50 Dicas Comprovadas de Rastreamento de Equipamentos para Aumentar Eficiência e Reduzir Custos

Agora mais do que nunca, as empresas têm o poder de rastrear seus equipamentos eficientemente e, às vezes, com apenas pequenos investimentos iniciais. Dito isso, há atualmente muita concorrência no mercado, o que pode dificultar seleções, particularmente em termos de processos, software e equipamentos especializados de rastreamento. Felizmente, a Internet está cheia de recursos especializados que ajudam a trazer foco a essa tarefa vertiginosa. Para ajudar a cortar o excesso, compilamos uma lista de 50 dicas de rastreamento de equipamentos, incluindo truques organizacionais, implementação de processos e melhores práticas de manutenção e reparo. Abaixo, você encontrará citações diretas desses recursos especializados, convenientemente organizadas por categoria.

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• Melhores Táticas Organizacionais para Equipamentos
• Melhores Práticas de Seleção de Software e Tags de Rastreamento de Ativos
• Como Implementar um Programa de Rastreamento de Equipamentos
• Registro de Manutenção e Reparos
• Como Promover a Importância do Rastreamento de Equipamentos aos Funcionários

Melhores Táticas Organizacionais para Equipamentos

1. Antes de tudo, compile uma lista de inventário de equipamentos atualizada. "Você sabe exatamente quais equipamentos estão no seu inventário? Você pode ter uma ideia, embora acreditemos que o valor combinado de todos os seus equipamentos de suporte seja provavelmente maior do que você esperaria. Mesmo que você tenha uma visão geral, ela é uma coisa viva? Uma lista do equipamento no seu inventário de um ano atrás vale menos que o papel em que está impressa." – Henri Van Bost, 8 Tips for Effective Equipment Inventory Management, Cheqroom; Twitter: @cheqroom

2. Pense além do rastreamento manual de equipamentos. "A percepção comum de que métodos manuais de rastreamento de inventário são uma aposta segura está prejudicando os negócios. Claro, são acessíveis e existem desde a administração Reagan, mas também provaram ser um passivo financeiro e operacional para a gestão de equipamentos." – The Ultimate Way to Track Construction Tools and Equipment, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems

3. Organize seu espaço para que equipamentos possam ser localizados eficientemente. "Antes de colocar qualquer coisa no armazém, etiquete tudo: prateleiras de armazém, estantes, docas, tudo. Soluções de etiquetas de armazém são projetadas especificamente para atender às necessidades únicas do armazém, oferecendo opções personalizadas que variam de etiquetas retrorrefletivas de longo alcance a etiquetas de armazenamento a frio, placas suspensas de armazém, etiquetas de prateleira multi-nível e placas externas de doca e porta que resistem aos elementos. Ao escolher a solução de etiqueta certa, seu armazém será mais fácil de navegar, separação e embalagem serão simplificadas, e a eficiência organizacional receberá um impulso geral." – Shelly Stazzone, How to Organize a Warehouse: A Step-By-Step Guide to Efficient Warehouse Organization, Camcode; Twitter: @Camcode

4. Crie um processo de gestão e rastreamento de equipamentos que ajude sua operação a atingir suas metas. "Segundo o Departamento de Transportes dos EUA, o primeiro passo em um processo de gestão de ativos físicos é estabelecer políticas organizacionais, incluindo objetivos estratégicos e orçamentos. Isso ajuda a determinar os requisitos futuros de uma empresa. O segundo passo envolve coletar e analisar o inventário e desempenho atual dos ativos. A diferença entre onde a empresa quer estar e onde está hoje é o gap estratégico de ativos da empresa, que indica onde a empresa precisa fazer melhorias. O terceiro passo envolve avaliar alternativas para preencher esses gaps. O passo final envolve monitoramento contínuo do desempenho dos ativos e reajuste da combinação de ativos conforme necessário." – Chirantan Basu, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron; Twitter: @houstonchron

5. Tome decisões organizacionais fortes que são feitas para durar. "Traduzir um conjunto de prioridades de manufatura em uma coleção apropriada de planta, pessoas e políticas requer recursos, tempo e perseverança da gestão. Como mencionamos antes, a grande maior parte dos ativos da maioria das empresas (capital, humanos e gerenciais) está na manufatura. Além disso, esses ativos tendem a ser massivos, altamente inter-relacionados e de longa duração — em comparação com ativos de marketing e a maioria dos ativos financeiros. Como resultado, é difícil redirecioná-los, e 'ajuste fino' é quase impossível. Uma vez feita uma mudança, seu impacto é sentido por todo o sistema e não pode ser desfeito facilmente." – Robert H. Hayes and Roger W. Schmenner, How Should You Organize Manufacturing?, Harvard Business Review; Twitter: @HarvardBiz

