O que é gerenciamento de ativos?

Uma definição de gerenciamento de ativos
A gestão de ativos é um processo para rastrear e monitorar os ativos fixos e/ou móveis de uma empresa para fins de contabilidade financeira, manutenção preventiva e prevenção de roubos. O gerenciamento de ativos é importante para a conformidade e o gerenciamento dos resultados, mas se torna especialmente complexo para organizações com vários locais, frotas, trabalhadores de serviço de campo ou outras situações complexas de ativos. As soluções eficazes de rastreamento de ativos são essenciais para o monitoramento eficiente da localização, contagens de inventário e supervisão da manutenção, condição de ativos e depreciação de ativos de alto valor e críticos para os negócios.
As organizações podem adotar práticas de gerenciamento de ativos, como soluções de software de gerenciamento de ativos , métodos de rastreamento automatizados com leitores fixos e códigos de barras, ou etiquetas de ativos com leitores de código de barras portáteis que produzem relatórios para ajudá-los a gerenciar seus ativos. A implementação de soluções eficazes de gerenciamento de ativos enquanto uma empresa é pequena promove um crescimento contínuo, principalmente com as soluções abrangentes e escaláveis ​​disponíveis hoje.
Desafios do gerenciamento de ativos
Pequenas empresas e novas organizações podem ignorar a necessidade de soluções abrangentes de gerenciamento de ativos e atrasar a implementação. Em muitos desses casos, essas mesmas organizações podem ficar sobrecarregadas com documentação manual e processos de rastreamento de ativos à medida que a empresa cresce e acumula um volume e uma variedade maiores de ativos.
Em alguns setores, como saúde e governo, os regulamentos exigem que certos ativos sejam cuidadosamente monitorados e gerenciados. Compreender os regulamentos do setor é essencial para desenvolver programas eficazes de gerenciamento de ativos que garantam a conformidade regulatória contínua e selecionar soluções de rastreamento de ativos específicas do setor que atendam às especificações regulamentares.
Em outros setores, como serviços públicos, os regulamentos nem sempre determinam como os ativos devem ser rastreados ou gerenciado. Nesses setores, no entanto, é comum que as melhores práticas recomendem o uso de programas abrangentes de gerenciamento de ativos para otimizar o desempenho, manter níveis de serviço consistentes e gerenciar custos indiretos.
Além da conformidade regulatória, muitas organizações precisam depreciar ativos de alto valor, monitorar o desempenho de equipamentos e máquinas, capaz de localizar peças rapidamente e determinar a última data de manutenção, entre uma infinidade de outros cenários que tornam a gestão eficaz de ativos uma necessidade para as empresas modernas. Manter o controle de vários status e documentação operacional em vários sistemas, documentos ou aplicativos diferentes dificulta a consolidação de dados para geração de relatórios.
Além disso, a falha na integração de sistemas de dados deixa oportunidades perdidas de descobrir maneiras de otimizar o desempenho e aumentar a produtividade , e impulsionar os resultados da empresa. Um programa de gerenciamento de ativos abrangente e centralizado resolve esses desafios e oferece uma vantagem competitiva para as organizações atuais por meio de maior visibilidade e capacidade de identificar oportunidades de melhoria de desempenho e redução de custos.
Benefícios do gerenciamento de ativos
Quando o gerenciamento de ativos é feito corretamente, as organizações colhem os benefícios. Por exemplo, as organizações que lidam corretamente com o gerenciamento de ativos percebem as economias e veem um aumento na eficiência e na produtividade. Especificamente, o gerenciamento preciso de ativos geralmente gera economias fiscais substanciais nas deduções de depreciação. As organizações que utilizam as melhores práticas de gestão de ativos também têm mais facilidade em cumprir os padrões GASB 34 e GASB 35.
A gestão adequada de ativos não apenas ajuda as empresas a controlar melhor suas finanças e produtividade e possibilita maior eficiência e lucratividade, mas também melhora o rastreamento de ativos e procedimentos de inventário. Por exemplo, sistemas abrangentes de software de gerenciamento de ativos coletam informações sobre o desempenho de ativos fixos e integram-se aos bancos de dados da empresa para que os gerentes de estoque e os gerentes de ativos possam rastrear ativos e estoques separadamente e ainda comparar procedimentos em armazéns. Quando os códigos de barras de ativos e inventário trabalham juntos, as operações se tornam mais fáceis e a responsabilidade melhora.
Práticas recomendadas de gerenciamento de ativos
Existem algumas coisas que as organizações podem fazer para gerenciar melhor seus ativos. Algumas das melhores práticas de gerenciamento de ativos mais importantes incluem…

• Usando as melhores ferramentas para o trabalho – O gerenciamento de ativos de alto nível inclui a utilização de software para garantir a precisão do gerenciamento de ativos e um processo simplificado. Certifique-se de que seu sistema de gerenciamento de ativos seja escalável para que possa crescer com sua empresa.

• Contando com etiquetas de código de barras que duram a vida útil do ativo – Para gerenciar os dados de ativos com precisão, é importante usar etiquetas de código de barras personalizadas e marcas de identificação, juntamente com soluções personalizadas de software e hardware, para criar um programa de gerenciamento de ativos. Incluídos nesse programa devem estar etiquetas de ativos duráveis ​​e etiquetas de código de barras, como o Rigid Metalphoto da Camcode ^® Etiquetas de ativos de alumínio, que são de alto desempenho e permanecem legíveis por até 20 anos, mesmo em condições adversas. As etiquetas de ativos de alumínio Rigid Metalphoto® da Camcode e outras etiquetas de ativos e etiquetas de código de barras específicas da aplicação garantem a eficiência, pois permitem que as organizações realizem a aquisição de dados com mais rapidez e facilidade e resultam em aumento de produtividade e custos de mão de obra reduzidos. As etiquetas de código de barras e etiquetas de ativos do Camcode são compatíveis para fácil integração com os principais sistemas de gerenciamento de ativos.

• Automatizando os processos de gerenciamento de ativos – A adoção de um programa de gerenciamento de ativos, completo com etiquetas de código de barras duráveis ​​e etiquetas de ativos e ferramentas de gerenciamento de ativos, incluindo scanners de código de barras e software, facilita um processo de gerenciamento de ativos automatizado e contínuo. As etiquetas e tags incluem informações precisas, e os leitores e o software praticamente eliminam os erros causados ​​pela entrada e coleta manual de dados.

• Eliminação de recursos fantasmas – Ativos fantasmas são aqueles que foram perdidos, roubados ou listados como inutilizáveis, mas ainda estão listados como ativos fixos ativos no sistema. As empresas com uma alta porcentagem de ativos fantasmas geralmente pagam impostos e seguros a mais sobre esses ativos em até 30%. Os ativos fantasmas não prejudicam apenas os resultados de uma organização. Eles também correm o risco de causar falhas na precisão das finanças corporativas e representam uma ameaça para os executivos responsáveis ​​por garantir a conformidade com os regulamentos. Por fim, os ativos fantasmas resultam em perda de produtividade porque os ativos ausentes e inutilizáveis ​​não estão disponíveis quando são necessários.

O gerenciamento de ativos permite maior visibilidade, precisão e relatórios. A captura de dados precisos com sistemas de gerenciamento de ativos como parte de programas de gerenciamento de ativos ajuda as organizações a simplificar as operações, melhorar as finanças, economizar impostos e melhorar seus resultados gerais e produtividade.
Imagem via Flickr por Gwan Kho
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