Dominando a Manutenção Reativa: Estratégias para Lidar Eficientemente com Downtime Não Planejado

Manutenção reativa tende a ter má reputação, com pessoas descrevendo como "correndo por aí, apagando incêndios". Mas, como é inevitável, você precisa ser bom nisso.

E lições importantes do combate a incêndios real podem nos mostrar como.

O que é manutenção reativa?

A forma mais rápida de entender é olhar seus outros nomes comuns, quebra e manutenção sob demanda. Você também pode chamar de "correndo por aí apagando incêndios". Nenhum soa bem.

Manutenção reativa é o trabalho que você faz quando ativos ou equipamentos falham inesperadamente. Um ativo fica offline, e você tem que correr para colocá-lo funcionando de novo.

Qual a diferença entre manutenção reativa e corretiva?

Manutenção corretiva tem escopo mais amplo. É o trabalho que você faz para colocar um ativo ou equipamento de volta em ordem de funcionamento. Em alguns casos, é planejado, enquanto em outros não é.

Se você pega um problema durante uma inspeção ou tarefa de manutenção preventiva, corrigi-lo é manutenção corretiva. Em alguns casos, você faz o trabalho na hora. Em outros, agenda para depois. Mas é corretiva de qualquer forma.

Se você não pega um problema e ele tem chance de se desenvolver em um problema maior, fazer aqueles reparos também é manutenção corretiva.

Manutenção reativa é sempre ruim?

Geralmente, sim. É ruim e você deve tomar passos específicos para evitá-la. Deixar as coisas rodarem até quebrarem significa que você nunca sabe o que tem que fazer ou quando tem que fazer. E isso significa que você tem mais problemas para agendar trabalho e manter as peças certas em estoque. Você está sempre fazendo reparos com o resto da organização olhando por cima do seu ombro e respirando no seu pescoço. Ninguém quer trabalhar num ativo cercado por operadores ociosos e gerentes infelizes.

Mas manutenção reativa não é sempre ruim. Depende do ativo e equipamento.

Se você tem um ativo ou equipamento que tem baixa criticidade, é difícil manter mas facilmente consertado ou substituído, e as peças são baratas para manter em inventário, manutenção reativa pode ser sua melhor estratégia de manutenção.

O exemplo clássico é lâmpadas. Quando uma queima, o trabalho na linha não para. Você não consegue realmente fazer manutenção preventiva nelas mas pode substituí-las rapidamente. E, como são geralmente baratas e duram muito na prateleira, você não tem que se preocupar com custos de carregamento.

Como podemos reduzir a manutenção reativa?

Então, em alguns casos, é a melhor escolha. Mas fora daquela categoria estreita de ativos e equipamentos, você quer reduzir sua dependência de manutenção reativa.

Existe mais de uma forma de alcançar essa meta, e tudo depende dos seus ativos e equipamentos. Você pode escolher a estratégia de manutenção que funciona melhor para cada um. Você também pode usar combinações diferentes. É o mesmo com seu carro, onde você usa manutenção preventiva para decidir quando trocar o óleo mas manutenção sob demanda para saber quando adicionar fluido de lavador de para-brisa.

Mas podemos reduzi-la até zero?

Não. Isso simplesmente não é possível.

Uma razão é que para alguns ativos e equipamentos, faz mais sentido cuidar deles com manutenção reativa. Lembre-se das suas lâmpadas.

Mas para todos os seus outros ativos e equipamentos, aqueles onde você não quer usar manutenção reativa, você ainda às vezes tem que. E não importa qual estratégia de manutenção você use, preventiva, baseada em condição ou preditiva. Você pode estar seguindo melhores práticas da indústria e ter uma combinação finamente ajustada de todas essas estratégias e ainda ter que lidar com manutenção reativa. Como regra geral, você deve mirar numa divisão 80/20, com reativa compondo cerca de 20% das suas atividades gerais de manutenção.

Então, sua melhor opção é evitá-la o máximo que puder mas também se preparar para ela da melhor forma possível.

O que nos leva à nossa analogia de combate a incêndios. Ser bom em manutenção reativa compartilha muito com ser bom em combater incêndios.

Primeiro, é muito mais fácil preveni-los do que combatê-los, por isso investimos muitos recursos em prevenção. Tudo, desde detectores de fumaça até campanhas do Smokey Bear que ensinam a importância da segurança contra incêndios florestais.

Segundo, porque você sabe que prevenção nunca é perfeita, você precisa estar preparado para combater.

Então, como podemos ficar bons em manutenção reativa?

Uma forma é olhar como bombeiros trabalham e pegar emprestado seus métodos comprovados em batalha.

Nick, à direita, com colegas bombeiros

Nicholas Bradshaw é nosso Gerente de Marketing de Clientes, e lá em 2012, ele era bombeiro no Centro-Oeste. Pedimos seus insights sobre como melhor combater chamas.

