Guia do especialista para manutenção preventiva

Atualmente, administrar um armazém ou uma fábrica é um trabalho complexo, com vários fatores, processos e questões a serem considerados o tempo todo. Embora a tecnologia possa estar aumentando a eficiência, ainda há um fluxo constante de dados a serem revisados, bem como decisões a serem tomadas. Se você lidera uma operação, é provável que esteja constantemente atualizando sistemas e/ou investindo em automação que economiza tempo – e, é claro, treinando seus funcionários sobre as novas mudanças. Mas, deixando de lado a logística operacional, uma das maneiras mais importantes e tradicionais de manter seus processos funcionando sem problemas e evitar atrasos desnecessários é implementar um programa robusto de manutenção preventiva.

A manutenção preventiva consiste em atividades de manutenção regulares e programadas que são realizadas no equipamento para reduzir a chance de falha e estender o tempo de atividade. Quando praticados com diligência, os programas de manutenção preventiva permitem que as empresas tomem nota de quaisquer pequenos problemas à medida que surgem e os resolvam antes que causem problemas dispendiosos.

Um programa de manutenção preventiva bem projetado pode otimizar a produtividade, evitar paralisações desnecessárias e até trazer um benefício positivo para seus resultados gerais. Avarias inesperadas estão entre as piores interrupções nas operações, resultando em grandes atrasos e altos custos de reparo. No mundo de movimento constante de hoje, manter as operações contínuas para fábricas e armazéns é mais importante do que nunca.

Este guia contém uma visão geral detalhada das etapas importantes necessárias para definir, projetar e implementar adequadamente um plano de manutenção preventiva eficaz. Ser organizado e deliberado na forma como você configura seu plano é a melhor maneira de garantir um ótimo equilíbrio entre risco e custo. Abaixo, você encontrará as melhores dicas e recomendações para projetar seu plano de manutenção preventiva da maneira certa, em sua primeira tentativa.

Neste guia, abordaremos:

• A definição de manutenção preventiva
• Como organizar sua equipe de manutenção
• Auditando seus equipamentos e ativos
• Definindo metas e orçamentos de manutenção preventiva
• Desenvolvendo suas tarefas de PM
• Configurando programações de PM de longo prazo
• Acompanhamento, ajustes e melhorias
• Recursos adicionais sobre manutenção preventiva

Definição de manutenção preventiva

Ao considerar o vasto campo de atuação, existem várias estratégias de manutenção com as quais a manutenção preventiva pode ser atribuída e, portanto, confundida. Então, antes de nos aprofundarmos nos detalhes, vamos definir o conceito de manutenção preventiva.

Dicionário de Negócios define manutenção preventiva como sendo a “inspeção sistemática, detecção, correção e prevenção de falhas incipientes, antes que se tornem falhas reais ou graves”.

Essa definição está em contraste direto com a “manutenção corretiva”, um “plano” de manutenção – ou a falta dele – que força a operação a corrigir problemas à medida que surgem. Embora a manutenção corretiva possa ser um mal necessário para microoperações com microorçamentos, sua inerente falta de planejamento, propriedade e organização pode ser extremamente perigosa para a saúde geral do negócio.

Em poucas palavras, as operações que adotam e implementam procedimentos de manutenção preventiva são obrigadas a fazer um trabalho braçal importante que, por sua vez, fornece uma compreensão mais abrangente e holística de seus equipamentos. As operações que implementam programas de manutenção preventiva estão garantindo que cada peça que opera dentro dela:

• Tem um cronograma de manutenção regular
• Considera todas as garantias
• Está vinculado a um sistema de software adjacente (como um EAM ou CMMS) para atualização automática
• Tem uma equipe designada
• Tem um orçamento e uma data de vencimento prevista

Todo ativo deve receber o mesmo tratamento quando se trata de rastreamento, incluindo ativos fixos, suas peças de reposição e ativos móveis.

Como organizar sua equipe de manutenção

Há várias pessoas envolvidas em suas operações, desde operadores de equipamentos até gerenciamento de instalações. Depois de estabelecer um programa de manutenção preventiva, identifique as principais partes interessadas e reserve um tempo para conversar com elas. Este será o primeiro passo, e talvez o mais importante, que você dará na elaboração do programa.

Nesta etapa investigativa, você aprenderá muitos detalhes sobre os fluxos de trabalho existentes, possíveis pontos de falha e o entendimento atual entre a equipe. Ao envolver ativamente a equipe, também ajuda a apoiar um ambiente proativo – ter funcionários motivados pode fazer toda a diferença entre um programa de manutenção preventiva medíocre e um de classe mundial. Os insights que você obtém das discussões iniciais da equipe permitirão que você defina funções claras para seu plano de manutenção preventiva, estruture o tipo certo de treinamento e coloque toda a equipe na mesma página.

