Estratégias para gerenciamento de ativos digitais

Imagine por um momento, ou talvez não precise imaginar, que você está encarregado de construir um negócio caso para substituir um ativo. Para construir o business case, você precisa saber a idade do ativo, o custo original do projeto e talvez algumas auditorias recentes feitas no sistema de segurança para ver se ele está de acordo com os códigos atuais.

Você verifica o sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) e descobre que o campo de custo do ativo está em branco e que o ativo foi instalado em 1991. Você pesquisa o CMMS, mas não consegue encontrar os relatórios de auditoria. Você decide enfrentar o custo primeiro. Você entra em contato com o departamento financeiro e ele fornece algumas informações que revelam que o ativo foi contabilizado em 1984 e que o custo foi de $ 1,5 milhão.

Agora você tem idades conflitantes e uma quantia em dólares do setor financeiro, mas sente que algo não está certo. Então, você vai até a engenharia de projeto e pede a eles os documentos originais do projeto. Como a maioria da equipe é nova, apenas uma pessoa se lembra desse projeto. Ele vasculha seu estoque pessoal de documentos. Após algumas pesquisas, ele encontra o arquivo do projeto. Você abre o arquivo do projeto e descobre que o custo foi documentado como $ 1,2 milhão e a data de instalação real foi 1983.

Nesse ponto, você se pergunta quais informações estão corretas? Por que existem diferenças entre todos eles? Você decide explorar as diferenças para resolver tudo e construir o caso de negócios com base em dados, que é exatamente o que o mandato da empresa é.

Depois de muita investigação, você descobre as diferenças. No CMMS, o ano de 1991 veio quando o CMMS foi implementado, pois era considerado muito caro converter todos os dados no CMMS existente e não havia custo no CMMS original.

O projeto foi concluído em 1983, mas o setor financeiro estava passando por uma reestruturação na época e não criou os ativos até o final de 1984. Durante esse esforço para obter os ativos criados em 1984 e recuperar o atraso, o setor financeiro decidiu incluir sistemas auxiliares em muitos dos ativos, o que explica o alto custo no razão financeiro.

Agora você finalmente tem o custo e a idade corretos, mas e aquele relatório? O engenheiro que liderava a iniciativa deixou a empresa e nunca salvou nada no drive compartilhado da empresa. Quando ele saiu, seu computador foi limpo com todos os arquivos relacionados.

Uma chamada para os engenheiros consultores que desenvolveram o relatório rendeu as informações. Portanto, em vez de conseguir reunir os dados necessários em alguns minutos, demorou quase três dias. Como uma organização deve tomar decisões baseadas em dados quando os dados não estão prontamente disponíveis?

É aqui que entra uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais. Uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é a base para gerenciar os ativos e informações digitais de uma organização. Sim, documentos, imagens e informações são ativos para uma organização e requerem uma abordagem bem pensada.

Essa abordagem indicará como os ativos e informações digitais serão tratados, armazenados, usados ​​e descartados, o que resulta em um repositório de informações com uma única fonte de verdade para todas as funções. Uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é um pré-requisito para a tomada de decisão baseada em dados, que é um habilitador chave do gerenciamento holístico de ativos e é até mesmo mencionado na ISO 55001.

O que exatamente é uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais? É uma abordagem sistemática para gerenciar todos os dados e informações que uma organização usará para implementar e executar seu sistema de gerenciamento de ativos. A estratégia de gerenciamento de ativos digitais irá especificar quais dados estão incluídos em seu escopo e pode incluir, mas não está limitado a:

• imagens
• Manuais (operação, manutenção, etc.)
• Desenhos (mecânicos, elétricos, civis, etc.)
• Certificados (segurança, operação, inspeção, etc.)
• Relatórios (auditorias, inspeções, engenharia, etc.)
• Arquivos de projeto (casos de negócios, planos de projeto, documentos de comissionamento, etc.)
• Informações de ativos (dados de placa de identificação, dados de idade, dados de custo, dados operacionais, etc.)
• Informações operacionais (dados de processo, registros de manutenção, registros de risco, etc.)
• Informações de demanda de mercado (previsões de produção, análise das partes interessadas, etc.)