6. Decida sobre um processo organizacional visual que seja simples de implementar e entender. "Existem vários métodos existentes para organizar ferramentas. Poderia ser por tipo de ferramenta, por tipo de trabalho (assumindo que essa diferenciação pode ser facilmente feita) ou até em ordem alfabética se você tiver uma seleção particularmente grande. Categorias diferentes podem ser armazenadas em áreas diferentes, permitindo fácil localização." – Moira Van Den Akker, Simple Ways to Manage Your Tool Crib Inventory, Constructible; Twitter: @TrimbleMEP

7. Identifique e elimine seus "ativos fantasmas". "Um ativo 'fantasma' é propriedade que está perdida, roubada ou inutilizável, mas ainda está listada como ativo fixo ativo no sistema... Ativos fantasmas não identificados podem causar perda de produtividade porque ativos ausentes ou inutilizáveis não estão disponíveis quando necessários. Orçamentos de capital são tornados inadequados porque a gestão não está ciente de ativos críticos precisando de substituição." – Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Software; Twitter: @SageNAmerica

Melhores Práticas de Seleção de Software e Tags de Rastreamento de Ativos

8. Antes de selecionar seu software, primeiro considere suas opções. "Gerentes de ativos fixos podem implementar melhores práticas selecionando sistema de rastreamento de ativos apropriado para suas organizações. Entre as ferramentas a considerar para controle total do ciclo de vida do ativo estão software de contabilidade de ativos fixos, soluções de inventário, relatórios personalizados e soluções de contabilidade de projetos. Ao avaliar soluções de software, atenção particular deve ser dada à integração entre aplicações de ativos fixos, bem como com outras soluções financeiras, como o razão geral, para economizar tempo adicional e eliminar a possibilidade de erros de reentrada de dados." – Benefits of Implementing Fixed Asset Solution that Includes Bar Coding, Scanning, ITWeb; Twitter: @ITWeb

9. Determine os equipamentos que precisam de etiquetagem para fins de rastreamento. "Quase qualquer tipo de equipamento pode ser etiquetado, e as etiquetas são feitas de vários tipos de material para permitir que resistam ao ambiente em que seu equipamento é usado. Tags de ativos normalmente contêm um código de barras que permite que cada peça de equipamento receba um número de identificação único para ajudar você a facilmente identificar sua localização, acessar cronogramas de manutenção, determinar o status do equipamento e mais apenas escaneando a etiqueta permanente do equipamento. Usar tags de ativos também reduz o risco de perder equipamentos por erro humano ou roubo." – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @Camcode

10. Leve em consideração seus investimentos atuais em rastreamento de equipamentos. "É crucial que você selecione um sistema compatível com suas tecnologias existentes — por exemplo, alguns só funcionam em certos dispositivos ou sistemas operacionais. Você precisa olhar seus sistemas atuais e avaliar se o sistema de gestão de pedidos online pode integrar com ele." – Jodie Green, How to Select the Right Online Inventory Management System, Fleximize; Twitter: @fleximize

11. Determine o equipamento extra necessário para rastrear seus ativos. "Existem muitas maneiras diferentes de rastrear inventário, então é importante saber qual método você usará. Você pode rastrear estoque usando códigos de barras, serialização, tags RFID, controle de lote e kitting. Não só existem muitos métodos, mas alguns funcionarão melhor com processos de inventário particulares. É por isso que você deve decidir sobre um método antes de começar sua busca por um sistema de inventário. Nem todos os sistemas têm a capacidade de usar todos os rastreamentos, especialmente em mercados de pequeno a médio porte. Forçar seus processos de inventário a se ajustarem a um sistema pode ser problemático e caro. Para evitar isso, defina qual método de rastreamento funcionará melhor antes de começar sua busca.

Dependendo da sua escolha, você pode precisar comprar o hardware e scanners. Você quer ter certeza de que os scanners que escolher são utilizáveis com seu sistema. Se você selecionar seus scanners depois do sistema, eles podem não ser compatíveis. Ou, os scanners compatíveis podem não ser adequados para suas necessidades. Como você pode ver, é importante tomar essas decisões antes de começar sua busca." – 5 Tips on Selecting the Right Inventory Management System, Clear Spider; Twitter: @clearspider

12. Certifique-se de que, no mínimo, seu software de rastreamento de equipamentos inclua estes recursos. "...você deve marcar aqueles que definitivamente precisa, bem como os que pode precisar no futuro e esquecer recursos irrelevantes. Também vale notar que seu software de ponto de venda pode já ter toda a funcionalidade de gestão de inventário que você precisa integrada, então certifique-se de não estar duplicando seu software.

