5 Estratégias Comprovadas para Fortalecer Seu Sistema de Controle de Exportação

Construir um sistema de controle de exportação eficaz para sua organização requer parceria e cooperação entre diferentes agências governamentais e suas entidades adjacentes. Com inúmeras regulamentações e definições a considerar, é importante ter um sistema de conformidade organizado que aborde todos os detalhes regulatórios. Embora haja muitas diretrizes e dicas disponíveis, lembre-se que toda organização é responsável por estabelecer seu próprio programa. Leia os conselhos abaixo para dicas de como começar.

Definição de Sistema de Controle de Exportação

Captura de tela via BIS

O Departamento de Comércio dos EUA, através do Bureau of Industry and Security (BIS), exige que todas as empresas mantenham um programa de gestão e conformidade de exportação (EMCP) para regular a transferência de bens, software e tecnologia além das fronteiras. As diretrizes publicadas pelo BIS consistem nas seguintes 9 seções:

• Compromisso da Gestão
• Avaliação de Risco
• EMCP Escrito
• Treinamento de Conformidade
• Segurança e Triagem de Conformidade de Exportação do Berço ao Túmulo
• Manutenção de Registros
• Auditorias/Avaliações
• Relatórios e Escalonamento
• Ação Corretiva

Esta documentação foi criada para auxiliar empresas na configuração de seus próprios programas internos de conformidade, únicos para seus planos e movimentos de negócios.

Aqui estão cinco formas importantes de garantir que seu sistema de controle de exportação seja criado com as melhores práticas para se adaptar a requisitos futuros:

1. Esclareça Papéis e Responsabilidades

É importante construir seu sistema de controle de exportação em torno dos processos de negócios existentes; a melhor forma de fazer isso eficazmente é começar com sua equipe executiva e funcionários. Para garantir compromisso crítico da gestão, nomeie um oficial de exportação de alto escalão para supervisionar o programa de conformidade e assegurar que todos os componentes sejam seguidos. Também é importante estabelecer papéis claros entre pessoal que trabalha com controle de exportação para clarificar como o programa será administrado e mantido. Com essa nova transparência entre as partes interessadas mais vitais da sua organização, você pode focar nos detalhes necessários para executar o programa.

2. Identifique e Controle Dados Técnicos

Captura de tela via BIS

Ter lista completa de todas as aplicações, servidores, software na nuvem e serviços de armazenamento de arquivos que sua empresa usa é ótimo primeiro passo para determinar quais dados técnicos devem ser controlados. Existem dois grupos de regulamentações que definem controles de exportação para dados técnicos: os Regulamentos de Administração de Exportação (EAR) e os Regulamentos de Tráfico Internacional de Armas (ITAR). Baseado no número de classificação de controle de exportação (ECCN) para seus produtos, os tipos de dados técnicos que devem ser controlados são únicos em cada caso. Por isso, é especialmente importante revisar minuciosamente quaisquer dados relevantes relacionados ao produto, como design, produção, operação e manutenção.

Dentro do seu sistema de controle de exportação, também é imperativo configurar verificações de segurança adequadas para restringir acesso a dados técnicos controlados. Esses são frequentemente melhor organizados como Plano de Controle de Tecnologia (TCP) que descreve completamente métodos de controle digital e físico para gerenciar acesso a dados. Dados muitas vezes são negligenciados na conformidade de exportação, mas são tão críticos quanto equipamentos, embalagens e outros hardwares.

3. Institua Controles de Acesso ao Local e Rotulagem

Você deve rotular adequadamente seus artigos controlados, incluindo dados técnicos, dispositivos de armazenamento externo com informações sensíveis, e todos equipamentos, peças e contêineres de armazenamento relacionados. Se há parceiros externos envolvidos na operação, pode justificar sinalização e rotulagem adicionais em itens e nas instalações. Para rotulagem de equipamentos, use etiquetas UID permanentes, soluções duráveis projetadas para atender necessidades estipuladas pelo Departamento de Defesa. Seu plano de segurança do local deve fornecer controle de acesso total para áreas que precisam ser protegidas baseadas nos artigos controlados presentes. Qualquer viagem ou transporte de artigos ou dados por funcionários também deve ser estritamente controlado.

4. Esclareça Sua Documentação de Exportação e Manutenção de Registros

Já cobrimos dados e equipamentos, mas controle de documentos também é aspecto vital na configuração de sistema robusto de conformidade de exportação. Com tantos formulários, procedimentos e registros para acompanhar, é boa ideia revisar as informações de documentação mantidas nas diretrizes do EMCP.

Regulamentações de exportação são complexas, envolvendo regulamentos em constante mudança e numerosos termos importantes que sua equipe deve entender. Treinamento anda de mãos dadas, e como resultado — além de simples registros de treinamento — muitas oportunidades existem para reforçar papéis e responsabilidades enquanto mantém sistemas de conformidade de exportação em destaque.

5. Mantenha Processo de Auditoria Forte desde o Início

A melhor forma de preparar-se para supervisão e auditoria externa é criar auditoria interna forte como parte do seu programa de controle de conformidade. Ao agendar revisões razoavelmente frequentes de seus sistemas, documentação e procedimentos, você garante que quaisquer problemas possam ser corrigidos oportunamente. Seu sistema de controle de exportação representa seu principal meio de proteger remessas, propriedade e informações internas.

A base de um sistema de controle de exportação em conformidade é a rotulagem adequada. Saiba mais sobre os serviços especializados de registro e instalação de etiquetas UID da Camcode aqui.