Dominando a Gestão de Ativos Digitais: Estratégia Abrangente para Excelência de Ativos Baseada em Dados

Imagine que você é encarregado de construir um business case para substituir um ativo antigo. Para isso, precisa de sua idade, custo original e quaisquer auditorias de segurança recentes que confirmem conformidade com códigos atuais.

Ao consultar o CMMS, você encontra o campo de custo do ativo em branco e uma data de 1991. Não há relatórios de auditoria no sistema. Você recorre ao financeiro, que informa que o ativo foi registrado em 1984 a um custo de US$ 1,5 milhão.

Os dados ainda parecem incorretos. Você então pede à engenharia os documentos originais do projeto. Um engenheiro sênior, o único que lembra do projeto, vasculha seu arquivo pessoal e encontra o arquivo. Ele mostra custo de US$ 1,2 milhão e data de instalação de 1983.

Agora você tem idades e custos conflitantes. Por quê? Você investiga mais e descobre que a data de 1991 no CMMS refletia o ano de implementação do sistema, não a instalação do ativo. O financeiro, em reestruturação de 1984, adicionou sistemas auxiliares ao registro do ativo, inflando o custo. A verdadeira data de instalação era 1983, e o custo preciso é US$ 1,2 milhão.

Mas onde está o relatório de auditoria? O engenheiro que o produziu saiu da empresa, e todos os arquivos relacionados foram apagados do drive compartilhado. Levou três dias para recuperar a informação de um parceiro consultor. Como uma organização pode tomar decisões baseadas em dados quando os dados não estão prontamente disponíveis?

Entre uma estratégia de Gestão de Ativos Digitais (DAM) — a pedra angular de qualquer sistema de gestão de ativos centrado em dados. DAM garante que documentos, imagens e outras informações sejam armazenados, governados e acessados consistentemente, criando uma única fonte da verdade que suporta conformidade com ISO 55001.

O que uma estratégia DAM envolve? É um framework sistemático que define:

• Escopo dos dados (ex.: imagens, manuais, desenhos, certificados, relatórios, arquivos de projeto, dados de ativos e operacionais, insights de demanda de mercado)
• Propriedade dos dados e direitos de acesso
• Períodos de retenção
• Caminhos de integração entre sistemas para eliminar entrada duplicada e reduzir erros
• Prontidão para Indústria 4.0 e IIoT, garantindo fluxo contínuo de dados para análises futuras

Sem estratégia clara, dados de ativos ficam dispersos, decisões atrasam, e relatórios de conformidade tornam-se onerosos. Uma estratégia DAM bem elaborada alinha o cenário digital com o mundo físico: cada documento físico tem um registro digital correspondente vinculado ao seu ativo.

Criando uma Estratégia de Gestão de Ativos Digitais

Desenvolver uma estratégia DAM vai além de escolher um pacote de software. Requer:

• Colaboração multifuncional com comitê diretor incluindo manutenção, engenharia, finanças, TI e operações.
• Definir visão e escopo, garantindo que futuros dados IIoT possam ser acomodados sem retrabalho custoso.
• Decidir quais dados serão governados, equilibrando valor contra custo de gerenciar tudo.
• Estabelecer permissões de segurança para criação, edição e visualização, muitas vezes divididas entre equipes globais de governança de dados e proprietários funcionais locais.
• Vincular a estratégia a documentos de apoio: padrão de ativo digital, convenções de nomenclatura de documentos de engenharia, padrões de transferência de projeto, e mais.
• Selecionar sistema de gestão de documentos que integre com CMMS, CAD, ERP e outras plataformas-chave, e suporte acesso móvel, controle de versão e gestão de mudanças.
• Habilitar soluções móveis garantindo que toda informação esteja organizada e facilmente recuperável em campo.

Padrão de Ativo Digital

Este padrão define os dados requeridos, seu formato e onde são armazenados. Frequentemente inclui um dicionário de dados e referencia padrões mais amplos como:

• Padrão de Dados Mestres de Ativos — hierarquia, nomenclatura, classificação, atributos e dados operacionais.
• Padrão de Dados Mestres de Materiais — nomenclatura de peças, atributos, lead times, preços.
• Padrão de Dados de Manutenção e Falhas — quebras, corretivas, tarefas proativas, homens-hora, downtime, códigos de falha.
• Padrão de Dados de Processo e Operação — vazões, pressões, velocidades, monitoramento de condição, pontos de integração.

Cada ponto de dados lista o nome do campo, status obrigatório e regras de formatação (ex.: formato de data DD-MM-AAAA).

Padrão de Documento de Engenharia

Enquanto o padrão de ativo digital foca em pontos de dados, o padrão de documento de engenharia governa como documentos são identificados, nomeados e armazenados:

• Tipo de documento (ex.: MTC, PTG) seguido por descrição, número do ativo e identificador único.
• Exemplo: MTC – Manual de Manutenção de Centrífuga – 865732 – 01
• Documentos eletrônicos vinculados no CMMS ou sistema dedicado de gestão de documentos.
• Cópias físicas gerenciadas em biblioteca no local com procedimentos de check-in/out e registro.

Sistema de Gestão de Documentos

O coração do DAM é um sistema robusto de gestão de documentos que armazena, rastreia e protege todos os ativos. Capacidades-chave incluem:

• Integração com CMMS, CAD, ERP e outras ferramentas.
• Controle de versão e trilhas de auditoria.
• Acesso móvel e recursos de controle de mudança.
• Suporte a retenção e gestão de registros.

Soluções populares incluem OpenText, EQMS e eFileCabinet.

Padrão de Transferência de Projeto

Garantir integridade dos dados na transferência é crítico. O padrão exige:

• Coleta, limpeza e upload de todas as informações requeridas durante o projeto.
• Verificação e aprovação por equipes de operações, manutenção, finanças e segurança.
• Responsabilidade do fornecedor ou contratante pela completude dos dados antes do pagamento final.

Implementando a Estratégia de Gestão de Ativos Digitais

Uma vez prontos a estratégia e documentos de apoio, a implementação ocorre em etapas:

• Realizar auditoria de conteúdo para identificar lacunas e problemas de qualidade de dados.
• Priorizar coleta de dados baseada em valor versus custo e risco de dados ausentes.
• Lançar piloto em área selecionada para refinar processos e demonstrar valor.
• Escalar gradualmente, aproveitando lições aprendidas para acelerar adoção na organização.

Futuro da Gestão de Ativos Digitais

Organizações sem estratégia DAM ficam para trás na adoção de Indústria 4.0, IA e IIoT. Uma estratégia robusta desbloqueia:

• Custeio de ciclo de vida, planejamento de capital e inspeções baseadas em risco.
• Decisões de capital baseadas em dados que constroem confiança com stakeholders e reguladores.
• Agilidade para integrar novas tecnologias e análises conforme surgem.

Exploração Adicional

Para aprofundar seu entendimento, consulte o documento Asset Management Landscape do Global Forum on Maintenance & Asset Management (GFMAM), que se alinha com requisitos da ISO 55001.

Referências:

• SAP. (2016). Transformação Digital da Gestão de Ativos. SAP.
• ISO. (2020). ISO 55001: Gestão de Ativos.

Este artigo foi publicado anteriormente nos Anais da Conferência Reliable Plant 2019.