Uma abundância de dados é necessária para tomar decisões informadas sobre como os ativos serão gerenciados ao longo de seu ciclo de vida. Para tornar os dados utilizáveis, eles devem ser controlados. A estratégia de gerenciamento de ativos digitais também especificará quem tem acesso para modificar os dados, quem pode visualizá-los e por quanto tempo eles serão mantidos.

Além disso, a estratégia de gerenciamento de ativos digitais especificará como todos os dados serão armazenados e os diferentes sistemas integrados. Ao controlar as integrações, existirá uma única fonte de verdade e minimizará a dupla entrada de dados, o que pode levar a erros. Com uma única fonte de verdade em vigor, os relatórios de conformidade também se tornam mais fáceis, pois as informações adequadas podem ser obtidas com facilidade.

A estratégia de gerenciamento de ativos digitais deve ser estruturada de forma a permitir que a paisagem digital espelhe o mundo real. Isso significa essencialmente que, para cada documento físico, deve haver uma cópia digital vinculada ao registro digital do ativo. A estratégia de gerenciamento de ativos digitais também especifica como a organização se preparará para a Indústria 4.0 e a Internet das coisas industrial (IIoT), se está sendo implementada agora ou no futuro. Uma paisagem digital bem projetada garante que todos os dados e informações relevantes não estejam apenas disponíveis, mas totalmente integrados entre os diferentes sistemas usados ​​no gerenciamento de ativos.

Infelizmente, os ativos digitais muitas vezes não são considerados durante o desenvolvimento e implantação de um sistema de gerenciamento de ativos, o que leva a uma abordagem ad-hoc para os dados de armazenamento ou uma luta para obter um sistema adequado após o fato. A seguir, vamos explicar como desenvolver uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais para garantir que sua organização tenha as informações certas no momento certo.

Criando uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais

Para criar uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais, as organizações serão obrigadas a investir em seus sistemas internos. Uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é mais do que apenas um pacote de software ou uma convenção de nomenclatura para documentos. É um sistema de negócios completo, incluindo processos de negócios, sistemas, padrões e muito mais.

Para criar uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais, é necessário haver colaboração multifuncional com suporte do alto escalão da organização. Isso não significa que o departamento de manutenção não possa colocar sua casa em ordem sem o resto da organização. No entanto, para perceber o valor total de uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais, ela deve abranger toda a organização.

A primeira etapa na criação de uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é estabelecer um comitê diretor, que deve incluir todas as funções, como manutenção, engenharia, finanças, tecnologia da informação (TI), operações, etc. Isso garantirá que todas as funções dentro da organização entendam o objetivo por trás da estratégia de gerenciamento de ativos digitais e todas as preocupações com os dados serão abordadas, como qual sistema é considerado a verdade.

Com o comitê de direção estabelecido, a visão da estratégia de gerenciamento de ativos digitais e os dados devem ser criados. Isso será usado para fornecer a meta de alto nível para os dados e como eles serão usados. A visão deve levar em consideração não apenas o estado atual, mas também quaisquer objetivos futuros envolvendo a IIoT. Considerando as metas futuras da IIoT, decisões podem ser tomadas para acomodar o influxo de dados e evitar retrabalho caro ou novas implementações de software no futuro. A base de uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é baseada na infraestrutura de TI para oferecer suporte à excelência no gerenciamento de ativos.

O comitê de direção também deve tomar algumas decisões difíceis. Isso inclui definir quais dados e informações cairão no escopo da estratégia de gerenciamento de ativos digitais e quais dados não serão incluídos. Isso é vital, pois há um custo para gerenciar e controlar os dados. Se a organização tentar gerenciar tudo, será uma tarefa gigantesca e poderá não agregar tanto valor.

Mas se o comitê gestor decidir se concentrar nos principais dados e informações, menos recursos serão necessários e o valor da estratégia de gerenciamento de ativos digitais aumentará. Lembre-se de que os dados coletados e administrados devem ter uma finalidade e um uso definido. Não adianta coletar dados que não têm ou não terão uso.