• Hub central: Garanta que seu software atue como 'hub central' entre todos os pontos de compra, incluindo lojas online e múltiplas localizações físicas.
• Dados em tempo real: Especialmente importante se você gerencia múltiplas lojas ou armazéns.
• Usabilidade: Você deve testar todo software gratuitamente e garantir que seus funcionários estejam confortáveis usando-o antes de comprar. Isso pode economizar muito tempo e dinheiro a longo prazo.
• Segurança: Seus dados devem ser salvos online na nuvem e não armazenados localmente.
• Suporte técnico e treinamento: Você deve perguntar ao seu provedor se implementação, suporte e treinamento estão incluídos. Isso pode ser um grande custo extra se não estiver.
• Integração de Hardware: O software funcionará com seu computador existente, sistema operacional e scanners de código de barras/RFID?"

– Amanda Layton, Profissional de Marketing Digital na PrognoStore, The Ultimate Guide for Choosing Inventory Management Software, The PrognoStore Blog; Twitter: @PrognoStore

13. Use um número de identificação único para cada peça de equipamento. "É importante ter em mente que você deve evitar usar o número de série do equipamento ao criar uma tag de ativo ou etiqueta de código de barras. Números de série podem ser duplicados, e usuários ficarão confusos quando se tornar impossível distinguir dois ativos em um sistema de rastreamento de ativos. A solução é usar um número de identificação único para cada peça de equipamento para que você não tenha números idênticos. Você manterá a integridade dos seus dados e terá informações completas e precisas de equipamentos em tempo real quando optar por usar número de identificação único para seus equipamentos." – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @camcode

14. Antes de comprar um sistema de gestão de ativos, peça uma demonstração gratuita. "Verifique se demonstração ou teste gratuito é fornecido pela empresa. Peça e tente obter a demonstração nas mesmas condições (hardware e configuração de software idênticos aos que você usará na sua organização)." – Mungara Chinratan, 6 Tips to Choose the Right Asset Management Software, eLearning Industry; Twitter: @elearningindustry

15. Procure recursos fáceis de check-in/check-out. "Um recurso de check-in/check-out fácil de usar pode melhorar muito a precisão e reduzir o tempo gasto distribuindo e recebendo ativos. Procure software que preencha automaticamente campos para check-in/check-out com recurso 'busca rápida' que pesquisa seu banco de dados por tag de ativo, ativo, fornecedor, cliente ou funcionário. Algumas ofertas de software permitem usar uma única transação ao fazer check-in/out de múltiplos ativos para múltiplos destinatários — um grande benefício para cribs de ferramentas, escolas e unidades de resposta de emergência com grandes números de ativos que devem ser regularmente feitos check-in/out para múltiplos usuários." – Brian Sutter, 14 Things to Look for When Choosing Asset Management Software for Your Business, Business2Community; Twitter:@b2community

16. Determine quais peças de equipamento precisam de tags de ativos. "Responder às seguintes perguntas pode colocá-lo em um caminho bem definido para etiquetar seus ativos:

1. Quais ferramentas têm maior risco de roubo ou extravio?
2. Quais ativos são usados com mais frequência?
3. Há chance de instrumentos se moverem entre departamentos?

Uma vez que você listou todos os ativos que se enquadram nos critérios, você pode obter melhor entendimento de quais itens deve etiquetar. Isso poderia, por exemplo, incluir dispositivos portáteis que podem ser facilmente perdidos entre localizações, ou itens de alta demanda. Os equipamentos mais frequentemente etiquetados incluem laptops, smartphones e impressoras. Dependendo do tamanho do negócio, tais itens podem ser investimentos de capital caros que não são facilmente substituíveis. Além do valor monetário, laptops e discos rígidos frequentemente contêm informações confidenciais que não devem ser acessadas por pessoal não autorizado a qualquer custo. Por essa mesma razão, torna-se crucial etiquetar qualquer ativo que precise ser protegido e rastreado durante sua utilização." – Asset Tagging Best Practices: A Guide to Labeling Business Assets, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory

17. Em caso de dúvida, escolha o código de barras. "Números de série são frequentemente duplicados, danificados ou não disponíveis durante o processo de inventário. O formato do número de série varia amplamente por fabricante, o que não é propício a um identificador chave de banco de dados. Coleta de número de série é propensa a erro humano e interpretação. Números de série frequentemente têm caracteres especiais não-alfabéticos ou não-numéricos (#, -, %).