Outra consideração importante, especialmente se iniciar um novo programa ou fazer grandes melhorias, é formar uma força-tarefa focada em acompanhar a implementação. Em um mundo perfeito, essa força-tarefa seria simplificada para incluir alguns membros-chave que “possuem” suas funções de manutenção preventiva. Dependendo das especificidades de sua operação, isso pode incluir associados de manutenção, gerenciamento superior e membros de sua equipe de TI que mantêm/personalizam seu software CMMS/EAM.

Auditando seus equipamentos e ativos

Para definir o escopo adequado de um programa de manutenção preventiva, você precisará ter um inventário completo de todos os equipamentos e ativos. Ao realizar uma auditoria completa, você garante que capturou todas as informações importantes do equipamento que podem ser usadas em seu plano de manutenção. Alguns exemplos incluem números de série, especificações e locais.

Depois de concluído, você está pronto para decidir quais equipamentos devem fazer parte de seus planos de manutenção preventiva. Nem todos os equipamentos podem ser adequados para manutenção preventiva, mas você deve considerar cuidadosamente qualquer equipamento que:

• Tem altos custos de reparo e substituição
• Desempenhar uma função crítica na saúde de sua operação
• Exigir manutenção de rotina regular
• São novas na sua operação ou no mercado em geral (peças tão novas que você ainda precisa coletar dados confiáveis ​​de manutenção)

Para os ativos de alta prioridade selecionados para manutenção preventiva, pode ser útil criar uma hierarquia de ativos. Geralmente, as hierarquias de ativos exibem a localização, o equipamento e as peças em um esboço fácil de ler. Ter todas as informações do seu equipamento registradas e organizadas em um só lugar é uma etapa crucial na construção do restante do seu plano.

Definir metas e orçamentos de manutenção preventiva

Assim que o escopo estiver definido para as funções de sua equipe e todos os seus equipamentos de alta prioridade, você estará pronto para definir as metas para seu programa de manutenção preventiva. Uma prática recomendada é garantir que você defina metas realistas para sua equipe que lhes permita fazer progresso mensurável com mudanças duradouras.

Como você verá nas etapas a seguir, há muitas oportunidades para melhorias futuras, então comece em algum lugar e itere ao longo do tempo.

Uma boa meta inicial para uma equipe novata em manutenção preventiva é revisar os manuais de operação do equipamento e compilar as recomendações do OEM para o equipamento. A revisão de registros de software e diários de bordo existentes também pode fornecer informações valiosas sobre o desempenho de seu equipamento anterior. Se suas metas de manutenção atuais são curtas ou focadas no longo prazo, você não pode errar ao ser minucioso quando se trata de um programa de manutenção preventiva.

Agora que você tem essas informações, é hora de compilar um plano de recursos de trabalho para cada equipamento. Os planos de recursos de trabalho descrevem detalhes importantes, como:

• Procedimentos operacionais
• Ferramentas e suprimentos necessários para o trabalho de manutenção
• Habilidades e requisitos de treinamento
• Listas de peças
• Documentação e instruções de segurança

Com essa visão completa do trabalho, mão de obra e necessidades de equipamentos, você está pronto para definir um orçamento inicial adequado para todo o seu programa de manutenção preventiva.

Desenvolvendo suas tarefas de manutenção preventiva

Um plano de manutenção preventiva é muito mais do que apenas registrar as atividades de reparo e programar a manutenção. Um dos aspectos mais valiosos do programa é que ele facilita decisões importantes sobre seu equipamento com seu pessoal mais talentoso. Quando um equipamento deve ser desativado? Devemos adicionar uma atualização? Devemos treinar a equipe para realizar a manutenção do equipamento ou terceirizar? Estes são valiosos iniciadores de conversas que podem economizar muito tempo e dinheiro a longo prazo.

Essas conversas devem resultar na criação de cronogramas de tarefas de manutenção completos e fáceis de seguir. Aqui está um bom exemplo de um cronograma de tarefas de manutenção do Limble CMMS que foi desenvolvido a partir das recomendações do OEM:

TAREFAS DIÁRIAS
Tarefa nº 1:Limpe e examine as cabeças das facas

TAREFAS SEMANAIS
Tarefa nº 2:Substitua as correias x 1
Tarefa nº 3:Inspecione os anéis de atraso x 2 (ou seja, 2 vezes por semana)
Tarefa #4:Lubrifique o bocal do lubrificador do alojamento do cortador x 2

TAREFAS MENSAIS
Tarefa nº 5:Troque as placas perfuradas x 2
Tarefa nº 6:Examine a borracha de vedação x1

Depois de escrever essas tarefas e organizá-las em um cronograma, você terá uma melhor compreensão dos recursos e do tempo necessário para realizar as tarefas de manutenção. Com base nas peças mantidas, você também pode esclarecer os critérios operacionais que especificam a gama de medidas de desempenho necessárias para considerar o equipamento em boas condições de funcionamento. Além do trabalho preventivo regular que será agendado, esses critérios fornecem um esboço claro para sua equipe e também para quaisquer parceiros terceirizados.