Outra barreira que o comitê de direção terá que superar são as permissões de segurança. Eles são essenciais, pois controlam quem pode criar, editar e visualizar os dados. Criar e editar os dados pode se resumir a funções específicas dentro da organização ou a uma equipe de governança de dados em uma organização maior.

Os campos globais podem ser controlados pela equipe de governança de dados, enquanto os campos locais podem ser editados por funções específicas no nível do site. Isso é conhecido como um processo de governança. Ele garante que os dados existentes e todos os novos dados atendam aos requisitos estabelecidos na estratégia de gerenciamento de ativos digitais e os vários padrões.

A estratégia de gerenciamento de ativos digitais fará referência a outros documentos que a organização usará para gerenciar ativos digitais. Isso normalmente inclui um padrão de ativo digital, padrão de nomenclatura de documento de engenharia, padrão de transferência de projeto e vários outros padrões. A estratégia de gestão de ativos digitais também especificará o sistema de gestão de documentos que irá armazenar todos os documentos e integrá-los aos vários sistemas, junto com quem é responsável por gerenciar os sistemas de TI, controlando essas mudanças e permitindo que o comitê de direção tenha entrada na decisão feito.

Por último, a estratégia de gerenciamento de ativos digitais é um capacitador chave para permitir que as organizações implantem soluções móveis, já que todas as informações são organizadas e fáceis de acessar. Sem uma estrutura de dados, as soluções móveis não produzirão os benefícios esperados. Depois que uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais está em vigor, uma organização pode ter certeza de que todas as informações relevantes estão prontamente disponíveis, tornando o processo de planejamento de manutenção e ativos muito mais fácil.

Padrão de ativo digital

O padrão de ativo digital é o local ideal para todas as informações sobre quais dados são necessários, em qual formato e em quais campos eles serão armazenados. O padrão de ativo digital desempenha um papel fundamental na definição das especificações dos dados necessários. Incluirá definições de qualidade de dados e diretrizes que especificam como os dados serão medidos e monitorados. As métricas comuns de qualidade de dados incluem o seguinte:



As metas de qualidade de dados exigidas podem variar por tipo de dados (ativos, materiais ou dados de falha), o que geralmente é baseado no risco de não ter pontos de dados específicos.

Dependendo da organização, o padrão de ativo digital pode incluir um dicionário de dados completo ou fazer referência a vários outros padrões, como o padrão de dados mestre de ativos, padrão de dados mestre de materiais, padrão de dados de manutenção e falha ou padrão de dados de processo e operação.

O padrão de dados mestre de ativos detalha como as hierarquias de ativos serão construídas, bem como como os ativos serão nomeados e classificados. O padrão também definirá os limites do ativo e quais pontos de dados são necessários para cada ativo. Normalmente, os pontos de dados são classificação, atributos e operacionais.

A classificação é a capacidade de separar o equipamento em agrupamentos lógicos. Dentro da classificação, você pode definir a classe de equipamento (por exemplo, válvula) e o tipo (por exemplo, portão).

Os atributos são as características específicas do projeto do equipamento. Isso pode incluir os materiais de que é feito, especificações de desempenho, fabricante, número do modelo, número de série, etc.

Os dados operacionais incluem as características específicas do equipamento com base em onde ele está instalado e como é usado. Dentro dos dados operacionais, você encontrará criticidade e localização.

O padrão de dados mestre de materiais contém as informações sobre como as peças serão nomeadas e classificadas, bem como quais outros pontos de dados são necessários, como atributos, prazos de entrega e preços.

O padrão de dados de manutenção e falha contém os requisitos de como as atividades de manutenção, como falhas, tarefas corretivas e proativas, serão capturadas e registradas. Os pontos de dados podem incluir horas-homem totais, tempo de inatividade planejado, tempo de inatividade não planejado, códigos de falha, etc.

O padrão de dados de processo e operação detalha os requisitos para todos os dados de processo e operação, como fluxos, pressões, velocidades e todos os dados de monitoramento de condição. A norma indica como os vários sistemas serão integrados e vinculados aos ativos. Eles podem escolher utilizar campos de dados existentes no CMMS, como medições e contadores para os dados de monitoramento de condição.

