Como rastrear e gerenciar seus custos de manutenção

Altos custos de manutenção de ativos físicos podem ser prejudiciais ao sucesso do negócio. Eles aumentam seus custos operacionais e reduzem suas margens de lucro. No entanto, você não pode fazer negócios sem um equipamento funcionando corretamente. A única solução é descobrir como manter as despesas de manutenção sob controle.

Para fazer isso, você precisa ter uma visão profunda de suas atividades de manutenção. Quais ações e ativos geram os maiores custos e por quê? Como rastrear com precisão o custo de manutenção no nível de toda a organização, bem como no nível de um único ativo?

Leia mais para descobrir.

Compreendendo os custos de manutenção

O custo de manutenção representa todas as despesas que são o resultado de seus esforços para manter os ativos físicos em ótimas condições de funcionamento. Não importa se esse ativo é um carro, um imóvel alugado, um gerador ou uma serra circular - se precisar de manutenção regular, haverá custos de manutenção.

Fabricação, aviação e construção , entre muitas outras indústrias de ativos pesados, têm um incentivo muito forte para manter seu orçamento de manutenção sob controle. O rastreamento dos custos de manutenção é uma das maneiras que eles usam para avaliar a eficácia de seus respectivos departamentos de manutenção. Nesse sentido, o custo de manutenção é frequentemente considerado um importante KPI de manutenção (indicador-chave de desempenho).

A maneira certa de pensar sobre o custo de manutenção

Muitos proprietários de empresas têm uma mentalidade errada quando se trata de manutenção. Eles só pensam nisso como um centro de custo (uma operação que não adiciona diretamente ao lucro). Isso os leva a pressionar continuamente os diretores e gerentes de manutenção para reduzir os custos totais de manutenção, mesmo quando isso não é do interesse de longo prazo de sua organização.

A maneira certa de pensar sobre manutenção é como um investimento. Ao realizar o trabalho de manutenção, você não está perdendo dinheiro, mas sim investindo em seu equipamento. Você está gastando dinheiro para aumentar o desempenho e a vida útil de seus ativos, bem como reduzir o número de atrasos na produção nos próximos meses e anos - ambos os quais aumentarão seus resultados financeiros a longo prazo.

Os profissionais de manutenção sempre precisarão trabalhar dentro dos limites de seu orçamento. Para ter alguma chance de gerenciar com sucesso as despesas de manutenção, eles precisam entender quais fatores contribuem para suas contas de manutenção.

O que está incluído no cálculo do custo total de manutenção?

O custo real de um ativo não é apenas o preço de compra. Quando um departamento está comprando um novo equipamento, ele também deve levar em consideração seus custos contínuos de manutenção e reparo. O custo médio de manutenção contínua pode diferir significativamente de um ativo para outro. Quanta manutenção regular ele precisa, como lida com o desgaste, qual é o custo das peças de reposição; esses são apenas alguns dos fatores que afetarão os custos de manutenção anual de um determinado ativo.

Esses tipos de decisões de orçamento geralmente são deixados para os diretores e gerentes de manutenção, desde que não ultrapassem o orçamento de manutenção definido. No final do ano, os proprietários de negócios geralmente estarão interessados ​​apenas em revisar os custos totais, que muitas vezes são representados como os custos totais de MRO (manutenção, reparo, operações) nos balanços.

O custo de MRO pode ser dividido em custos de mão de obra, peças sobressalentes e materiais, fornecedores de manutenção, custos de energia e despesas gerais. O rastreamento eficaz dos custos de cada uma dessas categorias é fundamental para reduzir os custos de manutenção futuros.



Uma coisa importante que muitas vezes fica de fora desta conversa é o custo indireto da perda de produtividade . Durante a maioria das atividades de manutenção, o ativo deve ser encerrado. Se a manutenção programada ou um reparo inesperado acontecer durante o horário comercial normal, isso resultará em perda de horas de produção - o que significa perda de lucro. A empresa perderá centenas ou milhões de dólares depende de quão crítico é o ativo afetado para as operações de negócios e da duração total do tempo de inatividade do equipamento.

Como rastrear despesas de manutenção (com Limble CMMS)

A maneira mais fácil de medir os custos totais de manutenção é usar um sistema CMMS. Você só precisa configurá-lo uma vez e ele pode rastrear automaticamente todos os custos contínuos. Para garantir dados precisos, os técnicos precisam inserir o tempo gasto e as peças usadas, o que eles serão solicitados a fazer quando estiverem fechando uma PM ou WO.

A alternativa é passar horas vasculhando planilhas do Excel e faturas sempre que precisar criar um relatório. Você pode imaginar como isso deve ser divertido.

Rastreando o custo geral de manutenção

Para gerenciar com eficácia os custos de manutenção, você precisa de dados precisos e da capacidade de dividir os custos por categorias, como peças e ativos. Isso permite que você encontre e elimine áreas problemáticas.

O custo total de manutenção em Limble é dividido em três categorias principais:

1. $ gastos em peças
2. $ gastos em mão de obra (inclui custos como salário, benefícios e pagamento de horas extras)
3. $ gastos em faturas (como quando você liga para um fornecedor para um reparo especializado ou vai até uma loja de ferragens para adquirir uma peça que está faltando)

Na imagem abaixo, você pode ver um exemplo de relatório mensal personalizado que contém detalhamentos de custos de peças, fornecedores externos e mão de obra. Você pode clicar em cada categoria para ver mais detalhamentos de custos .


