Dominando a automação:alinhe seu programa com a estratégia de negócios — um guia prático passo a passo

“Temos que automatizar.” Esta é a afirmação que ouvi de inúmeros membros da equipe de automação e até mesmo de líderes ao longo dos anos. Geralmente é o resultado de um mandato de cima para baixo de um diretor de informação (CIO) ou de outro líder de TI, de uma equipe de arquitetura ou de um programa de transformação digital de longa duração. Raramente está enraizado na estratégia e no alinhamento com o negócio ou com os objetivos da empresa maior. Eu comparo isso a dar um martelo a alguém e dizer que ele deve usá-lo tanto quanto possível. Sem o “porquê” claramente definido, um programa de automação pode progredir durante anos, com os membros da equipe frustrados em encontrar processos para automatizar, envolver-se com as partes interessadas do negócio e provar um ROI significativo para o negócio.

Não deveríamos nem falar sobre “como” até que entendamos “por que” estamos automatizando. Hoje, passarei por uma fórmula prescritiva e simples que tenho visto funcionar repetidamente nos programas de automação de maior sucesso. Começa com um “porquê” claramente definido e chega a um “como” prescritivo para alcançar resultados de negócios significativos.

Automação pelo motivo certo

Se você não soubesse seu destino, entraria no carro e começaria a dirigir? Devemos garantir que os programas de automação, que são investimentos significativos, não sejam inúteis.

Sua equipe de automação está tentando “vender automação” para várias partes interessadas do negócio para construir um pipeline de automação, um processo de cada vez? Desculpe, mas isso significaria que seu programa de automação não tem objetivo; a equipe está no dilema de tentar vender uma ferramenta versus valor para o negócio.

Não precisamos criar novas metas como resultado da automação. Na verdade, só precisamos de ligar o programa aos objectivos empresariais pré-existentes.

A sua empresa pretende aumentar a receita líquida este ano? Deveríamos conectar a automação a processos (novos e antigos) que possam acelerar a produção de receitas das equipes.

Pretendemos lançar novos produtos ou serviços no mercado? Devemos conectar a automação a qualquer processo que seja um caminho crítico para o lançamento de novos produtos e serviços.

Você entendeu.

A automação só é estratégica se o seu pipeline de oportunidades de automação estiver diretamente conectado às estratégias que sua empresa já almeja. Estas são as estratégias que você ouve nas teleconferências de resultados da sua empresa; é sobre isso que seus executivos de nível C estão falando nas reuniões gerais de funcionários, e é sobre isso que seu CEO está falando quando entrevistado por vários terceiros.

Não é difícil encontrar esses objetivos – você só precisa saber onde procurar e ser ousado o suficiente para posicionar seu programa como uma alavanca junto aos executivos de sua organização.

Construindo a demanda certa para automação

Tenho testemunhado alguns programas de automação lutando durante anos para aumentar a demanda por seus programas de automação. Consistentemente, vejo que o problema é a falta de conexão com as prioridades de negócios mais críticas, conforme descrevi anteriormente.

O outro problema é a falta de capacidade para construir o pipeline de automação através de esforços proativos de coleta. Normalmente testemunho isso na forma de automação de marketing da equipe de automação (geralmente de TI) para várias partes e na esperança de que a empresa apresente oportunidades de automação por conta própria. Embora esta “abordagem de marketing” possa gerar algum volume de ideias, as ideias raramente são grandes, impactantes ou importantes o suficiente para serem notadas pelos executivos.

A razão é que geralmente os colaboradores individuais, que vêem apenas uma parte do processo, submetem ideias que se concentram estreitamente na sua experiência. Isso resulta em uma ideia de automação que não envolve um processo de ponta a ponta que agregaria valor significativo. Eu chamo isso de “estratégia de baixo para cima” e, embora seja fácil começar dessa maneira, um programa de automação só será dimensionado se também for combinado com uma estratégia de cima para baixo que se conecte às estratégias e prioridades de mais alto nível da empresa. Aqui está a fórmula simples para uma capacidade de descoberta bem-sucedida para um programa de automação: 

1. 
   Deve haver vários pipelines de oportunidades de automação – um pipeline por prioridade de negócio ou um por unidade de negócios
   
2. 
   Deve haver funcionários dedicados (em tempo integral), cuja única função seja trabalhar com líderes de negócios dentro de uma organização designada para identificar oportunidades de automação de alto valor que se alinhem às principais estratégias e objetivos da unidade de negócios.
   
