50 dicas essenciais de rastreamento de equipamentos que você precisa saber

Agora, mais do que nunca, as empresas têm o poder de rastrear seus equipamentos com eficiência e, às vezes, com apenas pequenos investimentos iniciais. Dito isso, atualmente há muita concorrência no mercado, o que pode dificultar as seleções, principalmente em termos de processos, software e equipamentos de rastreamento especializados. Felizmente, a Internet está repleta de recursos especializados que ajudam a focar essa tarefa vertiginosa. Para ajudar a reduzir a gordura, compilamos uma lista de 50 dicas de rastreamento de equipamentos, incluindo truques organizacionais, implementação de processos e práticas recomendadas de manutenção e reparo. Abaixo, você encontrará citações diretamente desses recursos especializados, convenientemente organizadas por categoria.

Pule para:

• Melhores táticas organizacionais para equipamentos
• Software de rastreamento de ativos e práticas recomendadas de seleção de tags
• Como implementar um programa de rastreamento de equipamentos
• Gravando manutenção e reparos
• Como promover a importância do rastreamento de equipamentos para os funcionários

Melhores táticas organizacionais para equipamentos

1. Antes de fazer qualquer coisa, compile uma lista de inventário de equipamentos atualizada. “Você sabe exatamente quais equipamentos estão em seu inventário? Você pode ter uma ideia, mesmo que acreditemos que o valor combinado de todos os seus equipamentos de suporte seja provavelmente maior do que o esperado. Mesmo se você tiver uma visão geral, é uma coisa viva? Uma lista de equipamentos em seu inventário de um ano atrás vale menos do que o papel em que foi impressa.” – Henri Van Bost, 8 dicas para um gerenciamento eficaz de estoque de equipamentos , Cheqroom; Twitter:@cheqroom

2. Pense além do rastreamento manual de equipamentos organizacionais. “A percepção comum de que os métodos manuais de rastreamento de estoque são uma aposta segura está prejudicando os negócios. Claro, eles são acessíveis e existem desde o governo Reagan, mas também provaram ser um passivo financeiro e operacional para o gerenciamento de equipamentos.” – A melhor maneira de rastrear ferramentas e equipamentos de construção , Sistemas ASAP; Twitter:@ASAP_Systems

3. Organize seu espaço para que o equipamento possa ser localizado de forma eficiente. “Antes de colocar qualquer coisa no armazém, rotule tudo:prateleiras do armazém, prateleiras, docas, tudo. As soluções de etiquetas de armazém são projetadas especificamente para atender às necessidades exclusivas do armazém, oferecendo opções personalizadas que variam de etiquetas retrorrefletivas de longo alcance a etiquetas de armazenamento a frio, placas de armazém suspensas, etiquetas de rack de vários níveis e placas externas de doca e porta que podem suportar as elementos. Ao escolher a solução de etiqueta certa, seu armazém será mais fácil de navegar, a coleta e a embalagem serão simplificadas e a eficiência organizacional terá um impulso geral.” – Shelly Stazzone, Como organizar um armazém:um guia passo a passo para uma organização de armazém eficiente , Camcode; Twitter:@Camcode

4. Crie um processo de gerenciamento e rastreamento de equipamentos que ajudará sua operação a atingir seus objetivos. “De acordo com o Departamento de Transportes dos EUA, o primeiro passo em um processo de gerenciamento de ativos físicos é estabelecer políticas organizacionais, incluindo objetivos estratégicos e orçamentos. Isso ajuda a determinar os requisitos futuros de uma empresa. A segunda etapa envolve coletar e analisar o inventário e o desempenho de ativos atuais. A diferença entre onde a empresa quer estar e onde está hoje é o gap de ativos estratégicos da empresa, que indica onde a empresa precisa fazer melhorias. A terceira etapa envolve a avaliação de alternativas para preencher essas lacunas. A etapa final envolve o monitoramento contínuo do desempenho dos ativos e o reajuste do mix de ativos conforme necessário.” – Chirantan Basu, Função Organizadora de Gerenciamento de Ativos Físicos , Cron; Twitter:@houstonchron