Enquanto o número de série é um ponto de dados chave para todos os ativos, não deve ser usado como ponto de dados padrão para rastreamento e relatórios isoladamente. Código de barras é o caminho preferido. Isso permite um identificador chave consistente para todos os ativos em formato padrão. Código de barras também permite inventário mais controlado. Tags podem ser rastreadas e ativos confirmados visualmente, bem como capturados dentro do inventário." – David Foxen, Quick Guide to Hardware Asset Tracking, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

18. Conheça os benefícios de usar sistemas de rastreamento para equipamentos pesados. "Equipamentos pesados que lhe dizem onde estão, quando voltarão, quanto combustível usam e quando é hora de ir ao médico? Sem mencionar contribuir para relatórios e fazer entregas no local sem ter que fazer uma pausa para café? Além de reduzir tempo agora gasto em coordenação e coleta de dados pela equipe, esse equipamento 'inteligente' também pode ajudar gerentes a tomar decisões sobre clientes a atingir e cronogramas de trabalho, significando não apenas tempo economizado, mas mais lucro ganho. Algumas disputas proprietárias de telemática entre fabricantes continuam, então todo acesso a todos os dados de equipamentos não existe ainda, mas gerentes devem preparar-se para um cenário de futuro próximo onde muito do trabalho é feito por máquinas anteriormente 'burras'." – How High Tech Equipment Tracking is Changing Construction, Raken; Twitter: @RakenApp

19. Torne seu equipamento menos suscetível a roubo. "Tenha o nome e endereço da sua empresa gravados no seu equipamento e ferramentas. Isso permitirá a identificação adequada do seu equipamento, e também dissuadirá ladrões de roubar seu equipamento. Se seu equipamento é gravado, é identificável, tornando-o menos desejável." – How to Combat Construction Equipment Theft, LiveViewGPS; Twitter: @latracker

20. Rastreie as ferramentas que reparam seu equipamento. "Dados eficientes de rastreamento de ferramentas se acumularão ao longo do tempo, e gerentes podem identificar quais funcionários podem precisar de mais treinamento ou estão usando equipamentos indevidamente. Prusha diz que rastreamento de ferramentas é prioridade na manufatura, onde ferramentas específicas são usadas para reparar ativos por toda uma linha de produção. Em contraste, gerentes de instalações podem negligenciar esse processo com mais frequência, pois tendem a usar equipamentos não específicos, como cortadores de grama, escovas ou furadeiras. Para qualquer organização, rastrear as ferramentas mais críticas para tarefas diárias fornece maior supervisão." – Brock Prusha, analista sênior de sistemas para provedor CMMS MAPCON, conforme dito a Taylor Short, Tool Management with a CMMS: Benefits and Best Practices, Software Advice; Twitter: @softwareadvice

21. Execute relatórios periódicos de utilização de ativos para rastreamento mais concentrado. "A execução bem-sucedida de operações diárias de negócios só é possível através de gestão robusta de ativos. Para garantir atividades de trabalho contínuas, é crucial anotar consumo de ativos. Isso pode ser feito gerando relatório de utilização de ativos que usa histórico de uso de rastreamento e registros de check-in e checkout. Ajuda empresas a definir limites de suprimento de inventário, e rotacionar equipamentos para longevidade se necessário.

Mais importante, rastrear consumo através de relatórios de utilização permite automatizar aquisições. Isso garante que você não enfrente atrasos devido a escassez. Rastrear tendências de aquisição mês a mês usando relatórios como esses pode reduzir muito despesas administrativas para sua empresa." – Momina Sohail, The Most Crucial Asset Tracking Reports You Should Be Running, TechnologyAdvice; Twitter: @Technology_Adv

22. Garanta que seu software de rastreamento de equipamentos seja flexível o suficiente para fazer distinções categóricas importantes. "Você precisa ser capaz de rastrear coisas que não possui junto com aquelas que possui e relatar utilização comparativa. Esses dados são muito úteis para ajudá-lo a decidir se vale a pena adicionar itens adicionais à sua própria frota." – Asset Tracking Software — Best Practices for Equipment Management, Wynne; Twitter: @wynnesystems

23. Aumente a cultura de responsabilidade da sua empresa. "Rastreamento de ativos adiciona um nível mais alto de responsabilidade a qualquer empresa. Quando gerentes são capazes de manter registros detalhados de quando certos ativos são usados, e quem os usou, você ganha novas informações que podem resolver problemas preexistentes. Por exemplo, você pode descobrir que está perdendo produtos no Armazém A regularmente. Ao investigar, descobre que toda vez que o novo separador é enviado para aquela localização, algo acaba sumindo.

Sem rastreamento de ativos, você pode nunca ter notado que isso estava acontecendo. Aumentar a responsabilidade geral do seu sistema também desencoraja o mau tratamento de ativos por funcionários. Quando funcionários sabem que são responsabilizados por ativos, eles cuidam melhor deles." – Dominique Robinson, How to Tell If Your Business Needs Asset Tracking Software, SkuVault; Twitter: @SkuVault

