Entendendo ERP na Cloud: Principais Benefícios e Opções de Sistema para Negócios Modernos

À medida que a tecnologia avança rapidamente, existem inúmeras opções disponíveis para empresas executarem aplicações e software na cloud. Vários fatores precisam ser considerados ao decidir se a infraestrutura cloud é a escolha certa. Vamos analisar os principais prós e contras do ERP baseado em cloud (Enterprise Resource Planning - sistema de software de planeamento de recursos empresariais) para o ajudar a navegar pelas opções.

Sabemos que não é fácil migrar para o ambiente cloud, e muitas empresas continuam a confiar em software legado confiável e aplicações on-premise para fazer negócios. No entanto, ERPs baseados em cloud oferecem muitas vantagens como custos iniciais mais baixos, manutenção hands-off e atualizações automáticas, tornando-os dignos de séria consideração.

ERP Baseado em Cloud

A computação em cloud continua a crescer em popularidade pois oferece às empresas escalabilidade, agilidade e a capacidade de poupar recursos e dinheiro. A ampla gama de escolhas força os decisores a responder a perguntas críticas sobre os seus objetivos. É especialmente verdade para uma empresa a passar por uma transformação digital significativa, como implementar uma nova solução de software Enterprise Resource Planning.

Num cenário tecnológico tão competitivo, usar um sistema ERP é a melhor forma de enfrentar a concorrência. Permite a uma empresa integrar várias funções num único sistema e simplifica informação e processos por toda a organização. A decisão é se manter estes processos on-premise ou deslocá-los para a cloud usando SaaS (Software as a Service).

Para o ajudar a entender melhor o software ERP baseado em cloud, veremos primeiro sistemas ERP On-premise e examinaremos os dois conceitos, incluindo os seus prós e contras.

Como Funciona o ERP na Cloud

Soluções de ERP baseadas em cloud envolvem organizações a pagar uma taxa de subscrição a fornecedores para usar o software. O software é geralmente acedido online através de um servidor pertencente ao fornecedor de software. Sob soluções cloud, o fornecedor de software é responsável pela infraestrutura do servidor, integridade dos dados, atualizações, backups e medidas de segurança.

As aplicações de uma empresa são alojadas offsite ao usar um servidor baseado em cloud, não envolvendo despesas de capital. As empresas podem fazer backup dos seus dados regularmente e são apenas obrigadas a pagar pelos recursos que consomem. Soluções ERP na cloud são ideais para organizações que visam expansão global, aproveitando o alcance da tecnologia cloud para conectar com clientes e parceiros quase em todo o lado, rapidamente.

Benefícios do ERP na Cloud

• Funcionalidade do Software: Trabalhar em ambientes baseados em cloud facilita a criação e construção no sentido de estabelecer um alto grau de funcionalidade integrada, ou adicionar mais utilizadores ao sistema rapidamente. Esta configuração permite que as empresas escalem mais rápido, especialmente se uma organização planear expandir para o estrangeiro.
• Implementação Técnica: A implementação é muito mais simples, rápida e menos dispendiosa, pois não é necessária infraestrutura no local.
• Custos Envolvidos: Organizações que usam o modelo Software-as-a-Service de tecnologia cloud é uma opção mais custo-efetiva para fornecedores e organizações. Muitas empresas também preferem pagamentos mensais pelo uso do software por razões de orçamentação, o que também poupa significativamente em overheads de gestão e suporte de TI.

Cloud Privada ou Pública?

As duas opções aqui vão com ambientes de Cloud Privada ou Pública. Com a cloud privada, uma empresa é responsável pela manutenção, gestão e atualização de data centers alojados, pois todos os dados residem na intranet da empresa. Com o tempo, servidores precisam de atualização ou substituição, o que pode tornar-se muito dispendioso. A cloud privada oferece um alto nível de segurança, pois os dados são acedidos apenas via links de rede seguros e privados. Empresas maiores com dados sensíveis são mais propensas a escolher esta opção de cloud.

