5 maneiras de criar um sistema de controle de exportação melhor

Construir um sistema de controle de exportação eficaz para sua organização requer uma parceria e cooperação entre diferentes órgãos governamentais e suas entidades adjacentes. Com inúmeras regulamentações e definições a serem consideradas, é importante ter um sistema de conformidade organizado que aborde todos os detalhes regulatórios. Embora existam muitas orientações e dicas disponíveis sobre o assunto, lembre-se de que cada organização é responsável por estabelecer seu próprio programa. Leia os conselhos abaixo para obter dicas sobre como começar.

Definição de um Sistema de Controle de Exportação

Captura de tela via BIS

O Departamento de Comércio dos EUA, por meio do Bureau of Industry and Security (BIS), exige que todas as empresas mantenham um programa de gerenciamento e conformidade de exportação (EMCP) para regular a transferência de mercadorias, software e tecnologia além das fronteiras do país. As diretrizes publicadas pelo BIS consistem nas seguintes 9 seções:

• Compromisso da Gerência
• Avaliação de Risco
• Um EMCP Escrito
• Treinamento de conformidade
• Segurança e triagem de conformidade de exportação do início ao fim
• Manutenção de registros
• Auditorias/Avaliações
• Relatórios e encaminhamento
• Ação corretiva

Esta documentação foi criada para auxiliar as empresas na criação de seus próprios programas internos de conformidade que são exclusivos para seus planos e movimentos de negócios.

Aqui estão cinco maneiras importantes de garantir que seu sistema de controle de exportação seja criado com as melhores práticas em mente para se adaptar aos requisitos futuros:

1. Esclareça as funções e responsabilidades

É importante construir seu sistema de controle de exportação em torno de seus processos de negócios existentes; a melhor maneira de fazer isso de forma eficaz é começar com sua equipe executiva e funcionários. Para garantir o compromisso de gerenciamento crítico, nomeie um oficial de exportação de alto escalão para supervisionar o programa de conformidade e garantir que todos os componentes sejam seguidos. Também é importante estabelecer papéis claros entre o pessoal que trabalha com controle de exportação para esclarecer como o programa será administrado e mantido. Com essa transparência recém-descoberta entre as partes interessadas mais importantes da sua organização, agora você pode se concentrar nos detalhes necessários para a execução do programa.

2. Identificar e controlar dados técnicos

Captura de tela via BIS

Ter uma lista completa de todos os aplicativos, servidores, software em nuvem e serviços de armazenamento de arquivos que sua empresa usa é um ótimo primeiro passo para determinar quais dados técnicos devem ser controlados. Existem dois grupos de regulamentos que definem os controles de exportação de dados técnicos:os Regulamentos de Administração de Exportação (EAR) e os Regulamentos de Tráfego Internacional de Armas (ITAR). Com base no número de classificação de controle de exportação (ECCN) de seus produtos, os tipos de dados técnicos que devem ser controlados são únicos em cada caso. Por isso, é especialmente importante revisar minuciosamente todos os dados relevantes relacionados ao produto, como projeto, produção, operação e manutenção.

Dentro do seu sistema de controle de exportação, também é imperativo configurar verificações de segurança adequadas para restringir o acesso a dados técnicos controlados. Geralmente, eles são mais bem organizados como um Plano de Controle de Tecnologia (TCP) que descreve totalmente os métodos de controle digital e físico para gerenciar o acesso a dados. Os dados muitas vezes podem ser negligenciados quando se trata de conformidade de exportação, mas são tão críticos quanto equipamentos, embalagens e outros hardwares.

3. Instituir controles e rotulagem de acesso ao site

Você deve rotular adequadamente seus artigos controlados, incluindo dados técnicos, dispositivos de armazenamento externo com informações confidenciais e todos os equipamentos, peças e recipientes de armazenamento relacionados. Se houver parceiros externos envolvidos na operação, isso pode garantir sinais e etiquetas adicionais nos itens e dentro de suas instalações. Para rotulagem de equipamentos, use etiquetas UID permanentes, soluções duradouras e duráveis ​​projetadas para atender às necessidades estipuladas pelo Departamento de Defesa. O plano de segurança do seu site deve fornecer controle total de acesso para áreas que precisam ser protegidas com base nos artigos controlados presentes. Qualquer viagem ou transporte de artigos ou dados pelos funcionários também deve ser rigorosamente controlado.

4. Esclareça sua documentação de exportação e manutenção de registros

Já cobrimos dados e equipamentos, mas o controle de documentos também é um aspecto vital da configuração de um sistema robusto de conformidade de exportação. Com tantos formulários, procedimentos e registros para acompanhar, é uma boa ideia revisar as informações de documentação mantidas nas diretrizes do EMCP.

As regulamentações de exportação são complexas, envolvendo regulamentações em constante mudança e vários termos importantes que sua equipe deve entender. O treinamento anda de mãos dadas e, como resultado – além de simples registros de treinamento – existem muitas oportunidades para reforçar funções e responsabilidades, mantendo os sistemas de conformidade de exportação na vanguarda.

5. Mantenha um processo de auditoria forte desde o início

A melhor maneira de se preparar para supervisão e auditoria externa é criar uma auditoria interna forte como parte de seu programa de controle de conformidade. Ao agendar revisões razoavelmente frequentes de seus sistemas, documentação e procedimentos, você pode garantir que quaisquer problemas possam ser corrigidos em tempo hábil. Seu sistema de controle de exportação representa seu principal meio de proteger suas remessas, propriedades e informações internas.

A base de um sistema de controle de exportação compatível é a rotulagem adequada. Saiba mais sobre os serviços especializados de registro e instalação de etiquetas UID da Camcode aqui.