24. Selecione um sistema baseado em nuvem para rastreamento de equipamentos em movimento. "Soluções de software baseadas em nuvem complementam recursos de automação dando às equipes mais flexibilidade para quando e como completam seu trabalho. Em vez de um sistema on-premises ou on-device, uma plataforma baseada em nuvem garante que membros da equipe possam registrar e atualizar dados a qualquer hora, em qualquer lugar. Além disso, sistemas hospedados em nuvem permitem que equipes colaborem em tempo real, em vez de esperar a versão mais recente ser enviada. Finalmente, encontre maior precisão com programas em nuvem e garanta que haja apenas um registro da verdade." – Inventory Management 101: From Simple Inventory to Cloud-Based Management, Smartsheet; Twitter: @smartsheet

Como Implementar um Programa de Rastreamento de Equipamentos

25. Obtenha mais do seu rastreamento de equipamentos fundindo sistemas. "Alternativas de software para gerenciar seu sistema de inventário variam de downloads de software gratuito a soluções de planilha que você desenvolve, a gerentes de inventário comerciais baseados em nuvem e autônomos. Você pode até ter software personalizado projetado expressamente para seu negócio. Se você quer incorporar software de inventário com pacotes contábeis, suas opções se estreitarão, embora alguns pacotes contábeis tenham recursos básicos de inventário integrados, então você pode já ter capacidade de software de inventário. Verifique se o pacote de software que está considerando pode lidar com itens de inventário suficientes para atender suas necessidades." – Scott Shpak, How to Implement an Inventory System for a Manufacturing Company, AZ Central; Twitter: @azcentral

26. Na implementação, decida sobre um sistema de unidades unificado. "Unidades de Medida, coisas como 'pcs' 'un' 'kg' 'sacos' etc... dão significado a quantidades e pertencem a seu próprio lugar separado, fora de descrições e campos numéricos de quantidade. Usar unidades de medida bem criadas e consistentes tornará níveis de estoque, quantidades de envio e quantidades de pedido mais fáceis de entender." – Inventory Basics — Inventory Management, Clearly Inventory; Twitter: @clearinventory

27. Selecione as soluções de leitura mais amigáveis para mobile. "Seja você trabalhando em ambiente de ritmo acelerado, ao ar livre, ou em um grande armazém, ter um leitor de código de barras robusto é essencial para seu sucesso. As diferenças primárias entre leitores padrão e robustos é que os primeiros são construídos com vedações completas para proteger contra poeira e umidade. Eles também têm pegadas antiderrapantes e frequentemente têm resistência a quedas de quatro a seis pés." – Inventory Management Best Practices, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems

28. Prepare para o pior cenário antes da implementação do software. "Faça backup de todos os seus dados e guarde o backup em local seguro. Isso será sua cópia de emergência de informações no caso improvável de algo dar errado." – How to Prepare for Inventory Management Software Implementation: Minimize the Disruption, Zenventory; Twitter: @zenventory

29. Integre opções fáceis de auditoria na sua integração de software. "Auditores não devem ter que navegar por um oceano de papelada ou mudar de uma localização para outra. Com um sistema de gestão de inventário, eles têm todas as informações que precisam na ponta dos dedos. Seja em um computador ou dispositivo móvel, os dados podem ser acessados em qualquer lugar. Este software também deve ajudar você a manter controle de inventário" – The Ins and Outs of Inventory Management Systems, SelectHub; Twitter: @SelectHub

Registro de Manutenção e Reparos

30. Use seu sistema de rastreamento de equipamentos para acompanhar reparos. "Acompanhar reparos é essencial para identificar equipamentos cronicamente defeituosos ou operadores abusivos. Uma planilha simples pode ser suficiente, embora um aplicativo de rastreamento de ativos especializado e sofisticado possa controlar trabalho na oficina, propriedade, cronogramas de manutenção, atualizações de programação, verificações de inventário, instalação e manutenção estrutural. Você pode configurá-lo para relatórios de gestão de ativos, e tornar departamentos responsáveis por seus ativos e controlar acesso." – Asset Tracking, P25 Best Practice; Twitter: @TaitRadio

31. Use seu sistema para criar um cronograma de manutenção. "Empresas ganham enorme retorno sobre investimento com sistema de ativo fixo de qualidade que pode calcular depreciação periódica (usando variedade de métodos, incluindo depreciação linear e saldo duplo decrescente), identificar necessidade de manutenção preventiva para estender vida útil do ativo fixo, e processo de check-in-e-out para monitorar quem teve o ativo em sua posse por último, onde o teve e por qual motivo, prevenindo perda de ativo devido a roubo, esquecimento ou incompetência." – Jay Schofield, What You Need to Know: Fixed Asset or Inventory Management, System ID; Twitter: @systemid

32. Use sua ferramenta de rastreamento de equipamentos para acompanhar depreciação. "Geralmente, você não relata o custo total de um ativo fixo em um ano. Em vez disso, você deprecia a despesa para contabilizar o valor decrescente do ativo ao longo do tempo. Você relata porções do custo total ao longo de um número fixo de anos. Você precisa rastrear o status de depreciação de cada ativo fixo para saber o que relatar na declaração de imposto do seu negócio." – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business, Patriot Software; Twitter: @patriotsoftware

33. Esclareça os significados por trás de diferentes estratégias de ciclo de reparo. "Idealmente manutenção preventiva ou de rotina é agendada e realizada através de sistema de rastreamento de ativos para prevenir ou prever necessidade de reparos ou substituições completas de equipamentos. Alternativamente, manutenção corretiva ou de emergência ocorre quando há necessidade abrupta de reparo ou substituição.

