Como decidir entre dois finalistas do sistema ERP

Por Harry Landsburg, Diretor, Consultoria de Tecnologia de Processos de Negócios

Assim que sua equipe de seleção de software ERP terminar de revisar dois sistemas ERP finalistas, é hora de tomar a decisão final. Sua equipe criou um RFQ completo para as necessidades da empresa e os fornecedores restantes “sobreviveram” a várias rodadas de demonstrações para fornecer à equipe a melhor visão possível de como o software proposto funcionará. Agora é hora das atividades finais de devida diligência para ajudá-lo a decidir qual solução vencerá.

Aqui está o que precisa acontecer:

• Obtenha uma proposta final de cada fornecedor
  Certifique-se de que os módulos de software sejam o que você precisará hoje e no futuro. Certifique-se de que o número de usuários esteja correto (usuários simultâneos no local ou usuários SaaS nomeados). Compare as duas propostas de estrutura e funcionalidade “maçãs com maçãs”. Questione quaisquer diferenças para ter certeza de que está olhando para duas soluções bem estruturadas.
• Verifique as referências das empresas que atualmente usam o sistema
  Alguns questionam por que isso é necessário, já que sua equipe receberá apenas “boas referências”; O motivo é conversar com usuários eficazes da solução proposta (que trabalham em uma indústria e cujo escopo de operações é semelhante ao seu) e descobrir como eles chegaram lá, como o fornecedor trabalhou com eles para alcançar o sucesso e como ambos referência e o fornecedor superou os desafios durante o processo de implementação.
• Visite o site de um usuário (opcional)
  Esta visita só tem valor incremental se houver forte interação entre sua equipe e o anfitrião. Um rápido tour pela fábrica e uma sessão de perguntas e respostas na sala de conferências é a interação mínima aceitável. Sessões individuais com vários membros da equipe são mais eficazes para aprender como a solução proposta está apoiando o negócio anfitrião.
• Fale com o gerente de projeto proposto e a equipe técnica
  Pense em como eles o impressionaram. Neste ponto, a decisão não é sobre as representações de vendas, mas como o sistema preferido será implementado.
• Faça a comparação final
  Releia o RFQ original. O software cobre tudo o que você queria desde o início? Como a equipe interna reagiu durante as manifestações? Existe uma solução preferida entre os dois fornecedores antes mesmo das negociações de preço?
• Entrar em negociações financeiras de contrato com cada fornecedor
  Um fornecedor normalmente não abandonará uma oportunidade em relação ao preço, mas há um nível de preço em que a oportunidade será ignorada por um fornecedor.

Em última análise, a decisão financeira é mais sobre valor do que preço, mas para chegar a esse ponto você precisa ter certeza de que o melhor preço possível foi proposto. Depois de ter assinado o contrato, a parte fácil está feita e os desafios de implementação estão prestes a começar.

Harry Landsburg , Diretor de Consultoria de Tecnologia de Processos de Negócios da DVIRC, trabalhou com mais de 400 empresas para documentar como seus processos de negócios podem ser melhor suportados por um software atualizado ou novo. Sua abordagem para relacionar a forma como seus clientes operam com o mercado de tecnologia resulta em uma melhor seleção e resultado de implementação.

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