As maiores vantagens vêm com alojamento em cloud pública. O benefício principal é que não é responsável por qualquer gestão da solução de alojamento. Apenas o fornecedor é responsável pela manutenção dos seus data centers. Pequenas empresas preferem esta opção pois reduz lead times para testes, o que permite implementação rápida de novos produtos. Questões de segurança e recuperação de desastres seriam a única preocupação ao usar uma cloud pública, que pode ser remediada com redundâncias integradas. O fornecedor certo terá um plano para proteger os seus ativos em caso de ataque ou desastre natural.

ERP On-Premise: Definido

Software on-premise ou aplicações premise refere-se à forma tradicional como as organizações adquirem e usam programas de software. Geralmente requer que a organização pague um valor significativo, tipicamente o custo total, antecipadamente. Em troca, recebem um produto com licenciamento completo, capaz de ser usado no servidor da empresa. As organizações são assim obrigadas a gerir e manter os seus servidores físicos internamente, principalmente quando backups e atualizações estão a ser realizados.

Empresas que geralmente operam em indústrias altamente regulamentadas, ou que trabalham com dados críticos e confidenciais, dão alta prioridade à segurança de dados. É a razão pela qual muitas organizações optaram por soluções ERP on-premise; querem manter os seus dados sensíveis seguros dentro de servidores internos.

Características

• Funcionalidade do Software: Fornecedores de ERP on-premise aplicam eles mesmos todos os patches e atualizações relevantes, quando necessários. Esta configuração torna esta solução de software menos escalável, pois as empresas são obrigadas a investir em mais recursos se quiserem expandir áreas críticas, como largura de banda.
• Implementação Técnica: Licenças de software são tipicamente instaladas dentro do servidor da organização. Tais instalações, portanto, não são limitadas por conexões de rede lentas ou não fiáveis. No entanto, a manutenção do servidor requer algum know-how técnico, que é melhor deixar para profissionais e requer contratação ou investimento adicional.
• Custos Envolvidos: Soluções ERP on-premise são mais caras para adquirir e implementar. A gestão também é responsável por cobrir quaisquer despesas contínuas relacionadas com gestão de segurança da informação, manutenção de hardware e software, e substituição de servidores. No entanto, não há taxas de subscrição contínuas envolvidas.

Como Escolher a Opção Certa de Sistema de Planeamento de Recursos Empresariais?

Quando as organizações escolhem entre as duas opções, olham primeiro para o bottom-line e consideram-no como fator decisivo na determinação de qual tecnologia lhes convém melhor. O custo não deve ser o único fator decisivo. Outros precisam ser considerados.

Aspetos que recomendamos que uma organização deve avaliar incluem:

• Largura de Banda: As capacidades de conectividade e infraestrutura de Internet da organização.
• Crescimento Futuro: Os requisitos de escalabilidade da organização, incluindo modelos de negócio em evolução, planos estratégicos de negócio, ou planos de expansão.
• Equipa: Os custos relacionados com competências internas de TI e recursos de RH.
• Orçamento: O orçamento alocado da organização e outras considerações financeiras, como a melhor opção de pagamento ou considerações fiscais.
• Utilização de Recursos: Soluções ERP baseadas em cloud são mais atrativas para organizações porque usam menos recursos e fornecem mais flexibilidade no acesso a funcionalidades e dados.
• Implementação Complexa: Software baseado em cloud pode ter múltiplos tenants ou single-tenant, dependendo do modelo de cloud escolhido. Esta configuração permite a implementação complexa de sistemas que têm necessidades de segurança rigorosas e dados sensíveis.
• Controlo sobre Dados: Para organizações que valorizam o controlo sobre dados mais do que custo-efetividade, soluções on-premise são ideais. Soluções on-premise também são mais eficazes para organizações que trabalham com conexões de Internet não fiáveis ou instáveis.

Soluções ERP na Cloud Comparadas

Para as empresas tomarem decisões bem informadas sobre qual sistema implementar, as seguintes comparações dão uma ideia mais clara das duas opções disponíveis.

