Escolhendo o Sistema ERP Certo: Guia para Finalizar sua Decisão

Por Harry Landsburg, Diretor, Consultoria de Tecnologia de Processos de Negócio

Uma vez que sua equipe de seleção de software ERP terminou de revisar dois sistemas ERP finalistas, é hora de tomar a decisão final. Sua equipe criou um RFQ completo para as necessidades da empresa e os fornecedores restantes “sobreviveram” a múltiplas rodadas de demonstrações para fornecer à equipe a melhor visão possível de como o software proposto funcionará. Agora é hora das atividades finais de due diligence para ajudá-lo a decidir qual solução vencerá.

Aqui está o que precisa acontecer:

• Obtenha uma proposta final de cada fornecedor
  Certifique-se de que os módulos de software são o que você precisará hoje e no futuro. Certifique-se de que o número de usuários está correto (usuários concorrentes on-premise ou usuários nomeados SaaS). Compare as duas propostas para estrutura e funcionalidade “apples to apples”. Questione quaisquer diferenças para garantir que você está olhando para duas soluções bem estruturadas.
• Verifique referências de empresas que atualmente usam o sistema
  Alguns questionam por que isso é necessário, já que sua equipe receberá apenas “boas referências”; A razão é conversar com usuários efetivos da solução proposta (que trabalham em uma indústria e cujo escopo de operações é semelhante ao seu) e descobrir como chegaram lá, como o fornecedor trabalhou com eles para alcançar o sucesso e como tanto a referência quanto o fornecedor superaram desafios durante o processo de implementação.
• Visite um local de usuário (opcional)
  Esta visita só tem valor incremental se houver forte interação entre sua equipe e o anfitrião. Um tour rápido pela fábrica e uma sessão de perguntas e respostas em sala de conferência é a interação mínima aceitável. Sessões individuais com vários membros da equipe são mais eficazes para aprender o quão bem a solução proposta está apoiando o negócio do anfitrião.
• Converse com o gerente de projeto proposto e equipe técnica
  Pense em como eles o impressionaram. Neste ponto, a decisão não é sobre representações de vendas, mas sobre como o sistema preferido será implementado.
• Faça a comparação final
  Releia o RFQ original. O software cobre tudo o que você queria desde o início? Como a equipe interna reagiu durante as demonstrações? Existe uma solução preferida entre os dois fornecedores mesmo antes das negociações de preço?
• Entre em negociações financeiras de contrato com cada fornecedor
  Um fornecedor normalmente não abandonará uma oportunidade por preço, mas existe um ponto de preço onde a oportunidade será passada por um fornecedor.

Em última análise, a decisão financeira é mais sobre valor do que preço, mas para chegar a esse ponto você precisa ter confiança de que o melhor preço possível foi proposto. Uma vez assinado o contrato, a parte fácil está feita e os desafios da implementação estão prestes a começar.

Harry Landsburg, Diretor de Consultoria de Tecnologia de Processos de Negócio da DVIRC, trabalhou com mais de 400 empresas para documentar como seus processos de negócio podem ser melhor suportados por software novo ou atualizado. Sua abordagem de relacionar a forma como seus clientes operam ao mercado de tecnologia resulta em melhor resultado de seleção e implementação.

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