Formatação de Etiquetas de Ativos: Melhores Práticas, Padrões Regulatórios e Considerações-Chave

Etiquetas de ativos são uma ferramenta crucial para empresas que rastreiam e gerenciam ativos valiosos. Embora existam diversas opções de formatação para etiquetas de ativos, o formato específico que é melhor para uma empresa pode não ser o mais adequado para outra. O melhor formato depende de vários fatores, como o tipo de ativos sendo rastreados, a sequência de numeração e/ou simbologias de código de barras usadas para rastrear outros ativos da empresa (se outros ativos já estão sendo rastreados) e outras considerações.

Padrões Regulatórios

Além disso, alguns setores têm padrões que regulam como ativos e inventário físico devem ser etiquetados para garantir consistência e agilizar o processo de transição de ativos ou dados entre organizações. Por exemplo, a GS1 emite padrões para a indústria de varejo, bem como fabricantes e fornecedores, incluindo padrões gerais e padrões específicos focados em identificação, captura de dados, compartilhamento e uso para melhorar a colaboração global.
A Food and Drug Administration (FDA) identifica o Padrão de Rotulagem de Fornecedores de Código de Barras da Indústria de Saúde (HIBC SLS) como o padrão de dados para Identificação Única de Dispositivos (UDI), um padrão desenvolvido pelo Health Industry Business Communications Council (HIBCC). A regulamentação da FDA exige que dispositivos sejam etiquetados com um identificador de produto, bem como um identificador de rotulador, como o HIBC LIC. A Federal Highway Administration (FHWA), Environmental Protection Agency (EPA), Automotive Industry Action Group (AIAG) e uma variedade de outras entidades também emitem padrões específicos da indústria que abordam os procedimentos de formatação e identificação requeridos para vários tipos de ativos da indústria.
Portanto, o primeiro passo para determinar a formatação apropriada para suas etiquetas de ativos é familiarizar-se com todos os padrões da indústria aplicáveis, especificamente padrões que estipulam procedimentos de identificação de ativos ou formatos de etiqueta requeridos.
Além de quaisquer requisitos da indústria aplicáveis, existem várias opções de formatação a considerar para etiquetas de ativos:

• Legenda (Título ou Manchete)
• Limite de Caracteres de Texto
• Fonte
• Numeração Sequencial
• Codificação por Cores
• Código de Barras
• Logotipo da Empresa

Continue lendo para aprender sobre estas várias opções de formatação abaixo.

Legenda (Título ou Manchete)

Muitas etiquetas de ativos usam uma manchete ou legenda que diz "Propriedade de", embora em muitos casos, este seja um elemento desnecessário, particularmente se o nome ou logotipo da empresa estiver impresso em outro lugar na etiqueta. No entanto, existem outras legendas frequentemente usadas para etiquetas de ativos, tais como:

• Não Remova
• Perigo!
• Arrendado Por
• Instalado Por
• Etiqueta de Garantia
• Para Chamada de Serviço
• Para Chamada de Vendas
• Registro #
• Lote #
• Data de Serviço

Para ativos de alto valor que podem ser perdidos ou roubados, legendas como "Recompensa Se Encontrado" ou "Se Encontrado Ligue" podem ser úteis, bem como legendas como "Não Remova". Legendas como "Instalado Por" e "Para Chamada de Serviço" podem ser informações úteis para ativos que requerem manutenção periódica, facilitando para funcionários contatar a empresa certa com as informações certas para agendar serviço e colocar ativos de volta em funcionamento o mais rápido possível.

Limite de Caracteres de Texto 

A maioria das etiquetas de ativos tem um limite de caracteres de texto de cerca de 24 caracteres, devido ao espaço restrito disponível. Etiquetas de ativos comumente vêm em tamanhos padrão de 1,5 por 0,75 polegadas até 2 polegadas por 1 polegada. Se você precisar de caracteres adicionais, isso pode ser possível reduzindo o tamanho da fonte; no entanto, uma fonte menor pode prejudicar a legibilidade. Alternativamente, você pode considerar uma etiqueta de ativo maior, personalizada, para permitir espaço adequado.

Fonte

Legibilidade é uma consideração importante ao formatar etiquetas de ativos. Além do tamanho da fonte, o estilo da fonte pode ter um grande impacto na legibilidade. A maioria das etiquetas de ativos usa fontes Arial ou Helvetica, embora outras opções de fonte estejam disponíveis se um design personalizado for necessário.

Numeração Sequencial

Etiquetas de ativos são usadas para identificar e rastrear ativos, significando que cada ativo deve ter um número de identificação único. Existem várias opções de sistemas de numeração, variando de um sistema simples de numeração sequencial numérica a uma fórmula mais complexa que inclui prefixos para identificar a empresa, departamento, fabricante ou até a data de fabricação ou tipo de ativo.

Codificação por Cores

Personalização adicional de etiquetas de ativos é possível usando codificação por cores. A codificação por cores pode ser usada no lugar de um prefixo para identificar um departamento ou tipo de ativo, ou para denotar qualquer variável que seja útil para a organização na identificação e rastreamento de ativos.

Código de Barras

Muitas etiquetas de ativos incluem labels de código de barras, que permitem digitalizar etiquetas de ativos em vez de ler etiquetas e documentar informações manualmente. Isso pode reduzir significativamente erros de documentação resultantes de erro humano, e também pode acelerar processos dramaticamente. Existem várias simbologias que podem ser usadas para código de barras, incluindo simbologias de código de barras 1D e 2D. Códigos de barras podem ser apenas numéricos ou alfanuméricos, dependendo do sistema de código de barras existente da empresa e requisitos. Para indústrias fortemente regulamentadas, simbologias específicas de código de barras podem ser requeridas por padrões da indústria.

Logotipo da Empresa

Imprimir o logotipo da empresa em etiquetas de ativos permite reconhecimento instantâneo de propriedade, e como resultado, ativos equipados com estas etiquetas são menos propensos a serem roubados ou adulterados, aumentando a segurança. Como mencionado, imprimir o logotipo da empresa em etiquetas de ativos também elimina a necessidade de usar o espaço da legenda ou manchete para identificar a empresa como proprietária ou arrendatária do ativo, liberando aquele espaço valioso para outras informações importantes do ativo.
Embora existam diversas opções a considerar, não existe uma única maneira certa ou errada de formatar etiquetas de ativos, mas existem algumas melhores práticas que, quando seguidas, tornam as etiquetas de ativos mais úteis e práticas, até mesmo reduzindo o risco de roubo e aumentando a segurança. A exceção a esta regra é quando uma empresa está sujeita a regulamentações e padrões da indústria, que podem estipular formatos e elementos específicos que devem estar presentes nas etiquetas de ativos. O melhor curso de ação é consultar um provedor experiente de soluções de rastreamento de ativos com a expertise para guiá-lo no design de uma solução de etiqueta de ativo personalizada que esteja em linha com todos os padrões e regulamentações aplicáveis, enquanto também utiliza melhores práticas estabelecidas para garantir que você obtenha o máximo proveito possível do seu investimento.