Manutenção pode incluir, mas não se limita a:

1. Inspeções regularmente agendadas de ativos
2. Fazer reparos necessários em ativos para garantir funcionalidade total
3. Substituir equipamentos que não podem mais ser usados
4. Visibilidade do histórico de reparo de equipamentos para fins contábeis"

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking, Barcloud Blog; Twitter: @ASAP_Systems

34. Adquira o hábito de adicionar dados de utilização de equipamentos aos seus registros gerais. "Toda empresa investe grande quantidade de capital em seus equipamentos. Ferramentas e máquinas de alta qualidade tendem a quebrar menos e funcionar por mais tempo. Mas isso não significa que você não monitore rigorosamente seu uso. Uma forma de fazer isso é rastrear quando e onde seu equipamento está sendo usado. Isso pode ser feito facilmente através de registro de manutenção de equipamentos etiquetando todas as suas ferramentas. O que isso basicamente faz é vincular seu inventário oficial a um software online. Este software é um ponto único de acesso a informações para todos no seu local de trabalho. Toda vez que um funcionário retira uma máquina para uso, é instantaneamente atualizado no sistema. Quando você sabe onde suas ferramentas estão, fica mais fácil registrar seu histórico de uso para prever tendências e padrões futuros." – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory

35. Automatize os cronogramas de manutenção e serviço do seu equipamento. "Soluções EAM/CMMS oferecem gestão de manutenção e registro mais abrangentes, que promovem maior longevidade de peças e geralmente são necessárias para alcançar conformidade regulatória. Serialização torna muito mais fácil monitorar e gerenciar atividades e históricos de manutenção, e melhores soluções suportam recursos aprimorados como integração com dispositivos móveis para relatórios de atividade de manutenção. A capacidade de automatizar agendamento, incluindo gestão de agenda baseada em recursos, garante que o trabalho seja realizado conforme necessário.

Além disso, plantas ganham melhor controle sobre trabalho de reparo através de sua capacidade de registrar e analisar incidentes e intervalos de reparo. Análises históricas de registros de serviço e reparo também podem ajudar a organização a rastrear como peças específicas performam em relação às expectativas." – Mike Edwards, fundador da AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp

36. Fundir gestão de manutenção ao seu plano de gestão de ativos. "Embora gestão de manutenção e gestão de ativos sejam tecnicamente diferentes, ainda são inter-relacionadas e fluem bem juntas. Gestão de manutenção ajuda a guiar o desempenho físico de equipamentos e atividades de manutenção eficientemente, enquanto gestão de ativos ajuda a analisar todos os dados para o trabalho necessário nos próprios ativos.

Gestão de ativos ajuda a identificar e priorizar o trabalho necessário para ativos específicos não apenas para o ROI do ativo, mas também para analisar e coordenar estrategicamente com trabalho em outras oportunidades." – What's the Difference Between Asset Management and Maintenance Management, Micromain; Twitter: @micromaincorp

37. Sempre leve o clima em conta ao formular cronograma de manutenção. "É importante levar clima e condições do local ao seu plano de manutenção. Porque clima e condições do local mudam com que frequência e quando a manutenção de equipamentos de construção deve ser agendada. Em locais com solo ácido ou salinização, é importante abordar isso no seu plano de manutenção. Caso contrário, partes importantes do equipamento podem acabar enferrujando ou corroendo e causar necessidades de manutenção inesperadas." – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance: How Often and When to Schedule, eSUB; Twitter: @eSUBinc

38. Economize dinheiro analisando os dados-chave de desempenho do seu equipamento. "Um grande benefício com solução de software de manutenção envolve dados. Todos os dados atuais e históricos relacionados a ativos e manutenção são facilmente acessíveis em um lugar.

'Isso dá aos contratantes uma ferramenta poderosa para gerenciar processos de manutenção diários, monitorar KPIs e tomar decisões estratégicas de propriedade como quando é mais custo-efetivo substituir um ativo versus continuar mantendo-o', diz Kane." – John Kane, gerente de produto na B2W Software, conforme citado por Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers, Conexpo Con/Agg; Twitter: @conexpoconagg

39. Coloque seu equipamento em trilha de manutenção preventiva em vez de corretiva. "Falhas de equipamento podem desligar parte da sua planta ou até toda a instalação. Operações cessarão até que você consiga consertar o problema do equipamento. Manutenção preventiva ajuda a pegar problemas potenciais antes que se tornem falhas maiores, enquanto manutenção corretiva depende de consertar problemas depois que já causaram disrupções.

