Como formatar corretamente as tags de recurso:padrões regulatórios e outras considerações

As etiquetas de ativos são uma ferramenta crucial para empresas que rastreiam e gerenciam ativos caros. Embora haja uma variedade de opções de formatação para tags de ativos, o formato específico para tags de ativos que é melhor para uma empresa pode não ser o mais adequado para outra. O melhor formato depende de vários fatores, como o tipo de ativo que está sendo rastreado, a sequência de numeração e/ou simbologias de código de barras usadas para rastrear outros ativos da empresa (se outros ativos já estiverem sendo rastreados) e outras considerações.

Padrões Regulamentares

Além disso, alguns setores têm padrões que regulam como os ativos e o inventário físico devem ser rotulados para garantir consistência e agilizar o processo de transição de ativos ou dados entre organizações. Por exemplo, a GS1 emite padrões para o setor de varejo, bem como fabricantes e fornecedores, incluindo padrões gerais e padrões específicos focados na identificação, captura de dados, compartilhamento e uso para melhorar a colaboração global.
A indústria de alimentos e A Drug Administration (FDA) identifica o Health Industry Bar Code Supplier Labelling Standard (HIBC SLS) como o padrão de dados para Unique Device Identification (UDI), um padrão desenvolvido pelo Health Industry Business Communications Council (HIBCC). A regulamentação da FDA exige que os dispositivos sejam rotulados com um identificador de produto, bem como um identificador de rotulador, como o HIBC LIC. A Federal Highway Administration (FHWA), a Environmental Protection Agency (EPA), o Automotive Industry Action Group (AIAG) e várias outras entidades também emitem padrões específicos do setor que abordam os procedimentos de formatação e identificação necessários para vários tipos de ativos do setor.
Então, o primeiro passo para determinar a formatação apropriada para suas tags de ativos é se familiarizar com todos os padrões aplicáveis ​​do setor, especificamente os padrões que estipulam os procedimentos de identificação de ativos ou formatos de rótulos.
Além de quaisquer requisitos aplicáveis ​​do setor , há várias opções de formatação a serem consideradas para tags de recurso:

• Legenda (Título ou Título)
• Limite de caracteres de texto
• Fonte
• Numeração sequencial
• Codificação de cores
• Código de barras
• Logotipo da empresa

Continue lendo para saber mais sobre essas várias opções de formatação abaixo.

Legenda (Título ou Título)

Muitas etiquetas de ativos usam um título ou legenda que diz “Propriedade de”, embora, em muitos casos, esse seja um elemento desnecessário, principalmente se o nome ou logotipo da empresa estiver impresso em outro lugar no rótulo. No entanto, existem outras legendas frequentemente usadas para tags de recursos, como:

• Não remover
• Perigo!
• Alugado por
• Instalado por
• Etiqueta de garantia
• Para chamada de serviço
• Para chamada de vendas
• Registro nº
• Lote #
• Data do serviço

Para ativos de alto valor que podem ser perdidos ou roubados, legendas como "Recompensa se encontrado" ou "Se chamada encontrada" podem ser úteis, bem como legendas como "Não remover". Legendas como "Instalado por" e "Para chamada de serviço" podem ser informações úteis para ativos que exigem manutenção periódica, facilitando o contato dos funcionários com a empresa certa com as informações corretas para providenciar o serviço e recuperar os ativos em condições de funcionamento. o mais rápido possível.

Limite de caracteres de texto

A maioria das tags de ativos tem um limite de caracteres de texto de cerca de 24 caracteres, devido ao espaço restrito disponível. As etiquetas de ativos geralmente vêm em tamanhos padrão de 1,5 por 0,75 polegadas até 2 polegadas por 1 polegada. Se você precisar de caracteres adicionais, isso pode ser possível reduzindo o tamanho da fonte; no entanto, uma fonte menor pode dificultar a legibilidade. Como alternativa, você pode considerar uma etiqueta de recurso personalizada maior para permitir espaço adequado.

Fonte

A legibilidade é uma consideração importante ao formatar tags de ativos. Além do tamanho da fonte, o estilo da fonte pode ter um grande impacto na legibilidade. A maioria das tags de ativos usa fontes Arial ou Helvetica, embora outras opções de fonte estejam disponíveis se for necessário um design personalizado.

Numeração sequencial

As tags de ativos são usadas para identificar e rastrear ativos, o que significa que cada ativo deve ter um número de identificação exclusivo. Há uma variedade de opções de sistemas de numeração, que vão desde um simples sistema de numeração seqüencial até uma fórmula mais complexa que inclui prefixos para identificar a empresa, departamento, fabricante ou até mesmo a data de fabricação ou tipo de ativo.

Codificação de cores

A personalização adicional da etiqueta de ativo é possível usando o código de cores. A codificação de cores pode ser usada no lugar de um prefixo para identificar um departamento ou tipo de ativo ou para denotar qualquer variável que seja útil para a organização identificar e rastrear ativos.

Código de barras

Muitas etiquetas de ativos incluem etiquetas de código de barras, que permitem digitalizar etiquetas de ativos em vez de ler etiquetas e documentar informações manualmente. Isso pode reduzir significativamente os erros de documentação resultantes de erro humano e também pode acelerar drasticamente os processos. Existem várias simbologias que podem ser usadas para código de barras, incluindo simbologias de código de barras 1D e 2D. Os códigos de barras podem ser apenas numéricos ou alfanuméricos, dependendo do sistema de código de barras existente e dos requisitos da empresa. Para indústrias fortemente regulamentadas, simbologias de código de barras específicas podem ser exigidas de acordo com os padrões da indústria.

Logotipo da empresa

A impressão do logotipo da empresa em etiquetas de ativos permite o reconhecimento instantâneo da propriedade e, como resultado, os ativos equipados com essas etiquetas têm menos probabilidade de serem roubados ou adulterados, aumentando a segurança. Conforme mencionado, a impressão do logotipo da empresa nas etiquetas dos ativos também elimina a necessidade de usar o espaço da legenda ou título para identificar a empresa como proprietária ou locatária do ativo, liberando esse espaço valioso para outras informações importantes do ativo.
Enquanto houver uma variedade de opções a serem consideradas, não há uma única maneira certa ou errada de formatar tags de ativos, mas existem algumas práticas recomendadas que, quando seguidas, tornam as tags de ativos mais úteis e práticas, reduzindo até mesmo o risco de roubo e aumentando a segurança. A exceção a essa regra é quando uma empresa está sujeita a regulamentações e padrões do setor, que podem estipular formatos e elementos específicos exigidos que devem estar presentes nas etiquetas de ativos. O melhor curso de ação é consultar um fornecedor experiente de soluções de rastreamento de ativos com experiência para orientá-lo na criação de uma solução de etiqueta de ativo personalizada que esteja alinhada com todos os padrões e regulamentos aplicáveis, ao mesmo tempo em que utiliza as melhores práticas estabelecidas para garantir que você obtenha a maior quilometragem possível do seu investimento.