5. Tome decisões organizacionais fortes que são feitas para ficar. “Traduzir um conjunto de prioridades de fabricação em uma coleção apropriada de plantas, pessoas e políticas requer recursos, tempo e perseverança de gerenciamento. Como mencionamos anteriormente, a maior parte dos ativos da maioria das empresas (capital, humano e gerencial) é encontrada na manufatura. Além disso, esses ativos tendem a ser maciços, altamente inter-relacionados e de longa duração – em comparação com o marketing e a maioria dos ativos financeiros. Como resultado, é difícil redirecioná-los e o “ajuste fino” é quase impossível. Uma vez que uma mudança é feita, seu impacto é sentido em todo o sistema e não pode ser desfeito facilmente.” – Robert H. Hayes e Roger W. Schmenner, Como você deve organizar a manufatura? , Harvard Business Review; Twitter:@HarvardBiz

6. Decida sobre um processo organizacional visual que seja simples de implementar e entender. “ Existem vários métodos existentes para organizar ferramentas. Pode ser por tipo de ferramenta, por tipo de trabalho (assumindo que essa diferenciação pode ser feita facilmente) ou mesmo em ordem alfabética se você tiver uma seleção particularmente grande. Diferentes categorias podem ser armazenadas em diferentes áreas, permitindo fácil localização.” – Moira Van Den Akker, Maneiras simples de gerenciar seu inventário de ferramentas , Construível; Twitter:@TrimbleMEP

7. Identifique e elimine seus “ativos fantasmas”. “Um ativo 'fantasma' é uma propriedade perdida, roubada ou inutilizável, mas ainda listada como um ativo fixo ativo no sistema... Ativos fantasmas que não são identificados podem causar perda de produtividade porque ativos ausentes ou inutilizáveis ​​não estão disponíveis quando necessário . Os orçamentos de capital se tornam inadequados porque a administração não tem conhecimento de ativos críticos que precisam ser substituídos.” – Práticas recomendadas para gerentes de ativos fixos , Software Sage; Twitter:@SageNAmerica

Software de rastreamento de ativos e práticas recomendadas de seleção de tags

8. Antes de selecionar seu software, primeiro considere suas opções. “Os gerentes de ativos fixos podem implementar as melhores práticas selecionando o sistema de rastreamento de ativos apropriado para suas organizações. Entre as ferramentas a serem consideradas para o controle total do ciclo de vida dos ativos estão software de contabilidade de ativos fixos, soluções de inventário, relatórios personalizados e soluções de contabilidade de projetos. Na avaliação de soluções de software, atenção especial deve ser dada à integração entre aplicativos de ativos fixos, bem como com outras soluções financeiras, como o livro-razão, a fim de economizar tempo adicional e eliminar a possibilidade de erros de reinserção de dados.” – Benefícios da implementação de solução de ativo fixo que inclui código de barras, digitalização , ITWeb; Twitter:@ITWeb

9. Determine o equipamento que precisa de marcação para fins de rastreamento. “Quase qualquer tipo de equipamento pode ser etiquetado, e as etiquetas são feitas de vários tipos de material para permitir que eles suportem o ambiente em que seu equipamento é usado. As etiquetas de ativos geralmente contêm um código de barras que permite que cada equipamento receba um número de identificação exclusivo para ajudá-lo a identificar facilmente sua localização, acessar cronogramas de manutenção, determinar o status do equipamento e muito mais apenas digitalizando a etiqueta permanente do equipamento. O uso de etiquetas de ativos também reduz o risco de perda de equipamentos por erro humano ou roubo.” – Shelly Stazzone, Práticas recomendadas de rastreamento de equipamentos:etiquetas de ativos e software, programação de manutenção e muito mais , Camcode; Twitter:@Camcode

10. Leve em consideração seus investimentos atuais em rastreamento de equipamentos. “É crucial que você selecione um sistema compatível com suas tecnologias existentes – por exemplo, alguns funcionam apenas em determinados dispositivos ou sistemas operacionais. Você precisa analisar seus sistemas atuais e avaliar se o sistema de gerenciamento de pedidos on-line pode se integrar a ele.” – Jodie Green, Como selecionar o sistema de gerenciamento de inventário on-line certo , Fleximizar; Twitter:@fleximize

11. Determine o equipamento extra que será necessário para rastrear seus ativos. “Existem muitas maneiras diferentes de rastrear o inventário, por isso é importante saber qual método você usará. Você pode rastrear o estoque usando códigos de barras, serialização, etiquetas RFID, controle de lote e montagem de kits. Não apenas existem muitos métodos, mas alguns funcionarão melhor com processos de inventário específicos. É por isso que você deve decidir sobre um método antes de iniciar sua busca por um sistema de inventário. Nem todos os sistemas têm a capacidade de usar todo o rastreamento, especialmente nos mercados de escritórios de médio e pequeno porte. Forçar seus processos de inventário a se adequarem a um sistema pode ser problemático e caro. Para evitar isso, defina qual método de rastreamento funcionará melhor antes de iniciar sua pesquisa.