Configuração de cronogramas de manutenção preventiva de longo prazo

Planos fortes de manutenção preventiva sempre contêm cronogramas claros que descrevem as responsabilidades das tarefas diárias, semanais, mensais, trimestrais e anuais. Esses cronogramas garantem que o trabalho seja feito no momento apropriado, sem atrasos ou saltos. Uma vez que todos os seus equipamentos de alta prioridade precisam ser determinados por tarefa, você pode compilar o cronograma de PM para toda a sua instalação. (Aqui está um bom exemplo de cronograma a ser considerado.)

Para gerenciar os agendamentos com eficiência, há várias maneiras de configurar seus acionadores de manutenção. Os seguintes tipos são especialmente adequados para estilos de manutenção preventiva:

• Acionador de tempo – Um dos mais utilizados e baseado em intervalos de tempo entre as atividades de manutenção. É mais adequado para tarefas simples e que utilizam peças (como filtros) que podem ter datas de validade.
• Acionador de uso – Requer manutenção após uma quantidade específica de uso, como o número de horas em operação. Isso é melhor usado para equipamentos com uso constante ou irregular que tem taxas de falhas conhecidas com base no uso.
• Acionador de evento – Utiliza eventos específicos para acionar verificações de manutenção, como no caso de uma falha de energia. É útil para equipamentos que podem ser altamente impactados por forças externas.

Esses gatilhos, juntamente com seu cronograma de tarefas de manutenção, dão à sua equipe algo para revisar regularmente. A partir daí, as mudanças podem ser feitas à medida que as melhorias são identificadas.

Acompanhamento, ajustes e melhorias

Uma vez que uma operação tenha um plano básico de manutenção preventiva, há várias direções potenciais a serem exploradas para melhorar a eficiência da manutenção. A utilização de um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) pode ajudá-lo a otimizar a manutenção de registros e relatórios de suas atividades. Você também pode considerar o código de barras e/ou adicionar etiquetas de ativos para aprimorar ainda mais a automação e reforçar seus processos de gerenciamento de estoque e peças.

Independentemente dos sistemas escolhidos, você pode aproveitar seu programa de manutenção para impulsionar a melhoria contínua em sua operação. Você pode procurar utilizar ferramentas como Análise de Modo e Efeito de Falha (FMEA) ou Análise de Risco (PHA, HAZOP) para identificar pontos de melhoria para processos específicos. Com todos os seus registros e dados compilados, você está em um ótimo lugar para realizar estudos de análise de custos e encontrar oportunidades potenciais de redução de custos em seu orçamento de manutenção.

Um dos desenvolvimentos mais recentes e interessantes no espaço de manutenção preventiva foi o aumento dos recursos de manutenção preditiva. Essa forma de manutenção busca entender a condição atual do equipamento, pois utiliza dados em tempo real para determinar quando um processo pode falhar ou mesmo quando uma intervenção é recomendada, além do cronograma preventivo. Ele se baseia nos fundamentos da manutenção preventiva e adiciona mais uma dimensão aos seus planos de gerenciamento de instalações.

Planos de manutenção preventiva são uma obrigação para as operações modernas, especialmente aquelas que desejam manter as operações enxutas e minimizar os custos indiretos. Seguir essas etapas o ajudará a criar um plano abrangente de manutenção preventiva que beneficie o resultado final.

Recursos adicionais sobre manutenção preventiva

Para saber mais sobre manutenção preventiva, incluindo as melhores dicas e truques para criar agendas de tarefas, visite os seguintes recursos:

• Modelos de manutenção imperfeitos, da teoria à prática
• A manutenção preventiva é aprimorada por meio da análise preditiva
• Manutenção preventiva:6 elementos para um programa essencial
• Por que você não deve adiar a manutenção preventiva planejada
• A manutenção preventiva pode reduzir drasticamente os tempos da frota
• Comparação de software de manutenção preventiva
• Exemplos de manutenção preventiva que economizam e desperdiçam seu dinheiro
• Maneiras de programar a manutenção preventiva de equipamentos e máquinas
• Otimizando a manutenção preventiva usando um CMMS
• Os prós e contras de diferentes estratégias de manutenção