisas voltam ao jeito que eram antes (o sistema informal). Para prevenir uma recaída ao pré-5S informal, estabeleça um cronograma pelo qual todos os elementos são revisados regularmente. Foque em controlar o 5S e mantê-lo continuamente.

Continue a etiqueta vermelha nas áreas, envolvendo pessoas de outros departamentos do negócio para um sistema de verificação e equilíbrio. Isso identificará onde os padrões escorregaram. Não podemos deixá-los escorregar após a implementação deste sistema formal! Revise todas as áreas mensal ou trimestralmente para garantir que o 5S está sendo mantido adequadamente e a disciplina ainda está em vigor.

Uma lista de verificação pode ser implementada onde visitantes externos podem marcar a área em vários critérios-chave definidos no início do programa. As áreas de armazenamento ainda estão claramente definidas? O suporte de ferramentas ainda tem contornos ou perfis claros para cada ferramenta a ser armazenada nele? A área atende aos padrões gerais de limpeza?

O que é 5S: Sustentar (Sustain)

A etapa final de sustentar é disciplina. Sustentar significa um programa de revisão formal e rigoroso para garantir que os benefícios da abordagem são mantidos.

Temos que fazer as pessoas quererem continuar aplicando boas práticas em organização de oficina e limpeza. Neste sentido, disciplina é talvez um termo infeliz, pois implica pessoas forçadas a fazer algo, com consequentes penalidades se não o fizerem. Se isso deve ser feito para sustentar o 5S, temos que fazer isso após a implementação.

Existem vários elementos para qualquer atividade de melhoria contínua em qualquer negócio. Claro, cada organização varia com a história e cultura daquela organização. Os pontos-chave são:

• Comunicação. Precisamos que as pessoas estejam cientes do que estamos tentando alcançar e por quê.
• Educação. Elas precisam entender os conceitos e as técnicas individuais.
• Recompensas e Reconhecimento. As pessoas precisam sentir que seus esforços são reconhecidos. Se a recompensa é um gerente sênior passando e dizendo "isso está muito bom, bem feito" ou alguma forma de premiação (ganho financeiro, prêmio ou apresentação formal de um certificado) depende da organização.
• Tempo. Se queremos que as pessoas gastem cinco minutos a cada quatro horas removendo detritos do chão ao redor de sua máquina, temos que garantir que permitimos este tempo. Não podemos dar isso como instrução e, ao mesmo tempo, pressionar por mais tempo gasto atingindo metas de produtividade.
• Estrutura. Precisamos identificar o que deve ser feito, por quem, e garantir que os cronogramas são atualizados e claramente visíveis.

Conclusão sobre Iniciativas Lean e O que é 5S

Cabe à organização como manter o 5S uma vez implementado. Ter alguém na Alta Gestão finalmente responsável pelo programa 5S com tenentes no chão de fábrica/escritório ajudará, junto com Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs).

Em última análise, são as pessoas no chão de fábrica e no escritório que o mantêm com a disciplina adequada. Como dito anteriormente, use o bom e velho senso comum para guiá-lo através de iniciativas LEAN e 5S.