Calcule com Precisão o Custo Real do Funcionário com Encargos: Guia Completo

Custo direto é um indicador principal de quanto uma empresa está gastando em recursos e equipamentos para produção. Este é um bom começo para entender quanto custa produzir um produto. O que não é levado em consideração é o custo indireto para produção. Funcionários geralmente não são incluídos no custo direto e são frequentemente negligenciados na determinação do custo final de produção. Mas, o que realmente custa para produção direta vs indiretamente?

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Custo de Encargos (Overhead)

Nos negócios, custo de encargos frequentemente refere-se a despesas operacionais do negócio. Isso também é referido como despesa operacional. Encargos podem ser resumidos como o custo indireto associado a materiais utilizados para mão de obra direta. Eles geralmente são categorizados em três ramos principais: custo de material indireto, mão de obra indireta, e todos os outros produtos diversos. Encargos são um componente de custo muito importante junto com custos de materiais diretos e mão de obra direta. Exemplos de custo de encargos incluem aluguel, gás e eletricidade. Custos de encargos incluem alguns dos seguintes:

• Mão de obra indireta
• Impostos sobre Folha de Pagamento
• Benefícios Adicionais do Funcionário
• Seguros
• Despesas e Suprimentos de Escritório
• Depreciação
• Automóveis
• Aluguel
• Reparos e Manutenção
• Custo de Marketing
• Custo de Instalações
• Custo de Capital

O custo de encargos não está associado apenas a manter as luzes acesas na empresa. Suprimentos usados por funcionários são um dos custos de encargos que podem variar de empresa para empresa, e não há uma etiqueta de preço finita de quanto pode chegar. Colocar uma etiqueta de preço no salário de um funcionário é uma coisa, mas calcular quanto você está realmente pagando a eles, com encargos, versus idealmente são duas discussões separadas.

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Custos de Encargos Óbvios

Salário é o indicador principal que a maioria das pessoas usa para identificar o que um funcionário realmente vale. Salário é uma despesa de negócio e empresas o usam como meio de colocar uma etiqueta de preço na posição de um funcionário. Várias coisas vêm à mente ao determinar um salário:

• Quanto esta posição vale na empresa?
• Quanto mais este funcionário beneficiaria a empresa?

Isso pode ser mais fácil de estimar para posições que trazem dinheiro diretamente, mas e quanto à equipe que não traz fluxo de dinheiro? Por exemplo, equipe administrativa e de suporte. Eles fornecem uma forma indireta de dinheiro para a empresa, economizando dinheiro em vez de gastar.

Toda posição tem seu lugar e determinar o que vale é baseado na empresa e suas demandas para o funcionário. Esta é uma medida direta do valor de um funcionário para a empresa e uma muito óbvia. A maioria das pessoas acredita que este é o custo de encargos primário e único preocupante dos funcionários, mas essa não é a história toda. Lembre-se que o custo de encargos do funcionário para, digamos, uma posição administrativa seria diferente para um projetista de engenharia elétrica.

Taxa de Encargos (Overhead Rate)

A taxa de encargos é o custo indireto total para um período de relatório específico, dividido por medidas de alocação. Frequentemente empresas entendem o que é custo de encargos e frequentemente compensam através de precificação de produtos e impostos. Alguns não entendem que taxas de encargos variam de uma empresa para outra e precisam ser investigadas mais a fim de medir receita. A última coisa que alguém quer ver é vendas de receita projetadas serem subestimadas e margens de lucro baixas.

Empresas que entendem este princípio sabem que quando qualquer novo funcionário é contratado, não há apenas o salário base a considerar, mas também os elementos indiretos que o indivíduo usará para cumprir adequadamente seu papel. Isso inclui coisas como suprimentos de escritório, espaço de trabalho, uso de utilidades, e muito mais. Estes itens são difíceis de quantificar em dólares e são frequentemente calculados pela média de todos os funcionários da empresa. Isso permite que a empresa coloque um valor real em dólares no preço de um funcionário. A taxa de encargos é um multiplicador multiplicado pelo salário base do funcionário. Esta é uma quantia melhor aproximada de dinheiro que uma empresa paga a um funcionário.

Este artigo mergulhará nas áreas específicas que influenciam diretamente o custo de encargos do funcionário. Este guia ajudará a colocar em perspectiva onde e quanto os custos de encargos podem chegar e por que não devem ser subestimados.