“Dependendo de sua escolha, você pode precisar comprar o hardware e os scanners. Você deseja certificar-se de que os scanners escolhidos sejam utilizáveis ​​com seu sistema. Se você selecionar seus scanners após o sistema, eles podem não ser compatíveis. Ou os scanners compatíveis podem não ser adequados às suas necessidades. Como você pode ver, é importante tomar essas decisões antes de iniciar sua pesquisa.” – 5 dicas sobre como selecionar o sistema de gerenciamento de estoque certo , Limpar Aranha; Twitter:@clearspider

12. Certifique-se de que, no mínimo, seu software de rastreamento de equipamentos inclua esses recursos. “… você deve marcar os que você definitivamente precisa, bem como os que você pode precisar no futuro e esquecer os recursos irrelevantes. Também vale a pena notar que seu software de ponto de venda pode ter toda a funcionalidade de gerenciamento de estoque que você precisa já incorporada, portanto, certifique-se de não duplicar seu software.

• Centro central: Certifique-se de que seu software funcionará como um "hub central" entre todos os pontos de compra, incluindo lojas on-line e vários locais físicos.
• Dados em tempo real: Isso é especialmente importante se você administra várias lojas ou gerencia vários armazéns.
• Usabilidade: Você deve testar todos os softwares gratuitamente e garantir que seus funcionários se sintam à vontade para usá-los antes de comprá-los. Isso pode economizar muito tempo e dinheiro a longo prazo.
• Segurança: Seus dados devem ser copiados on-line na nuvem e não armazenados localmente.
• Suporte técnico e treinamento: Você deve perguntar ao seu provedor se a implementação, suporte e treinamento estão incluídos. Isso pode ser um grande custo extra se não for.
• Integração de hardware: O software funcionará com seu computador, sistema operacional e scanners de código de barras/RFID existentes?”

– Amanda Layton, profissional de marketing digital da PrognoStore, o guia definitivo para escolher o software de gerenciamento de estoque , O Blog PrognoStore; Twitter:@PrognoStore

13. Use um número de identificação exclusivo para cada peça de equipamento. “É importante ter em mente que você deve evitar usar o número de série do equipamento ao criar uma etiqueta de ativo ou etiqueta de código de barras. Os números de série podem ser duplicados e os usuários ficarão confusos quando for impossível distinguir dois ativos em um sistema de rastreamento de ativos. A solução é usar um número de identificação único para cada equipamento para que você não tenha números idênticos. Você manterá a integridade dos seus dados e terá informações completas e precisas do equipamento em tempo real quando optar por usar um número de identificação exclusivo para o seu equipamento.” – Shelly Stazzone, Práticas recomendadas de rastreamento de equipamentos:etiquetas de ativos e software, programação de manutenção e muito mais , Camcode; Twitter:@camcode

14. Antes de comprar um sistema de gestão de ativos, peça uma demonstração gratuita. “Verifique se o teste gratuito ou demonstração é fornecido pela empresa. Peça e tente obter a demonstração nas mesmas condições (configuração de hardware e software idênticas às que você usará em sua organização).” – Mungara Chinratan, 6 dicas para escolher o software de gerenciamento de ativos certo, indústria de eLearning; Twitter:@elearningindustry

15. Procure recursos fáceis de check-in/check-out. “Um recurso de check-in/check-out fácil de usar pode melhorar muito a precisão e reduzir o tempo gasto na entrega e recebimento de ativos. Procure um software que preencha automaticamente os campos para check-in/check-out com um recurso de “localização rápida” que pesquisa seu banco de dados por etiqueta de ativo, ativo, fornecedor, cliente ou funcionário. Algumas ofertas de software permitem que você use uma única transação ao fazer check-in/out de vários ativos para vários responsáveis ​​- um grande benefício para berços de ferramentas, escolas e unidades de resposta a emergências com um grande número de ativos que devem ser regularmente check-in/out para vários usuários." – Brian Sutter, 14 coisas a serem observadas ao escolher um software de gerenciamento de ativos para sua empresa , Business2Community; Twitter:@b2community

16. Determine quais equipamentos precisam de etiquetas de ativos. “Responder às seguintes perguntas pode colocá-lo em um caminho bem definido para rotular seus ativos:

1. Quais ferramentas apresentam maior risco de roubo ou extravio?
2. Quais recursos são mais usados?
3. Existe uma chance de instrumentos se moverem entre departamentos?