Estabeleça papéis definidos e uma cadeia de comando clara

Um dos passos mais importantes para se organizar também deve ser o mais óbvio: você precisa de uma organização bem definida com algumas redundâncias embutidas. Todos ganham um trabalho e conhecem suas responsabilidades. Idealmente, todos também sabem um pouco sobre o trabalho de todos os outros, para que possam entrar em diferentes papéis num aperto.

Nick explica: "Eu era serrador, então meu trabalho era rodar a serra, focando em derrubar árvores grandes — qualquer coisa que fosse perigosa para a equipe. Também tínhamos líderes de esquadrão e até líderes de reserva. Sempre havia uma cadeia de comando clara."

É o mesmo com manutenção reativa. Você precisa saber quem está no comando de chamar os tiros, quem está escalado para fazer o trabalho, e se as coisas derem errado, quem entra para apoio extra.

Estoque as peças e materiais que você mais provavelmente vai precisar

Uma grande parte de estar preparado é ter as ferramentas certas prontas para ir.

"Meu colega, também serrador, carregava o combustível, um machado e um kit inteiro de peças de reposição da nossa serra," diz Nick.

Como você já conhece seus ativos e tem uma ideia bem boa do que pode e frequentemente dá errado, você pode ter todas as peças e materiais de MRO em mãos para quando precisar. Bombeiros não aparecem sem suas pás. Técnicos precisam chegar no local com a caixa de ferramentas certa.

Conheça bem suas ferramentas e equipamentos

Mas ter as ferramentas certas não é suficiente. Você também precisa saber como usá-las.

"Podíamos desmontar e trocar qualquer peça da nossa serra e tê-la rodando de novo em minutos, vendados."

Existem diferentes formas de fazer isso acontecer. Uma é garantindo que você tem técnicos experientes que conhecem seus trabalhos. Mas outra parte importante do quebra-cabeça é encontrar formas de tornar dados sobre seus ativos e equipamentos facilmente acessíveis. Se alguém está trabalhando num ativo pela primeira vez, eles precisam de dados confiáveis para ajudá-los.

Configure passos para depois de toda a ação para que você esteja rapidamente de volta a estar pronto

Mesmo depois que a fumaça clareou, ainda há trabalho a fazer, explica Nick.

"Depois que saímos de uma missão, fizemos uma análise completa do nosso equipamento, limpamos, trocamos peças, fizemos uma inspeção inteira em cada peça de equipamento que usamos ou não usamos."

Para manutenção reativa, você deve incluir alguns passos depois que o ativo ou equipamento está de volta funcionando.

Primeiro, você pode focar nas suas ferramentas e inventário de MRO, garantindo que tudo ainda está funcionando e seus estoques estão prontos para ser repostos. Segundo, como parte de um programa FRACAS maior, você pode configurar formas de confirmar que usou os consertos certos e que eles provavelmente vão durar.

Como um CMMS torna apagar incêndios de manutenção mais fácil?

Se você quer aplicar os melhores insights do combate a incêndios ao seu programa de manutenção reativa, vale a pena implementar software CMMS moderno.

Métodos antigos baseados em papel e planilhas podem ter sido bons no passado, mas agora não são bons o suficiente. Pense assim: bombeiros de hoje não usam bombas puxadas a cavalo e baldes.

Soluções modernas de gestão de manutenção ajudam você a criar uma organização clara com papéis atribuídos para todos. O líder de manutenção pode controlar cada passo da gestão de tarefas, revisando solicitações e então gerando, priorizando, atribuindo e rastreando ordens de serviço. E, como a informação é acessível através de qualquer dispositivo conectado à internet, técnicos sabem na hora onde você precisa deles.

E quando eles chegam lá, eles têm tudo que precisam para trabalhar rápido e eficientemente, incluindo:

• Históricos detalhados de manutenção e reparo de ativos
• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis
• Esquemas digitais, imagens e manuais OEM
• Peças e materiais associados

E, como você pode rastrear seu inventário usando o software, pode garantir que aquelas peças e materiais associados estão lá para eles. Você define níveis de par personalizáveis para cada item, e quando cai abaixo, o software automaticamente envia um aviso e ajuda a automatizar alguns dos passos para pedir mais de fornecedores.

Próximos passos

Pronto para ficar melhor em apagar incêndios?

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder suas perguntas sobre software de gestão de manutenção, ajudar a agendar uma demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Resumo

Manutenção reativa tem má reputação, e muito dela é merecida. É o trabalho que você tem que fazer quando ativos e equipamentos falham sem aviso. Embora você possa tomar passos para preveni-la, você não pode evitá-la completamente, por isso faz sentido investir no conjunto de habilidades reativas do departamento de manutenção. Como bombeiros são especialistas em "correr por aí apagando incêndios", você pode aplicar seus insights para combater manutenção reativa, incluindo ter papéis e responsabilidades definidos, sempre trazer as ferramentas certas e saber como usá-las, e configurar um processo pós-ação para garantir que você está pronto para o próximo surto. Um bom CMMS torna tudo mais fácil simplificando como você gerencia recursos e garante que a equipe tem as ferramentas e know-how que precisam.