Suprimentos Operacionais

Geralmente, suprimentos operacionais são um custo relativamente menor das operações diárias, mas devem ser incluídos na estimativa de custo operacional ou de manufatura. Tais custos incluem itens diversos como óleos de lubrificação para manufatura, suprimentos de escritório, gráficos de instrumentação, e mais. Os detalhes para o que deve ser considerado encargos de suprimento operacional é às vezes uma área cinzenta e algumas empresas usam uma porcentagem da folha de pagamento como base. Esta porcentagem pode variar, por exemplo, uma usina de geração de energia, de alguns por cento a 20% ou mais, dependendo se itens de manutenção de rotina e suprimentos são contabilizados na estimativa.

Custos médios de suprimentos de escritório são calculados de várias maneiras. Um que é frequentemente usado é o custo por funcionário, uma figura que pode variar de alguns centenas de dólares por ano a mais de mil, dependendo de fatores como indústria e natureza do negócio, bem como tamanho da organização, cultura e políticas. Uma boa regra prática é $200 dólares por pessoa por ano para corporações. Esta é apenas uma estimativa se gastos exatos de suprimentos de escritório não são contabilizados.

Custo de Instalações

A menos que você esteja contratando alguém que viaja continuamente, a maioria dos funcionários vai requerer espaço de trabalho. Obviamente, o aluguel por metro quadrado varia dependendo do aluguel mensal das instalações. Mas quantos metros quadrados um funcionário precisa? Novamente isso varia, mas existem algumas diretrizes. Cubículos de trabalho são tipicamente 8' x 8' de tamanho e escritórios privativos variam em tamanho. Quando você adiciona espaço comum, geralmente é uma adição de 225 a 250 pés quadrados. Saber o aluguel total da instalação vs metragem quadrada dará melhor perspectiva de quanto custa um pé quadrado. Mobiliar o espaço, mesmo com cubículos de trabalho usados, provavelmente custará $2000 no mínimo, para computador, monitor, cadeira de mesa, e mais.

Outros Equipamentos

O básico hoje em dia para trabalhadores de alta tecnologia ou escritório tem que incluir computador e telefone. Mesmo com quedas nos preços de PCs, figure em $1000, ou mais, para um computador, $500 a vários milhares para software e $250 a $300 inicialmente por aparelho telefônico em média quando você considera instalação. Não esqueça que todos os softwares existentes requererão uma atualização em algum momento, o que exigirá fundos adicionais no futuro. Alguns funcionários, por exemplo um projetista de engenharia elétrica, precisariam de equipamentos de segurança para uso em áreas perigosas, isso poderia incluir itens como óculos de segurança e luvas, protetores auriculares, jalecos de laboratório, e botas de trabalho.

Benefícios do Funcionário

Benefícios do funcionário, também chamados benefícios adicionais, incluem vários tipos de compensação não salarial fornecida pelo empregador. Exemplos destes benefícios incluem: moradia, seguro saúde, benefícios de aposentadoria, creche, reembolso de mensalidades, licença doença, férias, participação nos lucros, e outros benefícios especializados. Empresas oferecem benefícios da forma que acham melhor para os funcionários. Benefícios não são necessariamente incluídos para cada posição e algumas empresas oferecem uma quantidade máxima de benefícios, enquanto outras não oferecem nenhum.

Seguro de Carro da Empresa

Se o nome da sua empresa está no título do veículo, você precisará comprar seguro auto comercial. Se o veículo é propriedade de um indivíduo, você deve comprar seguro auto pessoal. Seguro auto comercial é geralmente duas a três vezes mais caro que seguro auto pessoal. Por que isso? O risco é maior já que vários indivíduos dirigem para uma empresa, em vez de uma única pessoa. Mesmo que prêmios de seguro auto comercial sejam mais caros, o seguro comercial oferece mais cobertura que o pessoal.

Impostos

Impostos são impostos sobre empregadores baseados em quanto pagam a seus funcionários. Existem dois tipos de impostos. O primeiro tipo são impostos que empregadores são requeridos a reter dos salários dos funcionários, também conhecido como imposto retido na fonte, e frequentemente cobrindo pagamento antecipado de renda e várias formas de seguro. O segundo tipo é um imposto que é pago dos próprios fundos do empregador e que é diretamente relacionado a empregar um trabalhador. Estes podem consistir de taxas fixas ou ser proporcionalmente ligados ao salário de um funcionário. As taxas pagas pelo empregador geralmente cobrem o financiamento do empregador ou o sistema de seguridade social, e outros programas de seguro.

