Compras à Prova de Futuro: 5 Estratégias Essenciais para Superar Desafios da Cadeia de Suprimentos

Mais de 66% dos profissionais de compras afirmam que navegar nas cadeias de suprimentos foi o maior ponto de tensão no processo de compras durante a pandemia de COVID-19, segundo uma pesquisa contínua. Não é surpresa que a navegação nas escassezes da cadeia de suprimentos tenha surgido como tema comum, considerando que o mundo inteiro precisava de muitos dos mesmos bens e serviços para manter os negócios funcionando normalmente, desde álcool em gel até trajes de EPI.

Espera-se que os desafios da cadeia de suprimentos continuem no próximo ano, no mínimo, à medida que continuamos a nos mover coletivamente através dos efeitos da pandemia. Como tal, as equipes de compras estão recorrendo à tecnologia agora mais do que nunca para digitalizar seus processos e se adaptar. O processo de digitalização de compras ocorre em três fases emergentes: reagir, reavaliar e preparar para o futuro. As equipes de compras podem se encontrar em uma fase diferente com base em sua configuração operacional antes da COVID-19.

Reagir

Quando a pandemia de COVID-19 atingiu pela primeira vez, significou que as equipes de compras tinham que fazer o que fosse possível para manter os processos funcionando como de costume, o que levou a decisões reativas em vez de estratégicas. O estágio de "reação" da transformação digital de compras inclui iniciativas como:

• simplificação de operações trazendo-as para o ambiente online para responder mais eficientemente a solicitações urgentes que abordam saúde e segurança pública;
• habilitação de melhores recursos de teletrabalho enquanto se trabalha remotamente ou com acesso limitado ao escritório;
• uso de recursos online como bancos de dados de fornecedores para diversificar e expandir pools de fornecedores em meio a disrupções na cadeia de suprimentos, etc.

Algumas equipes conseguiram reagir rapidamente porque tinham a infraestrutura para isso, enquanto outras tiveram que adotar novas ferramentas e processos em um curto prazo para lidar efetivamente com a resposta de emergência. Aqueles que tiveram a previsão ou planejamento estratégico para mover para processos digitais sustentáveis, como ferramentas validadas de e-procurement, conseguem continuar usando-as no futuro com pequenos ajustes. Já aqueles que reagiram à situação em certo pânico urgente (como tantos tiveram que fazer!) podem agora se encontrar reavaliando as ferramentas e processos que estão usando.

Reavaliar

À medida que as equipes de compras continuam a responder a solicitações e necessidades urgentes relacionadas à COVID-19, elas também devem reavaliar as ferramentas e processos inicialmente adotados durante o estágio de "reação", identificando lacunas de eficiência, falhas de conformidade estadual e se essas soluções são sustentáveis além da pandemia. Nesta fase de reavaliação, as equipes de compras precisam avaliar suas operações e ferramentas usando perguntas como:

• Minhas operações ponta a ponta (ou seja, da solicitação à gestão de contratos) estão digitalizadas e conectadas?
• Meu pipeline de projetos está centralizado em um só lugar e facilmente acessível?
• Nossos processos são intuitivos e fáceis de usar para todos os clientes internos?

Além disso, a demanda por serviços digitais e sem toque cresceu 20% nos EUA segundo a McKinsey, então as equipes de compras precisam atender a essa demanda ao determinar processos de digitalização de longo prazo. A resposta rápida das compras à COVID-19 ao fornecer pagamento digital e entrega de serviços (especialmente para o setor público) estabeleceu um precedente que clientes ou constituintes esperarão além da pandemia.

Preparar para o Futuro

Desenvolvimentos como a distribuição generalizada de vacinas estão trazendo o fim das restrições e lockdowns da COVID-19 à vista, levando muitas organizações a começar a pensar seriamente além da pandemia. A COVID-19 trouxe o papel crítico das compras em tempos de crise para os holofotes — elas serão percebidas nas organizações como jogadores críticos e estratégicos no processo da cadeia de suprimentos, em vez do fardo burocrático "necessário" como são frequentemente retratadas. As equipes de compras precisarão construir sobre sua base de transformação digital focada em eficiência, conformidade e engajamento de fornecedores para atender às necessidades de recuperação e responder às crescentes demandas por sustentabilidade, resiliência e adaptação tecnológica.

À medida que as organizações passaram por essas três fases no último ano, e continuarão a transicionar por elas, testemunhamos a ascensão de cinco tendências centrais que envolveram a função de compras dentro das cadeias de suprimentos. Essas tendências devem ser consideradas à medida que as organizações entram na fase de "preparação para o futuro" e aproveitam a tecnologia como equalizadora para todas elas:

1. Decisões de corte de custos. As compras não só precisam fazer mais com menos, mas também fornecer a estratégia que ajudará o resto de sua agência a prosperar apesar de recursos limitados.