Cada um desses padrões explicará o ponto de dados, campo onde são registrados, se os dados são obrigatórios ou opcionais, bem como quaisquer requisitos de formatação específicos, como para datas (DD-MM-AAAA ou MM-DD-AAAA) .

Padrão de documento de engenharia

O padrão de documento de engenharia não está focado tanto em pontos de dados específicos quanto o padrão de ativo digital, mas sim na identificação e organização dos documentos, manuais, desenhos, imagens, etc. O objetivo deste padrão é definir as diretrizes para a criação e manutenção a biblioteca de documentos de manutenção e engenharia. Este documento fornece um sistema padronizado na medida do possível, dada a natureza complexa e variada da documentação de engenharia e manutenção.

Tradicionalmente, este documento explicará o método de nomeação dos documentos. Baseia-se em vários critérios, como o tipo de documento, o nome do documento, o bem a que está relacionado e um identificador único.

Por exemplo, a nomenclatura de documentos de engenharia pode ser:tipo - descrição do documento do item - número do ativo - quantificador. Isso garante que toda a documentação possa ser encontrada rapidamente com base na variedade de informações. O tipo de documento é predefinido em uma lista como a seguinte:



Quando o tipo de documento é combinado com o resto do padrão de nomenclatura, as organizações terão todos os documentos, como:

• MTC - Manual de manutenção da centrífuga - 865732-01
• PTG - Danos no eixo - 865732-01
• PTG - Danos no eixo - 865732-02

Além disso, o padrão de documento de engenharia especificará onde os documentos residirão, sejam eletrônicos ou cópias impressas. Por exemplo, documentos eletrônicos de engenharia podem ser vinculados dentro do CMMS aos equipamentos, locais funcionais ou materiais apropriados por meio do sistema de gerenciamento de documentos aprovado.

Documentos de engenharia impressos podem ser mantidos em uma biblioteca local, o que garante que todos os documentos removidos da biblioteca sejam registrados e assinados. A biblioteca também pode ter um proprietário designado e ter um sistema de organização estabelecido para facilitar o acesso rápido aos documentos. Todos os documentos mantidos na biblioteca podem até ser incluídos em um registro de documentos.

Com um padrão de documento de engenharia em vigor, a organização pode ter certeza de que seus documentos e manuais podem ser encontrados quando necessário.

Sistema de gerenciamento de documentos

O sistema de gerenciamento de documentos é uma peça-chave da estratégia de gerenciamento de ativos digitais. Esta biblioteca digital é a plataforma que irá hospedar todos os documentos e se integrar com os diversos sistemas como o CMMS, sistemas CAD, etc.

O sistema de gerenciamento de documentos é fundamental, pois pode armazenar todos os documentos e ativos digitais de forma organizada. O sistema também oferece recursos para rastrear, gerenciar e armazenar documentos, bem como reduzir o papel. A maioria dos sistemas é capaz de manter um registro das várias versões criadas e modificadas por diferentes usuários (rastreamento de histórico), ao mesmo tempo que oferece um método de controle de alterações e restrições de edição.

Embora muitos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) tenham um sistema de gerenciamento de documentos embutido, eles geralmente carecem de algumas das principais funcionalidades exigidas pelas organizações. Como tal, existem inúmeras opções disponíveis, com alguns dos sistemas mais comuns sendo OpenText, EQMS e eFileCabinet.

O elemento-chave a ser procurado em um sistema de gerenciamento de documentos é a capacidade de integração com a ampla variedade de sistemas usados ​​em um sistema de gerenciamento de ativos, junto com o controle de alterações, suporte a aplicativos móveis e suporte à retenção de registros.

Embora este seja um sistema de TI, ele deve ser escolhido com o comitê de direção multifuncional, já que cada função terá necessidades exclusivas que devem ser consideradas, ou a organização corre o risco de não utilizá-la por certas funções.