Com sistema PM em vigor, você pode realizar tarefas de manutenção e consertar problemas potenciais nos seus termos. Você pode escolher abordar o problema num momento em que não precisa usar o equipamento em questão, como à noite, no fim de semana ou durante outro momento em que a atividade é lenta. Você também pode desligar pequenas partes das suas operações uma de cada vez, para que seu negócio nunca precise parar completamente. Se você confia em manutenção corretiva, você não tem controle sobre quando realiza atividades de manutenção. Equipamento pode falhar a qualquer momento, e chances são que não falhará num momento conveniente para você. Essas falhas também provavelmente levarão mais tempo para consertar do que realizar atividades PM teria." – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment, Cherry's Industrial Equipment; Twitter: @CherrysInd180

40. Aprenda a criar relatório de tempo de inatividade de equipamento usando seu software de rastreamento. "Você sabe que é frustrante navegar por planilhas se sua empresa ainda confia em rastreamento e relatórios manuais de ativos. Elimine a necessidade de planilhas (com milhares de linhas de ativos para cada localização) com CMMS.

Quando você implementa CMMS, ganha visibilidade e insights em tempo real que minimizam tempo de inatividade e reduzem lucros perdidos. Você ganha a oportunidade de organizar todos os ativos em um lugar em estrutura hierárquica, em vez de lista para relatório de tempo de inatividade fácil de escanear. CMMS permite adicionar equipamentos a ordens de trabalho conforme as popula. Daqui, pode ordenar por ativo geral, marca ou estágio de ciclo de vida, ou escolher ver ativo por localização. Em um clique, você consegue ordenar ativos ou localizações por tempo de inatividade para gerar relatórios rápidos, baseados em dados para decisões futuras." – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS, Maintenance Connection; Twitter: @maintconnect

Como Promover a Importância do Rastreamento de Equipamentos aos Funcionários

41. Eduque sua equipe no seu novo sistema de rastreamento de equipamentos. "Embora ter um sistema em vigor seja importante, é igualmente importante que você e sua equipe entendam como usá-lo efetivamente. Reserve tempo para se familiarizar com o software, incluindo suas configurações, filtros, atributos, e entenda como gerar relatórios para revisar informações importantes.

Se há algo que você ou seus colegas não entendem ou querem aprender, é importante que você tenha um provedor de serviço que tenha equipe de suporte técnico capaz (e disposta) a atender suas necessidades. A equipe deles deve ser capaz de fornecer dicas e conselhos úteis — ou apontar para um lugar onde você possa encontrar essas coisas — para ajudar você a tirar o máximo do seu sistema." – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018, RasTrac; Twitter: @RasTrac_GPS

42. Implemente follow-ups rigorosos pós-treinamento. "Instrução é apenas parte de um regime de treinamento bem-sucedido. Fazer follow-up com sua equipe após o treinamento, enquanto usam o sistema de rastreamento de ativos, pode ajudar a garantir que estão usando corretamente.

É importante por várias razões. Primeiro, se há desafios substanciais relacionados ao treinamento no uso do sistema, é boa oportunidade para decidir se treinamento adicional é necessário. Também, ajuda a determinar a eficácia do próprio treinamento e dá a oportunidade de reavaliá-lo e fazer modificações no currículo se necessário. Finalmente, permite conduzir avaliações de desempenho, e lhe dirá se a equipe responsável pelo uso do software de rastreamento de ativos está fazendo da maneira mais produtiva e eficiente possível." – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools, Supply Chain Services; Twitter: @SupplyChainSvcs

43. Treine sua equipe para ficar atenta a ineficiências como duplicação. "Uma das chaves mais valiosas na gestão adequada de ativos é identificar e eliminar fontes de desperdício. Identifique onde defeitos ou erros estão sendo introduzidos no seu programa de gestão de ativos de equipamentos. Onde o erro humano pode influenciar a qualidade das decisões tomadas na manutenção de ativos? Com relação a programa de análise de óleo, técnica de coleta de amostra, transcrição de informação e configuração de informação podem todos impactar a precisão dos resultados de teste.