Este tipo de relatório é uma ótima maneira de ficar de olho nos custos gerais de manutenção. No entanto, se quisermos encontrar áreas de melhoria, precisamos ter acesso a relatórios mais granulares . Então é isso que abordaremos a seguir.

Rastreamento de despesas para um único ativo

As faturas dos fornecedores estão vinculadas aos ativos. As peças sobressalentes são gastas em ativos. Os custos de mão de obra são incorridos pela realização de trabalhos de manutenção em ativos. Embora um CMMS possa permitir que você divida os custos com base em tipos de faturas, tipos de peças sobressalentes e tipo de trabalho executado, os relatórios mais úteis serão aqueles que examinam ativos específicos.

Imagine o mundo sem um CMMS, onde você está tentando calcular o custo total de propriedade de um ar condicionado. Você tem que vasculhar as ordens de serviço em papel para descobrir quanto trabalho de manutenção foi executado no ativo e quais peças sobressalentes foram usadas. Ao encontrar essas informações, você deve esperar que sejam precisas e que nenhuma OO tenha sido extraviada. Depois disso, você deve pesquisar em planilhas para saber qual é o custo de cada peça sobressalente usada.

Em seguida, você precisa ver quem realizou PMs e OSs, por quanto tempo e se parte disso foi hora extra - para que você possa pesquisar tabelas adicionais e calcular os custos de mão de obra. Além disso, John não foi ao Home Depot na semana passada para conseguir uma goiva de gás para aquele ar-condicionado? Melhor ligar para ele para confirmar.

OU, você pode usar uma solução digital como Limble e encontrar todas essas informações em alguns cliques, prontas para serem exportadas:



A maneira mais fácil de gerenciar um orçamento de manutenção é ter uma visão detalhada dos dados de manutenção. Sabendo quanto seus ativos estão custando e por que se torna muito mais fácil encontrar locais para cortar custos e eliminar desperdícios.

Se quiser fornecer o Limble CMMS, você tem três opções:

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Embora o CMMS seja incrivelmente útil, existem outras maneiras de controlar suas despesas de manutenção. Vamos falar sobre eles a seguir.

Como diminuir os custos gerais de manutenção

É sempre difícil encontrar novas maneiras de reduzir seu orçamento de manutenção. Abaixo está uma extensa lista de idéias para reduzir os custos de manutenção:

• implemente um solução CMMS moderna para que você possa rastrear despesas de manutenção e apontar ações e ativos que incorrem nos custos mais altos
• use um solução de gerenciamento de estoque para prever com precisão as necessidades de estoque e diminuir os custos de estoque de peças sobressalentes
• melhorar o processo de integração para operadores de máquina para que tenham menos chance de danificar o equipamento por uso impróprio
• negocie com mais força com fornecedores de manutenção e fornecedores de peças sobressalentes
• implementar práticas de manutenção enxuta para reduzir o desperdício e ações desnecessárias
• implemente manutenção autônoma
• investir em tecnologia de monitoramento de condições para monitorar a integridade dos ativos e otimizar sua programação de manutenção (isso pode ajudá-lo a evitar reparos caros e reduzir os custos gerais de mão de obra)
• foco em estratégias de manutenção proativa como manutenção preventiva e manutenção preditiva (é menos caro manter o equipamento do que repará-lo)

Reduz a manutenção reativa em 73,2%

Veja os resultados que Red Hawk aprecia com Limble
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Estudo de caso
Nada nesta lista é uma solução rápida como despedir algumas pessoas seria. Essas são, no entanto, soluções de longo prazo muito superiores. A implementação dessas etapas o forçará a resolver problemas sistemáticos que estão gerando muitos custos evitáveis.

Custo de manutenção vs despesas de capital

Para fins contábeis, é importante distinguir entre os custos gerais de manutenção e as despesas de capital.

Resumindo, os custos de manutenção regular incluem ações de manutenção realizadas regularmente para manter os ativos em suas condições originais. Isso inclui trabalho de manutenção de rotina, substituição de peças sobressalentes e reparos simples.

As despesas de capital são despesas de manutenção, como grandes revisões e atualizações que exigem investimentos de recursos significativos. Em contraste com a manutenção regular, as despesas de capital aumentam o valor do ativo.

Os benefícios do trabalho de manutenção padrão duram menos de 12 meses e representam uma demonstração de lucros e perdas do ano corrente. Em contraste, os benefícios das despesas de capital duram mais de 12 meses - portanto, podem ser depreciados com o tempo.

Às vezes você precisa gastar dinheiro para economizar dinheiro

Investir dinheiro em manutenção costuma ser a solução de longo prazo mais inteligente que você pode tomar.

Faz mais sentido comprar uma nova máquina do que consertar continuamente um ativo antigo que está próximo do fim de sua vida útil. A compra de peças e materiais originais pode prolongar a vida útil dos ativos e reduzir o número de reparos de emergência. Investir em um CMMS pode economizar dinheiro de várias maneiras. Investir alguns dólares no treinamento de técnicos e operadores de manutenção pode ser extremamente econômico ao trabalhar com equipamentos caros.

Obviamente, obter aprovação para tais investimentos é mais fácil de falar do que fazer. O caso mais forte que você pode apresentar à alta administração é mostrar o retorno esperado do investimento. Você pode começar com uma proposta barata, como implementar um software CMMS. Aqui está um guia simples sobre como calcular o ROI do CMMS para começar.

No final das contas, esperamos que o artigo tenha lhe dado uma boa ideia de como controlar suas despesas de manutenção. Se você acredita que perdemos algo importante, comece uma discussão nos comentários abaixo!