“Depois de listar todos os ativos que se enquadram nos critérios, você pode entender melhor quais itens você deve rotular. Isso pode, por exemplo, incluir dispositivos portáteis que podem ser facilmente perdidos em vários locais ou itens de alta demanda. Os equipamentos marcados com mais frequência incluem laptops, smartphones e impressoras. Dependendo do tamanho do negócio, esses itens podem ser investimentos de capital caros que não são facilmente substituíveis. Além do valor monetário, laptops e discos rígidos geralmente contêm informações confidenciais que não devem ser acessadas por pessoal não autorizado a qualquer custo. Por isso mesmo, torna-se crucial rotular qualquer ativo que precise ser protegido e rastreado ao longo de sua utilização.” – Práticas recomendadas de marcação de ativos:um guia para rotular ativos de negócios , Inventário EZ Office; Twitter:@officeinventory

17. Na dúvida, escolha o código de barras. “Os números de série geralmente são duplicados, danificados ou não estão disponíveis durante o processo de inventário. O formato do número de série varia muito de fabricante para fabricante, o que não é propício para um identificador de chave de banco de dados. A coleta de números de série está sujeita a erros humanos e interpretações. Os números de série geralmente têm caracteres especiais não alfa ou não numéricos (#, -, %).

“Embora o número de série seja um ponto de dados importante para todos os ativos, ele não deve ser usado como ponto de dados padrão para fins de rastreamento e relatório de forma isolada. O código de barras é a rota preferida. Isso permite um identificador de chave consistente para todos os ativos em um formato padrão. O código de barras também permite um inventário mais controlado. As etiquetas podem ser rastreadas e os ativos confirmados visualmente, além de serem capturados no inventário.” – David Foxen, Guia rápido para rastreamento de ativos de hardware , A Revisão do ITAM; Twitter:@itamreview

18. Conheça os benefícios do uso de sistemas de rastreamento para equipamentos pesados. “Equipamento pesado que permite saber onde está quando voltará, quanto combustível usa e quando é hora de ir ao médico? Sem falar em contribuir com relatórios e fazer entregas no local sem precisar fazer uma pausa para o café? Além de reduzir o tempo agora gasto em coordenação e coleta de dados pela equipe, esse equipamento “inteligente” também pode ajudar os gerentes a tomar decisões sobre clientes para metas e horários de trabalho, o que significa não apenas economia de tempo, mas mais lucro obtido. Algumas disputas telemáticas proprietárias entre os fabricantes continuam, então todo o acesso a todos os dados do equipamento ainda não existe, mas os gerentes devem se preparar para um cenário de local no futuro próximo, onde muito do trabalho está sendo feito por máquinas anteriormente 'burras'. ” – Como o rastreamento de equipamentos de alta tecnologia está mudando a construção , Raken; Twitter:@RakenApp

19. Torne seu equipamento menos suscetível a roubo. “ Tenha o nome e endereço de sua empresa inscrito em seus equipamentos e ferramentas. Isso permitirá a identificação adequada de seu equipamento e também impedirá que ladrões roubem seu equipamento. Se o seu equipamento estiver inscrito, é identificável, tornando-o menos desejável.” – Como combater o roubo de equipamentos de construção , LiveViewGPS; Twitter:@latracker

20. Acompanhe as ferramentas que consertam seu equipamento. “Dados eficientes de rastreamento de ferramentas se acumularão ao longo do tempo, e os gerentes podem identificar quais funcionários podem precisar de mais treinamento ou estão usando equipamentos de forma inadequada. Prusha diz que o rastreamento de ferramentas é uma prioridade na fabricação, onde ferramentas específicas são usadas para reparar ativos em toda a linha de produção. Por outro lado, os gerentes de instalações podem ignorar esse processo com mais frequência, pois tendem a usar equipamentos não específicos, como cortadores de grama, escovas ou furadeiras. Para organizações de qualquer tamanho, rastrear as ferramentas mais críticas para as tarefas diárias fornece maior supervisão.” – Brock Prusha, analista de sistemas sênior do provedor de CMMS MAPCON, disse a Taylor Short, Gerenciamento de ferramentas com um CMMS:benefícios e práticas recomendadas , Aconselhamento de Software; Twitter:@softwareadvice