Identifique onde duplicação de trabalho está ocorrendo. O uso de rotas ineficientes, duplicadas ou sobrepostas para coletar informação de manutenção preditiva pode resultar em muito tempo desperdiçado. Entrada de informação em múltiplos bancos de dados ou por múltiplas pessoas também pode ser fonte potencial de erro se não administrada corretamente." – Kent Knight, Equipment Asset Management: 6 Key Factors for Success, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp

44. Coloque seu protocolo de rastreamento de equipamentos por escrito. "As pessoas que trabalham com seu estoque e usam seu sistema de inventário são o elemento mais crítico no estabelecimento de um sistema de gestão de inventário muito bom. Você deve garantir que essas pessoas saibam o que fazer com itens que são recebidos, retirados do estoque, reservados para uso futuro, necessários para produção, ou quem é responsável por fazer certas transações, etc... Em alguns casos isso pode ser apenas uma ou duas pessoas, mas não há nada de errado em escrever suas políticas e garantir que sejam seguidas. Se você ou as pessoas com quem trabalha não são consistentes sobre como o inventário é manuseado, não importa que software você use, você só experimentará frustração e falha." – Inventory Basics — Inventory Management, ClearlyInventory; Twitter: @clearinventory

45. Use rastreamento de equipamentos para fortalecer responsabilidade dos funcionários. "Ao tentar mudar atitudes dos funcionários sobre responsabilidades de equipamentos, sempre funciona melhor deixá-los saber como rastrear ativos pode beneficiar membros individuais da equipe assim como o negócio. Por exemplo, explique como rastreamento GPS pode eliminar papelada demorada e fornecer dados mais precisos.

Forneça exemplos reais de como rastreamento de ativos beneficia diretamente funcionários. Isso pode incluir tudo, desde levar os veículos certos ao local de trabalho no momento certo até melhorar segurança do motorista, recuperar veículos roubados e mais. Também ajuda a envolver funcionários na implementação e uso do rastreamento de ativos. Quando isso se torna parte da rotina diária deles, naturalmente assumirão mais responsabilidade pelo cuidado e uso adequado do equipamento." – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability, Tenna; Twitter: @Tenna_Co

46. Não deixe os 'dedos grudentos' dos funcionários prejudicarem seu resultado final. "Laptops, smartphones e licenças de software não reclamados e não usados aumentam custos de TI desnecessariamente. Além de novos funcionários levarem ativos com eles, em muitas organizações ativos mal rastreados, incluindo seu software instalado, simplesmente ficam sem uso em gavetas e armários. Até ativos de hardware ativamente usados frequentemente contêm software que é pago mas raramente usado. Essas organizações acabam comprando ativos novos desnecessariamente e frequentemente pagam impostos significativos sobre seus ativos não usados." – Automating Employee Asset Lifecycle Management, LANDesk; Twitter: @LANDeskSoftware

47. Forneça aos funcionários o equipamento rastreável que precisam, a partir do dia um. "Garantir que funcionários tenham o que precisam para fazer seus trabalhos no dia 1 é função crítica de onboarding de novo funcionário, mas é na verdade um processo de ciclo de vida do funcionário: papéis mudam, novos ativos devem ser emitidos, ativos aposentados devem ser recuperados." – Employee Onboarding, Assets@Work

48. Garanta que todos os novos funcionários sejam adicionados à lista digital de equipamentos atualizada. "Uma lista deve ser gerada e fornecida a um gerente de ativos de TI. Quando ativos são devolvidos, uma interface de confirmação ou email deve ser enviado que acionará o processo automatizado para atualizar o banco de dados de gestão de ativos." – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users, Ivanti Blog; Twitter: @Golvanti

49. Torne metas de desempenho conhecidas pelos seus funcionários. "Políticas organizacionais podem ser pensadas como sobreposição ampla ao processo. Fatores não-engenharia, não-econômicos que refletem valores, percepções e predisposições de uma agência podem modificar decisões baseadas em desempenho. Por exemplo, políticas estabelecidas, ou 'regras práticas', podem direcionar uma agência a selecionar alternativa de investimento baseada em prática histórica ou outros motivos. Também, gestão pode atribuir restrições de recursos não-econômicos a alguns componentes de ativos.

A chave para estabelecer metas de desempenho é determinar prioridades, valores e padrões dos usuários relacionados a áreas como suavidade de viagem e nível geral de serviço; tempo de viagem; mobilidade geral do sistema; acessibilidade ao sistema; e disponibilidade de instalações. Metas podem ser definidas em termos da porcentagem de ativos que atendem níveis de desempenho especificados, como um exemplo." – Asset Management Overview: Strategies for Implementation, U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter: @USDOTFHWA

50. Para otimização adicional de rastreamento, cada peça de equipamento deve ter um 'dono' estabelecido. "Um dono é normalmente atribuído em nível executivo ou sênior dentro de uma organização, como diretor ou vice-presidente. Um dono não possui legalmente o ativo atribuído a ele; o dono é ultimamente responsável por salvaguardar ativos atribuídos e pode ter responsabilidade fiduciária ou ser pessoalmente responsabilizado por negligência na proteção desses ativos sob o conceito de devido cuidado." – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security, Dummies; Twitter: @ForDummies