3. 
   Tecnologia, como UiPath Process Mining e Task Mining, deve auxiliar nas atividades de descoberta
   

Eventualmente, à medida que um programa amadurece e esses três elementos estão funcionando dentro da organização, os usuários de automação e os desenvolvedores cidadãos da organização também preencherão seu pipeline com oportunidades de automação.

A governança e execução corretas do programa de automação

“Quantas pessoas devo contratar no meu centro de excelência (CoE) para executar um programa de automação bem-sucedido?” Essa é uma pergunta comum que ouço tanto de patrocinadores executivos quanto de profissionais de automação de todo o setor. Minha resposta é sempre:“essa é a pergunta errada”.

Deixe-me dar uma analogia simples. Imagine que você dirige uma empresa que vende laptops. Você começaria esse esforço decidindo o tamanho do armazém que precisaria comprar para produzir esses laptops? Ou você começaria prevendo o número de laptops que precisará produzir com base nas oportunidades globais e nas metas de negócios?

O mesmo conceito se aplica aos programas de automação.

Se a sua organização pretende colocar novos produtos no mercado mais rapidamente para aumentar a receita em 20% nos próximos dois anos, ou se a sua organização pretende reduzir US$ 100 milhões em custos, você precisará dimensionar a equipe de acordo para permitir atingir a meta.

Depois de compreender os objetivos de negócios de nível superior e ter alinhamento executivo para usar a automação como uma alavanca para atingir esses objetivos, você pode começar a identificar o tamanho de uma “fábrica” ou CoE que você precisará.

Outro ponto de esclarecimento:o CoE não lidera – e não deve – liderar a estratégia de onde a automação é usada na empresa. Assim como um gerente de armazém não decide quais produtos serão produzidos.

O CoE é a “fábrica” – é uma organização crítica para fornecer automações de forma rápida, eficiente, com qualidade e com a capacidade de escalar rapidamente para atender à crescente demanda.

Muitas vezes, vi CoEs “presos” a um grande backlog de automação e sem capacidade de escalabilidade. Esses problemas devem-se à falta de planeamento antecipado sobre como dimensionar a entrega quando novas unidades de negócio são integradas (ou quando existe uma iniciativa de missão crítica que necessita de automatização).

Sem entrar em detalhes aqui, a melhor prática é não confiar apenas no talento interno, porque isso pode se tornar um custo proibitivo e também difícil de contratar rapidamente.

Aproveitar parceiros de entrega terceirizados com um banco robusto de analistas de negócios, desenvolvedores e arquitetos pode fornecer uma alavanca que pode ser acionada rapidamente para aumentar a capacidade de entrega significativa em questão de algumas semanas. Além disso, muitos parceiros de entrega têm flexibilidade geográfica, de idioma e de preços que podem ser benéficas à medida que o programa de automação se expande globalmente e você procura oportunidades para diminuir os custos de entrega.

Certifique-se de ter a contabilidade correta

Valor de rastreamento não é o mesmo que valor de validação.

Conversei com dezenas de líderes de automação que gostam de se gabar de quantos milhares de horas ou milhões de dólares economizaram para sua empresa.

Minha resposta geralmente é:"Isso é ótimo! O que seu patrocinador executivo, como seu diretor financeiro, diz sobre este programa? Presumo que eles estejam entusiasmados com o ROI e provavelmente investirão mais para ajudá-lo a crescer".

Esse comentário geralmente me dá a aparência de “veado nos faróis” como resposta. E então eu sei exatamente o que está quebrado. A equipe de automação está pressionando para automatizar o máximo possível, mas a empresa não está empenhada em chegar a um acordo sobre o valor. Ou não há acordo sobre como irão “capturar” esse valor fazendo alterações nos seus negócios.