Padrão de transferência de projeto

Este padrão é uma das peças mais vitais na sustentação contínua da estratégia de gerenciamento de ativos digitais. O padrão de transferência do projeto indica quais informações serão coletadas, limpas e carregadas para os vários sistemas como parte do projeto. Isso garante que o projeto não possa ser fechado até que os dados e as informações sejam capturados e verificados corretamente. Este padrão pode até mesmo exigir que o fornecedor ou empreiteiro seja responsável pelo trabalho de dados e não será pago pelo projeto até que os dados sejam aceitos.

O padrão de transferência do projeto listará as informações e documentos que devem ser coletados, verificados, carregados e aprovados para os vários sistemas. Também fornecerá um meio para permitir que as operações, manutenção, finanças, saúde e segurança e qualquer outra função necessária assinem a aceitação de dados e informações completos.

Não é tarefa de um planejador reunir todos esses dados depois que um projeto é entregue. Os dados devem ser coletados durante o projeto, limpos e carregados nos vários sistemas antes que o projeto seja entregue às operações e manutenção.

Implementando a estratégia de gerenciamento de ativos digitais

Uma vez que uma organização tenha uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais junto com os documentos de suporte, padrões e sistemas, como ela proceder para implementá-la? Além de todas as atividades usuais de gerenciamento de mudanças, há algumas coisas importantes que a organização deve considerar.

O primeiro item que deve ser considerado é uma auditoria de conteúdo. Essa auditoria avaliará o estado atual dos dados em relação ao padrão documentado e determinará todos os dados e informações que estão faltando ou são suspeitos de não estarem corretos ou completos. Isso permitirá que a organização crie um cronograma realista e requisitos de recursos para preencher a lacuna.

Ao construir o plano do projeto para coletar os dados ausentes, é vital que a organização considere o custo para coletar os dados ausentes em relação ao valor que eles trarão. Deve haver um caso de negócios e uma compreensão do risco de não ter esses dados. Às vezes, é melhor deixar os dados legados como estão e aplicar os padrões aos dados que avançam a partir de um determinado momento.

Além disso, pode fazer sentido começar a implementar a estratégia de gerenciamento de ativos digitais em fases. Comece em uma área piloto, colete os dados, limpe-os e carregue-os. Isso identificará melhores maneiras de coletar e limpar os dados e, o mais importante, mostrará a todos os envolvidos o valor de ter os dados e as informações corretos.

Futuro da estratégia de gerenciamento de ativos digitais

Sem uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais, as organizações estão se colocando para trás na adoção das últimas tendências, como Industry 4.0, transformação digital, inteligência artificial e IIoT. Embora isso possa não ser um problema importante agora, ele separará as organizações que podem aproveitar os dados, tomar as decisões mais econômicas e prosperar daquelas que perderão a oportunidade de tomar decisões baseadas em dados.

Com os dados e informações apropriados capturados, as organizações podem alavancar e utilizar totalmente ferramentas como custo do ciclo de vida, planejamento de capital e inspeções baseadas em risco. Ao ter todas as informações, as organizações podem realmente avaliar os planos de capital e justificar o adiamento do capital e as decisões de manutenção. Isso proporciona um novo nível de clareza e confiança entre a organização e seus acionistas, partes interessadas e reguladores.

Exploração adicional da estratégia de gerenciamento de ativos digitais

Para os leitores interessados ​​em aprender mais sobre os vários componentes da estratégia de gerenciamento de ativos digitais, existem inúmeras referências e recursos disponíveis. A estratégia de gerenciamento de ativos digitais e os documentos de suporte são idealmente estruturados de forma a garantir que todos os requisitos da ISO 55001 sejam atendidos. Para fazer isso, você deve consultar o documento Panorama de Gerenciamento de Ativos do Fórum Global de Gerenciamento de Ativos e Manutenção (GFMAM). Ele fornece um esboço e vários documentos de suporte necessários para uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais corporativos, ao mesmo tempo que atende aos requisitos da ISO 55001.

Referências

SEIVA. (2016). Transformação Digital de Gerenciamento de Ativos. SEIVA.

Este artigo foi publicado anteriormente na Reliable Plant 2019 Conference Proceedings.