Como as equipes de compras na América do Norte demonstraram seu potencial estratégico nos primeiros dias da pandemia de COVID-19, elas inevitavelmente serão chamadas a ser as principais tomadoras de decisão quando se trata de corte de custos, planejamento e repriorização orçamentária.

2. Teletrabalho. A COVID-19 trouxe uma nova normalização do trabalho remoto, algo relativamente novo para funcionários do setor público. Em 2019, por exemplo, apenas 42% da força de trabalho federal dos EUA eram considerados elegíveis para teletrabalho. Mas ao longo de 2020, o Exército dos EUA, por exemplo, viu um aumento de 400% nas capacidades de trabalho remoto.

As compras sem dúvida serão chamadas a obter os produtos e soluções necessários para construir a infraestrutura de forma segura e eficaz. Isso significará trabalhar em estreita colaboração com departamentos de TI para apoiar requisitos de trabalho em evolução.

3. Eficiência e adaptabilidade. O próximo normal das compras envolverá reexaminar os processos de compras, tornando-os mais rápidos e ágeis para o longo prazo — não apenas em emergências — para atender a essas novas expectativas de partes interessadas e constituintes.

À medida que as equipes de compras, especialmente as do setor público, se preparam para a turbulência econômica prevista nos próximos meses e anos, a capacidade de rodar mais licitações de forma mais eficiente prepara sua agência para ser mais rápida, forte e produtiva mesmo em meio a repriorização orçamentária e cortes de recursos.

4. Foco em contratos DBE. Movimentos de justiça social como Black Lives Matter levaram cidadãos a recorrer ao governo por mudanças no último ano. O que muitos não percebem é que os departamentos de compras dentro do setor governamental têm a oportunidade de promover o bem social criando condições equitativas para fornecedores diversos.

Empresas Desfavorecidas (DBEs) sempre foram foco para equipes de compras públicas, mas se tornaram foco prioritário no último ano e veremos a tendência continuar. Como tal, as equipes podem aproveitar a tecnologia (ou seja, ferramentas de e-procurement) para atuar como equalizadora na concessão e auditoria de contratos para garantir um equilíbrio entre contratos de fornecedores DBE e não-DBE.

5. Dados e IA. As compras sempre foram um departamento "faz-tudo, especialista em nada", esperado para ter expertise em tudo, desde construção até TI e serviços profissionais. Como resultado, agentes de compras podem descobrir que muito do seu tempo é gasto no Google buscando modelos, ou no telefone com um colega de outra agência para ver como eles estão abordando novas categorias.

O próximo normal das compras envolverá mais tomada de decisão baseada em dados para ajudar no acesso a benchmarks e insights de dados de pares para orientar seus clientes internos a considerar os requisitos certos, e aplicar outras melhores práticas de compras, como ponderação apropriada de critérios, para alcançar um resultado bem-sucedido.

O que isso significa para governo, fornecedores empresariais e cidadãos?

Essas tendências já começaram a dominar o mercado e continuarão a fazê-lo, a ponto de se tornarem o novo normal das compras, conforme indicado no ebook The Rise of Procurement's Next Normal. Olhando especificamente para operações de compras governamentais, as equipes se tornarão mais ágeis e estratégicas; muitas agências podem ver a centralização de compras que eram anteriormente descentralizadas à medida que as compras continuam a desenvolver sua reputação como parceiro orientado por dados.

O governo verá seu departamento de compras como um jogador estratégico chave, com a capacidade de impactar decisões sociais e econômicas através de gestão orçamentária e de contratos. Fornecedores empresariais terão linhas de comunicação mais claras e visibilidade no processo de compras. Portanto, terão melhor compreensão e apreciação do processo de seleção de fornecedores, especialmente quando se trata de DBEs. Por fim, os cidadãos continuarão a experimentar os efeitos em cascata das decisões tomadas pelas equipes de compras do governo. No entanto, como as decisões de compras serão mais eficientes, os impactos nos cidadãos serão experimentados mais rápido do que antes. Também é importante notar que mudanças econômicas — e benefícios — evoluirão à medida que a tendência de compras para igualdade social está se tornando uma prioridade motriz para muitas equipes de compras governamentais.

A COVID-19 pode ter forçado muitos negócios ao lockdown e causado muitas pessoas a trabalharem de casa, mas também é a força motriz por trás da transformação digital acelerada que, de muitas maneiras, empurrou as compras governamentais em seu caminho inevitável, embora mais rápido do que qualquer um poderia prever.

Omar Salaymeh é diretor de clientes e produtos na Bonfire.