Comparação de Funcionalidades	ERP On-Premise	ERP Baseado em Cloud
Nível de Controlo	Empresas retêm direitos sobre todos os seus dados e têm controlo total sobre o que faz com eles. Organizações em indústrias altamente regulamentadas preferem assim soluções on-premise a alternativas baseadas em cloud	Dados e chaves de encriptação são geridos e armazenados pelo fornecedor de software terceirizado e não pela empresa. Esta configuração pode colocar problemas no acesso a dados durante períodos de inatividade inesperada.
Conformidade	Empresas que usam soluções on-premise frequentemente estão sob controlo regulamentar rigoroso. A natureza dos dados com que trabalham contém informação delicada ou crítica que requer conformidade total com as leis em vigor. Assim, soluções on-premise são uma opção mais segura.	Empresas que trabalham com soluções de cloud computing são obrigadas a conduzir due diligence. Devem garantir que o fornecedor de software está em conformidade com os mandatos regulamentares exigidos na indústria e país em que operam.
Segurança de Dados	Para organizações como entidades governamentais ou bancos nacionais, manter os seus dados on-premise é preferido por razões de accountability e assim escolhem soluções on-premise.	A segurança no ambiente cloud é um aspeto que tem sido um obstáculo nos últimos anos. O risco de sofrer violações de dados e perda de dados como propriedade intelectual pode deter qualquer organização de escolher soluções baseadas em cloud.
Implementação	Recursos são implementados on-site e in-house, o que cai dentro da própria infraestrutura de TI de uma organização.	Recursos são alojados nas instalações do fornecedor de serviços ao usar qualquer modelo de cloud computing.
Personalização	Geralmente, mais personalizável mas também demorado. Adicionalmente, não há garantia que as personalizações funcionarão como pretendido quando o fornecedor atualiza o software.	Soluções ERP baseadas em cloud oferecem maior estabilidade pois o próprio fornecedor trata de todas as personalizações.
Implementação	A organização tem um maior grau de controlo ao implementar o sistema. Por outro lado, é um processo demorado.	Organizações têm significativamente menos controlo sobre o processo de implementação. É menos demorado.

Segurança do ERP na Cloud

Apesar da conceção geral errada sobre soluções ERP na cloud carecerem de segurança, fornecedores modernos têm focado cada vez mais em entregar um produto com segurança de topo mantida a padrões internacionais. No entanto, a implementação adequada destes padrões de segurança requer uma gestão de TI de alta qualidade, que as empresas precisam de considerar.

Cada ano, mais empresas começaram a migrar os seus dados, sistemas e serviços para a cloud devido às várias limitações do ERP on-premise. Migração para um servidor alojado pode proporcionar benefícios imensos como adição rápida de sistemas de armazenamento, melhoria global da equipa, e sistemas de segurança integrados. As hipóteses de inatividade são reduzidas significativamente, permitindo às organizações maximizar recursos disponíveis.

Muitas empresas também estão a usar soluções híbridas como clouds on-premise para evitar qualquer controlo de terceiros. Isto permite executar aplicações e serviços, enquanto tem cargas de trabalho colocadas na cloud ou data centers on-prem, conforme apropriado.

A otimização de custos que a cloud oferece permanece uma das características mais atrativas para organizações que começaram a expandir. Soluções on-premise, alternativamente, parecem dar mais controlo às organizações, e para algumas indústrias, isso vale o custo mais alto. No entanto, mais controlo não mitiga os riscos de sofrer ciberataques e, em vez disso, aumenta a accountability da organização.

Conclusão sobre Sistemas ERP

A decisão final cabe à gestão da organização e como veem o seu futuro. Querem permanecer contidos e no controlo, ou querem aproveitar o poder da computação em cloud e soluções baseadas em cloud?

Para empresas maiores, podem investir capital significativo em soluções ERP on-premise mas não é para todos. Para negócios de média a pequena escala que têm limitações no seu orçamento, alternativas de software ERP na cloud são a única resposta. Simplesmente poupam tempo e dinheiro.

Seja qual for o caso, todo negócio bem-sucedido requer um ecossistema de dados saudável e dinâmico. Ter uma infraestrutura fiável e escalável que possa suportar visibilidade end-to-end de fluxos de dados, transferências de ficheiros rápidas e seguras, transformação e armazenamento de dados é integral para o sucesso.

Para dar um passo em direção à cloud, e saber mais sobre como sistemas de software cloud podem gerir o seu negócio, contacte-nos hoje.