Conclusão importante:se os patrocinadores executivos do seu negócio não concordarem com o valor agregado pelo seu programa de automação e não puderem falar sobre o impacto quantificável, o seu programa está falhando.

Como quase qualquer outra iniciativa, os programas de automação não devem ser iniciados como projetos científicos. Eles realizam investimentos significativos e, como eu disse antes, estão alinhados aos objetivos do negócio.

Depois de ler as etapas que descrevi anteriormente, você sabe que já devemos ter metas de negócios que sejam os direcionadores de valor para a entrega das automações. A chave é garantirmos que haja uma sólida medição de valor e governança de validação ao longo de todo o ciclo de vida.

Aqui estão as etapas recomendadas:

1. 
   Cada um dos executivos de nível C em toda a empresa identifica “como o valor se tornará real” em suas respectivas organizações. Isto significa que quando o CoE, por exemplo, fornece uma automação que compensa milhares de horas anuais de tempo dos funcionários, a empresa tem um plano de jogo sobre como irá “capturar” essas poupanças. Eles removerão o número de funcionários da previsão de contratação? Irão reorganizar e transferir os funcionários para outras iniciativas estratégicas? O que quero dizer aqui é que os líderes empresariais devem decidir essas coisas, não o CoE. Eu chamo isso de “estratégia de realização de valor” e ela deve ser definida antecipadamente, antes que o CoE entregue qualquer automação.
   
2. 
   Uma vez definida a estratégia de realização de valor, deverá haver governança para garantir que haja uma “aprovação comercial” sobre o valor das oportunidades de automação no pipeline que serão entregues em breve. A razão para isso é que o caso de negócio e o valor não são questionados depois que a solução é entregue. É um conceito semelhante ao de quando você compra um carro:você não recebe um carro novo e depois decide se deve pagar US$ 20.000 ou US$ 30.000. O “valor” – e o preço que você pagará – é decidido antecipadamente.
   
3. 
   Relate regularmente o valor em pipeline e o valor entregue aos patrocinadores executivos. À medida que as estratégias e os objetivos de negócios mudam, os impulsionadores de valor e a estratégia de realização também podem precisar mudar.
   

As comunicações certas relacionadas à automação

A automação mudará a forma como sua organização opera. As pessoas, os processos, a tecnologia e as informações da sua organização estarão operando de maneira muito diferente daqui a cinco anos do que hoje.

A automação será um fator-chave na necessidade de ajustar o tipo de trabalho que seus funcionários realizam. E você precisará do envolvimento e da defesa deles para essa mudança.

Isto torna a comunicação um elemento crítico para programas de automação. Como mencionei na seção anterior, tudo começa garantindo que haja uma comunicação consistente com aqueles que estão definindo as prioridades de negócios e financiando o programa:os executivos.

Essas comunicações precisam então ser transmitidas em cascata. Os gerentes precisarão ser participantes na identificação de oportunidades. Eles também precisarão possuir o gerenciamento de mudanças quando as automações entrarem em operação.

E, finalmente, todos os colaboradores individuais da organização serão usuários de automação e líderes inovadores. Eles usam a automação em seu trabalho diário, além de infundir novas ideias inovadoras no pipeline de automação. O seu envolvimento é fundamental.

Somente o BOLD terá sucesso

Eu mostrei a você os principais ingredientes de um programa de automação bem-sucedido:o motivo, a demanda, a governança e a execução do programa, a contabilidade e as comunicações. Você pode estar pensando que isso parece simples, lógico ou talvez até bom senso. É verdade, a fórmula não é complicada. Porém, lembre-se que tudo isso começa com aquele primeiro ingrediente:o motivo. É fundamental que você alinhe seu programa de automação a uma meta estratégica que sua liderança de nível C está focada em cumprir.

O que separa os programas de automação imensamente impactantes dos programas que obtêm resultados medíocres é simplesmente que é preciso alguém com coragem e um plano para adotar uma abordagem ousada aos executivos de nível C em sua organização. Alguém que diga:“podemos usar o poder da automação para atender às suas prioridades estratégicas… e veja como”. Esse visionário ousado pode ser você.