Um guia de cinco pontos para aquisições preparadas para o futuro

Mais de 66% dos profissionais de compras dizem que navegar nas cadeias de abastecimento foi o maior ponto de tensão no processo de compras durante a pandemia COVID-19, de acordo com uma pesquisa em andamento. Não é nenhuma surpresa que lidar com a escassez da cadeia de suprimentos surgiu como um tema comum, considerando que o mundo inteiro exigia muitos dos mesmos bens e serviços para manter os negócios funcionando normalmente, de desinfetantes para as mãos a ternos de EPI.

Espera-se que os desafios da cadeia de abastecimento continuem ao longo do próximo ano, no mínimo, à medida que continuamos a nos mover coletivamente para superar os efeitos da pandemia. Como tal, as equipes de compras estão se voltando para a tecnologia agora mais do que nunca para digitalizar seus processos e se adaptar. O processo de digitalização de compras está ocorrendo em três fases emergentes:reagir, reavaliar e estar preparado para o futuro. As equipes de aquisição podem se encontrar em uma fase diferente com base em sua configuração operacional anterior ao COVID-19.

Reaja

Quando a pandemia COVID-19 ocorreu pela primeira vez, isso significou que as equipes de compras tiveram que fazer o possível para manter os processos funcionando normalmente, o que levou a decisões reativas em vez de estratégicas. O estágio de 'reação' da transformação digital de compras inclui iniciativas como:

• simplificar as operações colocando-as on-line para responder de forma mais eficiente às solicitações urgentes que tratam da saúde e segurança públicas;
• permitindo melhores recursos de teletrabalho ao trabalhar remotamente ou com acesso limitado ao escritório;
• usando recursos online, como bancos de dados de fornecedores, para diversificar e expandir grupos de fornecedores em meio a interrupções na cadeia de suprimentos, etc.

Algumas equipes foram capazes de reagir rapidamente porque tinham a infraestrutura adequada para isso, enquanto outras equipes tiveram que adotar novas ferramentas e processos em um curto espaço de tempo para lidar efetivamente com a resposta a emergências. Aqueles que tiveram a visão ou o planejamento estratégico para migrar para processos digitais sustentáveis, como ferramentas de e-procurement validadas, podem continuar a usá-los no futuro com pequenos ajustes e ajustes. Considerando que aqueles que reagiram à situação em um pânico urgente (como tantos tiveram que fazer!) Podem agora se encontrar reavaliando as ferramentas e processos que estão usando.

Reavaliar

À medida que as equipes de aquisição continuam respondendo às solicitações e necessidades urgentes relacionadas ao COVID-19, elas também devem reavaliar as ferramentas e processos que foram inicialmente adotados durante a fase de "reação", identificando lacunas de eficiência, lacunas de conformidade do estado e se essas soluções são sustentáveis ​​para além da pandemia. Nesta fase de reavaliação, as equipes de aquisição precisam avaliar suas operações e ferramentas usando perguntas como:

• Minhas operações de ponta a ponta (ou seja, entrada para gerenciamento de contratos) estão digitalizadas?
• e conectado?
• O pipeline do meu projeto está centralizado em um lugar e facilmente acessível?
• Nossos processos são intuitivos e fáceis de usar para todos os clientes internos?

Além disso, a demanda por serviços digitais e sem toque cresceu 20% nos EUA, de acordo com MicKinsey, então as equipes de compras precisam atender a essa demanda enquanto determinam os processos de digitalização de longo prazo. A resposta rápida da Procurements ao COVID-19, fornecendo pagamento digital e entrega de serviços (especialmente para aqueles no espaço do setor público), abriu um precedente que os clientes ou constituintes esperarão além da pandemia.

À prova de futuro

Desenvolvimentos como a distribuição generalizada de vacinas estão trazendo o fim das restrições e bloqueio COVID-19 à vista, levando muitas organizações a começar a pensar seriamente além da pandemia. COVID-19 trouxe o papel crítico da aquisição em tempos de crise para o centro das atenções - eles serão percebidos nas organizações como atores críticos e estratégicos dentro do processo da cadeia de suprimentos, ao invés da carga necessária de 'burocracia' que muitas vezes são retratados como . As equipes de aquisição precisarão desenvolver sua base de transformação digital com foco na eficiência, conformidade e envolvimento do fornecedor para atender às necessidades de recuperação e atender às demandas crescentes de sustentabilidade, resiliência e adaptação tecnológica.

Conforme as organizações passaram por essas três fases no ano passado, e continuarão a fazer a transição por meio delas, testemunhamos um aumento em cinco tendências principais que envolveram a função de compras dentro das cadeias de abastecimento. Essas tendências devem ser consideradas conforme as organizações entram na fase "à prova de futuro" e alavancam a tecnologia como um equalizador para todas elas:

1. Decisões de corte de custos. A aquisição não só precisa fazer mais com menos, mas também fornece a estratégia que ajudará o restante da agência a prosperar, apesar dos recursos limitados.

