Quatro Estratégias Comprovadas para Fortalecer sua Cadeia de Suprimentos de Saúde

A indústria de saúde confiou em um modelo de distribuição just-in-time (JIT) por mais de uma década. Embora o JIT tenha ajudado a indústria a controlar custos e reduzir desperdício, os processos e sistemas de tecnologia que o suportavam foram incapazes de atender às demandas de uma pandemia global.

A primeira onda de COVID-19 viu provedores de saúde criarem medidas paliativas para lidar com a escassez de equipamentos de proteção individual (EPI) e outros suprimentos críticos. Essas abordagens provavelmente permanecerão em vigor muito depois que retornarmos aos níveis de atividade pré-pandemia. Na verdade, o vírus desafiou a indústria a reconsiderar sua definição de resiliência da cadeia de suprimentos.

Com base em insights obtidos na primeira metade de 2020, aqui estão as quatro áreas de foco para construir uma cadeia de suprimentos de saúde mais resiliente.

Use dados e automação para garantir suprimentos suficientes de EPIs e medicamentos críticos

À medida que fornecedores e provedores de saúde examinam como podem minimizar risco e se preparar para uma potencial segunda onda neste outono e inverno, muitos estão focando pesadamente em dados e automação para garantir que estejam adequadamente preparados para picos de demanda por suprimentos críticos envolvidos no cuidado ao paciente.

Novos requisitos definidos pelas equipes de cadeia de suprimentos dos provedores incluem ter acesso a detalhes consistentes e atuais no nível do item sobre produtos, incluindo custo, qualidade, níveis de estoque em mãos e substituições padronizadas. Em apoio a isso, eles estão construindo listas de fornecedores alternativos e mestres de itens virtualizados, que são então integrados em seus sistemas de TI. As listas são baseadas em inteligência de sourcing de fornecedores da AHA e AHRMM, e são integradas em sistemas flexíveis baseados em nuvem que facilitam a mudança rápida e a aquisição dos mesmos ou produtos equivalentes de novos fornecedores. Do ponto de vista de automação, eles estão priorizando processos order-to-cash que criam os dados fundamentais para alimentar modelos de planejamento de demanda e garantir colaboração com grupos díspares, como administradores de cadeia de suprimentos e equipes de análise de valor, a fim de tomar decisões baseadas em dados de forma rápida.

Em última análise, esses requisitos de dados, combinados com automação, ajudam a guiar decisões de compra e prontidão que equilibram o melhor interesse dos pacientes com resiliência da cadeia de suprimentos e potenciais impactos financeiros.

Estabeleça e imponha procedimentos eficazes de acesso a instalações

Isso se tornou mais complicado devido à COVID-19. Protocolos são altamente fluidos baseados em mandatos governamentais em evolução, bem como o tipo de instalação e seus requisitos de entrada associados. Todos esses fatores afetam como, quando e onde provedores e fornecedores interagem.

Se você ainda não o fez, avalie a eficácia de seus procedimentos atuais de acesso a instalações e lições aprendidas no início deste ano. Atualize suas políticas para refletir requisitos da COVID-19, e certifique-se de que sejam facilmente acessíveis online para evitar qualquer confusão quando fornecedores chegarem. Provedores líderes estão implementando uma mistura de atestados de verificação de saúde, triagem de temperatura e capacidades móveis, para estarem preparados para mudar rapidamente de marcha a fim de responder a dinâmicas mutáveis apresentadas por crises de saúde.

Simplifique e digitalize processos essenciais de compras

Todos sabem que processos manuais de compras, envolvendo papel, e-mail e documentação por fax, retardam a atividade da cadeia de suprimentos, especialmente durante picos de demanda inesperados. No entanto, alguns processos ainda não acompanharam as tecnologias mais recentes.

No auge da crise, processos manuais levaram a falta de clareza sobre status de pedidos, prazos de entrega antecipados e necessidades de alocação de suprimentos. Provedores que haviam investido previamente em automação foram mais capazes de entender esses fatores que impulsionavam decisões de cuidado e compras.

Sabendo disso, agora é a hora de implementar uma estratégia completa de gerenciamento de transações para simplificar comunicações entre provedores e fornecedores de forma compatível, e automatizar colocação de pedidos, confirmação e processos de pagamento. Além de economia de tempo, simplificar processos de gerenciamento de transações oferece maior visibilidade sobre o status de pedidos e suprimentos, suporta ambientes de trabalho remoto e cria uma base de dados para impulsionar algoritmos de planejamento e alocação.

Prepare seu sistema financeiro para crise

No início deste ano, procedimentos cirúrgicos cancelados devido à COVID-19 colocaram pressão financeira sobre provedores de saúde. Ao mesmo tempo, uma demanda maior por EPIs levou a custos inesperados. Como provedores de saúde e seus fornecedores observaram, planejamento adequado relativo a processamento de pagamentos a fornecedores e capital de giro é crítico para garantir integridade operacional. Armados com conhecimento e experiência, provedores estão preparando seus sistemas financeiros. Fornecedores e provedores estão buscando usar tecnologia para facilitar a troca de pagamentos de forma mais ágil — uma que crie uma equação financeira equilibrada para ambas as partes.

Embora muitos na indústria admitam que uma cadeia de suprimentos mais resiliente vem a um custo maior, provedores e fornecedores podem alavancar automação financeira para ajudar a compensar parte do aumento — por exemplo, através da adoção de faturamento eletrônico. Junto com oferecer uma solução de processamento de faturas sem toque, faturamento eletrônico facilita ambientes de trabalho remoto, fornece maior visibilidade sobre passivos de pagamento e garante que contas a pagar cumpram prazos de faturas, para evitar quaisquer atrasos na entrega de produtos.

Além disso, considere opções de pagamento expandidas como desconto dinâmico e variações em cartões de crédito, para gerenciamento mais flexível e eficiente de caixa e capital. A flexibilidade de opções de pagamento expandidas pode fazer uma grande diferença em tempo de crise para ambos provedores e fornecedores.

A cadeia de suprimentos continuará a evoluir e responder às necessidades de provedores e fornecedores de saúde. Embora ninguém queira repetir as dificuldades resultantes da pandemia, a crise levou à adoção de novas estratégias e abordagens que criarão uma cadeia de suprimentos de saúde mais resiliente.

Isso pode ser alcançado abraçando tecnologia moderna e refinando como produtos são obtidos, fornecedores são gerenciados, processos são simplificados e sistemas financeiros são reforçados. Quanto maior a transparência através do processo, mais resiliente a cadeia de suprimentos de saúde será.

Chris Luoma é vice-presidente sênior de gestão de produto na GHX.