Exemplo de Funcionário

Vamos dar uma olhada em um funcionário exemplo e ver o que eles realmente custam para a empresa. A compensação horária de um projetista de engenharia elétrica é $28, ou $70.000 de folha de pagamento bruta anual. Como empregador, você faz pesquisa e descobre que o projetista de engenharia elétrica tem uma variedade de custos adicionais anexados à posição:

• $5.880 para impostos sobre folha de pagamento (baseado em porcentagem de impostos locais)
• $7.000 para seguro de compensação do trabalhador (a $10 por $100)
• $350 para seguro saúde (baseado em $350 por mês)
• $2.100 para benefícios de aposentadoria (3% da compensação)
• $720 para celular, telefone e/ou custos de internet ($60 por mês)
• $200 para equipamentos de segurança ($125 botas de trabalho, $50 jaleco, $25 óculos e luvas de segurança)
• $6.000 em uso de veículo da empresa (depreciação, gasolina, reparo, licença, seguro, etc)
• $300 para suprimentos e uso de equipamentos administrativos ($25 por mês)
• $1.750 para bônus anuais (baseado em 2.5% do salário)
• $500 para taxas de treinamento, seminários, etc
• $2.400 para despesas de viagem (inclui passagem aérea, hospedagem e refeições)

Totalizando um adicional de $27.200.

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Calculando o Tempo Real do Funcionário

Agora vamos determinar quantas horas o projetista de engenharia elétrica está potencialmente disponível para trabalho da empresa. Vamos começar com 52 semanas/ano x 40 horas/semana = 2.080 horas.

Então você deduzirá o tempo não-projeto pago do engenheiro elétrico para o ano (estes valores são usados como exemplo e variam por empresa).

• Assuma 9 feriados
• 14 dias de férias
• 8 dias de doença ou pessoais
• 2 semanas de seminários de treinamento

Isso é 45 dias, ou 360 horas, deixando um total de 1.720 horas disponíveis para trabalho.

Você então deduzirá duas horas das 43 semanas restantes para reuniões administrativas diversas, controle de tempo, resolução geral de problemas ou tempo de preparação e assim por diante. Isso reduz o tempo de produção disponível em mais 86 horas, deixando um total de 1.634 horas de trabalho disponíveis para o projetista de engenharia elétrica.

Os Resultados

O custo adicional de Encargos de Mão de Obra do projetista de engenharia elétrica totalizou mais de $27.000. Isso traz o custo anual total do engenheiro elétrico para $97.200. O custo de encargos por hora de produção para a empresa é $59.49 por hora de produção/projeto ($97.200 / 1.634 horas), ou $0.99 por minuto.

Para calcular a taxa de encargos de mão de obra (%) por hora de produção (trabalho), deduza a taxa horária do engenheiro do custo totalmente carregado do indivíduo ($59.49 - $28 = $31.49). Isso indica que o custo adicional para ter o engenheiro elétrico no trabalho, quando calculado como porcentagem, adiciona 113% ($31.49/$28 * 100) à taxa horária base do engenheiro elétrico.

O projetista de engenharia elétrica é um ativo verdadeiramente custoso e valioso cujo tempo deve ser cuidadosamente alocado. E os custos relacionados devem ser rigorosamente medidos e monitorados.

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Nota Adicional

O conteúdo deste artigo serve para abrir seus olhos e realmente entender o custo do funcionário dentro de qualquer empresa. Lembre-se que calcular custo de funcionário não é tão simples quanto o exemplo apresentado e as taxas podem mudar baseadas na região onde a empresa está localizada. O exemplo é um meio de colocar custo de encargos em perspectiva. Você não pode aceitar coisas pelo valor de face e esperar que o único custo para a empresa, por funcionário, seja o salário base oferecido. Custo de encargos é tão importante quanto custo direto. Custo de encargos deve ser entendido pois pode fazer ou quebrar a receita esperada de uma empresa, se levado ou não em conta. Lembre-se de monitorar gastos de encargos e obter um custo real do que sua empresa paga por cada um de seus encargos.

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