21. Execute relatórios periódicos de utilização de ativos para um rastreamento mais concentrado. “A execução bem-sucedida das operações comerciais diárias só é possível por meio de uma gestão robusta de ativos. Para garantir atividades de trabalho perfeitas, é crucial anotar o consumo de ativos. Isso pode ser feito gerando um relatório de utilização de ativos que usa o histórico de uso de rastreamento e registros de check-in e check-out. Ele ajuda as empresas a estabelecer limites de fornecimento de estoque e alternar equipamentos para longevidade, se necessário.

“Mais importante, rastrear o consumo por meio de relatórios de utilização permite automatizar a aquisição. Isso garante que você não enfrente atrasos devido à escassez. Acompanhar as tendências de compras mês a mês usando relatórios como esses pode reduzir muito as despesas administrativas da sua empresa.” – Momina Sohail, Os relatórios de rastreamento de ativos mais importantes que você deve executar , Assessoria Tecnológica; Twitter:@Technology_Adv

22. Certifique-se de que seu software de rastreamento de equipamentos seja flexível o suficiente para fazer distinções categóricas importantes. “Você precisa ser capaz de rastrear coisas que não possui ao lado daquelas que possui e relatar a utilização comparativa. Esses dados são muito úteis para ajudá-lo a decidir se vale a pena adicionar itens adicionais à sua própria frota.” – Software de rastreamento de ativos – Melhores práticas para gerenciamento de equipamentos , Wynne; Twitter:@wynnesystems

23. Aumente a cultura de responsabilidade da sua empresa. “O rastreamento de ativos adiciona um nível mais alto de responsabilidade a qualquer empresa. Quando os gerentes conseguem manter registros detalhados de quando certos ativos são usados ​​e quem os usou, você obtém novas informações que podem ser usadas para resolver problemas preexistentes. Por exemplo, você pode descobrir que está perdendo produtos no Armazém A regularmente. Depois de analisar o assunto, você descobre que toda vez que o novo selecionador é enviado para aquele local, algo acaba faltando.

“Sem rastreamento de ativos, você pode nunca ter notado que isso estava acontecendo. Aumentar a responsabilidade geral do seu sistema também desencoraja os maus-tratos de ativos pelos funcionários. Quando os funcionários sabem que são responsáveis ​​pelos ativos, eles cuidam melhor deles.” – Dominique Robinson, Como saber se sua empresa precisa de software de rastreamento de ativos , SkuVault; Twitter:@SkuVault

24. Selecione um sistema baseado em nuvem para rastreamento de equipamentos em movimento. “As soluções de software baseadas em nuvem complementam os recursos de automação, dando às equipes mais flexibilidade para quando e como concluem seu trabalho. Em vez de um sistema local ou em dispositivos, uma plataforma baseada em nuvem garante que os membros da equipe possam registrar e atualizar dados a qualquer hora, em qualquer lugar. Além disso, os sistemas hospedados na nuvem permitem que as equipes colaborem em tempo real, em vez de aguardar o envio da versão mais recente. Por fim, encontre maior precisão com programas em nuvem e garanta que haja apenas um registro da verdade.” – Gerenciamento de inventário 101:do inventário simples ao gerenciamento baseado em nuvem , Folha inteligente; Twitter:@smartsheet

Como implementar um programa de rastreamento de equipamentos

25. Obtenha mais do rastreamento de seus equipamentos mesclando sistemas. “As alternativas de software para gerenciar seu sistema de inventário variam de downloads de software gratuitos por meio de soluções de planilha que você mesmo desenvolve, até gerentes de inventário comercial autônomos e baseados em nuvem. Você pode até ter um software personalizado projetado especificamente para o seu negócio. Se você quiser incorporar software de inventário com pacotes de contabilidade, suas opções serão limitadas, embora alguns pacotes de contabilidade tenham recursos básicos de inventário integrados, portanto, você já pode ter o recurso de software de inventário. Verifique se o pacote de software que você está considerando pode lidar com itens de inventário suficientes para atender às suas necessidades.” – Scott Shpak, Como implementar um sistema de inventário para uma empresa de manufatura , AZ Central; Twitter:@azcentral

