Gestão de Ativos Explicada: Otimizando Valor e Conformidade

Definição de Gestão de Ativos
Gestão de ativos é um processo para rastrear e monitorar ativos fixos e/ou móveis de uma empresa para fins de contabilidade financeira, manutenção preventiva e dissuasão de roubo. A gestão de ativos é importante para conformidade e gestão da linha de base, mas torna-se especialmente complexa para organizações com múltiplas localidades, frotas, trabalhadores de serviço de campo ou outras situações complexas de ativos. Soluções eficazes de rastreamento de ativos são críticas para monitoramento eficiente de localização, contagens de inventário e supervisão de manutenção, condição do ativo e depreciação para ativos de alto valor e críticos para o negócio.

Organizações podem adotar práticas de gestão de ativos como soluções de software de gestão de ativos, métodos de rastreamento automatizados com scanners fixos e códigos de barras, ou etiquetas de ativos com leitores portáteis de código de barras que produzem relatórios para ajudá-las a gerenciar seus ativos. Implementar soluções eficazes de gestão de ativos enquanto a empresa é pequena promove crescimento contínuo, particularmente com as soluções abrangentes e escaláveis disponíveis hoje.

Desafios da Gestão de Ativos

Pequenas empresas e novas organizações podem ignorar a necessidade de soluções abrangentes de gestão de ativos e adiar a implementação. Em muitos desses casos, essas mesmas organizações podem descobrir que ficam sobrecarregadas com documentação manual e processos de rastreamento de ativos à medida que a empresa cresce e acumula maior volume e variedade de ativos.

Em alguns setores como saúde e governo, regulamentações exigem que certos ativos sejam cuidadosamente monitorados e gerenciados. Compreender regulamentações do setor é essencial para desenvolver programas eficazes de gestão de ativos que garantam conformidade regulatória contínua e selecionar soluções de rastreamento de ativos específicas do setor que atendam às especificações regulatórias.

Em outros setores como utilities, regulamentações nem sempre ditam como ativos devem ser rastreados ou gerenciados. Nesses setores, no entanto, é comum que melhores práticas recomendem o uso de programas abrangentes de gestão de ativos para otimizar desempenho, manter níveis de serviço consistentes e gerenciar custos indiretos.

Além da conformidade regulatória, muitas organizações precisam depreciar ativos de alto valor, monitorar desempenho de equipamentos e maquinário, ser capazes de localizar peças rapidamente e determinar a última data de manutenção, entre uma multiplicidade de outros cenários que tornam a gestão eficaz de ativos uma necessidade para empresas modernas. Manter o rastreamento de vários status e documentação operacional em vários sistemas, documentos ou aplicações diferentes torna desafiador consolidar dados para relatórios.

Além disso, falhar em integrar sistemas de dados deixa oportunidades perdidas para descobrir maneiras de otimizar desempenho, aumentar produtividade e impulsionar a linha de base da empresa. Um programa de gestão de ativos centralizado e abrangente resolve esses desafios e oferece vantagem competitiva para organizações atuais através de maior visibilidade e capacidade de identificar oportunidades de melhoria de desempenho e redução de custos.

Benefícios da Gestão de Ativos

Quando a gestão de ativos é conduzida corretamente, organizações colhem os benefícios. Por exemplo, organizações que lidam corretamente com gestão de ativos realizam as economias e veem aumento em eficiência e produtividade. Especificamente, gestão de ativos precisa frequentemente rende economias fiscais substanciais em deduções de depreciação. Organizações que utilizam melhores práticas de gestão de ativos também têm mais facilidade em cumprir as normas GASB 34 e GASB 35.

Não apenas a gestão adequada de ativos ajuda empresas a controlar melhor suas finanças e produtividade e permitir maior eficiência e rentabilidade, mas também melhora procedimentos de rastreamento de ativos e inventário. Por exemplo, sistemas abrangentes de software de gestão de ativos coletam informações sobre desempenho de ativos fixos e integram com bancos de dados da empresa para que gestores de inventário e ativos possam rastrear ativos e inventário separadamente, mas comparar procedimentos em armazéns. Quando códigos de barras de ativos e inventário trabalham juntos, operações tornam-se mais suaves e a responsabilidade melhora.

Melhores Práticas de Gestão de Ativos

Existem várias coisas que organizações podem fazer para gerenciar melhor seus ativos. Algumas das mais importantes melhores práticas de gestão de ativos incluem…

• Usar as melhores ferramentas para o trabalho — Gestão de ativos de alto nível inclui utilizar software para garantir a precisão de sua gestão de ativos e um processo simplificado. Certifique-se de que seu sistema de gestão de ativos seja escalável para que possa crescer com sua empresa.

• Confiar em rótulos de código de barras que duram a vida útil do ativo — Para gerenciar dados de ativos com precisão, é importante usar rótulos de código de barras personalizados e marcas de identificação, junto com soluções de software e hardware personalizadas, para criar um programa de gestão de ativos. Incluído nesse programa devem estar etiquetas de ativos e rótulos de código de barras duráveis, como as Etiquetas de Ativos de Alumínio Metalphoto® Rígido da Camcode, que são de alto desempenho e permanecem legíveis por até 20 anos, mesmo em condições adversas. As Etiquetas de Ativos de Alumínio Metalphoto® Rígido da Camcode e outras etiquetas de ativos e rótulos de código de barras específicos para aplicação garantem eficiência, pois permitem que organizações realizem aquisição de dados mais rápida e facilmente, resultando em maior produtividade e redução de custos de mão de obra. Os rótulos de código de barras e etiquetas de ativos da Camcode são compatíveis para fácil integração com os principais sistemas de gestão de ativos.

• Automatizar processos de gestão de ativos — Adotar um programa de gestão de ativos, completo com rótulos de código de barras e etiquetas de ativos duráveis e ferramentas de gestão de ativos incluindo scanners de código de barras e software, facilita um processo de gestão de ativos contínuo e automatizado. Os rótulos e etiquetas incluem informações precisas, e os leitores e software virtualmente eliminam erros causados por entrada e coleta manual de dados.

• Eliminar ativos fantasma — Ativos fantasma são aqueles que foram perdidos, roubados ou listados como inutilizáveis, mas ainda estão listados como ativo fixo ativo no sistema. Empresas com alta porcentagem de ativos fantasma frequentemente pagam impostos e seguros em excesso sobre esses ativos em até 30%. Ativos fantasma não apenas prejudicam a linha de base de uma organização. Eles também correm o risco de causar falhas na precisão das finanças corporativas e representam ameaça a executivos responsáveis por garantir conformidade com regulamentações. Finalmente, ativos fantasma resultam em perda de produtividade porque ativos ausentes e inutilizáveis não estão disponíveis quando necessários.

A gestão de ativos permite maior visibilidade, precisão e relatórios. Capturar dados precisos com sistemas de gestão de ativos como parte de programas de gestão de ativos ajuda organizações a simplificar operações, melhorar finanças, economizar em impostos e melhorar sua linha de base e produtividade geral.
Imagem via Flickr por Gwan Kho

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