3 Estratégias Comprovadas para Equipes de Compras Reduzirem Custos Empresariais

Pesquisa Deloitte de 2014 descobriu que 69% dos diretores de compras viam redução de custos como principal prioridade nos 12 meses seguintes. Em 2018, mesma pesquisa mostrou que número subiu para 78% – aumento de 9% em apenas quatro anos.

A capacidade de entender gastos, definir metas de economia e gerenciar sourcing para atingir essas metas está se tornando essencial. Para chegar lá, organizações estão migrando para nova geração de plataformas de sourcing para mudar fundamentalmente a forma como organizações de compras operam. Investir em solução que simplifica e expande processos de sourcing permite mudanças críticas e novas abordagens, incluindo negociações dinâmicas, análises precisas, leilões reversos e novos níveis de transparência e colaboração. Essas mudanças resultam em economia de custos planejada e direcionada e outros benefícios estratégicos.

Aqui estão algumas formas que soluções estratégicas podem ajudar equipes de compras a agregar maior impacto à empresa como um todo.

Transparência Ajuda a Identificar Oportunidades de Redução de Custos

Tomar decisões informadas sobre risco e oportunidades de economia é quase impossível para equipes de compras sem visão simples, simplificada e compartilhada sobre relacionamentos com fornecedores, contratos e obrigações. Ferramentas de contrato manuais, legadas e desajeitadas estendem tempo do processo e reduzem vantagem competitiva e oportunidades de economia. Com ferramentas legadas, conexões entre fornecedores, obrigações e documentos são difíceis de encontrar, quanto mais gerenciar e otimizar.

Em contraste, soluções que permitem equipes colaborarem e terem visibilidade em tempo real sobre todas atividades de fornecedores podem fornecer forma simples e eficiente para líderes de sourcing e gerentes de contrato terem visão 360° do relacionamento com fornecedor. Além disso, profissionais de sourcing ganham forma contínua e eficaz de gerenciar contratos para seus stakeholders de negócio, bem como fornecer visibilidade ponta a ponta contínua.

Quando jurídico, stakeholders, fornecedores e vendedores têm total transparência, equipes de compras podem impulsionar processo ponta a ponta mais simplificado, porque todas as partes têm informação que precisam, quando precisam. Equipes podem priorizar e rastrear progresso em cada etapa, e finalmente prever resultados de negócio bem-sucedidos. Por sua vez, esse nível de transparência reduz custos para empresas, porque podem encontrar mais oportunidades de corte de custos e fechar loops de comunicação mais rapidamente.

Economias Através de Leilões Reversos e Negociações Dinâmicas

Abordagens mais recentes, como leilões reversos e negociações dinâmicas, causam impacto no resultado final em toda a empresa. Elas fornecem novos meios de compra, particularmente para volume e aquisições regulares contínuas. Ambos métodos foram notoriamente difíceis no passado, mas novas plataformas podem simplificar processos e colocá-los nas mãos da maioria das organizações de sourcing. Essas soluções podem permitir equilíbrio certo entre preço, qualidade e outros fatores importantes. Segundo pesquisa Scout RFP de 2017, empresas que executam leilões reversos com sucesso priorizam alta qualidade por bom preço, em vez de conceder automaticamente ao menor licitante.

Quando leilão reverso e negociações dinâmicas são partes integrais de plataforma de sourcing em vez de ferramentas autônomas, não apenas maximizam economia de custos, mas ajudam a avançar relacionamentos com fornecedores, já que precificação e negociações podem ser feitas no contexto de experiência histórica e oportunidades adicionalmente identificadas para agregar valor. Compradores e fornecedores têm visibilidade necessária para executar leilão bem-sucedido e equitativo; fornecedores têm insight claro nos requisitos, e compradores podem realizar due diligence nos leilões, conectando perfeitamente os pontos para todas as partes envolvidas. Empresas que usam estratégia de leilão reverso economizam entre 10-20% em seu processo de compra. Uma empresa global de varejo economizou quase US$ 400.000 em leilão de commodity de 30 minutos, porque conseguiu acelerar negociações.

Colaboração entre Todas as Partes

Colaboração é chave em eventos padrão de compras assim como em formas mais avançadas, como aquelas usando leilão reverso. Garante precisão e eficiência, e até une stakeholders em grupo virtual trabalhando para atingir melhor resultado. Perguntas e problemas podem ser respondidos rapidamente, eliminando muito dos problemas de início/parada comuns em compras tradicionais.

Se sua empresa usa plataforma de sourcing que não permite colaboração entre todas as partes, é hora de reconsiderar ferramentas que está usando. Colaboração entre stakeholders de negócio é crítica para processo de compras bem-sucedido que atinja metas de economia de custos e atenda requisitos de clientes internos. Sem colaboração, sourcing pode se tornar oneroso e irritação constante para todos envolvidos. Frequentemente resulta em perda de algum elemento importante ou produção de resultados menos que ideais.

Colaboração permite que stakeholders de negócio sejam parte de todo o processo. Stakeholders ficam mais investidos, sentem-se valorizados e tornam-se contribuintes em vez de meros espectadores do processo. Resultado é maior comunicação em toda a empresa, beneficiando finalmente posição de caixa geral e impacto do negócio do projeto.

Estudo recente de líderes de compras ao redor do mundo revelou que esperam aumento de 40% em economia anual com soluções de compras automatizadas. Com essas estratégias-chave em mente e soluções adequadas em vigor, equipes de compras terão maior impacto em toda a empresa, levando a sucesso para todas as partes envolvidas e impacto mensurável ano a ano.

A combinação de transparência, práticas de sourcing mais recentes como leilão reverso e negociações dinâmicas, e colaboração total entre equipe de compras e todos stakeholders de negócio, cria ambiente propício a impulsionar mudança significativa. Suportada e aprimorada por nova geração de plataforma de sourcing, permite economia de custos que levam diretamente a impacto no resultado final. Ao mesmo tempo, economias não devem vir à custa de outras considerações-chave. Riscos e compensações devem ser esclarecidos e considerados colaborativamente. Outros fatores, como qualidade, velocidade e valor agregado adicional também precisam ser considerados. Com todas essas qualidades, novo tipo de sourcing pode emergir que adicionará ao sucesso e longevidade da empresa.

Stan Garber é presidente e cofundador da Scout RFP, provedora de software de sourcing e compras.