26. Após a implementação, decidir sobre um sistema de unidades unificado. “Unidades de Medida, coisas como ‘pcs’ ‘ea’ ‘lbs’ ‘bags’ etc… O uso de unidades de medida bem criadas e consistentes tornará os níveis de estoque, as quantidades de remessa e as quantidades de pedidos mais fáceis de entender.” – Noções básicas de estoque – Gerenciamento de estoque , Claramente Inventário; Twitter:@clearinventory

27. Selecione as soluções de digitalização mais compatíveis com dispositivos móveis. “Esteja você trabalhando em um ambiente de ritmo acelerado, ao ar livre ou em um grande armazém, ter um leitor de código de barras robusto é essencial para o seu sucesso. A principal diferença entre os scanners padrão e robustos é que os primeiros são construídos com vedações completas para proteger contra poeira e umidade. Eles também têm alças antiderrapantes e geralmente têm resistência a quedas de quatro a seis pés. ” – Práticas recomendadas de gerenciamento de estoque , Sistemas ASAP; Twitter:@ASAP_Systems

28. Prepare-se para o pior cenário antes de implementação de software. “Faça backup de todos os seus dados e armazene o backup em um local seguro. Esta será sua cópia de emergência das informações no caso improvável de algo dar errado.” – Como se preparar para a implementação do software de gerenciamento de estoque:minimizar a interrupção , Zenventory; Twitter:@zenventory

29. Integre opções fáceis de auditoria em sua integração de software. “Os auditores não deveriam ter que percorrer um oceano de papelada ou mudar de um local para outro. Com um sistema de gerenciamento de estoque, eles têm todas as informações de que precisam na ponta dos dedos. Seja em um computador ou em um dispositivo móvel, os dados podem ser acessados ​​em qualquer lugar. Este software também deve ajudá-lo a manter o controle de estoque” – Os prós e contras dos sistemas de gerenciamento de estoque , SelectHub; Twitter:@SelectHub

Gravando manutenção e reparos

30. Use seu sistema de rastreamento de equipamentos para acompanhar os reparos. “Acompanhar os reparos é essencial para identificar equipamentos com falhas crônicas ou operadores abusivos. Uma simples planilha pode ser suficiente, embora um aplicativo especializado e sofisticado de rastreamento de ativos possa controlar o trabalho na oficina, propriedade, cronogramas de manutenção, atualizações de programação, verificações de estoque, instalação e manutenção estrutural. Você pode configurá-lo para relatórios de gerenciamento de ativos e responsabilizar os departamentos por seus ativos e controlar o acesso.” – Acompanhamento de recursos , P25 Boas Práticas; Twitter:@TaitRadio

31. Use seu sistema para elaborar um cronograma de manutenção. “As empresas obtêm um enorme retorno sobre o investimento com um sistema de ativos fixos de qualidade que pode calcular a depreciação periódica (usando uma variedade de métodos, incluindo depreciação linear e saldo decrescente duplo), identificar a necessidade de manutenção preventiva para estender a vida útil do ativo fixo. lifespan, and a check-in-and-out process to monitor who had the asset in their possession last, where they had it and for what reason, preventing asset loss due to theft, forgetfulness or incompetence.” – Jay Schofield, What You Need to Know:Fixed Asset or Inventory Management , System ID; Twitter:@systemid

32. Use your equipment tracking tool to follow up on depreciation. “Usually, you don’t report the entire cost of a fixed asset in one year. Instead, you depreciate the expense to account for the asset’s declining value over time. You report portions of the total cost over a fixed number of years. You need to track each fixed asset’s depreciation status to know what to report on your business tax return.” – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business , Patriot Software; Twitter:@patriotsoftware

33. Get clear on the meanings behind different repair cycle strategies. “Ideally preventive or routine maintenance is scheduled and performed through an asset tracking system to prevent or foresee the need for repairs or full replacements of equipment. Alternatively, corrective or emergency maintenance occurs when there is an abrupt need for repair or replacement.