Como as equipes de aquisição em toda a América do Norte demonstraram seu potencial estratégico nos primeiros dias da pandemia COVID-19, elas inevitavelmente serão chamadas a serem os principais tomadores de decisão quando se trata de redução de custos e planejamento e repriorização de orçamento.

2. Teletrabalho. O COVID-19 deu início a uma nova normalização do trabalho remoto, algo que é relativamente novo para funcionários do setor público. Em 2019, por exemplo, apenas 42% da força de trabalho federal dos EUA era considerada elegível para o teletrabalho. Mas ao longo de 2020, o Exército dos EUA, por exemplo, viu um aumento de 400% na capacidade de trabalho remoto.

O setor de compras, sem dúvida, será chamado para fornecer os produtos e soluções necessários para construir a infraestrutura de forma segura e eficaz. Isso significa trabalhar em estreita colaboração com a I.T. departamentos para apoiar os requisitos de trabalho em evolução.

3. Eficiência e adaptabilidade. O próximo normal da aquisição envolverá o reexame dos processos de aquisição, tornando-os mais rápidos e ágeis para o longo prazo - não apenas em emergências - para atender a essas novas expectativas das partes interessadas e constituintes.

À medida que as equipes de compras, especialmente as do setor público, enfrentam a turbulência econômica prevista nos próximos meses e anos, a capacidade de executar mais licitações com mais eficiência configura sua agência para ser mais rápido, mais forte e mais produtivo, mesmo em meio a redefinições de prioridades e cortes de recursos.

4. Concentre-se em contratos DBE. Movimentos de justiça social como Black Lives Matter fizeram com que cidadãos recorressem ao governo em busca de mudanças no ano passado. O que muitos não percebem é que os departamentos de compras do setor governamental têm a oportunidade de promover o bem social criando condições de concorrência equitativas para diversos fornecedores.

Empresas de negócios desfavorecidas (DBEs) sempre foram o foco das equipes de compras públicas, mas se tornaram um foco prioritário no ano passado e veremos a tendência continuar. Dessa forma, as equipes podem aproveitar a tecnologia (por exemplo:ferramentas de e-procurement) para atuar como um equalizador para a concessão de contratos e auditoria para garantir que ocorra um equilíbrio entre os contratos de fornecedores DBE e não DBE.

5. Dados e I.A. Procurement sempre foi um departamento de "pau para toda obra, mestre de ninguém", que se espera ter experiência em tudo, desde construção até TI. a serviços profissionais. Como resultado, os agentes de compras podem descobrir que muito do seu tempo é gasto no Google em busca de modelos ou no telefone com um colega de outra agência para ver como eles estão abordando novas categorias.

O próximo normal de aquisição envolverá uma tomada de decisão mais baseada em dados para ajudar a acessar benchmarks e insights de dados de colegas para orientar seus clientes internos a considerar os requisitos corretos e aplicar outros melhores práticas de aquisição, como ponderação de critérios apropriados, para alcançar um resultado bem-sucedido.

O que isso significa para o governo, fornecedores de negócios e cidadãos?

Essas tendências já começaram a dominar o mercado e continuarão a afetá-lo, tanto que se tornarão o novo normal da aquisição, conforme indicado no e-book The Rise of Procurement’s Next Normal. Ao olhar especificamente para as operações de compras governamentais, as equipes se tornarão mais ágeis e estratégicas; muitas agências podem ver a centralização de compras que antes eram descentralizadas à medida que as compras continuam a desenvolver sua reputação como um parceiro orientado por dados.

O governo verá seu departamento de compras como um ator estratégico chave, com a capacidade de impactar as decisões sociais e econômicas por meio do orçamento e da gestão de contratos. Os fornecedores comerciais terão linhas mais claras de comunicação e visibilidade do processo de aquisição. Portanto, eles terão um melhor entendimento e apreciação do processo de seleção de fornecedores, especialmente quando se trata de DBEs. Por último, os cidadãos continuarão a experimentar os efeitos em cascata das decisões tomadas pelas equipes de compras governamentais. No entanto, como as decisões de aquisição serão mais eficientes, os impactos sobre os cidadãos serão sentidos mais rapidamente do que antes. Também é importante observar que as mudanças econômicas - e os benefícios - evoluirão à medida que a tendência de aquisições para a igualdade social está crescendo para se tornar uma prioridade motriz para muitas equipes de compras governamentais.

COVID-19 pode ter forçado muitas empresas ao fechamento e feito muitas pessoas trabalharem em casa, mas também é a força motriz por trás da transformação digital acelerada que, de muitas maneiras, empurrou as compras governamentais em seu caminho inevitável, embora mais rápido do que qualquer um poderia previu.

Omar Salaymeh é o principal cliente e diretor de produtos da Bonfire.