“Maintenance can include, but is not limited to:

1. Regularly scheduled inspections of assets
2. Making necessary repairs to assets to ensure full functionality
3. Replacing equipment that can no longer be used
4. Visibility of equipment repair history for accounting purposes”

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking , Barcloud Blog; Twitter:@ASAP_Systems

34. Get in the habit of adding equipment utilization data to your general records. “Every firm invests a large amount of capital in its equipment. High-quality tools and machines tend to break down less and function longer. But that doesn’t mean you don’t rigorously monitor their usage. One way to do this is to track when and where your equipment is being used. This can be easily done through equipment maintenance record keeping by tagging all your tools. What this basically does is link your official inventory to an online software. This software is a single access point of information for everyone in your workplace. Every time an employee checks out a machine for use, it is instantly updated in the system. When you know where your tools are, it becomes easier to record their usage history to forecast future trends and patterns.” – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It , EZ Office Inventory; Twitter:@officeinventory

35. Automate your equipment’s maintenance and servicing schedules. “EAM/CMMS solutions offer more comprehensive maintenance management and recordkeeping, which promotes greater part longevity and is generally required to achieve regulatory compliance. Serialization makes it much easier to monitor and manage maintenance activities and histories, and better solutions support enhanced features such as integration with mobile devices for maintenance activity reporting. The ability to automate scheduling, including resource-based schedule management, ensures work is performed as required.

“In addition, plants gain better control over repair work through their ability to record and analyze repair incidents and intervals. Historical analyses of service and repair records can also help the organization track how specific parts perform in relation to expectations.” – Mike Edwards, founder of AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

36. Fuse maintenance management into your asset management plan. “While maintenance management and asset management are technically different, they are still interrelated and flow well together. Maintenance management helps to guide the physical performance of maintenance equipment and activities efficiently, while asset management helps to analyze all the data for the work needed to perform on the assets themselves.

“Asset management assists in identifying and prioritizing the work necessary for specific assets not only for the ROI of the asset, but also to analyze and coordinate strategically with work on other opportunities.” – What’s the Difference Between Asset Management and Maintenance Management , Micromain; Twitter:@micromaincorp

37. Always take weather into account when formulating a maintenance schedule. “It’s important to take weather and site conditions into your maintenance plan. Because weather and site conditions change how often and when construction equipment maintenance should be scheduled. In places with acidic soil or salting, it’s important to address this in your maintenance plan. Otherwise important parts of the equipment could end up rusting or corroding and cause unexpected maintenance needs.” – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance:How Often and When to Schedule , eSUB; Twitter:@eSUBinc

38. Save money by analyzing the key performance data of your equipment. “A major benefit with a maintenance software solution involves data. All the current and historical data related to assets and maintenance is easily accessible in one place.

“’That gives contractors a powerful tool for managing day-to-day maintenance processes, monitoring KPIs, and making strategic ownership decisions like when it is more cost effective to replace an asset versus continuing to maintain it’,” says Kane.” – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers , Conexpo Con/Agg; Twitter:@conexpoconagg

39. Put your equipment on a preventative maintenance track instead of a corrective one. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.

“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment , Cherry’s Industrial Equipment; Twitter:@CherrysInd180

40. Learn how to create an equipment downtime report using your equipment tracking software. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.

“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS , Maintenance Connection; Twitter:@maintconnect

How to Promote the Importance of Equipment Tracking to Employees

41. Educate your staff on your new equipment tracking system. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.

“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018 , RasTrac; Twitter:@RasTrac_GPS

42. Implement strict post-training followups. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.

“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools , Supply Chain Services; Twitter:@SupplyChainSvcs

43. Train your staff to beware of inefficiencies like duplication. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.

“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management:6 Key Factors for Success , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

44. Put your equipment tracking protocol in writing. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management , ClearlyInventory; Twitter:@clearinventory

45. Use equipment tracking to bolster employee accountability. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.

“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability , Tenna; Twitter:@Tenna_Co

46. Don’t let employees’ sticky fingers hurt your bottom-line. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management , LANDesk; Twitter:@LANDeskSoftware

47. Provide employees with the trackable equipment they need, starting on day one. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process:roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding , Assets@Work

48. Ensure that all new employees are added to the updated digital equipment list. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users , Ivanti Blog; Twitter:@Golvanti

49. Make performance goals known to your employees. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.

“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview:Strategies for Implementation , U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter:@USDOTFHWA

50. To further tracking optimization, each piece of equipment should have an established ‘owner’. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security , Dummies; Twitter:@For Dummies